Memoire Online - Contribution à la gestion des créances clients dans une entreprise privée: cas de Hibis SARL

Le développement d'une économie dépend en grande partie des entreprises qui constituent le moteur de l'activité économique. Ces entreprises, qu'elles soient publiques, semi-publiques ou privées évoluent dans un contexte socio-économique tumultueux et en proie à de profondes mutations. Alors pour résister à cette concurrence impitoyable, les entreprises ont le devoir de se doter d'une bonne politique de gestion de ses ressources tant humaines, financières que matérielles.

Les sociétés béninoises en générale et HIBIS SARL en particulier, ne doivent pas être marginalisées par rapport à cette révolution où la règle d'or est à tout prix la maximisation du profit. Pour cela, la société HIBIS SARL se doit de mieux connaître, de contrôler et de maîtriser la position de ses clients, fournisseurs et de ses concurrents.

Ces règles de bonne gestion, les dirigeants de HIBIS SARL les ont si bien comprises qu'aujourd'hui, en dehors de leur activité initiale (la commercialisation du maïs), ils ont réussi à étendre leurs activités dans la commercialisation des matières premières pour la fabrication de la provende animale. La diversification des activités entraîne un accroissement du chiffre d'affaires et de ce fait une augmentation des crédits accordés aux clients. Pour que les objectifs visés en diversifiant les activités soient atteints, il faut une bonne politique de gestion des crédits accordés. C'est ce qui a motivé le choix de notre thème de fin de stage intitulé : « contribution à la gestion des créances clients dans une entreprise privée : cas de HIBIS SARL ».

-La présentation de la société et l'inventaire des travaux que nous y avons effectués ;

Nous avons voulu à travers le développement de ce thème amener les dirigeants de la société à mieux prendre en compte les enjeux de la gestion des créances.

PREMIÈRE PARTIE :

CHAPITRE 1 : PRÉSENTATION GÉNÉRALE DE LA SOCIÉTÉ HIBIS SARL

Nous avons effectué notre stage dans une société commerciale. Elle a pour raison sociale HIBIS APPROVISIONNEMENT SARL. C'est une société à responsabilité limitée de Droit Béninois qui s'appuie sur les dispositions de l'Acte Uniforme relatif au Droit Comptable du traité de l'O.H.A.D.A^*. Elle est située dans la rue derrière l'Eglise Sacré-coeur AKPAKPA de Cotonou et immatriculée au registre de commerce de Cotonou sous le numéro 23452 B du 25 Septembre 1998.

Après cette brève présentation de la société, nous présenterons d'une part son historique et ses objectifs et d'autre part sa structure organisationnelle et ses activités.

SECTION 1 : HISTORIQUE ET OBJECTIFS

Paragraphe 1 : Historique

HIBIS SARL est une société commerciale au capital de un million de francs (1.000.000 FCFA). Elle est créée le 25 Septembre 1998 par deux associés Béninois, Monsieur Ignace KOUKPESSO et Madame Thérèse KOUKPESSO. C'est une société de Droit Béninois dont l'activité principale est la vente en gros et en détail de maïs pour la consommation. Ainsi les principaux clients de la société sont les ménages et les sociétés qui utilisent le maïs comme matière première dans la fabrication de leur produit.

Mais ces deux dernières années, la société HIBIS SARL a connu une véritable expansion. Cette expansion s'est concrétisée par la diversification de ses activités à savoir :

La commercialisation des tourteaux : Tourteaux de coton, d'arachide, de soja, de palmiste....

La diversification des activités de la société se justifie à travers les objectifs qu'elle s'est fixée.

Paragraphe 2 : Objectifs

Dans un contexte africain où l'autosuffisance alimentaire est loin d'être atteinte, les pays africains en général et le Bénin en particulier ont une mauvaise politique de distribution des produits agricoles, des zones rurales vers les centres urbains. Pour remédier à cet état de chose, la société HIBIS SARL s'est proposée de mettre en place une politique de vente des produits agricoles notamment le maïs et ses dérivées dans les centres urbains. De plus elle a eu l'idée de concilier la vente des produits agricoles avec celle des produits destinés à l'élevage qui constitue sans nul doute un secteur porteur d'espoir vu les potentialités qu'offre le Bénin dans ce domaine.

SECTION 2 : STRUCTURE ORGANISATIONNELLE ET ACTIVITÉS

Paragraphe 1 : Structure organisationnelle

Le fonctionnement du système que constitue l'entreprise, nécessite la mise en place de structures permettant d'accomplir les fonctions nécessaires (fonction de direction, fonction financière, fonction commerciale...) à la réalisation des objectifs fixés.

Ainsi pour faciliter la réalisation de ses objectifs, la société HIBIS SARL est organisée autour d'un même ensemble de services hiérarchisés. A ce titre, elle dispose en son sein d'un organigramme composé de :

A -La Direction

C'est l'organe central de l'entreprise. Tous les autres organes en dépendent. Elle s'occupe de la mise en oeuvre des moyens techniques, financiers, organisationnels et humains dont elle dispose pour atteindre les objectifs qu'elle s'est fixée.

La Direction est responsable de la qualité du service rendu, des résultats économiques et de la mise en oeuvre du plan de développement des activités de la société. Elle assure sa gestion quotidienne. En somme, c'est un organe au sein duquel se prennent les décisions stratégiques de la société en vue de l'établissement d'un plan de développement durable.

B- Le service commercial

Le service commercial est chargé de la recherche des clients. C'est le service qui entretient un contact permanent avec les clients à tous les niveaux. Il est dirigé par un chef qui coordonne toutes ses activités.

Le service commercial a pour obligation d'identifier le service demandé, de rendre un service de qualité et de satisfaire les besoins des clients. Enfin le service commercial a pour mission de fidéliser les clients, d'accroître leur flux vers l'entreprise et de s'occuper du marketing des produits offerts par HIBIS SARL.

