Mise en place d'un modèle de gestion des paiements des frais scolaires. Cas de l'Institut Kyeshero en RDC

REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO

ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET UNIVERSITAIRE

INSTITUT SUPERIEUR DE COMMERCE

« ISC /GOMA»



B.P 67/GOMA

MISE EN PLACE D'UN MODELE DE GESTION DES PAIEMENTS DES FRAIS SCOLAIRES

« Cas de l'Institut KYESHERO »

Par  MVUVU LIKOKO Benjamin

Travail de fin de cycle présenté et défendu en vue de l'obtention du diplôme de graduat en Informatique de Gestion.

Directeur : C.T KASA-VUBU BYALAHIRE

Année Académique 2011 - 2012

EPIGRAPHE

« Tes mains m'ont créé, elles m'ont formé ; donne - moi l'intelligence, pour que j'apprenne tes commandements ! »

Psaumes 119 :73

DEDICACE

A nos chers parents LIKOKO Alfred et KASIGWA Charlotte;

A nos oncles et tantes ;

A nos frères et soeurs ;

A nos cousins et cousines ;

A nos ami (e) s et connaissances ;

A notre future progéniture.

MVUVU LIKOKO Benjamin

REMERCIEMENTS

Qu'il soit digne et reconnaissant, au terme de ce travail qui sanctionne la fin du premier cycle de nos études supérieures, de témoigner nos sentiments d'attachement à tous ceux qui, matériellement, moralement et même scientifiquement nous ont assisté.

A l'éternel Dieu Tout-puissant, source d'intelligence et de sagesse qui nous a donné la vie et qui continue à nous remplir de son amour.

Nous exprimons nos remerciements à coeur de joie à tous les professeurs, chefs de travaux et aux assistants pour tous les enseignements bien riches et l'encadrement adéquat qu'ils nous ont fournis tout au long de notre formation.

Nos vifs remerciements vont tout droit au Chef de Travaux Jean Claude KASA-VUBU pour nous avoir dirigé malgré ses multiples occupations, à tous les assistants et chefs de travaux qui nous ont enseigné et à tout le corps professoral de l'ISC - Goma pour leurs conseils et une bonne formation dont nous en sommes reconnaissant.

Notre profonde gratitude s'adresse à nos chers parents LIKOKO Alfred et GASIGWA Charlotte, pour nous avoir engendré et nous supporter tout au long de notre formation jusqu'à l'élaboration de ce travail.

Nous serons ingrat de passer sous silence sans pour autant remercier l'Ir. GAGIGWA Robert et Martin Edbom pour leurs soutiens tant moral, matériel que financier, que Dieu vous comble des bénédictions.

Nous remercions également nos frères et soeurs Placide LIKOKO, Julien LIKOKO, Joselyne LIKOKO, Grâce LIKOKO, Alida LIKOKO, Anne-Marie LIKOKO, Fabien LIKOKO, Salomon LIKOKO.

Nos remerciements s'adressent également à nos camarades, ami (e)s et connaissances : Joséphine NTOTO UMBA, META MUSUABONSO, BUKURU MUTUNGWE, CHIBANGU MUKWIT Patient, NABINTU Valence, Abelier DUNIA, BAMO KULINDEMA, BATENDE Pascal Piscas, Ceracuse KIKA, Jeannine KALIMUNDA, Gautier MUPENZI, Bienvenu KASONIA.

Enfin, à tous ceux de près ou de loin, ont apporté leur pierre pour notre formation, dont leurs noms ne figurent pas sur cette liste nous les portons toujours au coeur.

MVUVU LIKOKO Benjamin

SIGLES ET ABREVIATIONS

A : Alphabétique

AB : Automatisée Batch

AC : Automatisée Conventionnelle

AN : Alphanumérique

CBCA : Communauté Baptiste du Congo en Afrique

Ca : Calculée

Co : Concaténée

E : Elémentaire

EPSP : Enseignement Primaire, Secondaire et Professionnel

ISC : Institut Supérieur de Commerce

Ma : Manuelle

MCC : Modèle Conceptuel de Communication

MCC : Modèle Conceptuel de Communication

MCD : Modèle Conceptuel de Données

MERISE : Méthode d'Etude et Réalisation Informatique des Systèmes d'Entreprise.

MINEPSP : Ministère de l'Enseignement, Primaire, Secondaire et Professionnel

MLD : Modèle Logique de Données

MLT : Modèle Logique de Traitement

MOD : Modèle Organisationnel des Données

MOT : Modèle Organisationnel de Traitement

MPD : Modèle Physique de Données

MVT : Mouvement

Nat : Nature

PF : Procédure Fonctionnelle

RG : Règles de Gestion

RO : Règles d'Organisation

SIT : Situation

SIG : Signalétique

INTRODUCTION

1. ETAT DE LA QUESTION

Au cours de cette subsistance de notre recherche qui lève la voile à l'ensemble de notre étude, nous allons, tour à tour, nous fixer sur les grandes préoccupations qui nous animent, les réponses provisoires à infirmer ou à confirmer après analyse et démonstration, l'intérêt porté à ce sujet d'investigation, le périmètre spatial et temporel de notre recherche sans oublier la démarche scientifique suivie et enfin sa schématisation.

Nous ne sommes pas le premier à parler sur ce sujet et faire des recherches sur ce domaine.

Certes il y a d'autres personnes qui ont précédé ont parlé sur ce domaine. Nous sommes dans l'obligation de présenter quelques travaux antérieurs de ceux qui nous ont devancés et ouvrages qui cadrent avec notre sujet d'étude pour pouvoir émaner quelques nouvelles pistes de solution.

Les travaux ci - dessous nous ont intéressés :

Ø TWIZERIMANA SINDAMBIWE Janvier, dans son intitulé « Suivi automatisé de la gestion des frais scolaires dans une institution d'enseignement secondaire : cas de l'Institut HEKIMA ». C'est sur base de ses méthodes et techniques utilisées qu'il a abouti à une application permettant de dévier les difficultés causées par la gestion manuelle des frais scolaires au sein de l'Institut HEKIMA ; application susceptible de donner à tout moment la liste des élèves inscrits selon les années scolaires, l'évolution de paiement de chaque élève, la preuve de paiement de chaque élève (reçu) et le reste du montant perçu après chaque dépense^1(*).

Ø KAHAMBU VAGHENI Odette, dans son travail intitulé « Automatisation de la gestion du personnel dans une coordination des écoles cas de la CBCA/ Goma »^2(*). Tout au long de sa recherche, sa grande préoccupation majeure était de mettre en place un système d'information informatisé qui permettra à la CBCA/Goma de bien gérer leurs personnels et de répondre aux différentes difficultés de la gestion de quelques tâches manuelles au sein de la coordination des écoles tout en utilisant les différentes techniques et méthodes informatiques. Son système de gestion de base de données consentira en cas de besoin aux utilisateurs de l'application de faire sortir une liste par sexe, liste par service, listing de paie et la liste globale des agents.

Quant à nous, étant donné que l'enseignement est un domaine plus vaste, notre recherche se bornera sur la mise en place d'un modèle de gestion des paiements des frais scolaires dans un établissement scolaire.

Pour toutes les recettes qu'une école peut bénéficier, nous nous intéresserons seulement « aux paiements des frais scolaires », les frais qui proviennent des mains des parents des élèves.

Au cours de ce projet nous allons concevoir à la fin une application en ACCESS qui sera à mesure au moment opportun de nous faire sortir les différents états dont une liste des élèves inscrits, Rapport des différents paiements effectués et enfin le reçu de paiement (preuve de paiement).

2. PROBLEMATIQUE

L'évolution croissante des nouvelles technologies de l'information et de la communication a donné de nos jours, à toute organisation, la clé de son propre développement en mettant à sa disposition une infinité d'outils tant logiciel que matériel.

Dans la Nouvelle Technologie de l'Information et de communication (NTIC), la connaissance de sa gestion constitue la ressource essentielle de l'information. C'est pourquoi actuellement on accorde plus d'attention à la nouvelle technologie de l'information et de communication, à son cheminement, à sa disponibilité et à ses possibilités d'exploitation ainsi qu'aux organisations, aux entreprises, aux institutions, etc. qui la traitent en l'occurrence la mise en place d'un modèle de gestion des paiements des frais scolaires.

Aujourd'hui, l'informatique est partout et nul ne songe à s'en passer. Elle s'est depuis longtemps échappé de son territoire d'origine, notamment la comptabilité, la paie, pour toucher les fonctions de l'entreprise. Les terminaux et les micro-ordinateurs permettent un accès immédiat aux informations, et leur modification en temps réel. Ils sont devenus les outils de travail quotidiens de presque tous les acteurs de l'entreprise^3(*).

Bien que cette science de traitement automatique de l'information cherche à satisfaire les besoins de certaines entreprises, les autres restent encore absentes car n'arrivant pas à être à la fine pointe de l'information.

C'est de là que nous est venue l'idée de mettre en oeuvre un système informatisé de la mise en place d'un modèle de gestion des paiements des frais scolaires (Cas de l'Institut KYESHERO).

Au cours de ce projet, nous ressortissons la grande problématique en nous posant ces questions lesquelles constitueront l'objet de cette étude :

þ L'outil informatique offre-t-il une meilleure prise en charge pour pallier aux différents problèmes liés à la gestion des frais scolaires au sein de l'institution ?

þ L'application des méthodes et techniques informatiques serait - t -elle avantageuse pour éviter la lenteur entre les différents acteurs qui communiquent les uns des autres ?

þ L'utilisation de l'outil informatique, des terminaux et les micro-ordinateurs serait - t - elle efficace pour éradiquer les problèmes de l'enregistrement des frais scolaires à l'institut KYESHERO ?

Tout au long de notre analyse, nous tenterons de répondre à ces interrogations.

3. HYPOTHESES

L'hypothèse est une proposition particulière dont un système d'observation ou d'expérimentation a pour but d'établir la vérité. Dans cette acceptation, l'hypothèse est une idée directrice ou une tentative d'explication des faits formulés au début de la recherche. Elle peut être infirmée ou confirmée par les résultats de la recherche^4(*).

Au regard de cette définition, nous pouvons dire que l'hypothèse est l'ensemble de réponses anticipatives aux questions du départ.

Les hypothèses ci - après sont formulées en guise des réponses provisoires aux questions ci - haut posées :

Ø Etant donné que l'informatique est de nos jours un outil par l'excellence qui procure la rapidité et l'automatisation, source de la précision et de l'exactitude, nous pensons que l'outil informatique offre une meilleure prise en charge pour résoudre les différents problèmes en rapport avec la gestion des frais scolaires ;

Ø L'application des méthodes et techniques informatiques s'avère d'une importance capitale pour éviter la lenteur dans certaines tâches manuelles entre les différents acteurs qui communiquent entre eux ;

Ø La place de l'outil informatique, des terminaux et les micro-ordinateurs facilitera un travail rapide et efficace pour éradiquer aux problèmes de l'enregistrement des frais scolaires au sein de l'institut KYESHERO.

4. OBJECTIF

Ce travail poursuit comme objectif de permettre à l'Institut KYESHERO d'avoir un outil efficace pour le contrôle et le suivi de son activité principale entre autre la gestion des frais scolaires.

Cette oeuvre scientifique qui est la « Mise en place d'un modèle de gestion des paiements des frais scolaires (Cas de l'Institut KYESHERO) » va produire des états de sortie suivants :

- Liste des élèves inscrits ;

- Reçu de paiement ;

- Rapport des différents paiements effectués.

5. CHOIX ET INTERET DU SUJET

Le choix de cette étude n'est pas le fait de hasard. Entant que finaliste en troisième année de graduat en Informatique de Gestion, il s'agit d'une opportunité de mettre en oeuvre une application des théories de formalisation du système d'information à un cas spécifique de la mise en oeuvre d'un modèle de gestion des paiements des frais scolaires.

Pour l'Institut KYESHERO, la mise en application de notre base de données permettra de prévenir les ennuis rencontrés dans l'accomplissement des tâches liées à la gestion des frais telles recensées dans la problématique.

Notre travail à un triple intérêt :

þ Du point de vue scientifique : nous estimons que notre travail sera une clé de référence pour d'autres chercheurs qui vont aller dans ce domaine tout en mettant en pratique toutes les connaissances acquises au cours de notre formation pendant trois ans afin d'ajouter une pierre sur la construction du monde informatique.

