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Conception pour la gestion d'un système d'information pour la gestion des stocks dans une entreprise commerciale. Cas de l'entreprise Goshop

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par Palaku Héritier Nguka
Institut supérieur de commerce de Goma - Graduat en études de gestion option informatique de gestion 2011
  

Disponible en mode multipage

REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO

ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET UNIVERSITAIRE

INSTITUT SUPERIEUR DE COMMERCE DE GOMA

251772928ISC-GOMA

B .P : 67 GOMA

CONCEPTION POUR LA GESTION D'UN SYSTEME D'INFORMATION POUR LA GESTION DES STOCK DANS UNE ENTREPRISE COMMERCIALE

Cas de l'Entreprise GOSHOP

Par : Héritier Nguka Paluku

Travail de fin de cycle en vue de l'obtention du diplôme de Graduat en Etudes de Gestion,

Option Informatique de Gestion

Année Académique : 2010 - 20111

Directeur : Elysée Siwayitira

EPIGRAPHE

«  De plus en plus, on prend conscience que l'information est aussi importante pour la vie de la société que les ressources humaines ou financières, que les matières premières ou les outils de production. Les informations qui étaient auparavant stockées ici et là dans différents bureaux sont maintenant placées sur un ordinateur avec ce que cela offre comme facilité [...] »

- P. Alphonse Verhulst, Cours d'économie de l'entreprise industrielle, CRP Kinshasa 1999, page 179

DEDICACE

Au Concepteur de l'Univers ;

A Tous ceux qui veulent savoir ;

A Tous ceux qui veulent servir 

REMERCIEMENTS

Ce n'est pas une entreprise ordinaire que de traduire sur des supports physiques les résultats d'une observation participative, d'une succession d'événements -et pas les moindres-, parfois caractérisés par des interruptions intempestives dans leur cours. Voilà ce qui donne à réfléchir.

Si l'abnégation individuelle a souvent été, s'il ne le demeure, une aile radicale dans la confection d'une pareille oeuvre, qui appelle par conséquent le sens de responsabilité élevé, le concours inestimable de l'environnement extrinsèque, c'est-à-dire l'ensemble des influences positives et relativement constructives du monde sur le physique et l'intellect du réalisateur, n'a cessé d'occuper jusqu'au jour d'aujourd'hui un positionnement central, qui est loin de s'arrondir dans une simple logique de formalité stylistique. En faire mention dans un travail scientifique ne révèle pas, à notre sens, d'une satisfaction élémentaire qui émane du sentiment d'être resté entre les bornes d'un principe populaire de remerciements. Ce n'est non plus le contentement qui procède de la capacité à avoir rendu agréable ce qui est devenu avant tout, au sens des travaux scientifiques de notre temps, un devoir.

C'est en vertu de cette conception nouvelle quasiment nouvelle du remerciement que nous témoignons, à travers ces lignes laborieuses, de notre forte reconnaissance au Concepteur de l'Univers pour nous avoir aidé à mener cette entreprise à terme. Ceci est le premier grand pas de notre histoire scientifique que nous étions pressé à franchir. Mais comme le Seigneur sait faire advenir chaque chose à son temps ; il est avéré de noter avec satisfaction qu'il Lui ait plu de se résoudre qu'il puisse en être ainsi pour nous et pour le travail que vous avez entre les mains.

En plus, ce n'est pas légitime pour nous de méconnaître le mécanisme qui préside à notre existence, sans laquelle [l'existence] ce travail aurait brillé par son absence dans le cycle historique des travaux scientifiques qui peuplent actuellement la bibliothèque de l'ISC Goma. Si donc il peut nous paraitre u peu difficile d'indiquer, de manière explicite et directe, la contribution de nos parents Jean Bosco KAMBALE et Alphonsine SIKULI dans l'ensemble des phrases qui composent ce modeste travail.

Nous ne saurons laisser inavoué le contenu de gratitude que philosophons sur le Directeur de ce travail, Monsieur Ass. Elisée KAMBALE SIWAYITIRA, la pertinence de ses conseils et directives nous ont aidé à parfaire ce travail.

Nous pensons également aux autorités académiques de l'ISC Goma, principalement aux administratifs de la Section Informatique, le CT Eurasme MILANDO et les siens.

Un clin d'oeil spécial à Etienne MBAYAHI, Bruce OTJACQUES pour leur soutien technique pour parachever ce travail. La boucle de remerciements ne peut se fermer sans penser à tous ceux qui ont contribué sur le plan tant affectif qu'amical et le gout du savoir, à l'arrivée à terme de notre entreprise. De ce fait, une vue directe la famille NGUKA&KIRUMA : Scarpa MUSUBAHO KIRUMA et sa suite, Gervais NGUKA, Baudouin NGUKA, Viviane NGUKA, Vanessa NGUKA, Wivine NGUKA, Manouveau NGUKA, Pervez NGUKA, Patrick KALENDI, Malko BANGA, Fabien KALENDI , Gratien BUKUHI, Famy MUHIMA , Blanche Eulalie KISONIA, Eric MUSERUME, Espoir KIMBERE, Sylvie MUSIVA, Consolée MUHONGYA, MBUSA Bunoka, Patrick KABUYAYA, Eric KABUYAYA, Jackson SIKALYA,...

S'il nous était enfin demandé de mettre jour ce tableau de remerciements, nous ouvririons une fenêtre pour ceux dont les noms ne transparaissent pas expressément à travers ce rapport, mais dont les efforts valent la peine d'avoir droit au chapitre. Puisse cette garantie de reconnaissance envers leurs labeur les rassurer.

Héritier NGUKA PALUKU

SIGLES ET ABREVIATIONS

A

: Alphabétique

AB

: Automatisé Batch

AC

: Automatisé Conversationnel

AN

: Alphanumérique

Ass.

: Assistant

BCZS

: Bureau Central de Zone de Santé

CA

: Calculé

CNAM

: Conservatoire National des Arts et Métiers

CO

: Concaténé

CUP

: Code Universel des Produits

E

: Elémentaire

Ed.

: Edition

GPAO

: Gestion de Production Assistée par Ordinateur

HT

: Hors Taxe

ISC Goma

: Institut Supérieur de Commerce de Goma

M

: Mouvement

Ma

: Manuel

MCC

: Modèle Conceptuel de Communication

MCD

: Modèle Conceptuel de Données

MCT

: Modèle Conceptuel de Traitement

MERISE

: Méthode de Recherche en Informatique pour le Système des Entreprises

MOT

: Modèle Organisationnel de Traitement

MPD

: Modèle Physique de Données

MS-Excel

: Microsoft Excel

MS-Word

: Microsoft Word

N

: Numérique

: Numéro

NRC

: Numéro du Registre de Commerce

PC

: Personal Computer (Ordinateur personnel)

PF

: Procédure Fonctionnelle

RG

: Règle de Gestion

RO

: Règle d'Organisation

SI

: Système d'information

SIAD

: Système d'information

SIG

: Signalétique

SIT

: Situation

TFC

: Travail de Fin de Cycle

TRAMECO

: Trading Mecanic Company

TTC

: Toutes taxes comprises

TVA

: Taux sur la Valeur Ajoutée

www

: World Wide Web

INTRODUCTION GENERALE

ETAT DE LA QUESTION

Nous ne sommes pas le premier à traiter le sujet comme le nôtre dans la mesure où nos prédécesseurs en ont traité, à l'occurrence :

- Joséphine VUNABANDI NIYIBIZI1(*) dans son travail intitulé « Gestion automatisée de stock des produits cosmétiques d'une maison commerciale, cas de RAFIF Goma », elle a conçu une base des données capable de déterminer les statistiques des entrées et de sorties, et présenter la situation du stock et remarquer les capacités de ventes de la maison RAFIF.

- Evariste KAMBALE KANYAMBARA2(*), dans son travail intitulé « Automatisation du processus d'approvisionnement et de distribution des médicaments dans une zone de santé, cas de la zone de santé urbaine de Goma », sa finalité était de faire sortir les états, tels que la fiche de structures sanitaires, le registres de distribution, fiche de produits Fiche de pharmacies Fiche de stock, le bordereau d'expédition ; et une fiche de don du BCZS.

Quant à ce qui nous concerne, nous avons trouvé utile et urgent de doter l'entreprise GO SHOP d'un système d'information automatisé qui lui facilitera de suivre l'évolution des entrées, les sorties en stock des marchandises dans le département de l'Alimentation ; ceci car les services de Rayon(ou service de Magasinage) étant pourtant équipés d'ordinateurs, ne les utilisent que pour des travaux élémentaires.

Ainsi, nous allons concevoir une base des données capable de faire sortir les états qui peuvent se résumer comme suit :

1) Fiche des entrées stock ;

2) Fiche des sorties ;

3) Fiche de stock ;

4) Fiche d'articles;

5) Fiche de réquisition ;

6) Fiche de fournisseur ;

7) Fiche de client.

PROBLEMATIQUE

Depuis quelques années, l'apport des systèmes d'information à la compétitivité des entreprises est de plus en plus visible. D'outils chargés de traiter des opérations répétitives, ces derniers sont devenus de réels outils de pilotage et d'optimisation de l'activité quotidienne.

En outre, la plupart d'entreprises du tiers-monde n'ont pas encore songé au traitement automatique de l'information, et rencontrent beaucoup de difficultés pour produire des informations au moment opportun pour la prise de décision.

L'entreprise GO SHOP n'étant pas totalement épargnée à ce problème, et d'après nos recherches, nous avons constaté une lenteur notoire dans le traitement des informations relatives à la gestion du stock dans le magasin de l'entreprise. La liste des problèmes rencontrés vous fournies ci-dessous est loin d'être exhaustive :

· Problème de conservation de données (stockage des informations sur du papier) ;

· Difficultés à retrouver d'anciennes données en un temps aussi réduit ;

· Impossibilité ou difficulté de faire sortir des états de stocks ;

· Perte de temps dans la recherche des documents et des données ;

· Traitement des informations d'une façon élémentaire avec MS-Word et/ou MS-Excel.

Voilà les problèmes qui nous ont poussé à concevoir un système d'information pour la gestion de stock de marchandises dans le magasin de l'entreprise GO SHOP.

Et pour y arriver, nous nous sommes posé les questions suivantes :

1. Est-il possible de mettre en place un système d'information qui permettra d'avoir à l'heure les informations sur la situation du stock ?

2. Le système d'information informatisé et automatisé peut-il permettre une gestion efficace et efficiente du stock de manière à déterminer facilement les mouvements et statistiques des entrées/sorties des marchandises dans le magasin ?

HYPOTHESES

L'hypothèse est une proposition de réponse à la question posée, elle est généralement considérée comme transposition directe d'une proposition théorique dans le monde empirique.

Les hypothèques désignent l'information à tirer des documents disponibles, les questions à poser ou enquêter, les faits à conserver, les données à sélectionner ; sans l'hypothèse les données s'écoulent ou disparaissent dans les doigts du chercheur, ce dernier se trouve désorienté en face d'une foule des faits qu'il sait ni organiser ni choisir.

Vu les problèmes ci-haut posés, nous émettons les hypothèses suivantes selon lesquelles :

1. La mise en place un système d'information informatisé permettrait à l'entreprise GO SHOP d'intégrer taches et processus de gestion des stocks;

2. La conception d'une base de données permettrait de faire sortir en temps record les états de stocks (liste des entrées, liste des sorties, la fiche de stock pour chaque produit, la liste de tous les produits...) ; cette application constituerait ainsi un moyen efficace et efficient pour la gestion des stocks.