C- Le service administratif, financier et comptable

-La gestion du personnel de l`entreprise : recrutement, gestion de carrière, paye, problèmes divers du personnel ;

-Le contrôle des états de rapprochements divers : Banque, clients et fournisseurs ;

-L'établissement et le respect d'un calendrier des obligations fiscales (OBSS, IPTS, etc....);

-L'observation stricte de tous les principes comptables généralement admis et notamment, ceux prescrits par le Système Comptable Ouest Africain (SYSCOA) ainsi qu'à l'application des procédures de contrôle interne.

D- Le service de l'approvisionnement et de gestion des stocks

Cette dernière tâche a pour but d'éviter les ruptures intempestives de stocks. Elle permet de maîtriser aussi les coûts de gestion des stocks détenus.

E- L'annexe de MENONTIN

La société HIBIS SARL possède une annexe située au bord de la voie pavée derrière le stade de l'amitié de KOUHOUNOU.

Elle vend tous les produits et procède périodiquement à l'inventaire des stocks détenus. Elle tient une comptabilité élémentaire qui est consolidée avec celle du siège à la clôture des opérations journalières.

Paragraphe 2 : Activités

A sa création, HIBIS SARL avait comme activité principale la vente de maïs pour la consommation. La société s'approvisionne auprès de ses principaux fournisseurs qui sont les grossistes et les producteurs de maïs. Le maïs acheté est momentanément stocké pour son conditionnement. Cette opération est effectuée par des manoeuvres occasionnels. Elle consiste à traiter et à emballer le maïs. Les emballages sont essentiellement des sacs d'une capacité qui varie entre cinquante et cent cinquante kilogrammes. Il faut dire qu'à l'issue de cette opération le maïs emballé est stocké dans les magasins de la société.

Mais les activités de la société ont connu ces dernières années une forte expansion. En effet à la vente de maïs se sont rajoutées certaines activités. Il s'agit de l'achat et de la vente en l'état de matières premières qui entrent dans la fabrication de la provende animale. Au nombre de ces produits nous pouvons citer :

La farine de poisson : C'est le constituant essentiel de la provende pour volaille.

-La première catégorie contient un taux de quarante trois pour cent (43%) de protéines brutes ; selon les éleveurs, elle constitue l'élément de base de l'alimentation des poules réformées.

-La deuxième catégorie contient une forte proportion de protéines brutes ; soit un taux de soixante treize pour cent (73%).

Les tourteaux : C'est le deuxième constituant essentiel pour l'alimentation des volailles. Il existe plusieurs sortes de tourteaux selon la nature du produit duquel ils sont extraits. On distingue le tourteau de coton, le tourteau d'arachide, le tourteau de soja...(déchet obtenu après extraction de l'huile du coton, d'arachide, du soja...) ;

Les sons : La société en commercialise deux variétés (son de maïs, son de blé) ;

Les coquilles : Transformées en poudre, elles sont assez riches en calcium. C'est la principale source de calcium pour l'alimentation des volailles.

CHAPITRE 2 : TRAVAUX EFFECTUÉS AU COURS DU STAGE

Dans ce chapitre nous ferons l'inventaire des travaux que nous avons exécutés au cours de notre stage.

SECTION 1 : ENREGISTREMENT DES VENTES ET TENUE DES

LIVRES DE TRÉSORERIE

Paragraphe 1 : Enregistrement des ventes

Nous avons assisté le chef service vente pour l'enregistrement des ventes de marchandises.

Les opérations de ventes de marchandises sont enregistrées dans des livres de recettes par produit.

Dans un premier temps, nous les enregistrons sur facture. Cette facture comporte les mentions suivantes :

Au bas de la facture, nous mentionnons le total facturé sur l'ensemble des produits. Ce total facturé est écrit en chiffres et puis en toutes lettres. Il est hors taxes car la société n'est pas assujettie à la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA).

Ensuite nous envoyons le client vers les magasins de stockage de la société où il reçoit les marchandises. Après la livraison, le chef magasinier délivre un bordereau de livraison qui justifie la sortie des marchandises achetées.

Dans un second temps, nous remplissons les livres de recettes de tous les produits vendus. Les colonnes «montant» des livres permettent d'apprécier le chiffre d'affaires réalisé par produit et sur l'ensemble des produits. Les stocks disponibles sont ensuite constatés en fin de journée.

Paragraphe 2 : Tenue des livres de trésorerie

Nous avons imputé les recettes et les dépenses dans les comptes de trésorerie. En effet lorsque les clients règlent leurs achats en espèces le compte «caisse» est débité du montant du règlement effectué. Le compte «banque» est débité du montant du règlement dans le cas où il est fait par chèque bancaire. Compte tenue des prévisions de dépenses à effectuer dans la journée, un retrait d'espèces de la banque est effectué en vue d'alimenter la caisse.

A la fin de chaque mois, un relevé de toutes les opérations effectuées avec la banque est envoyé à la société. Nous procédons ainsi au pointage de toutes les opérations et à leur confrontation avec celles qui figurent dans le compte «banque» tenu par HIBIS SARL : c`est l'état de rapprochement bancaire.

Cet état de rapprochement permet de vérifier la concordance de deux comptes à savoir : le compte «banque» tenu par l'entreprise et le compte «entreprise» tenu par la banque. Dans ces comptes, nous avons repris les soldes réciproques à la date considérée.

