Conclusion générale : Quels sont les
intérêts et les
directions d'activité du Service de
Documentation du
Conseil Général de Tarn- et- Garonne
?
Le Service de Documentation du Conseil Général
de Tarn-et Garonne a été créé dans les mêmes
conditions que toutes les unités documentaires des collectivités
territoriales. La principale raison d'être de ces structures
documentaires demeure la gestion de la documentation interne aux
collectivités territoriales. Au Conseil Général, la revue
de presse, la revue de sommaires et les dossiers documentaires sont
réalisés. Ces sont des produits documentaires
élaborés dans presque toutes les unités documentaires des
collectivités territoriales. Dans le cadre de ses acquisitions, ce
service tient compte aussi bien du public interne que du public externe. Les
élus et les agents du Conseil Général reconnaissent
l'utilité de cette structure documentaire. Le Service de Documentation
travaille en réseau, ce qui n'est pas le cas dans de nombreux conseils
généraux. Il fait partie d'un réseau documentaire
regroupant des communes. Sa participation au sein de ce réseau est
remarquable.
L'aspect essentiel de ce réseau documentaire est la
base de données. Elle est la pierre angulaire de ce groupement
documentaire. Toutes les tâches documentaires se font à partir de
cet outil (Recherche, Traitement, Elaboration du bulletin de documentation).
Cet instrument de travail génère le thésaurus, le moteur
de recherche même si les demandes de documents s'effectuent à
partir de la messagerie Outlook des Services de Documentation.
Pour améliorer ce réseau documentaire, il faut
une réflexion commune des groupes de travail afin de trouver des
décisions collégiales. Un thésaurus plus performant comme
celui de l'Interdoc demeure une priorité pour ce réseau
documentaire. Il pourra alors effectuer des relations hiérarchiques,
associatives entre les descripteurs et hiérarchiser les domaines
thématiques. Il aura aussi la possibilité de disposer d'un index
permuté. L'optimisation du catalogage avec l'utilisation de
réservoirs de
notices sera une solution pour récupérer les
notices si elles sont perdues accidentellement, c'est la même technologie
employée par le réseau romand.
Les entités du réseau SIDOCA sont conscientes de
l'ampleur des problèmes auxquels elles sont confrontées. Le
principal problème réside incontestablement dans les limites de
la base documentaire. Elle fait actuellement l'objet d'une réflexion en
vue de son évolution au niveau de l'organisation logique des
données afin de permettre d'effectuer des inférences
(requêtes) sur celles-ci. Les membres du réseau tentent
d'améliorer les fonctionnalités dans le but de fluidifier les
échanges d'informations avec les professionnels de l'information
documentaire externes en offrant des outils d'échange de données
reposant sur des technologies actuelles.32
L'union entre ce réseau documentaire et le Service de
Documentation du Conseil Général de Tarn-et-Garonne va être
rompue d'ici à un (1) an. Les autorités du Conseil
Général de Tarn-et-Garonne ne comptent plus renouveler la
convention qui va arriver à expiration dans six(6) mois. Cette
décision a été influencée par le Service de
Documentation qui compte utiliser les outils de travail d'Interdoc. Il trouve
en effet, beaucoup d'avantages dans le thésaurus, le catalogue collectif
géré par le logiciel CADIC et les produits documentaires
élaborés par les membres de ce réseau. Cette rupture est
également due à la réinformatisation du Service de
Documentation avec le logiciel ALOES. Ce matériel informatique permet
à la structure documentaire de maîtriser la gestion de son fonds
documentaire. Avec toutes les opportunités qu'offrent ces deux solutions
envisagées, le maintien de la structure documentaire au sein de ce
réseau risque de s'avérer inutile, voire superflue car pouvant
même constituer une surcharge sur le plan informatique.
32 D'après l'entretien
téléphonique réalisé le 28 avril 2010 avec Mlle
Christiane RIVES, chef de Service de Documentation de Toulouse.
Avec le retrait de Salon de Provence et celui annoncé du
Service de Documentation de Tarn-et-Garonne, l'avenir de ce réseau est
compromis.
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