OBJECTIFS DU SUJET

L'objectif poursuivi dans la conception d'un SI de la gestion de stock de marchandises dans une entreprise commerciale, cas de l'entreprise GOSHOP, est qu'à l'issue de ce travail nous soyons à même de sortir les états cités suivants :

· Fiche des entrées stock ;

· Fiche des sorties ;

· Fiche de stock ;

· Fiche d'articles;

· Fiche de réquisition ;

· Fiche de fournisseur ;

· Fiche de client.

CHOIX ET INTERET DU SUJET

Ce travail intitulé « Conception d'un système d'information pour la gestion automatisée de stock des marchandises dans une maison commerciale, cas de l'entreprise GO SHOP », ce travail va nous permettre d'améliorer le système d'information du service magasin en mettant en place une base de données capable d'intégrer taches et processus de gestion de stock des marchandises. Ce travail va nous permettre de concilier la théorie à la pratique en conception de système d'information et base de données. Il va permettre aussi aux services de Rayon et du magasin de bénéficier d'un service impeccable, rapide, fiable et moins fatiguant grâce à l'automatisation de ce service.

METHODES ET TECHNIQUES UTILISEES

Méthodes

La méthode est définie comme « l'ensemble d'opération intellectuelle par lesquelles une discipline cherche à atteindre les objectifs poursuivis, les démontrer et les vérifier ». Pour réaliser ce travail, nous avons utilisé la méthode MERISE (Méthode de recherche en Informatique pour le système des entreprises. Elle nous a en effet aidé à savoir les flux échangés entre différents acteurs.

Elle nous a aussi permis à analyser et critiquer le système d'information actuel (existant) sur base duquel nous avons eu à concevoir le SI futur.

Techniques

Pour nous permettre de bien collecter les données utiles à l'élaboration de notre travail, nous avons fait recours aux techniques suivantes :

· L'observation directe : cette technique nous a permis de faire une observation attentive sur le déroulement des activités ainsi que de tous les services qui sont rendus dans l'entreprise GO SHOP ;

· L'interview libre : cette technique nous est utile car elle nous permet de recueillie des données auprès de responsables de services concernés afin de comprendre l'organisation du futur SI ;

· Technique de documentation : cette technique nous a permis d'exploiter les ouvrages, des travaux de fin de cycle, des cours et l'internet, pour enrichie ce travail.

DELIMITATION DU SUJET

Notre recherche sur la gestion des stocks au sein de l'entreprise GO SHOP s'étale sur la période qui va de l'année 2008 à 2010 dans les Services de rayon et Magasin.

DIVISION DU TRAVAIL

En plus de la partie introductive et de la conclusion notre travail comporte 4 chapitres :

- Le premier chapitre porte sur les généralités sur la gestion des stocks ;

- Le deuxième donne une cartographie de l'entreprise GO SHOP qui a fait l'objet de nos recherches ;

- Le troisième porte sur l'analyse du système d'information existant ;

- Le quatrième, le dernier présente la conception du système d'information future et la mise ne place d'un système d'information informatisé.

CHAPITRE I : GENERALITES SUR LA GESTION DES STOCKS

Dans cette partie de notre travail, nous expliquons les concepts utilisés tout au long du reste du travail.

Parmi ces concepts, citons :

§ Stock

§ Magasin

§ Inventaire

§ Fonction approvisionnements

§ Système d'information

I.1. LES STOCKS

I.1 .1.DEFINITION

Les stocks représentent les biens achetés, transformés ou à vendre dans l'entreprise à un moment donné.

Le stock représente de manière habituelle, l'ensemble des biens qui interviennent dans le cycle d'exploitation de l'entreprise soit pour être vendu en l'état, ou à terme d'un processus de production à venir, ou en cours, soit pour être consommé au premier usage.

Il est ainsi constitué de matières premières, matières consommables, composants achetés ou fabriqués, sous-ensembles achetés ou fabriqués, articles sous-traités, produits finis, articles de rechange, articles défectueux à retoucher, articles obsolètes, emballages, etc.

I.1.2. TYPOLOGIE DE STOCKS3(*)

A. Classification par type de produit

On peut distinguer 8 grands types de stock :

a) Stocks de production ou de commercialisation :

Stock de matières premières

Ce sont les matières de base qui n'ont pas encore été fournies au processus de production en vue d'une transformation. Le but de ce stock de matière première est de découpler la fonction de production de la fonction d'achat pour que des retards d'approvisionnements en matière ne retardent pas la production.

Stock d'en-cours de production (semi-finis)

Ce sont les matières fournies au processus de production, mais celui-ci n'est pas encore achevé. Le but est de découpler les opérations diverses dans le processus de production pour que les pannes machine et les arrêts de travail liés à une opération n'affectent pas les autres opérations de production.

Stock de produits finis

Ce sont les produits pouvant être vendus après avoir été fabriqués. Le but est de découpler la fonction de production des fonctions commerciales et assurer la disponibilité produit nécessaire.

Stock de marchandises

Dans le cas d'activité de négoce, les produits sont revendus sans opération de transformation par l'entreprise.

b) Stocks hors production :

· Stock de pièces de rechange et accessoires

Ce sont des accessoires aux produits principaux nécessaires à la vente ou à l'après vente.

· Stock d'emballages

Ce sont les emballages nécessaires aux opérations logistiques et commerciales (palettes, cartons...).

· Stock de pièces de maintenance des machines et des consommables

Ces pièces n'interviennent pas dans la production du produit fini mais permettent l'entretien et la réparation des machines. Les consommables de bureau rentrent également dans cette catégorie.

· Et stock de déchets

B. Classification par fonction du stock

On trouvera également les notions de stock suivantes :

ü Stock de sécurité

ü Stock d'anticipation

Parfois, les sociétés achètent et tiennent en stock plus de produits que nécessaire à ce moment donné. Ce stock dit d'anticipation peut être justifié par une augmentation des prix, une augmentation saisonnière de la demande, la mise en place future d'une nouvelle gamme ou d'une campagne, ou même une grève menaçante.

Cette tactique, généralement utilisée par le retaille, qui créé une forte couverture de stock avant que la demande de leurs produits ne soit exceptionnellement haute (campagne de Noël, rentrée des classes, Halloween...). L'échelonnement des livraisons nécessaires pour constituer ce stock permet également de lisser la charge de travail en amont de la chaîne logistique et de production, permettant ainsi le maintien d'un niveau constant de production et une main-d'oeuvre stable.

ü Stock spéculatif

Stock constitué dans le but de dégager un bénéfice grâce à une variation du prix d'achat du produit visé.

ü Stock de découplage

Stock servant d'amortisseur, atténuant la désynchronisation entre les différents sous processus de production (ou même de distribution). Il doit permettre un fonctionnement sans à-coups sans pour autant maintenir un niveau élevé de stock. Il est donc nécessaire de contrôler que le coût de stockage n'excède pas le gain en efficacité du système.

ü Stock de cycle

Selon le principe de la formule de Wilson, le lot économique de commande Q est calculé en tenant compte du coût unitaire d'achat, du coût de possession des stocks et du coût de commande. Quand on commande de grandes quantités, le coût de stockage augmente, mais le coût de commande baisse. Au contraire, une augmentation de la fréquence de commande (par une diminution de la taille du lot de commande), le coût de stockage diminue, mais le coût de commande augmente puisque plus de commandes sont nécessaires pour satisfaire la demande. Quand les deux coûts sont égaux, le coût total (la somme des deux coûts) est réduit au minimum. Le stock de cycle découle de cette recherche d'équilibre : il est commandé en excès par rapport au matériel strictement nécessaire dans le but d'atteindre ce point de minimisation des coûts.

I.2. MAGASIN4(*)

La notion de magasin dans la pratique s'étend à tout lieu sous contrôle où un stock peut être rangé et géré. Il peut donc aussi bien s'agir d'un espace clôt ou une salle fermé, d'un aire de stockage à l'air libre (plus connu sous le nom de Yard). D'après nos observations, la notion d'entrepôt est le plus utilisée pour des salles qui reçoivent exclusivement des marchandises en transit.

I.2.1. Fonction du magasin

Le magasin est avant tout un espace de stockage où les marchandises sont rangées suivant un ordre bien précis. Il permet de garder un état juste des stocks ; il assure pour chaque article un point de gestion entre l'approvisionnement et la consommation ; c'est le lieu où l'on pointe les entrées et les sorties ; le magasin offre des emplacements de stockage bien matérialisés ; ce qui permet de réaliser des inventaires afin de garantir l'exactitude permanente des quantités de marchandises disponibles.
Pour plus de détails, nous vous invitons à consulter l'article sur le magasin, buts et caractéristiques.

I.2.2. Principes de Fonctionnement du Magasin

- A l'entrée : contrôle quantitatif et qualitatif, allotissement, pointage et mise à jour des quantités en stock ;

- A l'intérieur : stockage dans les zones et emplacements appropriés ;

- A la sortie : prélèvement, préparation des commandes, pointage et mise à jour des quantités en stock.

I.2.3. Principaux Buts de Magasin

Le magasin a :


 

Ø Un but économique : Il est l'un des éléments qui permettent à l'entreprise d'accomplir sa politique d'optimisation des coûts ;

Ø Un but logistique : Il permet de maintenir des articles disponibles et à proximité de l'utilisateur. Ce qui réduit considérablement les délais de livraison lorsqu'une demande est émise ;

Ø Un but de régulation : Dans une chaîne d'activité, le magasin est un point de base qui permet de maintenir une circulation mesurée et constante des flux d'articles en amont et en aval de la chaîne.

Ø Un but de sécurité : C'est un lieu où l'on range le matériel dans des conditions de stockage spécifiques. L'accès y est limité à certaines personnes et les mouvements des articles y sont contrôlés.

I.2.4. Caractéristiques d'un Magasin

Le magasin étant destiné à recevoir des articles dans le respect de certaines contraintes prédéfinies, il est important de s'assurer que celui-ci soit adapté à la nature, à la quantité et aux types de marchandises qui y sont stockées. Quatre principaux éléments sont alors à considérer :

a) La capacité de stockage

La capacité de stockage est le nombre de références qu'un magasin est apte à recevoir. Dans la plus part des cas, elle s'évalue en nombre d'unités de stockage. Ainsi, on parle d'une capacité de stockage de 150 articles, de 200 sacs ; de 150 palettes ; de 25 tonnes ; de 350 casiers ...

Les quantités des commandes ne doivent pas conduire au dépassement de la capacité de stockage du magasin. La contrainte nécessite d'être toujours prise en compte au moment de la commande d'approvisionnement.

b) La position sur la chaîne logistique

  En amont de la chaîne logistique, se trouvent les magasins de matières premières ; à l'intermédiaire se situent les magasins de produits semi-finis et des encours de production, on trouve aussi à ce niveau les magasins de transit. En aval de la chaîne, se localisent les magasins de produits finis destinés à la vente.
 
Vu sous un autre angle et dans le cas d'un réseau de magasins, il est important de distinguer et de différencier le magasin principal fournisseur de plusieurs magasins secondaires, le magasin intermédiaire et enfin le magasin de transit. Car d'une position à l'autre, même si les buts se rejoignent, les rôles, les priorités et les objectifs ne sont pas les mêmes.

c) Le caractère homogène.

  Il existe d'une part des magasins homogènes conçus pour recevoir un seul produit ou une seule famille de produits et d'autre part des magasins hétérogènes qui reçoivent indifféremment des articles de diverses natures.

d) La température interne.

  L'affectation des marchandises dans le magasin prend toujours en compte les conditions de stockages requises. En d'autres termes, le magasin doit offrir les conditions idéales de température pour le stockage des articles qui y sont introduit.