Nous inscrivons après pointage du compte « banque » et du relevé de la banque les montants qui diffèrent dans l'état de rapprochement. Les principales opérations de cette nature et leur inscription peuvent être résumées dans les différents comptes comme suit :

-Les mouvements créditeurs enregistrés par la banque mais non enregistrés dans les livres de la société;

-Les agios et commissions bancaires diverses dont nous n'avons pas connaissance ;

-Les chèques adressés aux fournisseurs mais non encore encaissés par ceux-ci ;

Ces inscriptions opérées permettent d'obtenir deux soldes égaux mais de sens opposés. Ensuite les écritures de régularisation sont passées dans le journal « banque » conformément aux suspens mis en exergue dans l'état de rapprochement.

SECTION 2 : ELABORATION DES ÉTATS STATISTIQUES

A l'aide des informations reçues du service commercial, nous avons établi des états statistiques et analysé les tendances. Ces états concernent l'évolution en quantités et en valeur du chiffre d'affaires réalisé sur quelques produits de la société HIBIS SARL.

Paragraphe 1 : Courbes de tendance du chiffres - d'affaires

L'analyse des courbes et des histogrammes fait ressortir la réalisation d'un chiffre d'affaires saisonnier. En effet, les quantités de matières consommées par ses principaux clients pour leurs volailles varient suivant les saisons. La période de forte consommation correspond à l'augmentation du nombre de sujets ou à leur entrée en ponte.

Par contre lorsque les sujets sont à l'étape «poussins» la consommation de provende est faible. De même, en cas de rupture de stocks, la société supporte les coûts engendrés par la pénurie.

Cependant, la superposition des courbes de variation du chiffre d'affaires de la farine de poisson et du maïs pour les exercices 1999 et 2000 traduit des disparités qui ne sont liées ni à la baisse de la consommation ni aux ruptures de stocks. En effet, ces disparités s'expliquent par la mévente connue par la société HIBIS SARL du fait de la fixation d'un prix plus bas par ses concurrents.

Paragraphe 2 : Diagrammes en secteurs circulaires

Les diagrammes en secteurs circulaires nous ont permis de ressortir en pourcentage, les proportions mensuelles des quantités des produits vendues au cours d'un semestre. En effet, au cours du premier semestre 2000, nous avons remarqué une variation mensuelle des proportions de farine de poisson et de tourteau de coton vendus. Ces variations sont illustrées dans le diagramme en secteurs représenté à l'annexe 5 et 6.

DEUXIÈME PARTIE :

CONTRIBUTION À LA GESTION DES CRÉANCES CLIENTS DANS UNE ENTREPRISE PRIVÉE :

CAS DE HIBIS SARL

CHAPITRE1 : PRATIQUE DE LA GESTION DES CRÉANCES CLIENTS

SECTION 1 : ORGANISATION DE LA GESTION DES CRÉANCES CLIENTS

Une société commerciale, en même temps qu'elle obtient des crédits des fournisseurs d'exploitation, octroie des crédits à ses clients. Ce processus est cependant conditionné par une bonne organisation dans la gestion des créances.

Dans cette section, nous étudierons les différentes formes de créances (paragraphe 1), leur gestion et la procédure de leur mise en place au sein de la société HIBIS SARL (paragraphe 2).

Paragraphe 1 : Les différentes formes de créances

Les créances d'exploitation sont des créances qui naissent au cours du cycle d'exploitation. Ainsi on distingue quatre (04) catégories de créances.

A- Les créances saines

Les créances saines sont des créances qui sont recouvrées sans difficulté à l'échéance fixée au moment de la facturation.

B- Les créances litigieuses

Les créances litigieuses sont celles pour lesquelles des litiges opposent l'entreprise au débiteur, portant sur l'existence ou sur le montant de la créance^*.

C- Les créances douteuses

Les créances douteuses sont celles sur lesquelles pèsent des risques de non-recouvrement, en raison des difficultés financières du débiteur ou de sa mauvaise foi. Ce sont des créances dont le recouvrement devient incertain après l'échéance fixée au moment de la facturation.

D- Les créances irrécouvrables

Ce sont des créances dont la perte est certaine. Cette perte peut résulter du fait de la disparition du client, du résultat négatif des poursuites engagées, de l'action d'un contentieux ou tout simplement de l'abandon de la créance par l'entreprise, lorsqu'il s'agit de petites factures ne justifiant pas le coût d'une procédure judiciaire.

Paragraphe 2 : Gestion des créances clients à HIBIS SARL

La gestion des créances à la société HIBIS SARL est assurée par le service administratif, financier et comptable. Lorsqu'un client désire effectuer un achat à crédit, il s'adresse au chef vente du service commercial qui lui fournit des renseignements. Ces renseignements ont pour but d'informer le client concerné des différentes procédures relatives à l'octroi de crédit.

A- Les procédures d'octroi

Dans la société HIBIS SARL, les procédures d'octroi de crédit se résument à l'acceptation des bons de commande, à l'ouverture du crédit et à la facturation.

1- L'acceptation des bons de commande

L'acceptation de tout bon de commande est conditionnée par le plafond de créances indiqué par le responsable chargé de la gestion des créances. Le service de gestion des créances à HIBIS SARL a établi des plafonds qui tiennent compte de plusieurs considérations. En effet, ce service a fixé un plafond de créances par produit commercialisé et par client.

Ces plafonds dépendent aussi de la qualité des clients. Ainsi, pour obtenir le montant maximal de crédit accordé à un client, on procède à des vérifications et calculs sur les opérations réalisées avec ce dernier.

Les vérifications et les calculs se limitent au niveau du chiffre d'affaires mensuel réalisé avec le client concerné. Le plafond de crédit à accorder pour un achat est le résultat du cumul des achats effectués divisé par huit (08). Compte tenu des informations reçues du service de gestion des créances de la société HIBIS SARL, nous résumons les plafonds annuels et mensuels de créances autorisées dans les tableaux suivants :

Ces états sont susceptibles de modification à la suite d'une demande expresse du client qui est adressée à la Directrice de la société.