þ Du point de vue pratique : d'accomplir le devoir qu'a tout étudiant en général et tout analyste programmeur en particulier au terme de son cycle, celui de réaliser son étude, en implémentant un système informatique pouvant permettre le stockage des grandes masses d'informations, leur traitement en vue d'obtenir des résultats impeccables aux moments opportuns pour assurer un service de qualité sur la gestion des frais scolaires

þ Du point de vue personnel : de découvrir ce que nous avons pu acquérir tout au long de notre premier cycle d'étude universitaire en Informatique de Gestion.

6. DELIMITATION DU TRAVAIL

Etant donné que tout travail scientifique se limite sur un temps et dans un espace donné. Le notre se restreint au sein de l'Institut KYESHERO/Goma pour la période de l'année scolaire 2011-2012.

7. METHODOLOGIE DU TRAVAIL ET TECHNIQUES

Pour cerner les contours de l'expression des besoins de ce système d'information, des méthodes et techniques suivantes ont été utilisées:

Ø La méthode MERISE : Méthode d'Etude et Réalisation Informatique des Systèmes d'Entreprise, basée sur la séparation des données et des traitements à effectuer en plusieurs modèles conceptuels et physiques, la méthode MERISE apporte une formalisation éclairant les choix à effectuer, elle est un langage commun de référence centré sur le système d'informatisation et non sur l'informatique appliquée, elle permet une authentique communication entre le responsable de la stratégie d'entreprise, celui de son informatisation et les utilisateurs finals^5(*).

Ø La méthode historique : par laquelle nous avons obtenu des informations rétrospectives sur le système de gestion de cette institution ;

Ø La technique documentaire : qui a consisté à la consultation des documents divers;

Ø La technique d'interview : qui nous a permis de voler, par un jeu de questions, réponses, des informations concernant le fonctionnement de la structure, au travers de la bouche des différents responsables des services de cette institution ;

Toutefois, notre travail ne pourra être lu que lorsqu'il est éclairé par un canevas qui en constitue le fil conducteur.

8. SUBDIVISION DU TRAVAIL

Mis à part l'introduction et la conclusion, notre comprend quatre chapitres notamment :

þ Le chapitre premier traite sur les considérations théoriques ;

þ Le chapitre deuxième concerne la présentation du milieu d'étude ;

þ Le chapitre troisième s'articule sur l'analyse système d'information existant ;

þ Le chapitre quatrième est axé sur l'analyse du système d'information futur et parlera de la conception du système d'information informatisé (SII).

9. DIFFICULTES RENCONTREES

Tout travail scientifique ne termine jamais sans pour autant avoir connu des imperfections.

Nous nous sommes heurtés aux différentes difficultés au cours de notre recherche entre autre :

- Le manque des moyens financiers et matériels suffisants pour arriver à la fine pointe de notre recherche ;

- L'absence de la documentation permettant l'enrichissement de notre travail ;

- L'absence des certains responsables de l'institution pour quelques explications appropriées à notre sujet de recherche.

Chapitre Premier : CONSIDERATIONS THEORIQUES

I.1. GENERALITES SUR LA MISE EN PLACE D'UN MODELE DE GESTION DES PAIEMENTS DES FRAIS SCOLAIRES

I.1.1.DEFINITION DES CONCEPTS

Le dictionnaire encyclopédique encarta nous propose les définitions ci - après ^6(*):

Ø Mise en place : action de faire passer quelque chose dans un état ou une situation nouvelle ; son résultat.

Ø Modèle : ce qui est donné pour servir de référence, de type.

Ø Gestion : action ou manière de gérer, d'administrer, de diriger, d'organiser quelque chose. En informatique, le terme gestion veut dire le recueil, le stockage, le traitement et la diffusion d'une information.

Ø Payer : c'est réaliser une convention fixée par un accord ou par disposition légale entre deux parties et cela suivant un travail effectué par l'une de partie.

Ø Paiement : c'est l'action de payer.

Ø Frais : dépenses occasionnées par une opération quelconque.

Ø Ecole : établissement où l'on enseigne.

I.1.2. PREVISIONS BUDGETAIRES7(*)

Etablir les prévisions budgétaires, c'est chiffrer et coordonner pour une période à venir les charges et produits, les recettes et dépenses de l'école en fonction des objectifs bien définis et fournir les indications destinées à faciliter les actions correctives.

1. BUDGET

Le budget est une prévision où sont reprises les recettes et les dépenses. Le Chef d'établissement scolaire est tenu d'établir les prévisions budgétaires annuelles pour l'école.

Etablir les prévisions budgétaires, c'est chiffrer et coordonner pour une période à venir les charges et produits, les recettes et dépenses de l'école en fonction des objectifs bien définis et fournir les indications destinées à faciliter les actions correctives.

2. GERER/GESTION

Il s'agit de bien gérer les frais mis à la disposition de l'école pour son bon fonctionnement et son développement.

Les bases de bonne prévision sont :

- L'expérience et les leçons du passé : le Chef d'établissement doit donc se documenter ;

- La programmation : établir un programme d'action, un planning càd une ligne de conduite prévue et préparée pour l'année scolaire.

Le Chef d'établissement est un administrateur scolaire appelé à gérer directement son école avec méthode. Il doit définir au préalable des objectifs et des politiques pour bien orienter son action en rapport avec la gestion saine et transparente des ressources humaines, et financières de l'établissement.

3. GESTION DES FINANCES SCOLAIRES

Le chef de l'établissement doit bien tenir ses documents comptables :

1. le livre de caisse ;

2. le registre ou cahier de perception de différents frais ;

3. le carnet du reçu ;

4. le facturier (classement des factures)

Les bordereaux de versement ;

5. les paiements autres ;

6. les extraits de compte.

Il perçoit les frais prévus, fixes et autorises par l'autorité de tutelle. Il s'agit de ce qui suit :

1. minerval ;

2. frais d'assurance ;

3. frais des pièces scolaires 

4. frais d'administration ;

5. frais des épreuves.

Voir Arrêté interministériel 03/06/2007

4. FACTURIER

a. Définition

C'est un dossier comptable où sont classées toutes les factures établies en faveur de l'école lors de divers achats. Les factures seront classées selon l'ordre et la date des achats.

b. Importance

Les factures facilitent le travail du Chef d'établissement lors des inscriptions des dépenses engagées dans le livre de caisse.

NB :

· Il est prudent de diversifier les maisons commerciales lors des achats, pour ne pas faire penser à un arrangement avec un revendeur habituel ;

· Il est aussi recommandé de demander au préalable des factures proforma de différentes maisons commerciales afin de décider des achats après comparaison de prix compétitifs.

Chapitre Deuxième : PRESENTATION DU MILIEU D'ETUDE

I.1. DENOMINATION DE L'ECOLE

L'institut KYESHERO est une école conventionnée protestante de la coordination des écoles de la 8^e CEPAC Nord - Kivu/Goma, de l'église Philadelphie.

L'école est dénommée Institut KYESHERO. C'est une école créée sous l'arrêté d'agrément N°MINEPSP/CABMIN/001/02370/92.

Son N° SECOPE est 6121213

Son régime de vacation est de gong unique

Son numéro matricule : NEA

Son adresse postale : 200/GOMA

I.2. LOCALISATION DE L'ECOLE

L'institut KYESHERO se trouve dans la ville de Goma, plus précisément dans la commune de Goma, Quartier KYESHERO, juste à côté de l'église Philadelphie de la 8^e CEPAC, l'hôpital de la 8^e CEPAC, l'enclos de l'ULPGL côte à côte avec la coordination de la 8^e CEPAC.

I.3. HISTORIQUE DE L'INSTITUT KYESHERO

L'institut KYESHERO a vu le jour en septembre 1997, sous la direction de Monsieur MUITI LUKONGE Jonas. Il avait commencé avec 4 classes dont 2 du C.O et une pour la 3^e année électricité et la pédagogie.

Grâce aux efforts fournis par la communauté de la 8^e CEPAC, l'institut KYESHERO a été construit.

Après le départ du Préfet des Etudes MUITI LUKONGE Jonas, le Préfet des Etudes Pasteur MUNGANGA BUSOLE commence à gérer l'école de 2000-2009.

De 2009 à nos jours nous avons le Préfet MUHIMA SALUMU KABIKA qui gère l'école.

I.4. STRUCTURE DE L'ECOLE

1. Sections organisées

Cette école organise six sections à savoir :

- La pédagogie générale ;

- La construction ;

- La coupe couture ;

- L'électricité ;

- La Mécanique ;

- La Bio-Chimie.

2. Structure matérielle

a) Bâtiment

- Le premier comprend 9 salles de classe dans lesquelles nous trouvons aussi le bureau du Préfet des Etudes ;

- Le second renferme 12 salles de classe auxquelles s'ajoutent deux bureaux pour les deux proviseurs et le bureau de la comptabilité ;

- Le troisième bâtiment comprend six salles de classe;

- Le quatrième bâtiment comprend 5 salles de classe;

- Le cinquième bâtiment comprend 3 salles de classe;

- Le sixième bâtiment comprend 3 salles de classe.

b) Cour de récréation

Elle n'est pas suffisamment améliorée car les élèves ne trouvent pas là où se récréer.

c) Matériel didactique

L'école est moins équipée.

3. Structure pédagogique

a) Horaire

L'école fonctionne dans les avant midi. Les cours commencent à 7h30 et se terminent à 12h45 pour quelques sections et d'autres sections à 13h30.

b) Programme scolaire d'enseignement

Il y a conformité des matières enseignées avec le programme scolaire de l'EPSP à la disposition de l'école.

c) Le corps enseignant

1. Personnel administratif 2. Personnel enseignant

		Sexe						L2				G3			Prof			L2	G3	A1	D6	A2	PP5	D4
Hommes					05		32				14			04		01	-		-
Femmes					-		02				01			-		03	-		-
D6N
PE		M						01				-			-
DE		M						01				-			-
DE		M						01				-			-
SEC		M						-				01			-
DD		M						-				01			-
SURV		M						01				-			-
SURV		M						-				-			-
SURV		M						-				01			-
SURV		M						-				-			01
L2				M		9
L2				F		0
G3				M		50
G3				F		03
D6&A2				M		7
D6&A2				F		3
PP5				M		2
D4				M		1

3. Personnel Auxiliaire

	L2	G3	A1	D6	A2	PP5	D4
Huissiers	-	-	-	01	-	-	-
Ouvriers	-	-	-	-	-	01	-
Ouvrier	-	-	-	-	-	-	01
Sentinelle	-	-	-	-	-	-	01
Sentinelle	-	-	-	-	-	01	-

d) Effectif des élèves à l'Institut KYESHERO depuis 2002

Années	Nombre d'élèves
2002-2003	835
2003-2004	789
2004-2005	1525
2005-2006	1809
2006-2007	1983
2007-2008	2152
2008-2009	2097
2009-2010	1871
2010-2011	1682
2011-2012	1631

I.5. OBJECTIFS DE L'ECOLE

L'institut KYESHERO est une institution publique d'enseignement secondaire qui a pour mission principale de former la jeunesse congolaise.

Il poursuit comme objectifs :

- Éduquer les enfants futurs cadres du pays ;

- Fournir un enseignement de qualité aux enfants ;

- Promouvoir un bon encadrement à tous les élèves de l'école ;

- Aider les parents à donner une discipline aux enfants.

I.6.ORGANIGRAMME

PREFET DES ETUDES

DIR. DES ETUDES

DIR. DES ETUDES

DIR. DES ETUDES

DIR. DE DISCIPLINE

SURVEILLANTS

ENSEIGNANTS

SECRETAIRE

HUISSIER

OUVRIER

SENTINELLE

I.5.1. Fonctionnement de l'Institut KYESHERO

I.5.1.1. Description des tâches

F Le Préfet des Etudes : il est l'autorité compétente officiellement reconnue pour gérer, administrer l'école avec l'assistance des autres membres du comité de direction et rendre compte au gestionnaire des écoles c'est-à-dire le coordinateur.

Ses missions principales sont :

· Faire le suivi individualisé des élèves du point de vue éducatif et pédagogique, en liaison avec le conseillé principal d'éducation et le professeur principal ;

· Il coordonne toutes les activités au sein de l'école et veille à l'application des directives du Ministère de l'Education Nationale et de toutes les autorités hiérarchiques ;

· La relation avec les parents d'élèves ;

· Le respect de règles communes ;

· La coordination du travail éducatif et pédagogique en équipe ;

· La communication et mise en place du projet avec différents partenaires internes et externes à l'établissement scolaire ;

· Il est nommé et révoqué par le gestionnaire selon la loi sauf dispositions particulières ;

· Il assure le respect de l'ordre intérieur ainsi que le bon climat et la discipline au sein de l'école.