  Les marchandises périssables ou facilement altérables par la chaleur sont conservées dans des magasins climatisés ou réfrigérés. Les pièces métalliques quant à elles n'ont pas nécessairement besoin de ces conditions. Pourtant, des produits tels que le tabac nécessitent un magasin chaud et à température contrôlée.

I.3. GESTION DE STOCK5(*)

La gestion de stocks est une fonction fondamentale pour la majorité des fonctions de l'entreprise : les services comptables et financiers, le service informatique, le marketing et les opérations. Une mauvaise gestion des stocks peut compromettre sérieusement les activités d'une entreprise à court terme. Le défi : trouver le point d'équilibre qui permettra de maximiser l'efficacité de l'entreprise.

La gestion suppose remplir trois sous-fonctions principales. Ce sont :

- la connaissance de l'état du stock de chacun des articles ;

- la détermination des critères de gestion et réapprovisionnement, et

- le contrôle général de fonctionnement.

Les procédures utilisées pour atteindre ces trois objectifs sont diverses et très liées à la fois au degré de sophistication de la gestion des stocks et celui de mécanisation et d'intégration vis-à-vis des autres fonctions.

Il nous faut tout d'abord distinguer deux domaines qui sont :

· Le Suivi des articles dans les magasins ;

· Et la gestion de stocks proprement dite.

I.3.1. Procédures de Gestion des Stocks

Elles sont concentrées sur ce que l'on a l'habitude de nommer le fiche de stock ou de casier magasin. Celle-ci est généralement tenue, article par article en quantité seulement.

Les procédures de tenue à jour des fiches de stock (tant pour le magasin pour l'organisme de gestion) reposent sur trois états principaux : le bon de sortie, le bon d'entrée et l'état de stock.

En outre, afin d'assurer une bonne gestion des stocks et de garantir la fiabilité permanente des fiches articles, il faut faire :

- Un bon référencement des articles ;

- Une bonne organisation des familles et sous-famille des articles ;

- Un adressage juste dans les zones de stockage ;

- Un tableau de bord de suivi des stocks,

- Un planning et une procédure d'inventaire.

I.3.2. Documents de Gestion de Stocks

Dans les transactions des stocks, les gestionnaires de stocks recourent à certains documents ; les plus utilisés sont :

· Bon de Commande ;

· Facture ;

· Bon de livraison ;

· Bon d'Entrée ;

· Fiche de Stock ;

· Fiche d'Inventaire.

a. Le Bon de Commande 

Le Bon de Commande est un document émanant du client à l'adresse du fournisseur qui précise la quantité, la qualité et la référence du produit désiré dans u délai précis.

Mais, la commande peut également mettre aux prises deux services à l'intérieur d'une même organisation. Le Bon de commande porte dans ce s=cas le nom de « réquisition » ou « état de besoin ».

b. La Facture

La facture est établie par le fournisseur et adressée à son client au moment de la vente d'un produit ou d'un service. Elle précise la référence, la qualité et le prix de l'article livré.

c. Le Bon de Livraison

Lorsque le gestionnaire livre des articles, consécutivement à une commande, il les fait accompagner d'un bon de livraison, appelé encore Bordereau d'expédition.

d. Le Bon d'Entrée

Après avoir vérifié si les qualités et les quantités inscrites sur le bordereau de livraison sont conformes, le magasinier établit le bon d'entrée en magasin. Ce document précise les références, les quantités des articles reçus et les observations éventuelles. C'est un document interne à l'organisation et sert d'instrument de contrôle pour le gestionnaire.

e. La Fiche de Stock

Chaque mouvement des articles en magasin, au moment de leur entrée comme de leur sortie, doit faire l'objet d'un enregistrement sur une fiche de stock. C'est un précieux outil de gestion, car s'il est bien tenu à jour, il recèle d'importantes informations pour la prise de décisions de gestion de stocks.

I.3.3. Inventaires6(*)

L'inventaire est le décompte manuel des quantités de marchandises stockées. Le but principal de ce décompte est de faire une comparaison entre le stock théorique (celui fourni par le logiciel) et le stock physique, afin de desceller les différences de quantités ; les erreurs d'adressage ; les stocks dormants ...

Les opérations d'inventaire sont généralement effectuées sous la supervision du supply chain manager, du responsable de production ou du responsable de distribution. Les magasiniers, associés à des personnes formées pour la circonstance accomplissent le décompte physique des quantités. Le contrôle des écarts, la régularisation et la validation des données sont faits par des contrôleurs de gestion (internes et/ou externes à l'entreprise).
  L'inventaire peut être effectué sur la totalité des articles stockés, ou sur des catégories ou des classes d'articles sélectionnées sur la base de critères propres à chaque gestionnaire. Selon la fréquence de décompte, on distingue trois types d'inventaires : l'inventaire permanent, l'inventaire tournant et enfin l'inventaire annuel.

1) L'inventaire permanent

L'inventaire permanent est le décompte des quantités disponibles en stock immédiatement après chaque entrée marchandise et chaque sortie marchandise. C'est une méthode d'inventaire adaptée particulièrement pour les stocks dont les quantités par référence sont petites et les unités stockées faciles à dénombrer. Les logiciels qui offrent la possibilité d'effectuer de telles écritures donnent lieu à deux opérations de saisie à chaque occasion :

o Lors d'une entrée marchandise : saisie des quantités entrées et saisie du stock final

o Lors d'une sortie marchandise : saisie des quantités sorties et saisie du stock restant

Des listes regroupant les écarts (écarts positifs et écarts négatifs) sont automatiquement générées. Après vérification, les stocks sont régularisés.

Il est ici bien entendu que les documents utilisés pour les entrées marchandises (bon de réception) et ceux utilisés pour les sorties marchandises (Listes de prélèvement, bon de sortie ...) soient adaptés pour permettre l'enregistrement manuel de ces écritures (une colonne pour les quantités reçues ou sorties et une colonne pour les stocks disponibles après opération).
 L'inventaire permanent présente l'avantage d'assurer en permanence des écritures justes. Chaque écart constaté est immédiatement corrigé. Son point faible réside cependant sur sa lourdeur. En effet, lorsque le nombre de référence est élevé, où simplement l'activité du magasin haute, la quantité de travail de saisie que cela représente est énorme.

2) Inventaire annuel

L'inventaire annuel est le comptage de toutes les quantités en stock et dans tous les magasins à la fin de chaque exercice comptable. Il est réclamé par les contrôleurs financiers lors du calcul des soldes de gestion. Au Cameroun, nombreuses entreprises l'exécutent au courant de chaque mois de décembre.

Compter les quantités de toutes les références enregistrées est un travail fastidieux, qui nécessite une bonne organisation des équipes, une bonne préparation du personnel de comptage et une célérité dans l'analyse des écarts. L'inventaire physique annuel s'entend parfois sur plusieurs jours. Au delà de trois jours de comptage, la fatigue commence s'installer.

C'est sur ce point que réside la faiblesse d'un inventaire général annuel. Il nécessite le renfort des équipes par des personnes parfois n'ayant aucune conscience des conséquences que peuvent apporter les erreurs de comptage. Si ce personnel n'est pas suffisamment bien formé, assez motivé, la fiabilité de l'inventaire devient incertaine et la proportion des anomalies à étudier risque d'être élevée. L'inventaire annuel exige parfois l'arrêt des opérations durant toute la période de comptage. C'est une situation coûteuse pour l'entreprise.

3) L'inventaire tournant.

L'inventaire tournant est le comptage périodique et planifié des stocks sur l'année. Dans la pratique, il se révèle comme une meilleure alternative aux inventaires permanent et annuel. Avec un inventaire tournant, des listes d'articles classés sont fournies à des périodes bien définies et le décompte des quantités disponibles pour chacune des listes se fait plusieurs fois durant l'année.

Les inventaires tournant permettent particulièrement de:

o Alléger, voire supprimer la pratique d'un inventaire annuel (trop lourd, pénible et très coûteux lorsque l'arrêt des opérations s'avère indispensable durant cette période) ;

o Eviter la rupture des stocks critiques. Ce sont des articles dont le manque engendre des conséquences graves sur les opérations (arrêt de la production, goulets d'étranglement, pertes des ventes, annulation de commandes...) ;

o Eviter de conserver trop longtemps les erreurs d'écritures.

Tout ceci sous-entend bien sûr que le décompte concerne en priorité les articles ayant subit soit un mouvement d'entrée marchandise, soit un mouvement de sortie marchandise durant la période. En règle générale, les articles faisant l'objet d'un inventaire tournant ne sont pas sélectionnés de façon aléatoire

La périodicité de  l'inventaire tournant est déterminée en fonction de l'importance des stocks concernés et de la technique de découpage utilisée. Les inventaires par zones de stockage ou par famille d'articles suivront simplement un cycle de comptage régulier.

I.3.2. Procédures de Gestion de stocks7(*)

Elles concernent autant le suivi de l'état du stock, la détermination des critères de gestion et le réapprovisionnement, que le contrôle de fonctionnement.

La nature des supports d'informations et des procédures est liée étroitement à l'organisation de la gestion et à la mécanisation du processus. A la limite, si toute la gestion est centralisée sur un ordinateur, ces procédures sont entièrement automatiques.

Les fichiers numériques sont plus précis, plus aisément manipulables et se prêtent à une mécanisation. Les fichiers graphiques sont plus parlants et donnent une visualisation directe.

Il faut ajouter que la gestion du stock doit disposer d'un moyen global de surveillance, permettant de s'assurer qu'il n'y a pas de dérive de qualité de gestion.

I.3.3. Apparition et Intérêt des Logiciels de Gestion de stocks8(*)

L'apparition des premiers logiciels de gestion de stock dès les années 1980 ont beaucoup facilité les opérations pour les entreprises. Aujourd'hui la grande majorité des entreprises utilisent des logiciels (souvent personnalisés) pour optimiser la gestion de leur marchandise.

1. Histoire

Le code universel des produits (CUP) a été adopté par l'industrie de l'alimentation en avril 1973 sous le code-barres standard pour tous les épiciers, mais il n'a pas été introduit dans des lieux de vente au détail jusqu'en 1974. Ce lecteur a permis de réduire les coûts de gestion des stocks parce que les détaillants aux États-Unis et au Canada n'a pas besoin d'acheter de multiples lecteurs de codes barres pour scanner des codes barres concurrentes.

Dans le début des années 1980, les ordinateurs personnels (PC) commencent à devenir populaires. Ce phénomène a tiré vers le bas le coût de codes à barres et les lecteurs. Elle a également permis les premières versions de logiciels de gestion d'inventaire à être mis en place. Un des plus grands obstacles dans la vente de lecteurs code à barres et à des détaillants a été le fait qu'ils n'avaient pas de place pour stocker les informations qu'ils avaient scanné. Comme les ordinateurs sont devenus plus courants et à prix abordable, cet obstacle a été surmonté.

Une fois que les codes à barres et des programmes de gestion des stocks ont commencé à se répandre dans les épiceries, la gestion des stocks à la main est vite apparue désuet. L'écriture à la main des données d'inventaire a été remplacée par la numérisation des produits.

À partir du début des années 2000, le logiciel de gestion des stocks a progressé au point de rendre obsolètes les inventaires manuels.

2. Intérêt des logiciels de gestion de stock

Les entreprises utilisent souvent des logiciels de gestion des stocks afin de réduire leurs coûts de transport. Le logiciel est utilisé pour le suivi des produits et des pièces où ils sont transportés d'un vendeur à un entrepôt, entre les entrepôts, et enfin à un détaillant ou directement à un client.