Ces conditions ci-dessus énumérées ne sont pas suffisantes. En effet beaucoup d'autres conditions doivent être remplies par le client pour l'ouverture du crédit.

2- L'ouverture du crédit

Tout comme l'acceptation du bon de commande, l'ouverture du crédit répond bien à des règles bien définies dans la société. Le client qui sollicite un crédit doit être rigoureusement un client ancien et fidèle à l'entreprise. De plus, il doit avoir effectué des achats au comptant pendant au moins dix (10) mois dans la société.

Ensuite après une étude relative à la régularité et à la sincérité du client, celui-ci peut de commun accord avec le chef service vente rédiger sa lettre de demande de crédit adressée à la Directrice. La Directrice, à son niveau, procède de nouveau à une étude minutieuse du dossier avant de se prononcer.

En cas de réponse favorable de la Directrice, la lettre est renvoyée au chef service vente pour être exécutée : c'est l'ouverture du crédit. Lorsque la demande se fait pour la première fois, le service comptabilité est saisi. Ce service se charge de l'enregistrement du client dans les livres de la société. Cette opération consiste à enregistrer les nom, prénoms et adresse du client pour la création de son numéro de compte.

La facturation et la livraison des marchandises viennent donner un terme à ce processus. Dans la société HIBIS SARL, la facturation est du ressort du chef vente.

La facture est un écrit dressé par un commerçant pour constater les conditions d'achat ou de vente des produits, denrées ou marchandises et services rendus. La vente de tous produits, denrées ou marchandises, qu'ils soient destinés à être revendus en l'état ou après transformation et la prestation de tous services, donnent lieu à la facturation.

La société HIBIS SARL est une société privée qui a pour mission l'importation, la vente et la promotion des produits locaux. Au cours de son cycle d'exploitation, elle facture ses clients pour les opérations de vente de marchandises. Ainsi l'acceptation de tout bon de commande déclenche la facturation.

Après l'établissement de la facture, le client s'adresse par la suite au chef magasinier qui se charge de lui livrer les marchandises. Ensuite, il lui délivre le bordereau de livraison qui justifie la livraison effective des marchandises.

B-Procédure de recouvrement

Tout créancier octroyant un crédit est indubitablement préoccupé par son remboursement dans les délais convenus. Mais hélas, dans bien des cas, le recouvrement ne se déroule pas comme l'on l'aurait souhaité. C'est pourquoi il urge d'accorder une certaine priorité au service de recouvrement dans toutes les entreprises commerciales. De plus le système de recouvrement qui constitue à n'en point douter le fer de lance dans le processus de gestion des créances, revêt deux modes à savoir :

Dans la société HIBIS SARL, le recouvrement des créances à l'échéance est assuré par la caisse principale. A l'échéance, les clients viennent spontanément au guichet de cette caisse pour effectuer le règlement de leur dette contre espèces ou chèques bancaires. Les chèques bancaires ne sont acceptés par le caissier qu'avec l'accord du chef comptable de la société qui contrôle la validité desdits chèques.

Le client qui ne se présente pas dans un délai de dix (10) jours après l'échéance de sa dette, reçoit une lettre de relance lui rappelant le montant et l'échéance de sa dette. Lorsque cette lettre de relance est sans suite, quinze (15) jours après, le responsable chargé du recouvrement se rend chez son débiteur pour savoir les raisons de son silence.

Si malgré tout, il ne se manifeste pas, soit le responsable se fait payer par la banque du débiteur défaillant si celui-ci avait reçu entre temps l'aval de celle-ci.

Soit encore une deuxième lettre de relance est envoyée au client pour lui notifier que son dossier est confié à un huissier.

Lorsque toutes les tentatives de recouvrement par voie normale sont sans succès deux (02) mois après, le dossier est confié à un avocat ou à un huissier.

Lorsque celui-ci arrive à recouvrer les créances, il prélève ses honoraires dont le montant est fixé à l'avance. Le solde est versé à la société, quant à elle de récupérer les honoraires supportés sur le client car ces frais sont à sa charge.

SECTION 2 : TRAITEMENT COMPTABLE DES CRÉANCES

Le règlement relatif au Droit Comptable fait obligation de tenir une comptabilité aux entreprises soumises aux dispositions du droit commercial. A cet effet, la société HIBIS SARL qui est une entreprise en croissance, a organisé une comptabilité qui lui permet de bien gérer ses créances clients.

Paragraphe 1 : Traitement comptable des créances saines

Les créances saines sont des créances dont le recouvrement ne pose pas de problèmes. De la même manière leur enregistrement comptable est simple depuis leur naissance jusqu'au moment de leur recouvrement.

A - Enregistrement de la créance

Toute vente à crédit de marchandises donne naissance à une créance de la société HIBIS SARL sur le client considéré. Les marchandises commercialisées par la société HIBIS SARL sont destinées à la consommation (de première nécessité : Maïs) et à la nutrition des volailles. A cet effet, elle n'est pas assujettie à la Taxe sur la Valeur Ajoutée (T.V.A). Toutes les ventes sont de ce fait exonérées de T.V.A.

A HIBIS SARL, les comptes « ventes de marchandises » et « clients » sont codifiés de façon à faire ressortir facilement la catégorie de produit vendu et le client concerné. Ainsi pour le traitement comptable des créances, nous retiendrons seulement les comptes principaux à trois chiffres du SYSCOA.

B- Ecriture lors du règlement du client

Lorsque le client règle avant ou à l'échéance sa dette, son compte est tout simplement crédité du montant du règlement effectué par le débit d'un compte de trésorerie. Lorsque le règlement est fait en espèces, on a l'écriture suivante :

Mais lorsqu'il remet un chèque pour le règlement, le comptable l'envoie à la banque pour son encaissement. Dans ce cas, le compte « banque » est débité du montant du chèque avec indication de son numéro.