F Le Secrétaire

Il a comme tâches :

· Il met à jour les dossiers administratifs ;

· Il s'occupe de la réception et distribution des courriers ;

· Tenir à jour le suivi des tâches et exécuter toute autre tâche demandée à la hiérarchie ;

· Saisir et imprimer les lettres administratives ;

· Faire le rapport à la hiérarchie ;

· Indicatorier les lettres, donner des numéros aux lettres reçues et expédiées ;

· Codifier les lettres et classement des lettres ;

· Soumettre les lettres écrites au chef d'établissement pour signature.

F Le Directeur des études

Il a comme tâches :

· Il assiste/remplace le Préfet des Etudes en cas d'empêchement ;

· Il se charge d'office des tâches administratives et pédagogiques ;

· Il veille à ce que les enseignements soient bien donnés conformément au programme national ;

· Il tient aussi des réunions pédagogiques et contrôle l'enseignement au sein de l'école ;

· Le contrôle de l'application des décisions des instructions et des directives en matière d'organisation administrative ;

· L'élaboration et l'application des horaires des cours, des interrogations et des examens pour chaque année scolaire ;

· Les présences, les absences, les retards du personnel et élèves ;

· L'exécution des prévisions des matières ;

· L'organisation et l'animation des réunions pédagogiques après concertation avec le Préfet ;

· Le maintien de la discipline générale ainsi que de la propreté et de la sécurité au sein de l'école ;

· Le contrôle de la tenue des documents pédagogiques des enseignants.

F Directeur de discipline

Ses tâches sont les suivantes :

· Il est le patron de la discipline des élèves ;

· Il veille et maintient l'ordre et la discipline à l'école ;

· Il est secondé par des surveillants et des ouvriers pour garder la discipline une fois qu'il est empêché.

F Surveillant

Dans ses responsabilités :

· Il est chargé de tout ce qui a trait à la discipline et rend compte au Directeur des Etudes ;

· Il veille à l'auto-discipline, c'est pourquoi la ponctualité, la conscience professionnelle, le sens de responsabilité et d'humanisme, la lucidité, la perscipicacité et la compréhension lui sont exigés.

F Les Enseignants

Ses tâches sont :

· Ils ont la clé pour fournir un bon environnement pour les élèves ;

· Ils assurent un bon encadrement de leurs élèves ;

· Ils sont destinés à transmettre une connaissance de qualité aux élèves ;

· Ils doivent maintenir la discipline et l'ordre dans toute la classe ;

· Justifient les absences et retards à la direction avec d'entrer en classe ;

· Autorisent la sortie de la classe et non de l'école si les circonstances l'exigent.

Chapitre Troisième :

ANALYSE DU SYSTEME D'INFORMATION EXISTANT

III.1. DEFINITION DES CONCEPTS CLES

a) Un système

Un système est un ensemble d'éléments matériels ou immatériels (homme, machine, méthodes, règles,...) en interaction transformant par un processus des éléments (les entrées) et d'autres éléments (les sorties).

Un système peut être contrôlé par un autre système dit système de pilotage (système contrôlé par un autre système) ^8(*).

b) Une information

Est un renseignement ou une connaissance élémentaire désignée à l'aide d'un mot ou d'un groupe de mots prenant des valeurs.

Dans une entreprise, l'information est tout ce qui forme de manière significative une représentation imagée de la réalité^9(*).

c) Flux

Par définition, les flux sont échangés entre des émetteurs et des récepteurs ; les intervenants. Ils peuvent réels (produit, énergie, argent) ou d'information, les messages.

En d'autres termes, un flux représente un échange entre deux acteurs ; un acteur étant une unité active intervenant dans un domaine donné ou encore un partenaire interne ou externe à un service et un autre met en mouvement le système^10(*).

III.2. MODELE CONCEPTUEL DE COMMUNICATION (MCC)

III.2.1. Concepts utilisés

Une approche théorique est faite avec l'étude des systèmes, la systémique. Celle-ci repose sur les principes suivants^11(*) :

1. La méthode s'attache à identifier les échanges entre systèmes.

2. La systémique amène à décomposer l'entreprise en systèmes homogènes d'information appelés domaines.

A) INTERVENANT

Application de ces principes

- Du général au particulier et décomposition en systèmes.

L'entreprise est considérée comme un système. L'extérieur, avec qui l'entreprise effectue ses échanges est aussi perçu comme un ensemble de systèmes. L'entreprise est découpée en systèmes fonctionnels ou conceptuels. Systèmes externes et internes sont appelés intervenants.

B) PARTENAIRE

Un partenaire est un intervenant extérieur à l'entreprise. Il peut être perçu de manière fonctionnelle et décrit par un verbe.

C) DOMAINE ET SOUS - DOMAINE

Ils sont l'application du troisième principe de systémique : l'existence de systèmes d'information homogènes.

Un domaine est un système de l'entreprise qui a la caractéristique d'avoir une mémoire, un système d'information. Le système d'information sera construit par domaine.

L'entreprise est décomposée en domaines décomposés en sous domaines, somme de fonction élémentaire.

D) LES INTERVENANTS

Sont les partenaires internes et externes de l'entreprise.

III.2.2. LE MODELE CONCEPTUEL DE COMMUNICATION (MCC BRUT)

Préfet des Etudes

Secrétaire

Directeur des Etudes

Directeur de Discipline

Surveillants

Enseignants

1

13

16

15

2

11

4

8

6

9

14

5

3

10

12

7

Fig 1 : Diagramme de flux Brut de l'Institut KYESHERO

LEGENDE

1. Demande inscription, paiement d'étude

2. Inscription et affectation

3. Modèle de discipline

4. Appréciation des élèves

5. Appréciation et assistance

6. règles de la discipline

7. Rapport de l'évolution de l'école

8. Rapport de décision sur l'élève

9. Rapport comportement de l'élève

10. Transfert de l'élève

11. Saisie rapport évolution de l'école

12. Transmission rapport

13. Expédition

14. Transfert situation de l'école

15. Ordre, décision et recommandation

16. Exécution.

III.2.3. MODELE CONCEPTUEL DE COMMUNICATION (MCC NET)

PREFET DES ETUDES

ELEVE

MODELE DE GESTION DES PAIEMENTS DES FRAIS SCOLAIRES

Assistance et recommandation

· Demande d'inscription

Situation paiement des frais scolaires

· Inscription

· Reçu

II.2.4. MATRICE

	Préfet des Etudes	Secrétaire	Directeur des Etudes	Directeur de Discipline	Surveillants	Enseignants
Préfet des Etudes		1	7	15		5
Secrétaire	13		2
Directeur des Etudes	12	11		3
Directeur de Discipline	16		10		4	6
Surveillants				8
Enseignants	14			9

III.3. MODELE ORGANISATIONNEL DE TRAITEMENT (MOT)

III.3.1. Concepts utilisés

Définition

Le modèle organisationnel de traitement (MOT) en sigle offre une vision globale du système d'information en fournissant une représentation de l'organisation de l'entreprise.

En effet, le niveau organisationnel consiste à intégrer, à analyser les critères liés à l'organisation (notion de lieu, notion de temps, d'acteur et donc le poste de travail)^12(*). 

· Du point de vue traitement ; on se pose la question qui ? Où ? Et Quand ? On envisage le partage des tâches entre l'homme et la machine.

· Du point de vue données ; on commence à étudier leur organisation compte tenu des méthodes de stockage et d'accès, c'est-à-dire en gardant l'optique de l'utilisateur sans oublier les contraintes matérielles et logicielles.

Le MOT est caractérisé par^13(*) :

· Les règles d'organisation ;

· Evénement ;

· Synchronisation ;

· Procédures fonctionnelles ;

· Règles d'émission.

III.3.2. Règles d'organisation

· RO1 : à l'institut KYESHERO, les cours débutent à 7h30 et prennent fin à 12h45 pour certaines sections et d'autres sections à 13h30. Pendant ce temps, on peut faire quelques renseignements sur le payement.

· RO2 : après renseignement, l'élève dépose son dossier.

· RO3 : le dossier est analysé à la préfecture (au bureau du Préfet des Etudes).

· RO4 : le dossier étant analysé, l'élève paie les frais et un reçu lui est offert comme preuve de paiement des frais.

· RO5 : quand la journée prend fin, la liste des élèves qui ont payé est établie et le rapport est transféré à la hiérarchie.

· RO6 : à tout payement les frais scolaires sont catégorisés à leurs fonctions.

· RO7 : les frais scolaires sont enregistrés dans un cahier synthèse d'enregistrement journalier autre que les frais d'inscription.

III.3.3. Tableau des Procédures Fonctionnelles

A. « Processus Inscription »

PF	Déroulement		Actions	Nature	Poste de Travail
	Début	Durée			Lieu	Resp	Ressourc.
PF1	7h30>t>12h45	X'	Lancement communiqué	Ma	Valve	Directeur	Directeur
PF2	7h30>t>12h45	X'	Réception d'inscription.	Ma	Direction	Directeur	Directeur
PF3	7h30>t>12h45	X'	Réception de l'Elève	Ma	Secrétariat	Secrétaire	Secrétaire
PF4	7h30>t>12h45	X'	Réception du dossier.	Ma	Secrétariat	Secrétaire	Secrétaire
PF5	7h30>t>12h45	X'	L'analyse du dossier	Ma	Direction	Directeur	Directeur
PF6	7h30>t>12h45	X'	Réception frais d'inscription.	Ma	Comptabilité	Comptable	Comptable
PF7	7h30>t>12h45	X'	Elaboration reçu inscription	Ma	Secrétariat	Secrétaire	Secrétaire
PF8	7h30>t>12h45	X'	Affectation classe	Ma	Direction	Directeur	Directeur
PF9	7h30>t>12h45	X'	Inscription de l'élève	Ma	Secrétariat	Secrétaire	Secrétaire
PF10	7h30>t>12h45	X'	Rapport inscription	Ma	Secrétariat	Secrétaire	Secrétaire

B. « Processus Paiement »

PF	Déroulement		Actions	Nature	Poste de Travail
	Début	Durée			Lieu	Resp	Ressourc.
PF11	7h30>t>12h45	X'	L'avis de paiement	Ma	Comptabilité	Comptable	Comptable
PF12	7h30>t>12h45	X'	Réception de frais scolaires.	Ma	Comptabilité	Comptable	Comptable
PF13	7h30>t>12h45	X'	Elaboration reçu de paiement	Ma	Secrétariat	Secrétaire	Secrétaire
PF14	7h30>t>12h45	X'	Remise reçu de paiement	Ma	Secrétariat	Secrétaire	Secrétaire
PF15	7h30>t>12h45	X'	Rapport de paiement	Ma	Comptabilité	Comptable	Comptable

III.3. 4. Diagramme d'enchaînement des procédures fonctionnelles

a. « Processus Inscription »

Déroulement Début, Durée

Enchaînement des procédures

Nat

Poste de travail Lieu, Resp, Ressource

Inscription Arrivée

Autorisation du Directeur

ET

Communiqué lancé

PF1 Lancement communique

Toujours

Directeur

ET

Inscription demandée

PF2 Réception d'inscription

Toujours

Directeur

ET

L'élève est reçu

PF3 Réception de l'élève

Toujours

A

	Ma	- Valve - Directeur - Directeur
7h30<t<12h45 X'		Ma	- Direction - Directeur - Directeur
7h30<t<12h45 X'		Ma	- Secrétariat - Secrétaire - Secrétaire

A

Elève

ET

Dossier déposé

PF4 Réception du dossier

Toujours

Ma

- Secrétariat - Secrétaire - Secrétaire

Directeur

ET

PF5 L'analyse du dossier

Ok Non

Dossier analysé

Rejet

ET

PF6 Réception frais d'inscription

Toujours

Frais payés

Secrétaire

ET

PF7 Elaboration reçu d'inscription

Toujours

Reçu élaboré

A

		Ma	- Direction - Directeur - Directeur
7h30<t<12h45 X'			Ma	- Comptabilité - Comptable - Comptable
7h30<t<12h45 X'			Ma	- Secrétariat - Secrétaire - Secrétaire