Les logiciels de gestion de l'inventaire est utilisé pour une variété de fins, y compris:

· Maintenir un équilibre entre trop de stock et pas assez

· Suivi de l'inventaire car il est transporté entre différents sites

· Recevoir les articles dans un magasin ou autre lieu

· Déplacement, emballage et expédition d'articles à partir d'un entrepôt

· Garder une trace des ventes et des niveaux de stocks

I.4. LA FONCTION APPROVISIONNEMENT

I.4.1. Introduction

Dans la plupart des entreprises, les matières premières, les composants, les fournitures et services divers sont acquis à l'extérieur. La compétitivité et la rentabilité de l'entreprise dépendront des choix ou des arbitrages réalisés à cette occasion.

I.4.2. Mission

La mission de la fonction « approvisionnement » est de procurer à l'entreprise, dans les meilleures conditions de qualité, de coûts, de délais et de sécurité, les matières premières, les composants, les fournitures, les outillages, les équipements et les services dont l'entreprise a besoin pour ses activités.

I.4.3. Tâches

ü La fonction « approvisionnement » a pour tâches de : connaître les marchés et les sources d'approvisionnement pour toutes les catégories d'achats et surveiller leurs évolutions ;

ü collaborer à la définition des caractéristiques et spécifications des produits à acheter ;

ü rechercher, sélectionner les fournisseurs et négocier avec eux ;

ü programmer, passer les commandes d'achats ;

ü suivre les livraisons des commandes ;

ü contrôler les réceptions des commandes ;

ü analyser l'utilisation des achats dans les différents services ;

ü gérer les stocks ;

ü fournir les informations dans ce domaine à tous les services utilisateurs.

I.4.4. Objectifs

Les principaux objectifs de cette fonction sont :

1) assurer la sécurité et la régularité des approvisionnements ;

2) améliorer le rapport qualité/prix des produits achetés ;

3) limiter et optimiser le niveau des stocks de matières premières et des fournitures.

Cette action a une incidence sur le coût de possession des stocks et sur le besoin en fonds de roulement.

I.4.5. Obligation

La fonction « approvisionnement » doit concilier, en fonction de la stratégie générale de l'entreprise, les exigences parfois contradictoires des autres fonctions (commerciale, production, financière).

I.4.6. Organisation

Il y a un grand nombre de possibilités d'organisation et de structures de cette fonction. Dans certains cas, elle est rattachée à la fonction « production ». Sans vouloir définir un modèle normatif d'organisation, cette fonction comprend, généralement, trois services :

- un service « Etudes » ;

- un service « Achats » ;

- un service « Magasins et Stocks ».

I.5. LE SYSTEME D'INFORMATION DANS L'ENTREPRISE9(*)

I.5.1. Notion

Le système d'information : Il s'agit de l'ensemble des moyens permettant de saisir, de contrôler, de stocker, de traiter et de restituer l'information dans le but de prendre des décisions efficaces. Le SI ne sera d'ailleurs pas nécessairement informatisé.

L'entreprise est un système complexe dans lequel transitent de très nombreux flux d'informations. Sans un dispositif de maîtrise de ces flux, l'entreprise peut très vite être dépassée et ne plus fonctionner avec une qualité de service satisfaisante. L'enjeu de toute entreprise qu'elle soit de négoce, industrielle ou de services consiste donc à mettre en place un système destiné à collecter, mémoriser, traiter et distribuer l'information (avec un temps de réponse suffisamment bref). Ce système d'information assurera le lien entre deux autres systèmes de l'entreprise : le système opérant et le système de pilotage.

Ø Le système de pilotage décide des actions à conduire sur le système opérant en fonction des objectifs et des politiques de l'entreprise,

Ø Le système opérant englobe toutes les fonctions liées à l'activité propre de l'entreprise : facturer les clients, régler les salariés, gérer les stocks, ...

Une telle décomposition prend bien en compte :

- la différence de besoin en matière d'information des modules opérants et pilotes,

- la nécessité pour le système d'information de ne pas se contenter de transmettre les informations mais d'en changer le niveau de synthèse.

Dans certaines organisations, on peut trouver des formes plus intégrées du système d'information. Cette intégration peut se faire soit au niveau du système opérant, soit au niveau du système de pilotage.

- Un système d'information intégré au système opérant ne décrit plus le fonctionnement du système opérant mais il est intégré à ce fonctionnement. Par exemple dans un système de GPAO (Gestion de Production assistée par

Ordinateur), les décisions de pilotage sont directement traduites en des décisions d'exécution de règles incluses dans une gamme opératoire.

- Un système d'information intégré au système de pilotage doit permettre d'engranger les décisions prises lors de diverses situations afin de rendre le pilotage plus intelligent. Ces Systèmes Interactifs d'Aide à la Décision (S.I.A.D) ont une architecture proche de celle des systèmes experts et font donc largement appel pour leur conception aux techniques de l'intelligence artificielle.

- Système de pilotage

- Système d'information

- Système opérant

information-représentation : information qui donne une représentation du réel ; ce réel pouvant être soit le système opérant (états discrets) soit le système d'information lui-même.

information-décision

information-interaction : information nécessaire au système opérant pour qu'il fonctionne

I.5.2. Architecture & conception d'un système d'information

Le système d'information doit décrire (on dit encore représenter) le plus fidèlement possible le fonctionnement du système opérant. Pour ce faire, il doit intégrer une base d'information dans laquelle seront mémorisés la description des objets, des règles et des contraintes du système opérant. Cette base étant sujette à des évolutions, le système d'information doit être doté d'un mécanisme (appelé processeur d'information) destiné à piloter et à contrôler ces changements. Le schéma suivant synthétise l'architecture d'un système d'information.

Le processeur d'information produit des changements dans la base d'information à la réception d'un message. Un message contient des informations et exprime une commande décrivant l'action à entreprendre dans la base d'information. Le processeur d'information interprète la commande et effectue le changement en respectant les contraintes et les règles.

Si le message exprime une recherche sur le contenu de la base d'information, le processeur interprète la commande et émet un message rendant compte du contenu actuel de la base d'information. Dans tous les cas, l'environnement a besoin de connaître si la commande a été acceptée ou refusée. Le processeur émet, à cet effet, un message vers l'environnement.

Relativement à la conception d'un système d'information, l'architecture présentée ci-dessus induit une double conception :

- celle de la base d'information (aspect statique)

- celle du processeur de traitement (aspect dynamique)

Pour aider le concepteur dans ces deux tâches, la méthode Merise propose un ensemble de formalismes et de règles destinées à modéliser de manière indépendante les données et les traitements du système d'information. Ces modèles ne sont qu'une base de réflexion pour le concepteur et un moyen de communication entre les divers acteurs du système d'information dans l'entreprise. Seule la validation de l'ensemble se fera en commun.

CHAPITRE II : PRESENTATION DE L'ENTREPRISE GO SHOP

Dans ce chapitre, il sera bien question de dresser la carte postale de l'entreprise GO SHOP, de son parcours à travers l'histoire de par ses différentes phases d'évolution jusqu'à sa configuration actuelle.

Ce chapitre se propose également de passer en revue les difficultés traversées dans le processus de la structure organisationnelle. J'aborderai enfin le contenu des attributions de chacun des organes ou services qui la composent.

II.1. SITUATION GEOGRAPHIQUE

L'entreprise GO SHOP se situe dans la Commune de Goma, sur l'Avenue Du Lac N°225, Quartier Himbi, province du Nord-Kivu, en République Démocratique du Congo.

II.2. APERCU HISTORIQUE

En 1986, Monsieur Dominique OTJACQUES conçut l'idée de matérialiser se formation en Mécanique en créant une entreprise oeuvrant dans ce domaine, une idée géniale que ses collaborateurs n'hésitèrent à rejoindre. Ainsi, ils créèrent un garage sous la dénomination de DIESEL INJECTION.

Le début étant toujours capricieux, ils achetèrent un banc d'essai qui leur permit de réaliser la révision des pompes d'injection. Grace à la qualité de notre société encore embryonnaire, le spectre de sa renommée gagna toute la province du Kivu (Nord et Sud Kivu).

En 1992, DIESEL INJECTION sera dénommée Trading Mecanic Company, TRAMECO en sigle. Et en 2007, un des associés acheta le fonds de commerce de la société ; elle devient donc une entreprise.

Depuis, TRAMECO connait un plein succès, plein élan qu'elle changera encore sa dénomination, et on l'appela comme on l'appelle jusqu'au jour d'aujourd'hui sous le nom de GO SHOP. L'entreprise a étendu son domaine d'intervention : elle devient non seulement une entreprise à caractère mécanique, mais également elle va se spécialiser dans le domaine informatique, sportif et alimentaire.

II.3. STATUT JURIDIQUE

L'entreprise GO SHOP fonctionne sous la reconnaissance légale suivante :

- Numéro d'Identification Nationale : N50116K

- Numéro au Registre de Commerce (NRC) : 2741.

Le rayon d'action de l'entreprise GO SHOP est le territoire national congolais, avec possibilité d'extension sur les autres régions du monde.

II.4. RESSOURCES DE GO SHOP

A l'instar de toute autre entreprise commerciale, à but lucratif en d'autres termes, l'entreprise GO SHOP parvient à la satisfaction de ses services en se servant d'une diversité de ressources, qui sont :

v Ressources Humaines :

L'entreprise GO SHOP dispose d'un personnel aussi qualifié que chevronné et à la formation requise ; la moyenne d'expérience des agents est d'au moins quinze ans.

v Ressources Financières :

GO SHOP subvient à ses besoins financiers grâce aux recettes que génèrent ses services, notamment le service Magasin [Alimentation], le service de Garage et le service Informatique, dans le strict respect de son objet social.

v Ressources Matérielles :

L'entreprise est en possession d'un « grand » arsenal des matériels lui servant à son exploitation. Au service de Garage, on dispose de :

§ Deux bancs d'essai pour la révision des pompes d'injection ;

§ Des surfaceuses de culasses ;

§ Une aléseuse, électropneumatique servant à la rectification des blocs moteurs, de toute marque et de n'importe quelle dimension ;

§ Un compresseur servant à gonfler les pneus, il est aussi utilisé dans la rectification des soupapes ;

§ Un tour pour vérification des vilebrequins ;

§ Deux groupes électrogènes ;

§ Etc.

Dans son Magasin, l'entreprise GO SHOP dispose des matériels de réseau, câblés et sans fil, lui servant de liaison de ses différents services sous la norme Intranet, et Internet pour sa communication avec les clients et/ou partenaires.

II.5. HORAIRE DE TRAVAIL

Du Lundi au Vendredi :

De 8h00 à 12h00 : Travail

De 12h00 à 14h00 : Repos

De 14h00 à 17h00 : Travail

Samedi :

De 8h00' à 12h00' : Travail dans le Bâtiment Garage

De 09h00' à 17h00' : Travail dans l'Alimentation

II.5. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

II.5.1. ORGANIGRAMME

II.7. FONCTIONNEMENT DES SERVICES

II.7.1. Administrateur Financier et Comptable

Il est le gérant de l'entreprise, chargé de coordonner toutes les activités de services ou départements. Ses attributions peuvent se résumer ainsi :

· Contrôler le Personnel de l'entreprise ;

· Etablir des états financiers mensuels. Il dresse un document incluant les entrées et les sorties de fonds d'une part, et dégager un solde d'un autre coté ;

· Gérer les transferts de fonds (surtout les mouvements bancaires) ;

· Virement de fonds de la caisse à la banque après conformité des documents y afférents ;

· Rédiger un état général, souvent annuel, de l'exploitation de l'entreprise ;

II.7.2. Responsable Commercial

Le Responsable commercial est chargé d'exécuter les taches suivantes :

§ Prospecter les clients ;

§ Effectuer des commandes aux fournisseurs au moyen d'internet ou par téléphone ;

§ Ainsi donc tenir des bons de commande;

§ Tenir des bons de retour en cas de non-conformité des marchandises ;

§ Faire le suivi régulier des ventes ;

§ Mensuellement, rédiger un journal de ventes.