Toutes les créances de la société ne sont pas toujours certaines. En effet, on assiste dès lors à des contestations des sommes dues par les clients à la société ou soit à leur perte partielle ou définitive : On dit que les créances sont dépréciées. La société HIBIS SARL réserve un traitement particulier, en fin d'exercice, à ces formes de créances.

Paragraphe 2 : Traitement comptable des autres formes de

créances

La dépréciation correspond au montant des créances que l'on risque de ne pas recouvrer sur des clients en état de cessation de paiement ou en faillite. Cette perte probable est le plus souvent définie en pourcentage du montant des créances.

Dans la société HIBIS SARL, pour constater la dépréciation probable on détermine le taux de provision.

A- Le taux de provision

Le taux de la perte probable est déterminé forfaitairement par le service financier et comptable.

Ce service a établi des taux de provision à constituer qui tiennent compte de l'âge de la créance.

B-Constatation de la provision et de perte sur créance

La provision pour dépréciation est la constatation comptable d'un amoindrissement de la valeur d'un élément d'actif résultant de causes dont les effets ne sont pas jugées irréversibles. Les éléments d'actif qui font l'objet d'une provision pour dépréciation sont ceux pour lesquels on ne constate pas habituellement de dépréciation du fait du temps. La provision constate donc un appauvrissement de l'entreprise, mais contrairement aux amortissements, cet appauvrissement n'est pas irréversible, ce qui signifie qu'il n'est que probable et non encore certain.

Dans la société HIBIS SARL, avant de constater la dépréciation d'une créance sur un client, on procède souvent au reclassement du client concerné. Le reclassement consiste à transférer le nominal de cette créance à un compte particulier. Soit :

Mais la nomenclature des comptes à HIBIS SARL permet de distinguer d'une part les créances litigieuses par clients et les créances douteuses par clients d'autre part.

Pour ce faire nous allons utiliser les comptes principaux 4161 « créances litigieuses » et 4162 « créances douteuses » et 411 « clients » pour l'analyse comptable.

Ainsi le reclassement d'une créance litigieuse aboutit à l'écriture suivante :

Le reclassement permet de distinguer dans le bilan les créances saines et les créances douteuses ou litigieuses. Cette opération précède la constitution de la provision.

Pour constituer la provision pour dépréciation, on débite un compte de « charges provisionnées » par le crédit d'un compte de « dépréciation ».

Ces charges provisionnées sont relatives aux créances clients. A cet effet, on débite le compte 6594 « charges provisionnées d'exploitation sur créances » par le crédit du compte 491 « dépréciation des comptes clients » après reclassement des clients d'où l'écriture suivante :

Cette écriture est la même quelle que soit la forme prise par la créance (Douteuse ou litigieuse) pour constituer la provision. Cependant les créances totalement irrécouvrables ne font pas l'objet de provision : elles constituent des pertes sèches et doivent être soldées. Pour ce faire, on débite le compte 6511 «pertes sur créances clients» par le crédit du compte 416 «créances clients litigieuses ou douteuses» du nominal de la créance. On a alors :

Il faut noter que toutes les écritures passées jusque là sont relatives aux opérations effectuées dans la société HIBIS SARL. De ce fait il n'y a pas de T.V.A à collecter ni à annuler car cette société est exonérée de cette taxe.

Ensuite on procède à la reprise de la provision existante. A cet effet, l'écriture de reprise ci-après est passée :

C-Réintégration de clients reclassés en clients douteux au compte 411 « clients »

Si la situation d'un client s'est parfaitement améliorée et que le risque de perte probable est écarté, on réintègre le client concerné au compte 411 « clients ». En effet, on vire le montant nominal de la créance du compte 416 « créances clients litigieuses ou douteuses» au débit du compte principal 411 « clients ». L'écriture de virement est ce qui suit :

CHAPITRE 2 : ANALYSE CRITIQUE ET SUGGESTIONS

La crédibilité et la solvabilité d'une entreprise surtout commerciale se mesurent par sa capacité à disposer les fonds nécessaires et suffisants pour financer son cycle d'exploitation. En effet, pour atteindre cet objectif, il faut disposer d'une bonne organisation, pour la gestion des ventes à crédits qui s'avère être un exercice complexe. A HIBIS SARL, la gestion des créances clients telle que présentée dans le chapitre précédent de la deuxième partie, mérite d'être analysée et améliorée. Cette analyse se fera d'une part à travers l'incidence des ventes à crédit de marchandises, tant sur le résultat, sur le bilan que sur la trésorerie, d'autre part à travers l'appréciation du mode de gestion des créances clients telle que pratiquée par HIBIS SARL et les suggestions que nous aurons à formuler.

SECTION 1 : IMPACT DES CRÉANCES CLIENTS

Les ventes à crédit de marchandises ont un important impact tant sur le bilan, sur le résultat que sur la trésorerie. Cette influence n'est liée ni à la taille, ni au secteur d'activité de l'entreprise. Ainsi toute augmentation de créances non recouvrées constitue des charges d'exploitation qui diminuent le résultat de par la constitution des provisions et des pertes sur créances clients. De la même manière, les ventes à crédit de marchandises entraînent la modification du bilan et celle de la trésorerie.

Paragraphe 1 : Impact sur le bilan et le résultat

Les créances clients ont des effets analogues aussi bien sur le bilan que sur le résultat de l'entreprise. Mais spécifiquement au bilan, en dehors de la diminution du résultat, d'autres postes connaissent également des changements qui méritent d'être soulignés.

