B- Le tableau de bord
Le tableau de bord est un document constitué d'un
ensemble d'indicateurs qui permet au gestionnaire du projet de surveiller,
contrôler, voire maîtriser l'avancement du projet et les
aléas (Maders et Clet, 2005). Compte tenu de l'exhaustivité des
informations nécessaires au suivi du projet et qu'il faut absolument
collecter, le tableau de bord du projet doit être un document
synthétique qui rassemble tous les tableaux de bord de suivi des
différentes activités du projet.
Chaque tableau de bord de suivi d'une activité doit
contenir les différents types d'informations et de prévisions
concernant les échéances par action, les charges de travail par
intervenant, les dépenses par poste budgétaire, l'état
d'avancement général du projet et le portefeuille de risque.
Généralement, on distingue les tableaux de bord de suivi des
consommations de ressources et les tableaux bord de suivi des coûts.
L'analyse des écarts significatifs et des causes de ces écarts
entraine des mesures correctives et la réactualisation des tableaux de
suivi. Mais, le véritable problème du tableau de bord reste
le choix indicateurs. En, effet si l'indicateur qui devrait aider à
apprécier une situation est mal choisi, il est évident que les
décisions prises à la suite de l'analyse de cet indicateur ne
donneront pas le résultat attendu.
C- Identification des indicateurs
Pour évaluer, les objectifs que l'on fixe dans le
cadre d'un projet et que l'on souhaite atteindre sont souvent
matérialisés en termes techniques par des indicateurs qualitatifs
ou quantitatifs.
Les indicateurs de suivi sont un moyen d'apprécier les
divers aspects d'un projet, programme ou stratégie de
développement : ressources, processus, produits, résultats et
impacts (Rapport Banque mondiale, 2008). Ils permettent aux gestionnaires de
projets de suivre l'état d'évolution de l'action entreprise, d'en
déterminer les résultats, de les apprécier et d'apporter
les mesures correctives. D'après le programme de l'auto apprentissage du
suivi évaluation de la Banque mondiale (2008), il est important
d'associer les principales parties prenantes à la définition des
indicateurs, car il y aura ainsi plus de chances que celles-ci sachent les
comprendre et les utiliser pour la prise de décision. Ceci étant,
les indicateurs de suivi doivent être précisés dès
l'origine du projet. En effet, ils facilitent la mise en oeuvre, et
l'efficacité par un renforcement continu des capacités de
gestion.
D- Les types d'indicateurs
Le choix des indicateurs de performances est l'un des
déterminants nécessaires à la réussite d'un projet
de développement, ils doivent être choisis non seulement en
fonction des coûts associés à la collecte des
données pertinentes, mais surtout par rapport aux objectifs du
projet.
D'après Casley et Kumar (1987) le choix des indicateurs
appropriés présente une importance fondamentale pour le suivi des
bénéficiaires, ils doivent faire la lumière des questions
sur lesquelles les responsables peuvent exercer une influence afin
d'améliorer les réalisations du projet. En effet des indicateurs
peu appropriés peuvent condamner à l'échec un
système d'information.
Les indicateurs de suivi peuvent être regroupés
en trois grandes catégories :
· Les indicateurs de résultats qui permettent de
cerner et d'apprécier les performances du projet ;
· Les indicateurs de réactions des
bénéficiaires au cours de l'exécution du projet ;
· Les indicateurs explicatifs externes qui permettent de
surveiller certaines forces exogènes sur lesquelles un projet ne peut
pas avoir d'influence.
Le suivi obéit à des techniques de collecte de
données, aussi bien qualitatives que quantitatives. La
réalisation d'une analyse quantitative ou qualitative et la proposition
des actions correctives sont des éléments qui
caractérisent les activités de suivi. Ces données doivent
être enregistrées avec une fréquence qui selon le cas peut
être journalière avec des synthèses à la fin de la
semaine ou du mois. Elle peut également être hebdomadaire ou
mensuelle.
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