II.7.3. Département Garage

II.7.3.1. Responsable Administratif et Commercial

Le responsable du secrétariat administratif tient tout un tas de documents. Outre la tâche de renseignement aux clients, et réception et expédition du courrier de l'entreprise, c'est lui qui est chargé de délivrer les factures pour le service Garage. Il reçoit aussi les états de besoin de différents services et en fait rapport. Bref, il est chargé de :

- Expédition et réception du courrier de l'entreprise ;

- Etablir des factures pour les services Garage ;

- Recouvrement des montants dus par des clients débiteurs ;

- Renseignement aux clients.

- Pour lui faciliter le travail, le secrétaire administratif utilise le logiciel de facturation, appelé Ciel Point de vente.

II.7.3.2. Magasinier Garage

Les tâches du Magasinier Garage peuvent être énumérées comme suit :

Gérer les entrées de nouvelles pièces dans le magasin;

Il s'occupe de la sortie [vente] des pièces ;

Tenir une fiche de stock pour chaque pièce ;

Sortir des factures pro forma aux clients désireux de consommer les services de l'entreprise ;

Avec le Responsable Commercial faire des commandes pour de nouveaux articles ;

Il range les pièces [articles] dans des étagères selon l'ordre : engin et catégorie.

II.7.3.3. Chef de Garage

Il gère le personnel affecté à son service ; il est à la base de la division et attributions des taches journalières aux mécaniciens. Il veille sur la santé et la sécurité non seulement des agents, mais également sur l'état des outils ou matériels de travail.

Ses compétences :

v S'entretenir avec les clients, leur fournir des renseignements techniques ;

v Donner l'état social des mécaniciens ;

v Informer du fonctionnement général du service Garage ;

v Soumettre une fiche d'expertise au Responsable Administratif, et le Magasinier y rédige une pro forma.

II.7.3.4. Magasinier Technique

Le Magasinier technique contrôle le stock des tous les carburants, huiles et graisses dans le garage, et l'outillage du garage. Il gère en effet les entrées et les sorties dans son stock. Pour ce il tient un registre manuscrit dans lequel les carburants, les huiles et les graisses sont répertoriés avec leurs mouvements respectifs. Il veille à la bonne utilisation des outils par les mécaniciens. En résumé :

· Il gère les entrées/sorties carburants/huiles/graisses ;

· Il distribue ces matières aux services qui en éprouvent le besoin ;

· Veiller à l'utilisation correcte et la sécurité des outils du garage ;

· Donner rapport au Chef de garage.

II.7.3.5. Mécaniciens

Ce sont tous les agents affectés au service de garage. Ils obtiennent leurs taches journalières et souvent régulières de leur Chef de Garage.

Parmi les tâches les plus importantes, nous pouvons citer :

1. Pompe d'Injection : grâce à deux bancs d'essai, détaillés dans les pages qui précédent, les mécaniciens en charge de ce service effectue la rectification des pompes d'injection de toute marque ;

2. Tournage : Spécialiste de la rectification des vilebrequins, ce service dispose d'un matériel adéquat pour remplir en bien sa mission ;

3. Carrosserie : Ce service a comme tache, faire la peinture. Les responsables de ce service redorent les véhicules à l'aide d'un matériel approprié : une peinture à la pression ;

4. Et tant d'autres.

II.7.3.6. Le Coursier

Le coursier dans l'entreprise GO SHOP est chargé de la transmission et recouvrement des factures. Il est aussi chargé de déposer des montants recouvrés en banque. En plus, il achemine le courrier de l'entreprise, et paie les factures de services consommés par l'entreprise. Et pour y arriver, il dispose d'un véhicule pour opérer ses transactions.

II.7.3.7. Service de Sécurité

Comme son nom l'indique bien et très nettement, ce service est responsable de la sécurité matérielle du patrimoine présent dans les locaux et l'enceinte de l'entreprise ; il veille sur la sécurité physique des agents pendant toutes les heures de travail. Il est dirigé par un portier pendant les heures de travail et un garde de nuit pendant la nuit.

II.7.4. Département Magasin

II.7.4.1. Chef de Rayon

Le magasinier de l'alimentation [shop] est celui qui s'occupe des produits exposés dans l'alimentation et ceux restés dans le dépôt. Il se donne un travail délicat et exigeant de faire des entrées de nouveaux produits en fonction des sorties, les ventes. Et à l'aide d'une fiche de stock par produit, il sait faire son rapport.

Somme toute, nous pouvons dire que le magasinier :

· Gère les entrées des produits dans son magasin ;

· En collaboration avec la Comptabilité, il évalue les sorties ;

· Au moyen des fiches par produits, il évalue son stock par produit en quantité et en valeur, par un inventaire tant régulier que soutenu ;

· Avec le département Commercial, il effectue des commandes de nouveaux produits ;

· Bref, il est responsable de la gestion de stocks de marchandises de l'entreprise.

II.7.4.2. La Caisse

Ce service gère les ventes dans le magasin ou alimentation. Ainsi, il est chargé de recevoir les commandes des clients et effectuer la livraison des produits achetés, bien sur la facture dessus. Il tient ainsi un bon de livraison archivant l'opération de livraison. Mais, dans la plupart de cas, le client circule dans l'alimentation, se choisit les produits et les présente à ce service, et le responsable lui livre une facture après paiement. Le service de Caisse gère les mouvements de la caisse ; ainsi s'y tiennent les bons d'entrée et bons de sortie caisse2.

Par des phrases simples, disons ceci :

Le service Caisse occupe le point de vente dans l'alimentation ;

Il s'occupe de la livraison des commandes des produits de l'alimentation ;

Il s'occupe également des mouvements de la caisse ;

Le responsable de ce service effectue toutes les tâches à l'aide du logiciel partagé en réseau, appelé « Ciel Point de Vente  ».

II.7.4.3. Service de Maintenance

Le responsable de ce service veille sur le moyen technique informatique de l'entreprise. En effet, l'entreprise GO SHOP dispose d'un service Intranet et Internet, ce qui nécessite un suivi minutieux du réseau, sa sécurité dans son intégralité et sa maintenance régulière.

Comme taches, nous pouvons citer :

Ø Maintenance du réseau ;

Ø Installation de nouveaux matériels de la maison;

Ø Installation de matériels achetés, si le client en éprouve le besoin ;

Ø Faire la maintenance et la suivi des matériels vendus auprès des clients ;

Ø Conseiller et renseigner les clients sur les matériels informatiques, et les informer sur les nouveautés.

CHAPITRE III : ANALYSE DU SYSYTEME D'INFORMATION EXISTANT

III.1. MODELE CONCEPTUEL DE COMMUNICATION (MCC)

III.1.1. CONCEPTS Y RELATIFS

· Partenaire : est un intervenant extérieur à l'entreprise.

· Domaine : est un système de l'entreprise qui a la caractéristique d'avoir un mémoire, un système d'information.

· Acteur : représente une unité active intervenant dans le domaine ou fonctionnement du système opérant stimulé par le flux, il le transforme, le renvoie.

· Sous-domaine : est une somme des fonctions élémentaires.

Pour tenter de réduire la modélisation d'une société, d'une organisation ou d'une firme et surtout pour obtenir des tailles de projet maîtrisables, on cherche à découper l'entreprise en domaines d'activité. Ce découpage s'effectue généralement sur base de grandes fonctions ou activités de cette organisation.

Domaine représente une fonction de l'entreprise et chaque fonction peut être considérée comme une unité. Ce découpage en domaines nous permet d'identifier le flux entre domaine et hors domaine pour arriver au diagramme conceptuel des flux.

· Flux : représente un échange entre deux acteurs.

· Diagramme de flux : c'est une représentation graphique des acteurs et des flux échangés.

21

Entrepreneur

Responsable Commercial

Fournisseur

Caisse

Chef de rayon

Service Maintenance

Responsable Financier

Chef de Garage

Responsable Administratif

Stock Carburant

Mécaniciens

Service Sécurité

Aides

Client

8

2

3

4

6

5

7

1

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

36

35

III.1.2. MODELE CONCEPTUEL DE COMMUNICATION BRUTIII.1.3.MATRICE DES FLUX

 

Entreprenneur

Responsible Finacier

Responsible Commercial

Chef de Garrage

Responsible Administratif

Service Maintenance

Chef de Rayon

Aides

Caissière

Chef de Stock Carburant

Mécaniciens

Sécurité

Client

Fournisseur

Entreprenneur

 

31

33

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Responsible Financier

 
 

11

19

13

35

 
 

29

 
 
 
 

 

Respobsable Commercial

34

9

 
 
 

17

7

 
 
 
 
 
 

9

Che de Garrage

 

20

 
 

22

 
 
 
 

25

23

 
 

 

Responsible Administatif

 

14

 

21

 

15

 
 
 
 
 

27

 

 

Service informatique

 

36

18

 

16

 
 
 
 
 
 
 
 

 

Chef de rayon

 
 

8

 
 
 
 

5

4

 
 
 
 

 

Aides

 
 
 
 
 
 

6

 
 
 
 
 
 

 

Caissière

 

30

 
 
 
 

3

 
 
 
 
 
 

 

Chef de Stock Carburant

 
 
 

26

 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Mécanicien

 
 
 

24

 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Sécurité

 
 
 
 

27

 
 
 
 
 
 
 
 

 

Clients

 
 
 
 
 
 
 
 

1

 
 
 
 

 

Fournisseur

 
 

10

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

LEGENDE

1

Dépôt commande

2

Réception commande

3

Demande Article

4

Exécution

5

Demande relève

6

Exécution

7

Demande Rapport

8

Exhibition

9

Demande de fonds

10

Exécution

11

Demande rapport financier achat

12

Exhibition

13

Demande rapport

14

Exhibition

15

Demande service maintenance

16

Exécution

17

Demande service maintenance

18

Exécution

19

Demande rapport d'état

20

Exhibition

21

Demande états de besoin

22

Exhibition

23

Attribution tâches

24

Exécution

25

Demande Rapport

26

Exhibition

27

Demande rapport d'état

28

Exhibition

29

Demande rapport vente

30

Transmission rapport

31

Demande rapport finances

32

Transmission rapport

33

Demande rapport sur commerce

34

Exhibition

35

Demande service de maintenance

36

Exécution

III.1.4. MODELE CONCEPTUEL DES FLUX NET

Entrepreneur

GESTION DES STOCKS MARCHANDISESSS

Client

Responsable stock carburant

Sécurité

Chef de Garage

Mécaniciens

Fournisseur

Rapport

Réception

Livraison

Demande

Prix

Livraison

Demande

Exécution

Exécution

Demande

Ordre

Exécution

III.2. MODELE ORGANISATIONNEL DE TRAITEMENT (MOT)

III.2.1. NOTION ET CONCEPTS CLES

Le niveau organisationnel s'attache à décrire le système d'information en répondant aux questions QUI ? Où ? Quand ?

Au plan de la description des traitements, le modèle organisationnel des traitements intègre les notions de temps, de la durée, des ressources, des lieux, de responsabilité et de la nature de traitement (manuel ou automatique).

Le modèle organisationnel de traitement permet la formalisation du système ainsi que la répartition des tâches entre l'homme et la machine. Il se porte sur plusieurs concepts :

Poste de Travail

Un poste de travail est caractérisé par :

- Un type de lieu qui représente l'ensemble des lieux où les actions d'une opération pourront s'effectuer ;

- Endroits où pourra s'effectuer tous les inventaires ;

- Un responsable : personne ayant la responsabilité de certaines actions d'une opération ou ensemble des périodes ;

- Des ressources : moyen permettant de réaliser certaines actions d'une opération. Une ressource peut comporter essentiellement :

· Des hommes (personnel) ;

· Des programmes (logiciel) ;

· Des machines (matériels) ;

· Des fichiers

· Et accessoirement des outils ou des supports divers

Procédure Fonctionnelle

Une procédure fonctionnelle est l'ensemble d'actions d'une opération conceptuelle affectée à un poste de travail. Une PF est ininterrompue.