Directeur

A

ET

PF8 Affectation classe

Toujours

PF9 Inscription de l'élève

Toujours

Secrétaire

Classe affectée

ET

L'élève est inscrit

PF10 Rapport Inscription

Toujours

ET

Rapport présenté

Secrétaire

FIN PROCESSUS INSCRIPTION

	Ma	- Direction - Directeur - Directeur
7h30<t<12h45 X'		Ma	- Secrétariat - Secrétaire - Secrétaire
7h30<t<12h45 X'		Ma	- Secrétariat - Secrétaire - Secrétaire

Inscription Arrivée

b. « Processus Paiement »

Déroulement Début, Durée

Enchaînement des procédures

Nat

Poste de travail Lieu, Resp, Ressource

Elève inscrit

Comptable

ET

L'avis paiement est donné

PF11 Avis de paiement

Toujours

Comptable

ET

Frais scolaires payés

PF12 Réception de frais scolaires

Toujours

Comptable

ET

Reçu élaboré

PF13 Elaboration reçu de paiement

Toujours

	Ma	- Comptabilité - Comptable - Comptable
7h30<t<12h45 X'		Ma	- Comptabilité - Comptable - Comptable

A

Ma

- Secrétariat - Secrétaire - Secrétaire

A

Secrétaire

ET

Reçu remis

PF14 Remise reçu de paiement

Toujours

Secrétaire

ET

PF15 Rapport de paiement

Toujours

Rapport de paiement présenté

FIN PROCESSUS PAIEMENT

	Ma	- Secrétariat - Secrétaire - Secrétaire
7h30<t<12h45 X'		Ma	- Comptabilité - Comptable - Comptable

III.4. MODELE CONCEPTUEL DE TRAITEMENT (MCT)

III.4.1. Notion et concepts utilisés

Le modèle conceptuel de traitement est un zoom sur le modèle de communication de l'entreprise. Dans les modèles de traitement, nous voyons comment un intervenant de l'entreprise réagit quand il reçoit ce message et quelle opération il effectue^14(*).

Un MCT comprend les messages et leurs informations, les opérations conceptuelles et leurs opérateurs, les intervenants de l'entreprise.

Les intervenants de l'entreprise pris en compte sont les domaines pour un modèle global ou les sous - domaines pour modèle de traitement détaillé^15(*).



Le MCC (intervenants et messages) est détaillé par...



...Le MCT (opérations et messages)

Nous passons en revue avec ces différents concepts ci-dessous^16(*) :

a) Processus : c'est une unité homogène de préoccupation ou un sous ensemble de l'activité de l'entreprise.

b) Evénement : un événement est le compte rendu du SI du fait que quelque chose s'est produite dans l'univers extérieur ou dans le S.I lui-même.

c) Opération : c'est un ensemble d'actions exécutées par le SI suite à un événement ou une conjonction d'événements ou encore une production des flux d'information.

d) Synchronisation : la synchronisation marque certains événements contributifs qui doivent être arrivés avant le déclenchement de l'opération selon une proposition logique (faite sur OU et ET) qui traduit les règles de gestion d'activation càd les règles de gestion que doivent vérifier les événements contributifs pour déclencher les actions.

e) Règles d'émission : c'est la condition d'activation d'un événement.

III.4.2. Construction du MCT

Ouverture des inscriptions

ET

Communiqué lancé

Lancement communiqué

Toujours

Demande d'inscription

ET

Demande reçue

Réception demande d'inscription

Toujours

Critères d'inscription

ET

Dossier analysé

L'analyse du dossier

Ok Non

ET

Frais d'inscription payés

Paiement frais d'inscription

Toujours

Rejet

Perception des frais

A

A. « Processus Inscription »

Elaboration reçu d'inscription

Toujours

Contrôle reçu

Reçu élaboré

Conception du reçu

ET

Elaboration reçu d'inscription

Toujours

Reçu élaboré

Contrôle reçu

A

ET

Inscription de l'élève

Toujours

Affectation classe

Toujours

Classe affectée

Classement du dossier

Orientation du sujet

ET

Rapport présenté

Rapport d'inscription

Toujours

FIN PROCESSUS INSCRIPTION

ET

L'élève est inscrit

Affectation classe

Toujours

Classe affectée

ET

Rapport présenté

Rapport d'inscription

Toujours

ET

Elève inscrit

Carnet ou registre dispo

ET

L'avis e paiement est donné

Avis de paiement

Toujours

Critères de paiement

ET

Frais payés

Paiement des frais

Toujours

Conception du reçu

ET

Reçu élaboré

Elaboration reçu paiement

Toujours

ET

Contrôle du reçu

Remise reçu de paiement

Toujours

Reçu remis

A

ET

B. « Processus Paiement »

A

ET

Rapport de paiement réalisé

Elaboration liste de paiement

Rapport de paiement

Toujours

FIN PROCESSUS PAIEMENT

III.5. ETUDE DES DONNEES

III.5.1. Notion

Le modèle conceptuel de données (MCD) est une représentation statique du système dans une entreprise ou organisation^17(*).

Pour construire le modèle conceptuel de données on se réfère aux documents utilisés dans la circulation de flux au sein de l'entreprise concernée par l'analyse^18(*).

En effet on élabore :

Ø Le dictionnaire de données ;

Ø Le graphe de dépendance fonctionnelle ;

Ø Les règles de gestion ;

Ø La présentation du MCD.

Le modèle conceptuel de données se caractérise par^19(*) :

a) Objet : c'est une entité concrète ou abstraite ayant une existence propre et présentant un certain intérêt dans le domaine de gestion considérée de l'entreprise.

b) Relation : c'est un lien verbal (une association entre deux ou plusieurs objets). Elle possède une dimension et est souvent exprimée par un verbe conjugué à l'infinitif.

c) Identifiant : c'est une information élémentaire permettant de distinguer sans ambiguïté un objet.

d) La cardinalité : elle est représentée par un nombre minima et maxima d'occurrence de la relation pouvant exister pour une occurrence de l'objet.

e) Entité : une entité est une représentation d'un objet matériel ou immatériel de l'univers extérieur.

III.5.2. Documents utilisés

A. DOCUMENTS COMPTABLES

a) Livre de caisse

Le livre de caisse est un document comptable dans lequel on inscrit toutes les recettes et les dépenses de l'école au cours de l'année scolaire.

b) Importance

L'encaissement (recettes) et le décaissement (dépenses) doivent être exactes et véridiques :

- exactes : ces documents doivent être notés avec précision, sans fantaisie, ni rature, ni surcharge.

- Véridiques : ne doivent refléter que la vérité, avec références aux documents justificatifs.

c) Rubriques du livre de caisse

* Page de gauche : RECETTES

Date	Libellé	Montant perçu	Montant annulé	Montant total perçu	Observation

* Page de droite : DEPENSES

Date	Libellé	Montant dépensé	Montant annulé	Montant total dépensé	Observation

B. REGISTRE OU CAHIER DE PERCEPTION DES FRAIS

* Définition

Le registre ou cahier de perception est un document comptable dans lequel le chef d'établissement (ou l'intendant) inscrit toutes les recettes perçues. Il est rempli journalièrement au fur et à mesure du versement des redevances par les parents.

* Rubriques du registre de perception

Date	Nom de l'élève	Classe de l'élève	Montant à payer	1^er acompte	2^ème acompte	3^ème acompte	TOTAL

NB : pour faciliter la perception, il est préférable de tenir un cahier par classe. L'enseignant inscrit les frais perçus dans sa classe et, à la fin de la journée, il dépose le cahier à la direction pour permettre au Chef d'établissement de procéder à la centralisation dans le grand registre. Il peut aussi établir dans ce grand registre la perception par classe pour faciliter la vérification des versements.

C. CARNET DES REÇUS

a. Définition

C'est un document comptable établi pour l'élève qui a payé les frais demandés.

b. Rubriques d'un reçu

Le reçu doit contenir les renseignements et données ci - après :

1. Entête de l'établissement

2. Numéro de reçu

3. Nom et Post Nom de l'élève

4. Classe de l'élève

5. Montant versé (en lettres et en chiffres)

6. Nature des frais versés

7. Date, nom et signature du percepteur officiel, cachet de l'école.

III.5.3. Dictionnaire de données

Code	Signification	Nat	Long	Type		Règle de calcul
				E,Co,Ca	Sig,Sit,Mvt
CodeClass	Code de la classe	AN	6	E	Sig
DesClasse	Désignation classe	AN	20	E	Sig
ClasseEl	Classe de l'élève	AN	10	E	Sig
Numlisteel	Numéro sur la liste des élèves	N	10	E	Sig
NbreEl	Nombre d'élèves	A	7	E	Sit
NumMat	Numéro matricule	N	20	E	Sig
AdressEl	Adresse Elève	AN	6	Co	Sit
LieuNaiss	Lieu de naissance	AN	45	E	Sig
Père	Père de l'élève	AN	10	E	Sig
Mère	Mère de l'élève	A	20	E	Sig
PostnomEl	Post nom de l'élève	A	20	E	Sig
NomEl	Nom de l'élève	A	20	E	Sig
DatNaiss	Date de naissance	A	20	E	Sit	JJ/MM/AA
CodPaie	Code de paiement	A	10	E	Sig
DesPaie	Désignation paiement	AN	6	E	Sig
NumMat	Numéro matricule	N	20	E	Sig
Mois	Mois payé	AN	18	E	Sit
MontPaie	Montant payé	N	10	E	Mvt
TotPaie	Total payé	N	6	Ca	Mvt
DatPaie	Date de paiement	N	8	E	Sit	JJ/MM/AA
NomPerc	Nom du Percepteur	N	10	E	Sig
MontTotPerc	Montant total perçu	N	20	Ca	Mvt
MontPerc	Montant perçu	N	12	E	Mvt

III.5.4. Graphe de dépendance fonctionnelle

NomPerc

Desclasse

CodPaie

DesPaie

Mois

MontPaie

TotPaie

DatPaie

CodClasse

NbreEl

ClassEl

MontTotPerc

NumMat

AdressEl

LieuNais

Père

Mère

PostNomEl

NomEl

DatNais

MontPerc

NumMat

DatNais

III.5.5. Règles de gestion

Les règles de gestion du MCD représentent les contraintes qui doivent être respectées par le modèle. Ils nous permettent aussi d'utiliser, de transformer ou de traiter les données en fonction des objectifs assignés au système^20(*).

RG1 : un élève peut faire un ou plusieurs paiements ;

RG2 : le paiement est exécuté par un et un seul élève ;

RG3 : Une classe peut appartenir à un ou plusieurs élèves ;

RG4 : Un élève appartient à une et une seule classe ;

RG5 : le paiement se fait en devise ou en monnaie nationale.

ELEVE

NumMat, NomEl,PostNom,Père,Mère,LieuNais,DatNais,Adres,CodClass

PAIEMENT

CodPaie,DatPaie,NomPerc,NumMat,baremefixe,fraisdefonctionnement,fraisconstruction,fraistechnique,prime,minerval,assurance

FAIRE

1,n

1,1

APPARTENIR

1,1

CLASSE

CodClasse, DesClass,ClassEl,NbreEl

1,n

III.5.6. Construction du MCD

III.5.7. Quantification du MCD

Entité	Identification			Propriétés		Longueur		Nombre d'occurrences
Elève	NumMat			NomEl,PostNom, Père,Mère,LieuNais,DatNais,Adress,CodClass		80		8000
Paiement	NumMat			CodPaie,DesPaie,Mois,DatPaie,MontPaie,TotPaie,NomPerc,MontPerc,MontTotPerc		115		11500
Classe	CodClass			Desclass,ClassEl,NbreEl		10		1000
RELATION		COLLECTION	CARDINALITE		PROPRIETES		LONGUEUR		NBRE D'OCCURENCES
Faire		Paiement Elève	(1,n), (1,1)		MontPaie,DatPaie,TotPaie		40		4000
Appartenir		Classe Elève	(1,n) ; (1,1)		CodClass,DescClass,NbreEl		41		4100

III.5.8. Critiques du système d'information existant et solutions proposées

Après avoir analysé le système d'information existant au sein de l'institut KYESHERO, nous avons constaté ce qui suit :

Au niveau de flux : le système d'information est bien organisé car les tâches sont bien spécifiées et chacun s'organise favorablement à toute tâche qui lui est attribué. Il y a une autre chose que nous avons pu remarquer, le Préfet des Etudes de l'Institut KYESHERO est surchargé et s'occupe de tout ce qui se passe au sein de son institut.

