SECTION II : Circulation de l'information au
FODEFCA
L'information, matière d'oeuvre de tout travail
administratif, doit circuler pour permettre la prise de décision et
l'exécution des opérations.
Dans l'entreprise, circulent plusieurs informations qui
doivent être adaptées aux besoins de celle-ci pour atteindre les
objectifs fixés. Nous allons voir dans cette section, la circulation de
l'information à l'intérieur et à l'extérieur de
l'entreprise.
I : Flux d'informations internes
Les informations internes sont celles qui proviennent du
personnel du fonds et circulent en leur sein. Elles empruntent les voies
suivantes
Le Secrétariat Exécutif émet
l'information qui passe par son Secrétariat pour atteindre les
différents services, puis transmet au personnel d'appui.
Les chefs services donnent des instructions au personnel
d'appui pour l'exécution de leurs tâches.
Les informations sont véhiculées soit par voie
orale (interphone, réunion, entretien etc.) soit par
l'intermédiaire des supports papiers et magnétiques tels
que : les notes de services, les rapports, les procès verbaux, les
comptes rendus des réunions, Exemple de papier magnétique etc.
A- Liaison entre la direction et les services
C'est l'information qui suit la voie hiérarchique. Elle
doit surtout circuler de haut vers le bas et est soit orale ou
écrite.
1- L'information orale
L'information orale est celle qui circule soit de bouche
à oreille, soit par un entretien, soit par téléphone. Le
FODEFCA a deux lignes directes et un fax. L'information orale circule
grâce à l'interphone installé dans tous les services.
2- L'information
écrite
Dans toute entreprise les documents doivent être
conservés durant un certain nombre d'années. C'est pourquoi
certaines informations doivent circuler à l'intérieur de
l'entreprise sous forme écrite. Ces informations sont produites sous
forme de texte et sont adressées à plusieurs personnes. Elles
servent de preuve à l'établissement.
Elles sont véhiculées à travers des
correspondances, des rapports, des notes de services, des fiches
téléphoniques. Ces documents sont à l'origine manuscrits.
Elles sont mises au net soit par la secrétaire soit par les agents des
services concernés.
Avant tout ceci, des directives sont données tous les
derniers mardis du mois au CODIR sur les activités du mois et le point
du mois écoulé est fait. Ceci est transmis aux chefs services
sous forme de compte rendu après rédaction par la
secrétaire et approbation du Secrétaire Exécutif.
B - Liaison entre les services
La secrétaire transmet des instructions reçues
des autres services par l'intermédiaire d'un cahier de transmission
interne s'il s'agit d'information écrite et par interphone s'il s'agit
d'information orale. Parfois c'est le phénomène inverse qui se
produit.
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