La nature d'une PF est son degré d'automatisation.

Une PF est automatisée si elle comporte des traitements automatiques ; dans le cas contraire, elle est manuelle.

Une PF automatisée peut être :

§ Entièrement automatique (différée en Batch) ;

§ Conversationnelle (dialogue interactif) ;

§ Ou OFF LINE (exemple : saisir dans un atelier de saisie par encodage).

Le déroulement d'une PF comporte :

ü L'instant où commence le PF ;

ü La durée maximum d'exécution de la PF

Flux

1. Flux entrant (entrées) : ensemble des informations qui sont traités lors d'une exécution de la procédure fonctionnelle ;

2. Flux sortant (sorties) : ensemble des informations émises lors d'une exécution de la PF et constituant soit un flux entrant dans une PF, soit des résultats pour l'univers extérieur au SI ;

3. Flux véhiculé par un support.

Les informations transmises à travers le flux peuvent être :

Ø Des mouvements portés par les événements ;

Ø Des mouvements antérieurs mémorisés dans la base d'information à l'occasion d'événements antérieurs participant à la synchronisation ;

Ø Des mouvements nouveaux mémorisés liés à un événement émis par le PF ;

Ø Des lots de données permanentes dont l'existence participe à l'un des événements générateurs de ou émis par la PF ou qui sont seulement consultés ou mise à jour.

III.2.2. REGLES D'ORGANISATION

RO1 : Avant le paiement de la facture des marchandises, la passation de la commande par le Responsable s'avère nécessaire ;

RO2 : En cas d'arrivée des marchandises, son enregistrement et la mise à jour des fiches de stock doivent être tenus par le Chef de rayon ;

RO3 : L'établissement des rapports d'acquisition doit être fait par le Chef de rayon après enregistrement des marchandises achetées ;

RO4 : En cas de sortie en stock, le client doit passer une commande qui sera analysée par le Chef de Rayon ;

RO5 : L'établissement de la facture et du rapport doit être fait après sortie ;

RO6 : Juste après établissement des écarts sur les marchandises, l'inventaire physique doit être passé ;

RO7 : Le temps effectif de travail est de 8 heures jusqu'à 17 heures, chaque jour sauf le dimanche.

III.2.3. TABLEAU DES PROCEDURES FONCTIONNELLES

Processus : « Approvisionnement »

N° PF

Déroulement

Début - Fin

Durée

TACHES

Nature

Poste de travail

Lieu

Responsable

Ressource

PF1

8h<t<17h°°

X'

Vérification Etat Stock

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

PF2

8h<t<17h°°

X'

Elaboration Réquisition

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

PF3

8h<t<17h°°

X'

Dépôt Commande

Ma

Ailleurs

Responsable Commercial

Responsable Commercial

PF4

8h<t<17h°°

X'

Paiement facture

Ma

Ailleurs

Responsable Commercial

Responsable Commercial

PF5

8h<t<17h°°

X'

Réception Marchandises

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

PF6

8h<t<17h°°

X'

Enregistrement Marchandises

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

PF7

8h<t<17h°°

X'

Mise à jour de Fiches

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

PF8

8h<t<17h°°

X'

Rapport sur Acquisition

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

Processus : « Sortie en Stock »

N° PF

Déroulement

Début - Fin

Durée

TACHES

Nature

Poste de travail

Lieu

Responsable

Ressource

PF9

8h<t<17h°°

X'

Dépôt Commande

Ma

Caisse

Client

Client

PF10

8h<t<17h°°

X'

Analyse Commande

Ma

Caisse

Caissière

Caissière

PF11

8h<t<17h°°

X'

Elaboration Fiche de sortie

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

PF12

8h<t<17h°°

X'

Enregistrement sortie

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

PF13

8h<t<17h°°

X'

Elaboration Facture

Ma

Caisse

Caissière

Caissière

PF14

8h<t<17h°°

X'

Mise à jour Fiches

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

PF15

8h<t<17h°°

X'

Rapport de sortie

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

Processus : « Contrôle Stock »

N° PF

Déroulement

Début - Fin

Durée

TACHES

Nature

Poste de travail

Lieu

Responsable

Ressource

PF16

8h<t<17h°°

X'

Dépôt Rapport Acquisition

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

PF17

8h<t<17h°°

X'

Réception Rapport

Ma

Département Commercial

Responsable Commercial

Responsable Commercial

PF18

8h<t<17h°°

X'

Dépôt Rapport Sortie

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

PF19

8h<t<17h°°

X'

Réception Rapport

Ma

Département Commercial

Responsable Commercial

Responsable Commercial

PF20

8h<t<17h°°

X'

Etablissement Ecarts

Ma

Département Commercial

Responsable Commercial

Responsable Commercial

PF21

8h<t<17h°°

X'

Inventaire physique

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

PF22

8h<t<17h°°

X'

Mise à jour Fiches de stock

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

PF23

8h<t<17h°°

X'

Rapport de Contrôle

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

III.2.4. DIAGRAMME D'ENCHAINEMENT DES PROCEDURS FONCTIONNELL

Processus : «  Approvisionnement  »

Déroulement

Début - Durée

X'

ENCHAINEMENT DES PROCEDURES FONCTIIONNELLES

NATURE

POSTE DE TRAVAIL

· Lieu

· Responsable

· Ressource

Service ouvert

Chef de rayon présent

a ET b OU D

Stock vérifié

Chef de rayon disponible

Et

Réquisition élaborée

A

D

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

 
 

8h<f<17h°°

PF2Elaboration RéquisitionToujours

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

A

Réquisition élaborée

Et

Commande déposée

Responsable Co/cial présent

Et

Facture payée

Facture en attente

Réquisition élaborée

A et B, ou A et C

Marchandises reçues

B

Ma

Ailleurs

Responsable Commercial

Responsable Commercial

 
 

8h<f<17h°°

PF4Paiement FactureCréditAu comptant

Ma

Ailleurs

Responsable Commercial

Responsable Commercial

8h<f<17h°°

PF5Réception MarchandisesToujours

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

Marchandises enregistrées

Et

Chef de rayon au service

B

Réquisition élaborée

Et

Fiches Mises à jour

Réquisition élaborée

Et

Rapport Etabli

Fin Processus Approvisionnement

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

 
 

8h<f<17h°°

PF7Mise à jour FicheToujours

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

8h<f<17h°°

PF8Rapport AcquisitionToujours

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

Processus : «  Sortie en Stock  »

Déroulement

Début - Durée

X'

ENCHAINEMENT DES PROCEDURES FONCTIIONNELLES

NATURE

POSTE DE TRAVAIL

· Lieu

· Responsable

· Ressource

Service Caisse ouvert

Client présent

Et

Commande déposée

Caissière&Magasinier disponibles

Et

Commande acceptée

C

Commande mise en attente

D

Ma

Caisse

Client

Client

 
 

8h<f<17h°°

PF10Analyse CommandeNon OkOK

Ma

Caisse

Caissière

Caissière

C

Chef de rayon présent

Et

Fiche de sortie élaborée

Chef de rayon présent

Et

Sortie enregistrée

Réquisition élaborée

A et B, ou A et C

Facture élaborée

D

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

 
 

8h<f<17h°°

PF12Enregistrement SortieToujours

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

 
 
 
 

8h<f<17h°°

PF13Elaboration factureToujours

Ma

Caisse

Caissière

Caissière

Fiche MAJ

Et

Chef de rayon en service

D

Magasinier en service

Et

Rapport établi

Fin Processus Sortie en Stock

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

 
 

8h<f<17h°°

PF15Rapport de SortieToujours

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

Processus : « Contrôle de Stock »

Déroulement

Début - Durée

X'

ENCHAINEMENT DES PROCEDURES FONCTIIONNELLES

NATURE

POSTE DE TRAVAIL

· Lieu

· Responsable

· Ressource

Magasin ouvert

Rapport déposé

Chef de rayon disponible

Et

Ma

Caisse

Client

Client

 
 

Département Co/cial ouvert

Rapport réçu

E

Et

Ma

Direction Commerciale

Responsable Commercial

Responsable Commercial

 
 

Rapport déposé

Et

Chef de rayon présent

E

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

 
 

Rapport réçu

Et

Chef de rayon présent

Ma

Département commercial

Responsable Commercial

Responsable commercial

 
 

B

Ecart établi

ET

Réquisition élaborée

Ma

Caisse

Caissière

Caissière

 
 

Et

Inventaire effectué

Et

Chef de rayon en service

B

Responsible co/cial disponoble

Et

Rapport établi

Fin Processus Contrôle Stock

Chef de rayon disponible

Rapport établi

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

 
 

8h<f<17h°°

PF22Mise à jour Fiche de StockToujours

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

8h<f<17h°°

PF23Rapport de ContrôleToujours

 

Magasin

Chef de Rayon

Chef de Rayon

III. 3. MODELE CONCEPTUEL DE TRAITEMENT (MCT)

Le MCT exprime ce qu'il faut faire ; il n'indique pas qui doit faire, ni quant il faut faire, ni où il fait faire (conception organisationnelle), ni comment il faut faire (concept opérationnel).

III.3.1. CONCEPTS UTILISES

- Processus : est un enchaînement d'opérations incluses dans un même domaine d'activités.

- Opération : est un ensemble d'actions accomplies par le système d'information en réaction à un événement ou une conjonction d'événement.

- Synchronisation : une synchronisation d'une opération marque le rendez-vous des événements contributifs qui doivent être arrivés avant le déclenchement de l'opération selon une proposition logique (fait sur OU et sur ET) traduisant les règles de gestions que doivent vérifier les événements contributifs pour déclencher les actions. Bref, c'est une condition, d'activation d'une opération.

- Evénement : est le compte rendu au SI du fait que quelque chose s'est produite dans l'univers extérieur u dans le SI lui-même.

III.3.2. FORMALISME

E1

E2

ET

ACTION

R1 R2

Evénements contributifs

Sysnchronisation

Evénements produits

Operation

Règles d'émission

III.3.3. CONSTRUCTION DU MCT

Processus : « Approvisionnement »

Service ouvert

Chef de rayon présent

a ET b OU D

Stock vérifié

Chef de rayon disponible

Et

Réquisition élaborée

A

D

 

Elaboration RéquisitionToujours

A

Réquisition élaborée

Et

Commande déposée

Responsable Co/cial présent

Et

Facture payée

Facture en attente

Réquisition élaborée

A et B, ou A et C

Marchandises réçues

B

 

Paiement FactureCréditAu comptant

Réception MarchandisesToujours

 
 

Marchandises enregistrées

Et

Chef de rayon au service

B

Réquisition élaborée

Et

Fiches Mises à jour

Réquisition élaborée

Et

Rapport Etabli

Fin Processus Approvisionnement

 

Mise à jour FicheToujours

Rapport AcquisitionToujours

 
 

Processus : Sortie en stock

Service Caisse ouvert

Client présent

Et

Commande déposée

Caissière&Magasinier disponibles

Et

Commande acceptée

C

Commande mise en attente

E

 

Analyse CommandeNon OkOK

 
 
 

Fiche de sortie élaborée

Et

Chef de rayon présent

C

 

Sortie enregistrée

Et

Chef de rayon présent

 

D

A et B, ou A et C

Facture élaborée

Réquisition élaborée

 

Fiche MAJ

Et

Chef de rayon en service

D

 

Fin Processus Sortie en Stock

Rapport établi

Et

Magasinier en service

 

Processus : Contrôle Stock

Magasin ouvert

Rapport déposé

Chef de rayon disponible

Et

 

Département Co/cial ouvert

Rapport réçu

E

Et

 

Rapport déposé

Et

Chef de rayon présent

E

 

Rapport réçu

Et

Chef de rayon présent

 

B

Ecart établi

ET

Réquisition élaborée

 

Et

Inventaire effectué

Et

Chef de rayon en service

B

Responsible co/cial disponoble

Et

Rapport établi

Fin Processus Contrôle Stock

Chef de rayon disponible

Rapport établi

 

Mise à jour Fiche de StockToujours

 
 

Rapport de ContrôleToujours

 
 

III.4. ETUDE DES DONNEES

III.4.1. MODELES CONCEPTUEL DES DNNEES

Le modèle conceptuel des données est une représentation statique du système d'information de l'entreprise qui met en évidence sa sémantique. Il a pour but d'écrire de façon formelle les données qui seront utilisées par le système d'information. Il s'agit donc d'une représentation des données, facilement compréhensible. Cet aspect recouvre les mots qui décrivent le système ainsi que les liens existants entre ces mots. Le formalisme adopté par la méthode Merise pour réaliser cette description est basé sur les concepts « entité-association ».