Au niveau de traitement : à part le traitement manuel qui handicape le système d'information de l'Institut KYESHERO, la succession des tâches et le temps de traitement de données est bien orienté car tout agent connaît plus mieux le temps qu'il doit utiliser et la succession des tâches.

Du point de vue données : les documents utilisés à l'Institut KYESHERO sont faciles à tenir et permettent toute personne de s'en sortir. Mais ce qui gêne le système d'information à ce niveau n'est autre la tenue de données d'une manière traditionnelle. Celle-ci ne permet pas au personnel de bien réaliser les tâches sans difficulté.

Après avoir remarqué ces anomalies, nous jugeons bon de proposer ce qui suit à l'institut KYESHERO :

- Acheter des outils informatiques pour permettre un travail rapide et efficace en rapport avec la gestion des frais scolaires ;

- Intégrer les tâches automatisées parmi les tâches manuelles pour permettre la rapidité d'exécution de certaines tâches ;

- Mettre en place une Base de données qui permettra une bonne gestion très efficace de paiement des frais scolaires.

Nous suggérons aux autorités de l'Institut KYEHSERO de recourir à l'informatique qui est considérée comme un outil qui désigne la science des préparations et des traitements des informations afin de bien suivre l'évolution de la gestion des frais.

Chapitre Quatrième 

ANALYSE DU SYSTEME D'INFORMATION FUTUR

Préfet des Etudes

BUREAU INFORMATIQUE ET COMPTABILITE

Directeur des Etudes

Directeur de Discipline

Surveillants

ELEVE

Secrétaire

Enseignants

14

13

15

12

3

9

1

2

6

5

4

8

11

10

7

8

IV.1. MODELE CONCEPTUEL DE COMMUNICATION BRUT FUTUR

LEGENDE

1. Paiement frais scolaires

2. Remise reçu

3. Modèle de discipline

4. Règles de discipline sur l'élève

5. Ordre sur l'élève et directive à suivre

6. Décision

7. Recommandation et décision

8. Rapport sur l'élève

9. Transfert de l'élève

10. Marche à suivre de la discipline

11. Rapport comportement de l'élève

12. Saisie rapport évolution de l'école

13. Expédition

14. Demande inscription élève et paiement frais d'étude

15. Inscription et affectation.

IV.2. MATRICE DU MCC BRUT FUTUR

	P.E	SECRETAIRE	D.E	D.D	ELEVE	SURVEILLANTS	ENSEIGNANTS	BUREAU INFORMATIQUE ET COMPTABILITE
P.E		13	15	9
SECRETAIRE	14
D.E	12			7	5
D.D	3					8	11
ELEVE		6						1
SURVEILLANTS	4
ENSEIGNANTS	10
BUREAU INFORMATIQUE ET COMPTABILITE					2

Légende

P.E : Préfet des Etudes

D.E : Directeur des Etudes

D.D : Directeur de Discipline

IV.3. MODELE CONCEPTUEL DE COMMUNICATION NET (MCC NET)

ELEVES

MODELE DE GESTION DES PAIEMENTS DES FRAIS SCOLAIRES

PREFET DES ETUDES

- Assistance et recommandation

- Ordre et décision

- Inscription

- Reçu

Situation paiement des frais scolaires + Rapport sur toutes les activités

Demande d'inscription

IV.4. ETUDE DES DONNEES

IV.4.1. Documents utilisés

· Carnet des reçus ;

· Cahier d'enregistrement des frais par classe ;

· Cahier de communication ;

· Cahier synthèse d'enregistrement journalier ;

· Cahier ou registre de perception des frais ;

· Etc.

IV.4.2. Dictionnaire de données

Code	Signification	Nat	Long	Type		Règle de calcul
				E,Co,Ca	Sig,Sit,Mvt
CodeClass	Code de la classe	AN	6	E	Sig
DesClasse	Désignation classe	AN	20	E	Sig
ClasseEl	Classe de l'élève	AN	10	E	Sig
Numlisteel	Numéro sur la liste des élèves	N	10	E	Sig
NbreEl	Nombre d'élèves	A	7	E	Sit
NumMat	Numéro matricule	N	20	E	Sig
AdressEl	Adresse Elève	AN	6	Co	Sit
LieuNaiss	Lieu de naissance	AN	45	E	Sig
Père	Père de l'élève	AN	10	E	Sig
Mère	Mère de l'élève	A	20	E	Sig
PostnomEl	Post nom de l'élève	A	20	E	Sig
NomEl	Nom de l'élève	A	20	E	Sig
DatNaiss	Date de naissance	A	20	E	Sit	JJ/MM/AA
CodPaie	Code de paiement	A	10	E	Sig
DesPaie	Désignation paiement	AN	6	E	Sig
NumMat	Numéro matricule	N	20	E	Sig
Mois	Mois payé	AN	18	E	Sit
MontPaie	Montant payé	N	10	E	Mvt
TotPaie	Total payé	N	6	Ca	Mvt
DatPaie	Date de paiement	N	8	E	Sit	JJ/MM/AA
NomPerc	Nom du Percepteur	N	10	E	Sig
MontTotPerc	Montant total perçu	N	20	Ca	Mvt
MontPerc	Montant perçu	N	12	E	Mvt

IV.4.3. Graphe de dépendance fonctionnelle

NomPerc

Desclasse

CodPaie

DesPaie

Mois

MontPaie

TotPaie

DatPaie

CodClasse

NbreEl

ClassEl

MontTotPerc

NumMat

AdressEl

LieuNais

Père

Mère

PostNomEl

NomEl

DatNais

MontPerc

NumMat

IV.4.4. Règles de Gestion

RG1 : un élève peut faire un ou plusieurs paiements ;

RG2 : le paiement est exécuté par un et un seul élève ;

RG3 : Une classe peut appartenir à un ou plusieurs élèves ;

RG4 : Un élève appartient à une et une seule classe ;

RG5 : le paiement se fait en devise ou en monnaie nationale.

IV.4.5. Construction du MCD

ELEVE

NumMat, NomEl,PostNom,Père,Mère,LieuNais,DatNais,Adres

PAIEMENT

CodPaie,DatPaie,NomPerc,NumMat,baremefixe,fraisdefonctionnement,fraisconstruction,fraistechnique,prime,minerval,assurance

FAIRE

1,n

1,1

APPARTENIR

1,1

CLASSE

CodClasse, DesClass,ClassEl,NbreEl

1,n

IV.4.6. Quantification du MCD

Entité	Identification			Propriétés		Longueur		Nombre d'occurrences
Elève	NumMat			NomEl,PostNom, Père,Mère,LieuNais,DatNais,Adress,CodClass		80		8000
Paiement	NumMat			CodPaie,DesPaie,Mois,DatPaie,MontPaie,TotPaie,NomPerc,MontPerc,MontTotPerc		115		11500
Classe	CodClass			Desclass,ClassEl,NbreEl		10		1000
RELATION		COLLECTION	CARDINALITE		PROPRIETES		LONGUEUR		NBRE D'OCCURENCES
Faire		Paiement Elève	(1,n), (1,1)		-		40		4000
Appartenir		Classe Elève	(1,n) ; (1,1)		-		41		4100

IV.5. MODELE CONCEPTUEL DE TRAITEMENT (MCT)

IV.5.1. Construction du MCT définitif FUTUR

Ouverture des inscriptions

ET

Communiqué lancé

Lancement communiqué

Toujours

Demande d'inscription

ET

Demande reçue

Réception demande d'inscription

Toujours

Critères d'inscription

ET

Dossier analysé

L'analyse du dossier

Ok Non

ET

Frais d'inscription payés

Paiement frais d'inscription

Toujours

Rejet

Perception des frais

A

A. « Processus Inscription »

Elaboration reçu d'inscription

Toujours

Contrôle reçu

Reçu élaboré

Micro - ordinateur

ET

Elaboration reçu d'inscription

Toujours

Reçu élaboré

Imprimante dispo

A

ET

Edition reçu d'inscription

Toujours

Affectation classe

Toujours

Classe affectée

Micro - ordinateur

Micro - ordinateur

ET

Rapport présenté

Rapport d'inscription

Toujours

ET

Reçu édité

Affectation classe

Toujours

Classe affectée

ET

Rapport élaboré

Elaboration Rapport d'inscription

Toujours

A

FIN PROCESSUS INSCRIPTION

ET

Edition rapport d'inscription

Toujours

Rapport édité

A

ET

Transmission du rapport

Toujours

Rapport transmis

Imprimante dispo

Micro - ordi dispo

Carnet ou registre dispo

Elève inscrit

ET

B. « Processus Paiement »

ET

Avis de paiement

Toujours

Critères de paiement

L'avis paiement est donné

ET

Paiement des frais

Toujours

Micro - ordinateur

Frais payés

ET

Elaboration reçu paiement

Toujours

Imprimante

Reçu élaboré

ET

Edition reçu de paiement

Toujours

Reçu édité

A

FIN PROCESSUS PAIEMENT

A

ET

Rapport de paiement élaboré

Micro - Ordinateur

Elaboration rapport paiement

Toujours

Imprimante dispo

ET

Edition Rapport de paiement

Toujours

Rapport de paiement élaboré

Micro - Ordinateur

ET

Transmission du Rapport

Toujours

Rapport transmis

IV.6. MODELE ORGANISATIONNEL DE TRAITEMENT FUTUR

IV.6.1. Les règles d'organisation

· RO1 : à l'institut KYESHERO, les cours débutent à 7h30 et prennent fin à 12h45 pour certaines sections et d'autres sections à 13h30. Pendant ce temps, on peut faire quelques renseignements sur le payement.

· RO2 : après renseignement, l'élève dépose son dossier.

· RO3 : le dossier est analysé à la préfecture (au bureau du Préfet des Etudes).

· RO4 : le dossier étant analysé, l'élève paie les frais et un reçu lui est offert comme preuve de paiement des frais.

· RO5 : quand la journée prend fin, la liste des élèves qui ont payé est établie et le rapport est transféré à la hiérarchie.

· RO6 : à tout payement les frais scolaires sont catégorisés à leurs fonctions.

· RO7 : les frais scolaires sont enregistrés dans un cahier synthèse d'enregistrement journalier autre que les frais d'inscription.

IV.6.2. Tableau des Procédures Fonctionnelles

A. « Processus Inscription »

PF	Déroulement		Actions	Nature	Poste de Travail
	Début	Durée			Lieu	Resp	Ressourc.
PF1	7h30>t>12h45	X'	Lancement communiqué	Ma	Valve	Directeur	Directeur
PF2	7h30>t>12h45	X'	Réception	Ma	Direction	Directeur	Directeur
PF3	7h30>t>12h45	X'	Réception de l'Elève	Ma	Secrétariat	Secrétaire	Secrétaire
PF4	7h30>t>12h45	X'	Réception du dossier.	Ma	Secrétariat	Secrétaire	Secrétaire
PF5	7h30>t>12h45	X'	L'analyse du dossier	Ma	Direction	Directeur	Directeur
PF6	7h30>t>12h45	X'	Réception frais d'inscription.	Ma	Comptabilité	Comptable	Comptable
PF7	7h30>t>12h45	X'	Elaboration reçu inscription	AC	Bureau Info	Info+Micro	Info+Micro
PF8	7h30>t>12h45	X'	Edition reçu d'inscription	AB	Bureau Info	Imprimante	Imprimante
PF9	7h30>t>12h45	X'	Affectation classe	AC	Bureau Info	Info+Micro	Info+Micro
PF10	7h30>t>12h45	X'	Inscription Elève	AC	Bureau Info	Bureau Info	Bureau Info
PF11	7h30>t>12h45	X'	Elaboration rapport d'inscription	AC	Bureau Info	Info+Micro	Info+Micro
PF12	7h30>t>12h45	X'	Edition Rapport d'Inscription	AB	Bureau Info	Imprimante	Imprimante
PF13	7h30>t>12h45	X'	Transmission du rapport	Ma	Bureau Info	Informaticien	Informaticien