A-Impact sur le bilan

Lorsque les marchandises sont vendues au comptant, la trésorerie de l'entreprise est renflouée et permet à cette dernière de disposer de liquidité pour le renouvellement de son stock et le règlement des dettes fournisseurs. Mais lorsqu'elles sont effectuées à crédit, on assiste à une augmentation du volume des créances. En effet, la vente à crédit de marchandises entraîne une diminution du stock puis un gonflement des créances : la créance client résulte alors de la migration d'un poste à un autre des biens de l'entreprise. Cette migration est facilement remarquable, dans le bilan de l'entreprise, après toute vente à crédit de marchandises.

B-Impact sur le résultat

Lorsqu'au cours d'un exercice, la masse de créances sur clients augmente et que HIBIS SARL n'arrive à récupérer qu'une partie de ces créances, à la fin de l'exercice, la masse des provisions pour dépréciation des comptes clients constituée augmente ce qui entraîne une diminution du résultat d'exploitation de la société.

-La masse des créances a augmenté de 1.650.000, soit de une augmentation 21,15%.

-Les provisions pour dépréciation ont aussi augmenté de 331.000, soit de 9,86%.

Après l'analyse de ce tableau, il apparaît que l'entreprise a opté pour une vente à terme, en vue de se maintenir dans un marché purement concurrentiel. Ainsi nous remarquons que la masse des créances a augmenté de 1999 à 2000, ce qui a conduit à une augmentation des provisions pour dépréciation des clients pour la même année. Or, plus la provision pour dépréciation est importante, plus le résultat de l'exercice est faible. Cela se justifie d'autant plus que l'impact des provisions pour dépréciation est loin d'être négligeable sur le résultat.

Paragraphe 2 : Impact sur la trésorerie

La trésorerie nette est la différence entre le fonds de roulement et le besoin de financement. De ce fait, les ventes à crédit de marchandises ont un important impact sur la trésorerie de l'entreprise.

Pour étudier l'impact des créances clients sur la trésorerie, nous allons donc déterminer le fonds de roulement (FR) et le besoin de financement global (BFG).

Les créances en général et les créances clients en particulier font partie de l'actif circulant. Elles augmentent de ce fait le fonds de roulement brut de l'entreprise. Mais pour évaluer les ressources disponibles pour financer son exploitation, l'entreprise doit écarter la valeur de ses découverts et de ses dettes à court terme. Cela conduit alors au calcul de son fonds de roulement net (FRN).

Ainsi le fonds de roulement net (FRN) est la différence entre le fonds de roulement brut et la somme du passif circulant et de la Trésorerie-passif. On a alors :

De suite, le besoin de financement global est la différence entre l'Actif circulant et le Passif circulant :

Et la trésorerie nette (TN) est la différence entre la Trésorerie-actif et la Trésorerie-Passif :

Ainsi la trésorerie nette est la différence entre le fonds de roulement et le besoin de financement global. On a alors :

Par la suite, il apparaît clair que les ventes à crédit de marchandises diminuent la trésorerie. Plus les créances d'exploitation augmentent, plus l'entreprise se prive des ressources immédiates pour faire face aux dépenses engagées dans l'exploitation.

Les créances nées à l'occasion du cycle d'exploitation impliquent donc un besoin de financement. En effet, avant de vendre toute entreprise doit produire ou acheter. Pour ce qui concerne HIBIS SARL, elle achète les produits locaux et importés. Pour ces achats, elle engage un certain nombre de dépenses. Ainsi du décalage qui existe entre le décaissement (règlement des dettes nées au cours de l'exploitation) et l'encaissement des ventes, naît un besoin de financement qui doit être compensé par le fonds de roulement .

Analyse de la situation financière de la société HIBIS SARL aux exercices 1999 et 2000

-Une augmentation du fonds de roulement (FR) qui est passé de 1.635.000 à 1.675.000, soit une augmentation de 2,45% ;

-Dans le même temps, l'actif circulant a remarquablement progressé, passant ainsi de 12.964.000 en 1999 à 15.114.000 en 2000. Ce progrès s'explique par une forte augmentation du volume des créances au cours de l'exercice 2000. En effet, la valeur des stocks n'a pratiquement pas changé alors que celle des créances est passée de 7.800.000 à 9.450.000 ; soit une augmentation de 21,15%.

-De l'autre côté, le passif circulant a faiblement augmenté passant de 11.628.000 en 1999, à 11.892.000 en 2000.

-Le besoin de financement global (BFG) qui est la différence entre l'actif circulant et le passif circulant a connu une augmentation et est passé de 1.336.000 en 1999, à 3.322.000 en 2000. Cela se justifie par le fait que les créances ont sensiblement évolué en 2000.

La trésorerie nette est la différence entre le fonds de roulement et le besoin de financement. En conséquence, la trésorerie nette de l'entreprise a connu une forte baisse en 2000. Ce qui signifie que les créances nées au cours du cycle d'exploitation ont un impact négatif. En effet, la trésorerie qui était déjà négative en 1999, a encore baissé de 429.000 en 2000.

S'il n'y avait pas eu une augmentation des créances en 2000, le besoin de financement n'aurait pas augmenté et par conséquent, la situation de la trésorerie se serait nettement améliorée.

SECTION 2 : APPRÉCIATION DU MODE DE GESTION DES

CRÉANCES CLIENTS À LA SOCIÉTÉ HIBIS SARL

La gestion des créances clients est une activité complexe qui doit être intégrée à la politique commerciale de l'entreprise. A HIBIS SARL, la pratique de la gestion des créances que nous avons présentée dans le chapitre précédent mérite d'être améliorée pour garantir sa performance.

Ainsi, l'appréciation de la gestion des créances à la société HIBIS SARL se fera à travers les forces et les faiblesses du service chargé. Par la suite nous formulerons quelques suggestions à l'endroit de l'organisation des activités de l'entreprise.

Paragraphe 1 : Forces et faiblesses du système de gestion des

créances clients

Le service de gestion des créances clients a ses forces et ses faiblesses que nous allons présenter dans les lignes qui suivent.