III.4.2. CONCEPTS DE BASE

Ø La propriété (ou attribut ou rubrique)

§ La propriété est une information élémentaire, c'est-à-dire non déductible d'autres informations, qui présente un intérêt pour le domaine étudié. Par exemple, si l'on considère le domaine de gestion des commandes d'une société de vente par correspondance, les données : « référence article », « désignation article », « prix unitaire HT », « taux de TVA » sont des propriétés pertinentes pour ce domaine. La donnée « prix unitaire TTC » n'est, d'après la définition, pas une propriété car ses valeurs peuvent être retrouvées à partir des propriétés «prix unitaire HT » et « taux de TVA ».

§ Chaque valeur prise par une propriété est appelée occurrence. Des occurrences de la rubrique « désignation article » sont par exemple : « râteau », « bêche », « scie », ...

§ Une propriété est dite simple ou encore atomique si chacune des valeurs qu'elle regroupe n'est pas décomposable. La propriété « Adresse », dont des exemples d'occurrences sont donnés ci-dessous, n'est pas élémentaire car elle peut être décomposée en trois propriétés : la rue, le code postal et la ville.

§ Une propriété paramètre est une propriété qui, à un instant donné, contient une seule valeur.

Ø L'entité ou individu-type

Une entité est la représentation d'un élément matériel ou immatériel ayant un rôle dans le système que l'on désire décrire. On appelle classe d'entité un ensemble composé d'entités de même type, c'est-à-dire dont la définition est la même. Le classement des entités au sein d'une classe s'appelle classification (ou abstraction). Une entité est une instanciation de la classe.

Chaque entité est composée de propriétés, données élémentaires permettant de la décrire.

Ø Les identifiants

Un identifiant est un ensemble de propriétés (une ou plusieurs) permettant de désigner une et une seule entité. La définition originale est la suivante: L'identifiant est une propriété particulière d'un objet telle qu'il n'existe pas deux occurrences de cet objet pour lesquelles cette propriété pourrait prendre une même valeur.

Les attributs d'une classe d'entité permettant de désigner de façon unique chaque instance de cette entité sont appelé identifiant absolu. Le modèle conceptuel des données propose de souligner les identifiants (parfois de les faire précéder d'un #).

Ainsi, chaque classe d'entité doit posséder au moins un attribut identifiant, et l'ensemble de ses attributs identifiants doivent être renseignés à la création de l'entité.

Ø Occurrence d'entité ou individu

D'après la définition d'une entité, on sait que la connaissance d'une valeur de la rubrique identifiant détermine la connaissance des valeurs des autres rubriques de l'entité. L'ensemble de ces valeurs est appelé occurrence d'entité.

Ø L'association (ou relation-type)

Une association (appelée aussi parfois relation) est un lien sémantique entre plusieurs entités. Une classe de relation contient donc toutes les relations de même type (qui relient donc des entités appartenant à des mêmes classes d'entité).

Une classe de relation peut lier plus de deux classes d'entité. Voici les dénominations des classes de relation selon le nombre d'intervenants:

- une classe de relation récursive (ou réflexive) relie la même classe d'entité

- une classe de relation binaire relie deux classes d'entité

- une classe de relation ternaire relie trois classes d'entité

Une classe de relation n-aire relie n classes d'entité Les classes de relations sont représentées par des hexagones (parfois des ellipses) dont l'intitulé décrit le type de relation qui relie les classes d'entité (généralement un verbe). On définit pour chaque classe de relation un identificateur de la forme Ri permettant de désigner de façon unique la classe de relation à laquelle il est associé. On peut éventuellement ajouter des propriétés aux classes de relation.

Ø Occurrence d'association

Une occurrence d'association est un lien particulier qui relie deux occurrences d'entités.

Ø Cardinalité

Les cardinalités permettent de caractériser le lien qui existe entre une entité et la relation à laquelle elle est reliée. La cardinalité d'une relation est composé d'un couple comportant une borne maximale et une borne minimale, intervalle dans lequel la cardinalité d'une entité peut prendre sa valeur:

· la borne minimale (généralement 0 ou 1) décrit le nombre minimum de fois qu'une entité peut participer à une relation

· la borne maximale (généralement 1 ou n) décrit le nombre maximum de fois qu'une entité peut participer à une relation

Un couple de cardinalités placé entre une entité E et une association A représente le nombre minimal et maximal d'occurrences de l'association A qui peuvent être « ancrées » à une occurrence de l'association E. Le tableau ci-après récapitule les valeurs que peut prendre ce couple.

DOCUMENTS UTILISES

Pour construire le MDC, nous nous sommes servi des fiches de stock tenues par les Chefs de Rayon et des fichiers ouverts en MS-Word et/ou MS-Excel enregistrant les entrées en cas de réception des marchandises.

III. 4. 2 DICTIONNAIRE DE DONNEES

Nom de la propriété

Signification

Nature

Longueur

Type

Règle d'intégrité

A, AN,N

E, CO ,CA

M, SIT,SIG

CodArt

Code de l'article

AN

10

E

SIG

 

DesingArt

Désignation de l'article

AN

16

E

SIG

 

QteInit

Quantité initiale de l'article

N

12

E

SIG

 

QteStock

Quantité en stock de l'article

N

12

E

SIG

 

PUAt

Prix unitaire de l'article

N

12

E

SIG

 

CodFam

Code de a famille

AN

10

E

SIG

 

DesignFam

Désignation de la famille

An

16

E

SIG

 

InfoFam

Information sur la famille

AN

20

E

SIG

 

CodRay

Code du rayon

AN

10

E

SIG

 

DesignRay

Désignation du rayon

AN

16

E

SIG

 

InfoRay

Information sur le rayon

AN

20

E

SIG

 

RespoRay

Responsable du rayon

AN

20

E

SIG

 

CodMag

Code du magasin

AN

10

E

SIG

 

DesignMag

Désignation du magasin

AN

16

E

SIG

 

RefFourn

Référence du fournisseur

AN

10

E

SIG

 

NomFourn

Nom du fournisseur

AN

16

E

SIG

 

AdressFourn

Adresse du fournisseur

AN

20

E

SIG

 

WebFourn

Site Web du fournisseur

AN

20

E

SIG

 

MailFourn

eMail du fournisseur

AN

26

E

SIG

 

TeleFourn

Téléphone du fournisseur

N

12

E

SIG

 

RefCli

Référence du client

AN

10

E

SIG

 

NomCli

Nom du client

AN

16

E

SIG

 

AdressCli

Adresse du client

AN

20

E

SIG

 

WebCli

Site Web du client

AN

20

E

SIG

 

MailCli

eMail duClient

AN

26

E

SIG

 

TeleCli

Téléphone du client

N

12

E

SIG

 

QteCom

Quantité commandée

N

12

E

SIG

 

DateCom

Date de commande

N

8

E

SIT

Jj mm aa

QteFourn

Quantité fournie

N

12

E

SIG

 

DateLivr

Date de livraison

N

8

E

SIT

Jj mm aa

III. 4. 3. GRAPHE DE DEPENDANCE FONCTIONNELLE

CodArt

CodMag

RefFour

RefCli

CodRayon

CodFam

DesignArt

PUArt

QteFourn

MailFour

TeleFourn

AdressFour

WebFour

NomCli

AdressCli

MailCli

NomMag

RespoMag

TelerespoMag

NomFam

InfoFam

NomRayon

InfoRayon

DateFourn

QteCom

QteFourn

DateCom

NomFour

III. 4. 4. REGLES DE GESTION

RG1 : Un fournisseur peut livrer un ou plusieurs articles ;

RG2 : Un article peut être livré par un ou plusieurs fournisseurs ;

RG3 : Un article peut être commandé par un ou plusieurs clients ;

RG4 : Un client peut commander un ou plusieurs articles ;

RG5 : Un ou plusieurs articles ne peuvent appartenir qu'à une et une seule famille ;

RG6 : Un rayon peut regrouper une ou plusieurs familles ;

RG7 : Un magasin peut stocker un ou plusieurs articles ;

RG8 : Un article peut être stocké dans un ou plusieurs magasins

III. 4. 5. CONSTRCTION DU MCD

1,n

1,1

1,n

1,n

1,n

1,n

Regrouper

Commander

QteCom,DateCom

Livrer

QteLivr,DateFour

RefFourn

NomFourn

AdressFourn

MailFourn

WebFourn

WebFourn

TeleFourn

FOURNISSEUR

CodArt

DesignArt

PUArt

ARTICLE

RefCli

NomCli

AdressCli

WebCli

MailCli

TeleCli

CLIENT

CodFam

DesignFam

InfoFam

FAMILLE

CodMag

DesignMag

RespoMag

Telerespo

MAGASIN

CodRay

DesignRay

InfoRay

RAYON

Stocker

QI, QS, QE

Appartenir

1,1

1,n

1,n

1,n

III. 5. CRITIQUE DU SYSTEME D'INFORMATION EXISTANT ET PROPOSITION DES SOLUTIONS

Après analyse du système d'information de l'entreprise GO SHOP dans son service de Rayon/magasin, nos nous sommes rendu compte que :

· Au niveau de traitement (MOT et MCT), la succession des tâches et le temps de traitement sont bien chronométrés ; mais le traitement et le mode de stockage des informations sont à la base de disfonctionnement du service de Rayon ;

· Au niveau du MCD, les documents utilisés par le service de Rayon ne sont pas difficiles à prendre e charge, mais e façon de les tenir handicape la gestion de ce service.

Ces anomalies nous ont poussées à proposer ce qui suit au service de Rayon/magasin de l'entreprise GO SHOP :

Ø Pour améliorer la prise en charge de données, mettre en place la cellule informatique qui s'occupera des données automatisées ;

Ø Intégrer parmi les tâches manuelles certaines tâches automatisées afin d'augmenter la rapidité dans l'exécution des tâches ;

Ø Mettre en place une base de données pouvant permettre une gestion efficace des données dans le service de Rayon.