B. « Processus Paiement »

PF	Déroulement		Actions	Nature	Poste de Travail
	Début	Durée			Lieu	Resp	Ressourc.
PF14	7h30>t>12h45	X'	L'avis de paiement	Ma	Comptabilité	Comptable	Comptable
PF15	7h30>t>12h45	X'	Réception de frais scolaires.	Ma	Comptabilité	Comptable	Comptable
PF16	7h30>t>12h45	X'	Elaboration reçu de paiement	AC	Bureau Info	Info+Micro	Info+Micro
PF17	7h30>t>12h45	X'	Edition rapport paiement	AB	Bureau Info	Imprimante	Imprimante
PF18	7h30>t>12h45	X'	Elaboration Rapport paiement	AC	Bureau Info	Info+Micro	Info+Micro
PF19	7h30>t>12h45	X'	Edition rapport paiement	AB	Bureau Info	Imprimante	Imprimante
PF20	7h30>t>12h45	X'	Transmission du Rapport	Ma	Bureau Info	Informaticien	Informaticien

IV.6.3. Diagramme d'enchaînement des procédures fonctionnelles

a. « Processus Inscription »

Déroulement Début, Durée

Enchaînement des procédures

Nat

Poste de travail Lieu, Resp, Ressource

Demande d'inscription

ET

Demande reçue

Secrétaire dispo

ET

L'élève est reçu

A

Ouverture des inscriptions

Bureau du Directeur ouvert

ET

Communiqué lancé

PF1 Lancement communiqué

Toujours

PF2 Réception demande d'inscription

Toujours

PF3 Réception de l'élève

Toujours

	Ma	- Valve - Directeur - Directeur
7h30<t<12h45 X'		Ma	- Direction - Directeur - Directeur
7h30<t<12h45 X'		Ma	- Secrétariat - Secrétaire - Secrétaire

A

Secrétaire

ET

Dossier reçu

PF4 Réception du dossier

Toujours

Directeur

ET

PF5 L'analyse du dossier

Ok Non

Dossier analysé

Rejet

ET

PF6 Réception frais d'inscription

Toujours

Frais payés

Info+Micro

ET

PF7 Elaboration reçu d'inscription

Toujours

Reçu élaboré

A

Perception des frais

		Ma	- Secrétariat - Secrétaire - Secrétaire
7h30<t<12h45 X'			Ma	- Direction - Directeur - Directeur
7h30<t<12h45 X'			Ma	- Comptabilité - Comptable - Comptable
7h30<t<12h45 X'			AC	-Bureau Info -Info+Micro -Info+Micro

A

Imprimante

ET

PF8 Edition reçu d'inscription

Toujours

PF9 Affectation classe

Toujours

Info+Micro

Reçu édité

ET

Classe affectée

PF10 Inscription Elève

Toujours

ET

Elève inscrit

Info+Micro

A

		AB	-Bureau Info -Imprimante -Imprimante
7h30<t<12h45 X'			AC	-Bureau Info -Info+Micro -Info+Micro
7h30<t<12h45 X'			AC	-Bureau Info -Info+Micro -Info+Micro

FIN PROCESSUS INSCRIPTION

A

PF11 Elaboration rapport d'inscription

Toujours

ET

Rapport élaboré

Info+Micro

PF12 Edition Rapport d'inscription

Toujours

ET

Elève inscrit

Imprimante

PF13 Transmission du Rapport

Toujours

ET

Elève inscrit

Informaticien

	AC	-Bureau Info -Info+Micro -Info+Micro
7h30<t<12h45 X		AB	Bureau Info Imprimante Imprimante
7h30<t<12h45 X		Ma	-Bureau Info -Informaticien -Informaticien

b. « Processus Paiement »

Déroulement Début, Durée

Enchaînement des procédures

Nat

Poste de travail Lieu, Resp, Ressource

A

Elève inscrit

Comptable

ET

L'avis paiement est donné

PF14 L'Avis de Paiement

Toujours

Comptable

ET

Frais scolaires reçus

PF15 Réception de frais scolaires

Toujours

Info+Micro

ET

Reçu élaboré

PF16 Elaboration reçu de paiement

Toujours

	Ma	- Comptabilité - Comptable - Comptable
7h30<t<12h45 X'		Ma	- Comptabilité - Comptable - Comptable
7h30<t<12h45 X'		AC	-Bureau Info -Info+Micro -Info+Micro

PF17 Edition reçu de paiement

Toujours

Reçu édité

ET

Secrétaire

A

AB

-Bureau Info -Imprimante -Imprimante

Rapport paiement élaboré

PF18 Elaboration Rapport paiement

Toujours

ET

Info+Micro

AC

-Bureau Info -Info+Micro -Info+Micro

Imprimante

PF19 Edition Rapport de paiement

Toujours

ET

Rapport de paiement édité

A

AB

-Bureau Info -Imprimante -Imprimante

FIN PROCESSUS PAIEMENT

A

Informaticien

ET

Rapport transmis

PF20 Transmission du Rapport

Toujours

Ma

-Bureau Info -Informaticien -Informaticien

IV.6.4. Graphe de circulation des informations

Le graphe de circulation met en évidence la circulation de l'information dans l'espace et dans le temps.

Il se place d'un autre point de vue que celui du diagramme d'enchaînement des procédures fonctionnelles^21(*). Celui-ci montre à partir de quel événement une procédure était déclenchée. Le graphe de circulation, lui montre les informations traitées par la procédure^22(*).

A. SYMBOLES UTILISES

Support Papier

Micro-ordinateur (Information traitée automatiquement par l'intervention de l'homme)

Support homme

(Lorsque l'info est transmise ou émise par l'homme)

Chemin parcouru par l'information

Disque de stockage

Voici ci-dessous les symboles que nous avons utilisé :

Imprimante (Impression des informations, procédure fonctionnelle automatisée Batch)

Procédure manuelle (si la ressource n'est l'ordinateur)

IV.6.5. Schéma de circulation des informations

VALVE

D.E

SECRETAIRE

BUREAU INFO ET COMPTABILITE

EXTERIEUR

PF1

Directeur

Lancement communiqué

PF2

Réception demande d'inscription

Demande d'inscription

PF3

Réception de l'Elève

PF4

Réception du dossier

PF5

L'analyse du dossier

A

Dépôt dossier

A

PF6

Réception frais d'inscription

Paiement frais d'inscription

PF7

Elaboration reçu d'inscription

Reçu élaboré

PF8

Edition Reçu d'inscription

Reçu

B

PF9

Affectation classe

Info+Micro

B

Affectation faite

PF10

Inscription Elève

Inscription mémorisée

PF11

Micro+Info

C

C

Rapport d'inscription

PF12

Imprimante

Rapport d'inscription

PF13

Informaticien

Transmission Rapport

PF14

Avis de paiement

Avis de paiement donné

PF15

Réception des frais

D

D

Paiement des frais

PF16

Info+Micro

Paiement et reçu

PF17

Imprimante

Reçu de paiement

Rapport paiement

PF18

Info+Micro

E

E

PF19

Imprimante

Rapport de paiement

PF20

Informaticien

Transmission Rapport de paiement

FIN PROCESSUS

IV.6.6. Description des fiches des procédures fonctionnelles

Pf1

Nat : Ma

Objet : Lancement communiqué

Ev Ent : Période arrivée, autorisation

Ev Sort : communiqué lancé

Données Ent : Néant

Données Sort : Néant

Action sur la BD

-Consult : Néant

-MAJ : Néant

Pf2

Nat : Ma

Objet : Réception demande d'inscription

Ev Ent : Demande d'inscription, Directeur

Ev Sort : Demande reçue

Données Ent : Néant

Données Sort : Néant

Action sur la BD

-Consult : Néant

-MAJ : Néant

Pf3

Nat : Ma

Objet : Réception de l'élève

Ev Ent : Inscription demandée, secrétaire

Ev Sort : Elève reçu

Données Ent : Néant.

Données Sort : Néant

Action sur la BD

-Consult : Néant

-MAJ : Néant

Pf4

Nat : Ma

Objet : Réception du dossier

Ev Ent : Elève reçu, Secrétaire

Ev Sort : Dossier reçu

Données Ent : Néant

Données Sort : Néant

Action sur la BD

-Consult : Néant

-MAJ : Néant

Pf5

Nat : Ma

Objet : Analyse du dossier

Ev Ent : Dossier analysé, Directeur

Ev Sort : communiqué lancé

Données Ent : Néant

Données Sort : Néant

Action sur la BD

-Consult : Néant

-MAJ : Néant

Pf6

Nat : Ma

Objet : Réception des frais d'inscription

Ev Ent : Dossier analysé, comptable

Ev Sort : Frais reçus

Données Ent : Néant

Données Sort : Néant

Action sur la BD

-Consult : Néant

-MAJ : Néant

Pf7

Nat : AC

Objet : Elaboration reçu d'inscription

Ev Ent : Frais payés, Informaticien + Micro - Ordinateur

Ev Sort : Reçu élaboré

Données Ent : NumMat,NomEl,PostNom,MontPaie,CodClass,DesClass,DatPaie

Données Sort : Reçu d'inscription

Action sur la BD

-Consult : Néant

-MAJ : Modifier les informations le reçu d'inscription

Pf8

Nat : AB

Objet : Edition reçu d'inscription

Ev Ent : Service Informatique, Imprimante

Ev Sort : Reçu édité

Données Ent : NumMat,NomEl,PostNom,MontPaie,CodClass,DesClass,DatPaie

Données Sort : Reçu

Action sur la BD

-Consult : Visualisation du reçu

-MAJ : Néant

Pf9

Nat : AC

Objet : Affectation classe

Ev Ent : Service Informatique, Informaticien+Micro ordinateur

Ev Sort : Classe affectée

Données Ent : CodClass,DesClass,NumMat,Nom,PostNom.

Données Sort : Affectation faite

Action sur la BD

-Consult : Néant

-MAJ : Ajouter

Pf10

Nat : AC

Objet : Inscription de l'élève

Ev Ent : Service Informatique, Informaticien+Micro - Ordinateur

Ev Sort : Elève inscrit

Données Ent : NumMat,Nomel,PostNom,Père,Mère,LieuNais,DatNais

Données Sort : Elève inscrit

Action sur la BD

-Consult : Néant

-MAJ : Effacer, modifier

Pf11

Nat : AC

Objet : Elaboration rapport d'inscription

Ev Ent : Informaticien+Micro - Ordinateur, Service Informatique

Ev Sort : Rapport élaboré

Données Ent : NuMat,NomEl,PostNom,LieuNais,DatNais,CodClass,DesClass,NbreEl

Données Sort : Rapport d'inscription

Action sur la BD

-Consult : Néant

-MAJ : Ajouter, modifier

Pf12

Nat : AB

Objet : Edition Rapport d'inscription

Ev Ent : Imprimante disponible, Service Informatique

Ev Sort : Rapport édité

Données Ent : NumMat,NomEl,PostNom,LieuNaiss,DatNaiss,CodClass,DesClass,NbreEl

Données Sort : Rapport

Action sur la BD

-Consult : Visualisation des informations

-MAJ : Néant

Pf13

Nat : Ma

Objet : Transmission du rapport

Ev Ent : Informaticien, service informatique

Ev Sort : Rapport transmis

Données Ent : Néant

Données Sort : Néant

Action sur la BD

-Consult : Néant

-MAJ : Néant

Pf14

Nat : Ma

Objet : Avis de paiement

Ev Ent : Elève inscrit, comptable

Ev Sort : L'avis de paiement est donné

Données Ent : Néant

Données Sort : Néant

Action sur la BD

-Consult : Néant

-MAJ : Néant

Pf15

Nat : Ma

Objet : Réception des frais scolaires

Ev Ent : avis de paiement donné, comptable

Ev Sort : frais scolaires reçus

Données Ent : Néant.

Données Sort : Néant

Action sur la BD

-Consult : Néant

-MAJ : Néant

Pf16

Nat : AC

Objet : Elaboration reçu de paiement

Ev Ent : frais payés, informaticien + Micro - Ordinateur

Ev Sort : Reçu élaboré

Données Ent : NumMat,NomEl,PostNom,CodPaie,MontPaie,DatPaie,CodClass

Données Sort : Reçu de paiement

Action sur la BD

-Consult : Néant

-MAJ : Ajouter, modifier.

