Mise en place d'un réseau documentaire au sein des collectivités territoriales: l'exemple de SIDOCA du service de documentation du Conseil Général de Tarn- et- Garonne

3.2 L'évaluation

L'ergonomie de la base est d'une grande qualité car l'aspect général de l'interface professionnelle permet une utilisation instinctive. La navigation au sein de la base est aisée. Les deux aspects de la navigation rendent compte des fonctions d'applications différentes. Le premier cas concerne la mise en oeuvre des différents modes de recherche. Le deuxième cas concerne le développement d'interfaces tirant parti de l'utilisation conjointe des diverses rubriques. La recherche est possible sur tous les champs indexés à la fois ou sur une sélection de champs grâce aux masques de recherche. Il est possible d'utiliser des opérateurs booléens (ET, OU, SAUF) et de proximité, de comparaison et des parenthèses. Effectuer une recherche multicritère permet de trouver des réponses pertinentes en évitant le bruit et le silence. Par contre, la recherche experte est compliquée pour les agents car elle exige une écriture plus normalisée. La recherche simple donne plutôt du bruit documentaire. Il est fréquent avec la recherche plein texte. On trouve beaucoup de documents qui ne sont pas pertinents par rapport à la question posée. Le thésaurus

est révisé chaque année. Chaque descripteur possède un code alpha numérique qui correspond à son emplacement dans l'arborescence du thésaurus. Avec le lexique, la recherche peut se faire à l'aide d'un descripteur. Lors de la recherche, si un terme correspond aux descripteurs du thésaurus, les réponses s'affichent sinon il convient de le choisir dans la liste proposée. Des renvois sont également effectués lorsqu'il s'agit d'un terme générique vers un terme spécifique (Affectation scolaire RENVOI à Carte scolaire/Direction interministérielle ville RENVOI à Développement social urbain). Ce thésaurus est jugé complexe par les entités du réseau. La navigation dans le thésaurus est peu aisée. Les règles strictes de combinaison de termes d'indexation interdisent une trop grande liberté dans le choix de termes. Les relations entre les descripteurs sont restreintes. Il n'existe pas de relations d'associatives. Les descripteurs ne sont pas hiérarchisés par champs sémantiques. Les significations des sigles sont indexées par les abréviations (Direction Général Impôt SYN de DGI/ Direction Régionale Action Sanitaire Sociale SYN de DRAC). ²⁸ C'est un thésaurus contrôlé. Le choix des mots-clés, leur répartition dans le corps de la notice catalographique (descripteurs, zone de titre, résumé) et leur adéquation aux conditions d'utilisation (publics, harmonisation avec les autres documents de la base) sont parfois à l'origine des phénomènes de bruit ou de silence documentaires. Le thésaurus n'est pas téléchargeable. Il n'est accessible que par le biais de la base de données. Il est impossible d'utiliser la version électronique pour traiter les revues dans une autre base documentaire.

²⁸ Annexe 6 : Exemples sur le thésaurus

Pour la saisie d'informations, un grand nombre de champs comme (Auteur, descripteurs, titre) entraîne parfois des masques complexes à réaliser et une interface peu agréable.

Les champs de saisie des notices ne peuvent pas être supprimés. On ne peut pas, non plus, en ajouter d'autres. Les règles de saisie apparaissent lors de l'enregistrement de la notice. Elles concernent la casse (majuscules, minuscules). Les choix de menus déroulants avec des listes bloquées permettent aussi d'éviter les ajouts. Les champs de saisie ne sont pas les mêmes par rapport aux sous thèmes traités. Il est impossible d'insérer de l'image avec un format autre que le PDF. Pour entrer une notice contenant de l'image, le scanner et la conversion sous PDF deviennent une obligation. La synchronisation de la base est impossible. SIDOCA ne peut pas échanger des données et créer des catalogues collectifs avec les autres bases de AIRS2.

La base documentaire fait actuellement l'objet d'une réflexion en vue de son évolution au niveau de l'organisation des données afin de permettre d'effectuer des inférences (requêtes) sur celles-ci. Les membres du réseau tentent d'améliorer les fonctionnalités dans le but de fluidifier les échanges d'informations avec les professionnels de l'information documentaire externes en offrant des outils d'échange de données reposant sur des technologies actuelles.