1. Nature des pièces
justificatives
La pièce de base concerne
une opération isolée. Elle peut émaner d'un tiers ou
être d'origine interne.
Les pièces d'origine externe sont par exemple des
factures des fournisseurs ; des pièces de banque ; de notes de
perception ; etc.
Les pièces d'origine interne sont par exemple les
doubles des factures client ; les doubles fiche de paie ; etc.
La date ; la nature de l'opération ; les
tiers intervenant ; le montant de l'opération (quantité et
valeur) sont nécessaires aux enregistrements comptables.
La pièce
récapitulative reprend un ensemble d'Operations ;
traduites par une ou plusieurs écritures comptables. Il s'agit toujours
des documents d'origine interne tels que journaux auxiliaires ; listing
informatiques ; etc.
2. Les pièce
justificatives et livres obligatoires
Les écritures doivent être appuyées par
des pièces justificatives qui doivent être concervées.les
dirigeants de l'entreprise et les vérificateurs de la
comptabilité doivent pouvoir :
ü Examiner la validité d'un enregistrement
élémentaire en l'opposant à la pièce justificative
de base ;
ü Contrôler la validité d'un enregistrement
élémentaire en le comparant aux pièces justificatives de
base :
Contrôler la validité d'un enregistrement
porté dans un compte a l'aide des pièces récapitulative et
vérifier la validité des pièces justificatives de base qui
ont été utilisées pour les pièces
récapitulative ;
Assurer de la concordance entre les opérations saisies
par les journaux et par les comptes : égalités des
mouvements des journaux avec ceux du grand livre.
Ayant parfaitement compris et analysé le processus
des opérations de l'entreprise et de la création des documents
relatifs il va falloir déterminer l'intervention des personnes de
l'emploi et de la parfaite tenue de ces documents.
3. Délai et formes
de conservation
a) Délai :
Les pièces justificatives doivent être
conservées pendant 10ans.
Les pièces justificatives sont classées dans un
ordre qui est défini dans le document décrivant les
procédures et l'organisation comptable général à la
méthode de classement à adopter.
b) Forme :
Le code de commerce n'exige pas seulement la conservation
des originaux. Le plan comptable général précise que les
pièces justificatives sont établies sur papier ou sur un support
assurant la fiabilité ; la conservation et la restitution en claire
de son contenue pendant les délais recuis.
c)Sanctions en cas d'insuffisance des
pièces justificatives
L'absence ou l'insuffisance de pièces justificatives
peut mettre en doute la valeur probante de la comptabilité et entrainer
le rejet de celle -ci.
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