Pf17

Nat : AB

Objet : Edition reçu de paiement

Ev Ent : reçu élaboré, imprimante connectée

Ev Sort : Reçu édité

Données Ent :NumMat,NomEl,PostNom,CodPaie,DesPaie,MontPaie,CodClass

Données Sort : Reçu de paiement

Action sur la BD

-Consult : Visualisation du reçu

-MAJ : Néant

Pf18

Nat : AC

Objet : Elaboration rapport de paiement

Ev Ent : Reçu édité, informaticien + Micro - Ordi

Ev Sort : Rapport élaboré

Données Ent : CodClass,NumMat,NomEl,PostNom,CodPaie,DesPaie,MontPaie

Données Sort : Rapport de paiement

Action sur la BD

-Consult : Néant

-MAJ : Modifier

Pf19

Nat : AB

Objet : Edition Rapport de paiement

Ev Ent : Rapport élaboré, Imprimante connectée

Ev Sort : Rapport édité

Données Ent : CodClass,NumMat,NomEl,PostNom,CodPaie,DesPaie,MontPaie

Données Sort : Rapport de paiement

Action sur la BD

-Consult : Visualisation du Rapport

-MAJ : Néant

Pf20

Nat : Ma

Objet : Transmission du rapport de paiement

Ev Ent : Rapport édité, informaticien

Ev Sort : Rapport transmis

Données Ent : Néant

Données Sort : Néant

Action sur la BD

-Consult : Néant

-MAJ : Néant

IV.7. CONCEPTION DU SYSTEME D'INFORMATION INFORMATISE

Un système d'information informatisé est une étape qui a pour objet de rendre automatisé les opérations effectuées dans l'entreprise^23(*).

Le modèle conceptuel de données (MCD), nous permettra d'analyser et de concevoir les données du système d'information d'une entreprise qui nous aiderons de mettre en oeuvre un logiciel appelé système de gestion de base données^24(*).

Cette partie se consacre sur les points ci - après :

· Le Modèle Logique de Données ;

· Le Modèle Physique de Données ;

· Le Modèle Logique de Traitement.

IV.7.1. LE MODELE LOGIQUE DE DONNEES (MLD)

La construction de ce modèle respecte les différentes règles établies par MERISE, ces règles apprennent de construire le MLD en tenant compte des entités du MCD validé plus précisément, les entités deviennent des tables et leurs identifiants des clés primaires dans les tables^25(*).

IV.7.2. Présentation du modèle logique de données (MLD)

Le passage du MOD au MLD se fait en fonction de règles. Celles-ci examinent les cardinalités des pattes, le nombre de pattes d'une relation et l'existence éventuelle d'informations dans la relation.

· tClasse : (CodClass,DesClass,ClassEl,NbreEl)

· tElève : (NumMat,NomEl,PostNom,Père,Mère,LieuNais,DatNais,Adress,CodClass)

· tPaiement :(CodPaie,DatPaie,NomPerc,NumMat,baremefixe,fraisdefonctionnement,fraisconstruction,fraistechnique,prime,minerval,assurance)

IV.7.3. LE MODELE PHYSIQUE DE DONNEES (MPD)

Le modèle physique de données est un modèle de la Base données. L'implantation physique, la topographie des enregistrements informatiques ne sont pas définies.

Trois systèmes de gestion de BD ; les modèles hiérarchiques, navigationnels et relationnels servent de modèles^26(*).

Le choix du type de SGBD effectué, deux questions se posent : comment retrouver physiquement un chemin logique, par une information ou par un lien physique ? Faut - t - il éclater ou regrouper certains enregistrements afin d'accélérer les traitements ?

IV.7.4. Construction du MPD



IV.7.5. LE MODELE LOGIQUE DE TRAITEMENT (MLT)

IV.7.5.1. Notion

Le MLT suit le MOT. Celui-ci comprend les opérations faites par des postes de travail. A chaque opération organisée sont associés un ou plusieurs outils informatiques. Le MLT comprend la partie visible, la spécification externe des transactions informatiques, le cheminement possible d'écran à écran après un menu principal^27(*).

IV.7.5.2. Construction du MLT

Début Processus

tClasse

A. « Processus Inscription »

tElève

-

Maquette C001 Saisir CodClass,NomEl,PostNom,MontPaie,DesPaie,DatPaie,NumMat

tPaiement

Annuler

tClasse

tElève

tPaiement

-	Edition reçu d'inscription				-
Maquette C002 Visualisation reçu d'inscription
Suivant		Ok	Imprimer	Annuler

tClasse

-

Affectation classe

-

tElève

Maquette C003

Suivi CodClass,DesClass,NumMat,NomEl,PostNom

Suivant	Ok	Annuler

tClasse

t Mouvement

-

Inscription Elève

-

tElève

Maquette C004

Saisir NumMat,NomEl,PostNom,Père,Mère,LieuNais,DatNais,CodClas

Suivant	Ok	Modifier	Annuler

A

A

tElève

-

Maquette C005 Saisir CodPaie,DesPaie,NomEl,PostNom,NumMat,LieuNais,DatNais,NbreEl

tPaiement

Annuler

tElève

-

Maquette C006 Visualisation du Rapport

tPaiement

Annuler

FIN PROCESSUS

Début Processus

tClasse

B. « Processus Paiement »

tElève

-

Maquette C007 Saisir NumMat,NumEl,Nomel,PostNom,DesClass,CodPaie,DesPaie,DatPaie

tPaiement

Annuler

tClasse

tElève

tPaiement

-	Edition reçu de paiement				-
Maquette C008 Visualisation des informations
Suivant		Ok	Imprimer	Annuler

tClasse

-

Elaboration Rapport de paiement

-

tElève

Maquette C009

Saisir : DesClass,NumMatNomEl,PostNom,CodPaie,DesPaie,DatPaie,MontPaie

tPaiement

Annuler

tClasse

t Mouvement

-

Edition Rapport de paiement

-

tElève

Maquette C0010

Visualisation des informations

tPaiement

Annuler

FIN PROCESSUS

IV.5.7.3. BREVE PRESENTATION DE L'APPLICATION

Etats de sortie

- Liste des élèves inscrits ;

- Reçu de paiement ;

- Rapport des paiements.



Les codes utilisés

Private Sub cmdeffacer_Click()

Me.TXTMOTDEPASSE = ""

End Sub

Private Sub cmdok_Click()

Dim ACCES As String

ACCES = "utilisateur"

If Me.TXTMOTDEPASSE = ACCES Then

Unload Me

frmbienvenu.Show

Else

MsgBox "VOUS N'AVEZ PAS LE DROIT D'ACCES POUR CONTINUER.VERIFIER VOTRE DROIT OU APPUYER SUR QUITTER POUR FERMER L'APPLICATION"

Me.TXTMOTDEPASSE = ""

End If

End Sub

Private Sub cmdquitter_Click()

Unload Me

End Sub

Pour le téléchargement du logiciel



Private Sub Form_Load()

Me.Timer1.Enabled = False

Me.Timer1.Interval = 100

Me.Timer1.Enabled = True

Me.ProgressBar1.Min = 0

Me.ProgressBar1.Max = 50

Me.ProgressBar1.Value = 0

End Sub

Private Sub Timer1_Timer()

Me.ProgressBar1.Value = Me.ProgressBar1.Value + 1

If Me.ProgressBar1.Value >= Me.ProgressBar1.Max Then

Me.Timer1.Enabled = False

Unload Me

MDIFrmPrincipal.Show

End If

End Sub



Private Sub btndernierenreg_Click()

On Error GoTo ben

Me.AdodcEleve.Recordset.MoveLast

Exit Sub

ben:

MsgBox err.Description

End Sub

Private Sub btnpremierenreg_Click()

On Error GoTo ben

Me.AdodcEleve.Recordset.MoveFirst

Exit Sub

ben:

MsgBox err.Description

End Sub

Private Sub cmdAjouter_Click()

On Error GoTo ben

Me.AdodcEleve.Recordset.AddNew

Exit Sub

ben:

MsgBox "Veuillez remplir les colonnes", vbInformation, "Gestion des frais scolaires"

End Sub

Private Sub cmdeffacer_Click()

Me.TxtAdresse.Text = ""

Me.TxtCodeClasse.Text = ""

Me.TxtDateNaiss.Text = ""

Me.TxtLieuNaiss.Text = ""

Me.TxtMatricule.Text = ""

Me.TxtNomElev.Text = ""

Me.TxtNomMère.Text = ""

Me.TxtNomPere.Text = ""

Me.TxtPostnElev.Text = ""

End Sub

Private Sub cmdenregistrer_Click()

On Error GoTo enreg

Dim rs As Integer

rs = MsgBox("Voulez-vous enregistrer", vbYesNo + vbQuestion, "Gestion des frais scolaires")

If rs = VbMsgBoxResult.vbYes Then

Me.AdodcEleve.Recordset.AddNew

Else

MsgBox "Vous n'avez pas enregistré"

End If

enreg:

End Sub

Private Sub CmdPrecedent_Click()

On Error GoTo ben

Me.AdodcEleve.Recordset.MovePrevious

Exit Sub

ben:

MsgBox "Aucun enregistrement précédent", vbInformation, "Gestion des frais scolaires"

End Sub

Private Sub CmdSuivant_Click()

On Error GoTo ben

Me.AdodcEleve.Recordset.MoveNext

Exit Sub

ben:

MsgBox "Aucun enregistrement suivant", vbInformation, "Gestion des frais scolaires"

End Sub



Pour les paiements

Private Sub btn1premier_Click()

On Error GoTo ben

Me.Adodcpaiement.Recordset.MoveFirst

Exit Sub

ben:

MsgBox "Pas d'enregistrement", vbInformation, "Gestion des frais scolaires"

End Sub

Private Sub btn2dernier_Click()

On Error GoTo ben

Me.Adodcpaiement.Recordset.MoveLast

Exit Sub

ben:

MsgBox "Pas d'enregistrement", vbExclamation, "Gestion des frais scolaires"

End Sub

Private Sub btn3precedent_Click()

On Error GoTo ben

Me.Adodcpaiement.Recordset.MovePrevious

Exit Sub

ben:

MsgBox err.Description

End Sub

Private Sub btn4suivant_Click()

On Error GoTo ben

Me.Adodcpaiement.Recordset.MoveNext

Exit Sub

ben:

MsgBox err.Description

End Sub

Private Sub btn5payement_Click()

On Error GoTo ben

Me.Adodcpaiement.Recordset.AddNew

Me.TxtMontPaye.Text = ""

Me.TxtSolde.Text = ""

Exit Sub

ben:

MsgBox "Veuillez entrer les enregistrements", vbCritical, "Gestion des frais scolaires"

End Sub

Private Sub btnOK_Click()

On Error GoTo ben

Me.TxtMontPaye = CStr(CSng(Me.TxtfrConst) + CSng(Me.TxtfrFonct) + CSng(Me.TxtfrTech) + CSng(Me.TxtfrPrimEn) + CSng(Me.TxtAssur) + CSng(Me.TxtMinerv))

Rem calcul du solde

Me.TxtRestaPayer = CStr(CSng(Me.TxtBaremeFixe) - CSng(Me.TxtMontPaye))

Exit Sub

ben:

MsgBox err.Description

End Sub

Private Sub btnprecedent_Click()

On Error GoTo ben

Me.Adodcpaiement.Recordset.MovePrevious

Exit Sub

ben:

MsgBox err.Description

End Sub

Private Sub btnsuivant_Click()

On Error GoTo ben

Me.Adodcpaiement.Recordset.MoveNext

Exit Sub

ben:

MsgBox err.Description

End Sub

Private Sub CmdPrecedVers_Click()

On Error GoTo ben

Me.Adodcpaiement.Recordset.MovePrevious

Me.TxtMontPaye.Text = ""

Me.TxtSolde.Text = ""

Exit Sub

ben:

MsgBox err.Description

End Sub

Private Sub CmdPreceSuiva_Click()

On Error GoTo ben

Me.Adodcpaiement.Recordset.MoveNext

Me.TxtMontPaye.Text = ""

Me.TxtSolde.Text = ""

Exit Sub

ben:

MsgBox err.Description

End Sub

Rapport des paiements effectués



Reçus de paiement



Liste des élèves



CONCLUSION

Nous voici au terme de notre travail de fin de cycle qui a porté sur « La Mise en Place d'un Modèle Gestion des Paiements des Frais Scolaires (Cas de l'Institut KYESHERO) ».

Tout au long de nos recherches nous nous sommes posé quelques questions lesquelles avaient constitué l'objet de notre étude :

- L'outil informatique offre-t-il une meilleure prise en charge pour pallier aux différents problèmes liés à la gestion des frais scolaires au sein de l'institution?