A-Les forces du système

La gestion des créances clients, telle que présentée à HIBIS SARL, permet d'avoir une vue globale des créances et d'augmenter les chances de solvabilité des clients. En effet, l'instauration des plafonds de créances par produits permet à la société de réduire les risques d'insolvabilité des clients, pour ce produit, jusqu'à concurrence des plafonds autorisés. De même, la détermination du plafond de créances par clients les oblige à être fidèles et sérieux dans le paiement à l'échéance ; car plus le client est fidèle et sérieux, plus son plafond de créance est élevé.

De plus, le processus d'octroi de crédit qui commence de l'acceptation du bon de commande jusqu'à la livraison des marchandises, ne permet pas d'accorder au hasard de crédit car la Directrice de la société, après une étude minutieuse du dossier, doit nécessairement donner son point de vue avant que la livraison ne soit effective.

Outre le processus d'octroi de crédit, la politique de recouvrement pratiquée par la société HIBIS SARL permet d'avoir un bon taux de recouvrement. Cela est dû au fait que le client qui est en difficulté de paiement bénéficie de l'indulgence du service chargé du recouvrement. Ce service a le devoir de le relancer dans un délai de trente (30) jours avant que la phase judiciaire de recouvrement ne commence.

B-Les faiblesses du système

En somme la gestion des créances clients à HIBIS SARL est jugée acceptable à travers son taux élevé de recouvrement. Toutefois, il existe quelques imperfections qu'il importe de souligner.

Tout d'abord, à l'endroit de l'organisation de la société, l'absence d'un service de comptabilité analytique ne permet d'apprécier la rentabilité des produits commercialisés. Ensuite l'absence d'un système informatique ne permet un traitement rationnel de l'information.

Par la suite, par rapport à la gestion des créances, nous jugeons que le montant des plafonds de créances est trop rigide. De ce fait les clients sont obligés de faire recours à d'autres entreprises concurrentes, ce qui peut entraîner leur perte définitive.

De plus à HIBIS SARL, le recouvrement des créances est assuré par le service-comptabilité, chose qui n'est pas aisée à gérer car le personnel comptable se trouve surchargé influençant ainsi leur efficacité dans le recouvrement.

Enfin les relations d'amitié qui naissent entre les clients et les responsables du service de gestion des créances influencent parfois l'application rigoureuse des principes d'octroi et de recouvrement de crédit. Il convient donc d'uniformiser tous les principes de gestion de créances de la société.

Paragraphe 2 : Suggestions

A - Par rapport à l'organisation générale de l'entreprise

Le stage que nous avons effectué dans la société HIBIS SARL nous a permis de prendre connaissance de l'organisation générale de l'entreprise qui permet une bonne gestion des créances clients. Toutefois, nous avons pu noter quelques défaillances auxquelles nous voudrions bien apporter des essais de solutions :

-Instauration d'un service de comptabilité analytique afin d'apprécier la rentabilité de chaque produit et, au besoin, de décider de la promotion d'un produit ou de son élimination.

-En ces moments où la société connaît une forte croissance, il s'avère nécessaire de renforcer le service comptabilité par le recrutement de personnel ;

-Compte tenue d'une part du nombre important des produits commercialisés et d'autre part pour éviter les encombrements de documents, il serait opportun d'opter pour l'informatisation du service comptabilité ;

-L'organisation de réunions périodiques, afin d'amener chaque employé à donner librement son point de vue par rapport à la gestion de l'entreprise.

B-Par rapport à la procédure d'octroi de crédit.

La société HIBIS SARL, pour assurer sa rentabilité et ses performances sur les marchés où la concurrence est âpre et opiniâtre, est tenue de faire des ventes à terme à ses clients tout en protégeant ses intérêts financiers. Pour cela, les dirigeants de la société doivent prendre leurs responsabilités vis-à-vis de leur politique d'octroi de crédit. Ils doivent revoir alors leurs stratégies de fixation de plafond de crédit par produit et par client. En effet, les plafonds de crédit ne doivent pas être statiques d'une période à l'autre. Ces plafonds doivent être flexibles et doivent varier en fonction des périodes d'activités intenses, moyennes ou faibles. Ainsi à l'approche des fêtes par exemple les éleveurs (principaux clients) ont un stock important de volailles qui implique une forte consommation de la provende. De ce fait, la société HIBIS SARL peut réviser ses plafonds de créances à la hausse pour les recouvrer à la fin des fêtes.

Par contre en période de faible consommation, elle peut maintenir ses plafonds de créances voire les réviser à la baisse pour éviter les risques d'insolvabilité des clients.

En cas de dépassement de plafonds de créances fixés, la société peut, de façon exceptionnelle, accorder des ventes à crédit à certains clients potentiels de par leur comportement et leur sérieux.

Ainsi dans la définition de la politique d'octroi de créances clients le service chargé doit-il :

-Etablir clairement les critères à remplir par catégorie de clients pour avoir accès au crédit.

-Mettre en place une politique de gage ou d'hypothèque pour éviter les pertes entraînées par l'insolvabilité des clients. Cette politique peut consister, par exemple, à la demande de l'aval de la banque surtout des clients grossistes.

C-Par rapport à la procédure de recouvrement

En ce qui concerne la politique de recouvrement, elle doit être définie et mise en application de façon stricte en vue d'atteindre les objectifs fixés par le service de recouvrement.

La société doit être ferme sur les principes de vente à crédit de marchandises car nous avons remarqué qu'ils ne sont pas strictement respectés vis-à-vis de tous les clients.

Le service chargé de la gestion des créances clients manque de personnel apte à accomplir les différentes fonctions en l'absence du chef service. Il convient de recruter un adjoint capable d'exercer les fonctions du chef service lorsque ce dernier est absent.