- L'application des méthodes et techniques informatiques serait - t -elle avantageuse pour éviter la lenteur entre les différents acteurs qui communiquent les uns des autres ?

- L'utilisation de l'outil informatique, des terminaux et les micro-ordinateurs serait - t - elle efficace pour éradiquer les problèmes de l'enregistrement des frais scolaires à l'institut KYESHERO ?

Eu égard aux questions ci-dessus posées, nous avons émis les hypothèses ci - après :

Ø Etant donné que l'informatique est de nos jours un outil par l'excellence qui procure la rapidité et l'automatisation, source de la précision et de l'exactitude, nous pensons que l'outil informatique offre une meilleure prise en charge pour résoudre les différents problèmes en rapport avec la gestion des frais scolaires ;

Ø L'application des méthodes et techniques informatiques s'avère d'une importance capitale pour éviter la lenteur dans certaines tâches manuelles entre les différents acteurs qui communiquent entre eux ;

Ø La place de l'outil informatique, des terminaux et les micro-ordinateurs facilitera un travail rapide et efficace pour éradiquer aux problèmes de l'enregistrement des frais scolaires au sein de l'institut KYESHERO.

Nous avons aussi utilisé quelques méthodes et techniques tout au long de notre étude entre autre :

Ø La méthode MERISE : la méthode MERISE apporte une formalisation éclairant les choix à effectuer, elle est un langage commun de référence centré sur le système d'informatisation et non sur l'informatique appliquée, elle permet une authentique communication entre le responsable de la stratégie d'entreprise, celui de son informatisation et les utilisateurs finals.

Ø La méthode historique : par laquelle nous avons obtenu des informations rétrospectives sur le système de gestion de la présente institution ;

Ø La technique documentaire : qui a consisté à la consultation des documents divers;

Ø La technique d'interview : qui nous a permis de voler, par un jeu de questions, réponses, des informations concernant le fonctionnement de la structure, au travers de la bouche des différents responsables des services de cette institution.

Après l'analyse de nos données, nous avons abouti aux états de sorties suivants :

- Liste des élèves inscrits ; 

- Reçu de paiement;

- Rapport des différents paiements effectués.

En guise de conclusion, nous ne pouvons pas achever toute la recherche dans une courte période comme celle-ci que nous avons utilisé pour un travail de fin de cycle. Pour que ce travail puisse s'achever correctement nous devons avoir un temps bien reparti.

Nous souhaiterions ainsi que d'autres chercheurs qui vont suivre ou aborder le même champ d'étude d'apporter des pistes nouvelles de solution sur la gestion des paiements des frais scolaires.

Nous ne prétendons pas avoir tout épuisé ni même avoir dit le dernier mot sur ce domaine. Toutes vos remarques et recommandations sont les bienvenues.

BIBLIOGRAPHIE

I. OUVRAGES ET DICTIONNAIRE

F D.SEGIET et F.BROUSSE, L'administration du système, éd. Dunod, Paris, 1984.

F MINEPSP, GESTION FINANCIERE DE L'ECOLE PROCEDURES ET DOCUMENTS COMPTABLES, INSPECTION GENERALE, SERNAFOR-PRIMAIRE/2007/N°3, Novembre 2007.

F F. JOLIVET&G. REBOUL, Informatique Appliquée à la gestion, Tome 2 Ed. Dunod, Paris, 1996.

F F. JOLIVET & G. REBOUL, Informatique Appliquée à la gestion, Tome 1, Ed. Dunod, Paris, 1995.

II. DICTIONNAIRE

Dictionnaire encyclopédique Encarta 2009.

III. COURS ET TFC

1) Eurasme KAKULE MILANDO, Cours de Méthode d'Analyse Informatique I, Cours inédit, ISC-Goma, G2 INFO, 2010-2011.

2) Eurasme KAKULE MILANDO, Cours de Méthode d'Analyse Informatique II, Cours inédit, ISC-Goma,G3 INFO, 2011-2012.

3) Eurasme KAKULE MILANDO, Cours de MAI II, Cours inédit, ISIG-Goma, G3 IG, 2011-2012.

4) GACHURUZI B. Shally, Cours d'initiation à la recherche scientifique, Cours inédit, ISC-Goma, 2010-2011.

5) TWIZERIMANA SINDAMBIWE Janvier, Suivi automatisé de la gestion des frais scolaires dans une institution d'enseignement secondaire : cas de l'Institut HEKIMA, TFC inédit, ISC-Goma, 2008-2009.

6) KAHAMBU VAGHENI Odette, Automatisation de la gestion du personnel dans une coordination des écoles, «  cas de la CBCA/ Goma, TFC Inédit, ISC-Goma, 2010 - 2011.

TABLE DES MATIERES

EPIGRAPHE i

DEDICACE ii

REMERCIEMENTS iii

SIGLES ET ABREVIATIONS iv

INTRODUCTION 1

1. ETAT DE LA QUESTION 1

2. PROBLEMATIQUE 2

3. HYPOTHESES 4

4. OBJECTIF 5

5. CHOIX ET INTERET DU SUJET 5

6. DELIMITATION DU TRAVAIL 6

7. METHODOLOGIE DU TRAVAIL ET TECHNIQUES 6

8. SUBDIVISION DU TRAVAIL 7

9. DIFFICULTES RENCONTREES 7

Chapitre Premier : CONSIDERATIONS THEORIQUES 8

I.1. GENERALITES SUR LA MISE EN PLACE D'UN MODELE DE GESTION DES PAIEMENTS DES FRAIS SCOLAIRES 8

I.1.1.DEFINITION DES CONCEPTS 8

I.1.2. PREVISIONS BUDGETAIRES 8

Chapitre Deuxième : PRESENTATION DU MILIEU D'ETUDE 11

I.1. DENOMINATION DE L'ECOLE 11

I.2. LOCALISATION DE L'ECOLE 11

I.3. HISTORIQUE DE L'INSTITUT KYESHERO 11

I.4. STRUCTURE DE L'ECOLE 12

I.5. OBJECTIFS DE L'ECOLE 14

I.6.ORGANIGRAMME 15

I.5.1. Fonctionnement de l'Institut KYESHERO 16

I.5.1.1. Description des tâches 16

Chapitre Troisième : 19

ANALYSE DU SYSTEME D'INFORMATION EXISTANT 19

III.1. DEFINITION DES CONCEPTS CLES 19

III.2. MODELE CONCEPTUEL DE COMMUNICATION (MCC) 20

III.2.1. Concepts utilisés 20

III.2.2. LE MODELE CONCEPTUEL DE COMMUNICATION (MCC BRUT) 21

III.2.3. MODELE CONCEPTUEL DE COMMUNICATION (MCC NET) 23

II.2.4. MATRICE 24

III.3. MODELE ORGANISATIONNEL DE TRAITEMENT (MOT) 25

III.3.1. Concepts utilisés 25

III.3.2. Règles d'organisation 26

III.3.3. Tableau des Procédures Fonctionnelles 26

III.3. 4. Diagramme d'enchaînement des procédures fonctionnelles 28

III.4. MODELE CONCEPTUEL DE TRAITEMENT (MCT) 33

III.4.1. Notion et concepts utilisés 33

III.4.2. Construction du MCT 35

III.5. ETUDE DES DONNEES 39

III.5.1. Notion 39

III.5.2. Documents utilisés 40

III.5.5. Règles de gestion 44

III.5.6. Construction du MCD 45

III.5.7. Quantification du MCD 46

III.5.8. Critiques du système d'information existant et solutions proposées 47

Chapitre Quatrième 48

ANALYSE DU SYSTEME D'INFORMATION FUTUR 48

IV.1. MODELE CONCEPTUEL DE COMMUNICATION BRUT FUTUR 48

IV.2. MATRICE DU MCC BRUT FUTUR 50

IV.3. MODELE CONCEPTUEL DE COMMUNICATION NET (MCC NET) 51

IV.4. ETUDE DES DONNEES 52

IV.4.1. Documents utilisés 52

IV.4.2. Dictionnaire de données 52

IV.4.3. Graphe de dépendance fonctionnelle 53

IV.4.4. Règles de Gestion 54

IV.4.5. Construction du MCD 55

IV.4.6. Quantification du MCD 56

IV.5. MODELE CONCEPTUEL DE TRAITEMENT (MCT) 57

IV.5.1. Construction du MCT définitif FUTUR 57

IV.6.2. Tableau des Procédures Fonctionnelles 62

IV.6.3. Diagramme d'enchaînement des procédures fonctionnelles 64

IV.6.4. Graphe de circulation des informations 71

IV.6.5. Schéma de circulation des informations 72

IV.6.6. Description des fiches des procédures fonctionnelles 78

IV.7. CONCEPTION DU SYSTEME D'INFORMATION INFORMATISE 83

IV.7.1. LE MODELE LOGIQUE DE DONNEES (MLD) 83

IV.7.2. Présentation du modèle logique de données (MLD) 84

IV.7.3. LE MODELE PHYSIQUE DE DONNEES (MPD) 84

IV.7.4. Construction du MPD 85

IV.7.5. LE MODELE LOGIQUE DE TRAITEMENT (MLT) 85

IV.7.5.1. Notion 85

IV.7.5.2. Construction du MLT 86

IV.5.7.3. BREVE PRESENTATION DE L'APPLICATION 89

CONCLUSION 98

BIBLIOGRAPHIE 101

TABLE DES MATIERES 102

* 1 TWIZERIMANA SINDAMBIWE Janvier, Suivi automatisé de la gestion des frais scolaires dans une institution d'enseignement secondaire : cas de l'Institut HEKIMA, TFC inédit, ISC-Goma, 2008-2009, p92.

* 2 KAHAMBU VAGHENI Odette, Automatisation de la gestion du personnel dans une coordination des écoles, «  cas de la CBCA/ Goma, TFC Inédit, ISC-Goma, 2010 - 2011, p1.

* 3 D.SEGIET et F.BROUSSE, L'administration du système, éd. Dunod, Paris, 1984, 232p

* 4 GACHURUZI B. Shally, Cours d'initiation à la recherche scientifique, Cours inédit, ISC-Goma, 2010-2011, p6.

* 5 Eurasme KAKULE MILANDO, Méthode d'Analyse Informatique II, Cours inédit, G3 Informatique de Gestion, ISC-Goma, 2011-2012, p1

* 6 Dictionnaire encyclopédique Encarta 2009.

* 7 MINEPSP, GESTION FINANCIERE DE L'ECOLE PROCEDURES ET DOCUMENTS COMPTABLES, INSPECTION GENERALE, SERNAFOR-PRIMAIRE/2007/N°3, Novembre 2007.

* 8 Eurasme KAKULE MILANDO, Cours de Méthode d'Analyse Informatique I, Cours inédit, G2 INFO, ISC-Goma, 2010-2011, p8.

* 9 Idem, p8.

* 10 Eurasme KAKULE MILANDO, Cours de Méthode d'Analyse Informatique II, Cours inédit, G3 INFO, ISC-Goma, 2011-2012, p7.

* 11 Eurasme KAKULE MILANDO, Op. Cit

* 12 Eurasme KAKULE MILANDO, Op. Cit

* 13 Idem

* 14 Eurasme KAKULE MILANDO, Op. Cit, p12.

* 15 Idem

* ¹⁶ Eurasme KAKULE MILANDO, Op. Cit

* ¹⁷ Eurasme KAKULE MILANDO, Op. Cit

* ¹⁸ Idem

* ¹⁹ Idem

* ²⁰ F. JOLIVET&G. REBOUL, Informatique Appliquée à la gestion, Ed. Dunod, Paris, 1996, p14.

* ²¹ Eurasme KAKULE MILANDO, Cours de MAI I, Cours inédit, ISC-Goma, 2010-2011, p81

* ²² Eurasme KAKULE MILANDO, Op Cit.

* ²³ Eurasme KAKULE MILANDO, Cours de MAI II, Cours inédit, ISIG-Goma, G3 IG, 2011-2012.

* ²⁴ Eurasme KAKULE MILANDO, idem.

* ²⁵ Ibidem.

* ²⁶ Eurasme KAKULE MILANDO, Cours de MAI II, Cours inédit, G3 INFORMATIQUE DE GESTION, ISC-Goma, 2011-2012, p77.

* ²⁷ Eurasme KAKULE MILANDO, Op Cit.