CONCLUSION

Dans notre rapport de stage, nous avons mis en relief les éléments clés sur lesquels se fonde une bonne gestion des créances clients. En effet, les caractéristiques liées à l'octroi, au traitement et au recouvrement des créances sont déterminantes pour une meilleure gestion.

L'analyse de la politique de gestion des créances à HIBIS SARL a révélé l'inexistence d'un service de recouvrement capable de mener une bonne politique de recouvrement. En effet, la gestion des créances est confiée aux responsables du service comptabilité qui essaient de la pratiquer selon les règles qu'ils jugent les meilleures. Ceci entraîne comme conséquences, des difficultés dans le recouvrement des créances par les responsables du service comptabilité car ceux-ci se trouvent débordés par le travail.

Il est donc urgent, pour les responsables de HIBIS SARL, de mettre en place une véritable politique et stratégie de gestion des créances pour assurer la performance de leur entreprise.

De tout ce qui précède, il appartient aux responsables d'organe de décision de repenser le problème de la gestion de créances par l'instauration d'un service de recouvrement capable de trouver les solutions aux différents problèmes liés à la gestion des créances clients dans la société HIBIS SARL.

En somme, nous espérons que nos analyses et recommandations au-delà de l'amélioration ponctuelle des problèmes de recouvrement, permettent à la société de régler de façon durable les différents problèmes que pose la gestion des créances clients.

ANNEXES

1- UEMOA : SYSCOA PLAN COMPTABLE GENERAL DES ENTREPRISES, Edition FOUCHER, Paris, Décembre1996

2- André ERSA ; PRECIS DE COMPTABILITE ; SYSCOA, tome 2, édition 1998, DAKAR, Novembre 1998

Alphonsine P. F. ADJANOHUN : GESTION DES CREANCES A LA CBND, UNB/SUPELEC-BENIN, Rapport de fin de formation, Promotion 1995-1997

TABLES DES MATIERES

TITRES	PAGES
Dédicaces
Remerciements
Avant - propos.................................................................................	6
Introduction ....................................................................................	8
PREMIÈRE PARTIE : PRÉSENTATION GÉNÉRALE DE LA SOCIÉTÉ ET TRAVAUX EFFECTUÉS......................................................................	10
CHAPITRE 1 : Présentation générale de la société HIBIS SARL..................	11
Section 1 : Historique et objectifs..........................................................	11
Paragraphe 1 : Historique.....................................................................	11
Paragraphe 2 : Objectifs.......................................................................	12
Section 2 : Structure organisationnelle et activités.....................................	12
Paragraphe 1 : Structure organisationnelle...............................................	12
Paragraphe 2 : Activités.......................................................................	14
CHAPITRE 2 : Travaux effectués au cours du stage..................................	17
Section 1 : Enregistrement des ventes et tenue des livres de trésorerie.........	17
Paragraphe 1 : Enregistrement des ventes...............................................	17
Paragraphe 2 : Tenue des livres de trésorerie..........................................	18
Section 2 : Elaboration des états statistiques...........................................	19
Paragraphe 1 : Courbes de tendance du chiffre - d'affaires........................	20
Paragraphe 2 : Diagrammes en secteurs circulaires.................................	20


DEUXIÈME PARTIE : CONTRIBUTION A LA GESTION DES CRÉANCES CLIENTS DANS UNE ENTREPRISE PRIVÉE : CAS DE HIBIS SARL.........	21
CHAPITRE 1 : Pratique de la gestion des créances ..................................	22
Section 1 : Organisation de la gestion des créances .................................	22
Paragraphe 1 : Les différentes formes de créances...................................	22
A-Les créances saines........................................................................	22
B-Les créances litigieuses....................................................................	22
C-Les créances douteuses...................................................................	22
D-Les créances irrécouvrables..............................................................	23
Paragraphe 2 : Gestion des créances à HIBIS SARL.................................	23
A-Les procédures d'octroi.....................................................................	23
1-L'acceptation des bons de commande..................................................	23
2-L'ouverture du crédit.........................................................................	25
3-La facturation .................................................................................	26
B-Les procédures de recouvrement .......................................................	27
1-Notion de recouvrement....................................................................	27
2-Les modes de recouvrement .............................................................	27
a-Recouvrement par voie normale.........................................................	27
b-Recouvrement par voie judiciaire.........................................................	28
Section 2 : Traitement comptable des créances.......................................	28
Paragraphe 1 : Traitement comptable des créances saines.........................	28
A-Enregistrement de la créance.............................................................	28
B-Ecriture lors du règlement .................................................................	29
Paragraphe 2 : Traitement comptable des autres formes de créances...........	30
A- Le taux de provision......................................................................	30
B-Constatation de la provision et de perte sur créances..............................	31
C-Réintégration de clients reclassés en clients douteux au compte 411 « Clients »...	34
CHAPITRE 2 : Analyse critique et suggestions.........................................	35
Section 1 : Impact des créances ...........................................................	35
Paragraphe 1 : Impact sur le bilan et le résultat ........................................	35
A-Impact sur le bilan...........................................................................	36
B-Impact sur le résultat........................................................................	36
Paragraphe 2 : Impact sur la trésorerie...................................................	37
Section 2 : Appréciation du mode de gestion des créances à la société......... HIBIS SARL	40
Paragraphe 1 : Forces et faiblesses du système de gestion des créances......	41
A-Les forces du système......................................................................	41
B-Les faiblesses du système.................................................................	42
Paragraphe 2 : Suggestions..................................................................	42
A-Par rapport à l'organisation générale de l'entreprise...............................	42
B-Par rapport à la procédure d'octroi de crédit..........................................	43
C-Par rapport à la politique de recouvrement............................................	44
Conclusion