CHAPITRE IV. CONCEPTION DU SYSTEME D'INFORMATION FUTUR

IV.1. MODELE CONCEPTUEL DE COMMUNICATION (MCC)

IV.1.1. MODELE CONCEPTUEL DE COMMUNICATION BRUT (MCC Brut)

251768832

VI.1.2. MATRICE DE FLUX

 

Entreprenneur

Responsible Finacier

Responsible Commercial

Chef de Garrage

Responsible Administratif

Service Maintenance

Chef de Rayon

Aides

Caissière

Chef de Stock Carburant

Mécaniciens

Sécurité

Client

Fournisseur

Entreprenneur

 

31

33

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Responsible Financier

 
 

11

19

13

35

 
 

29

 
 
 
 

 

Respobsable Commercial

34

9

 
 
 

17

7

 
 
 
 
 
 

9

Che de Garrage

 

20

 
 

22

 
 
 
 

25

23

 
 

 

Responsible Administatif

 

14

 

21

 

15

 
 
 
 
 

27

 

 

Service informatique

 

36

18

 

16

 
 
 
 
 
 
 
 

 

Chef de rayon

 
 

8

 
 
 
 

5

4

 
 
 
 

 

Aides

 
 
 
 
 
 

6

 
 
 
 
 
 

 

Caissière

 

30

 
 
 
 

3

 
 
 
 
 
 

 

Chef de Stock Carburant

 
 
 

26

 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Mécanicien

 
 
 

24

 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Sécurité

 
 
 
 

27

 
 
 
 
 
 
 
 

 

Clients

 
 
 
 
 
 
 
 

1

 
 
 
 

 

Fournisseur

 
 

10

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

LEGENDE

1

Dépôt commande

2

Réception commande

3

Demande Article

4

Exécution

5

Demande rélève

6

Exécution

7

Demande Rapport

8

Exhibition

9

Demande de fonds

10

Exécution

11

Demande rapport financier achat

12

Exhibition

13

Demande rapport

14

Exhibition

15

Demande service maintenance

16

Exécution

17

Demande service maintenance

18

Exécution

19

Demande rapport d'état

20

Exhibition

21

Demande états de besoin

22

Exhibition

23

Attribution tâches

24

Exécution

25

Demande Rapport

26

Exhibition

27

Demande rapport d'état

28

Exhibition

29

Demande rapport vente

30

Transmission rapport

31

Demande rapport finances

32

Transmission rapport

33

Demande rapport sur commerce

34

Exhibition

35

Demande service de maintenance

36

37

38

Exécution

Demande informations et détails

Exhibition

 
 
 
 

VI.1.3. MODELE CONCEPUEL DES FLUX NET (MCC NET)

Réception

Rapport

Entrepreneur

GESTION DES STOCKS MARCHANDISESS

Client

Responsable stock carburant

Sécurité

Chef de Garage

Mécaniciens

Fournisseur

Livraison

Demande

Prix

Livraison

Demande

Exécution

Exécution

Demande

Ordre

Exécution

VI.2. ETUDE DES DONNEES

VI.2.1. MODELE CONCEPTUEL DE DONNEES

DOCUMENTS UTILISES

Nous avons utilisé les fiches de stock et les listes d'arrivage frêts pour réaliser notre système d'information.

ETATS DE SORTIE

La Base de données aura à présenter une fiche de stock pour chaque article de manière automatisée, ainsi que la fiche des entrées et de sorties en stock, ce qui permettra enfin de rédiger une réquisition

VI.2.1. DICTIONNAIRE DES DONNEES

Nom de la propriété

Signification

Nature

Longueur

Type

Règle d'intégrité

A, AN,N

E, CO ,CA

M, SIT,SIG

CodArt

Code de l'article

AN

10

E

SIG

 

DesingArt

Désignation de l'article

AN

16

E

SIG

 

QteInit

Quantité initiale de l'article

N

12

E

SIG

 

QteStock

Quantité en stock de l'article

N

12

E

SIG

 

PUAt

Prix unitaire de l'article

N

12

E

SIG

 

CodFam

Code de a famille

AN

10

E

SIG

 

DesignFam

Désignation de la famille

An

16

E

SIG

 

InfoFam

Information sur la famille

AN

20

E

SIG

 

CodRay

Code du rayon

AN

10

E

SIG

 

DesignRay

Désignation du rayon

AN

16

E

SIG

 

InfoRay

Information sur le rayon

AN

20

E

SIG

 

RespoRay

Responsable du Rayon

AN

20

E

SIG

 

CodMag

Code du magasin

AN

10

E

SIG

 

DesignMag

Désignation du magasin

AN

16

E

SIG

 

RefFourn

Référence du fournisseur

AN

10

E

SIG

 

NomFourn

Nom du fournisseur

AN

16

E

SIG

 

AdressFourn

Adresse du fournisseur

AN

20

E

SIG

 

WebFourn

Site Web du fournisseur

AN

20

E

SIG

 

MailFourn

eMail du fournisseur

AN

26

E

SIG

 

TeleFourn

Téléphone du fournisseur

N

12

E

SIG

 

RefCli

Référence du client

AN

10

E

SIG

 

NomCli

Nom du client

AN

16

E

SIG

 

AdressCli

Adresse du client

AN

20

E

SIG

 

WebCli

Site Web du client

AN

20

E

SIG

 

MailCli

eMail duClient

AN

26

E

SIG

 

TeleCli

Téléphone du client

N

12

E

SIG

 

QteCom

Quantité commandée

N

12

E

SIG

 

DateCom

Date de commande

N

8

E

SIT

Jj mm aa

QteFourn

Quantité fournie

N

12

E

SIG

 

DateLivr

Date de livraison

N

8

E

SIT

Jj mm aa

VI.2.2. GRAPHE DE DEPENDANCE FONCTIONNELLE

CodArt

CodMag

RefFour

RefCli

CodRayon

CodFam

DesignArt

PUArt

QteFourn

MailFour

TeleFourn

AdressFour

WebFour

NomCli

AdressCli

MailCli

NomMag

RespoMag

TelerespoMag

NomFam

InfoFam

NomRayon

InfoRayon

DateFourn

QteCom

QteFourn

DateCom

VI.2.3. REGLES DE GESTION

RG1 : Un fournisseur peut livrer un ou plusieurs articles ;

RG2 : Un article peut être livré par un ou plusieurs fournisseurs ;

RG3 : Un article peut être commandé par un ou plusieurs clients ;

RG4 : Un client peut commander un ou plusieurs articles ;

RG5 : Un ou plusieurs articles ne peuvent appartenir qu'à une et une seule famille ;

RG6 : Un rayon peut regrouper une ou plusieurs familles ;

RG7 : Un magasin peut stocker un ou plusieurs articles ;

RG8 : Un article peut être stocké dans un ou plusieurs magasins

VI.2.4. CONSTRUCTION DU MCD

1,n

1,1

1,n

1,n

1,n

1,n

Regrouper

Commander

QteCom,DateCom

Livrer

QteLivr,DateFour

RefFourn

NomFourn

AdressFourn

MailFourn

WebFourn

WebFourn

TeleFourn

FOURNISSEUR

CodArt

DesignArt

PUArt

ARTICLE

RefCli

NomCli

AdressCli

WebCli

MailCli

TeleCli

CLIENT

CodFam

DesignFam

InfoFam

FAMILLE

CodMag

DesignMag

RespoMag

Telerespo

MAGASIN

CodRay

DesignRay

InfoRay

RAYON

Stocker

QI, QS, QE

Appartenir

1,1

1,n

1,n

1,n

VI.3. MODELE CONCEPTUEL DE TRAITEMENT (MCT)

VI.3.1. CONSTRUCTION DU MCT

Processus : « Approvisionnement »

Service ouvert

Chef de rayon présent

a ET b OU E

Stock vérifié

Informaticien disponible

Et

Réquisition élaborée

A

E

 

PF2Elaboration RéquisitionToujours

A

Réquisition élaborée

Et

Réquisition éditée

Responsable Co/cial présent

Et

Commande Déposée

Réquisition élaborée

Et

Facture payée

B

Facture en attente

C

 

PF4Dépôt CommandeToujours

PF5Paiement Factureà CréditAu comptant

Marchandises reçues

Chef de rayon au service

B

Chef de rayon disponible

Et

Fiches Mises à jour

Réquisition élaborée

Et

Fiches de stock établies

C

X et B ou Xet C

D

 

PF7Enregistrement MarchandisesToujours

PF8Elaboration Fiches de stockToujours

 

D

Chef de rayon tjrs en service

Et

Fiches actualisées

Et

Imprimante fonctionnelle

Fiches éditées

Et

Chef de rayon disponible

Rapport élaboré

Fin Processus Approvisionnement

 

PF10Edition FichesToujours

 
 
 

PF11Rapport sur ApprovisionnementToujours

Processus : « Sortie en Stock »

Service Caisse ouvert

Client présent

Et

Commande déposée

Caissière&Magasinier disponibles

Et

Commande acceptée

F

Commande mise en attente

E

 

PF13Analyse CommandeNon OkOK

 
 
 
 

F

Chef de rayon présent

Et

Sortie enregistré

Informaticien présent

Et

Fiche sortie élaborée

Imprimante fonctionnelle

ET

Fiche Sortie éditée

G

 

PF15Elaboration Fiche SortieToujours

 
 
 

PF16Edition Fiche SortieToujours

 
 
 

Facture éditée

Et

Caissière en service

G

Magasinier en service

Et

Fiche MAJ

Fin Processus Sortie en Stock

Chef de rayon disponible

Et

Rapport effecté

 

PF18Mise à jour Fiche de stockToujours

 
 
 

F19Rapport de SortieToujours

Processus : « Contrôle de Stock »

Chef de rayon disponible

Magasin ouvert

Et

Rapport déposé

Département Co/cial ouvert

Et

Rapport réçu

H

 

PF21Réception rapport ApprovisionnementToujours

 
 
 

H

Chef de rayon présent

Et

Rapport déposé

Chef de rayon présent

Et

Rapport reçu

Réquisition élaborée

ET

Ecart établi

I

 

PF23Réception rapport SortieToujours

 
 
 

PF24Etablissement EcartToujours

Inventaire effectué

Et

Chef de rayon en service

Chef de rayon en service

Et

Rapport établi

Imprimante fonctionnelle

Et

I

Ecart édité

J

 

PF26Inventaire PhysiqueToujours

 
 
 

PF27Rapport ContrôleToujours

 
 
 

Et

Fin Processus Contrôle Stock

Chef de rayon disponible

Fiche de stock MAJ

J

 

IV.4. MODELE ORGANISATIONNEL DE TRAITEMENT

VI.3.1. REGLES D'ORGANISATION

RO1 : Le travail de gestion et contrôle du stock s'effectue dans l'intervalle de temps de 8h<t<17h00 ` ;

RO2 : Après l'élaboration se réquisition, son édition doit être suivie dans le service informatique ;

RO3 : Avant le stockage des marchandises, son enregistrement sur les fiches de stock est d'une importance très capitale pour le magasinier(le chef de rayon) ;

RO4 : En cas de sortie en stock de marchandises, l'élaboration de la fiche de sortie doit être élaborée dans le service informatique ;

RO5 : Avant l'inventaire physique, le chef de rayon doit faire l'analyse du rapport d'acquisition et de celui de sortie afin de l'établissement de l'écart.

VI.4.2. TABLEAU DES PROCEDURES FONTIONNELLES

N° PF

Déroulement

Début - Fin

Durée

TACHES

Nature

Poste de travail

Lieu

Responsable

Ressource

PF1

8h<t<17h°°

X'

Vérification Etat Stock

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

PF2

8h<t<17h°°

X'

Elaboration Réquisition

AC

Service Informatique

Informaticien

Ordinateur

PF3

8h<t<17h°°

X'

Edition Réquisition

AB

Service Informatique

Imprimante

Imprimante

PF4

8h<t<17h°°

X'

Dépôt commande

Ma

Ailleurs

Responsable Commercial

Responsable Commercial

PF5

8h<t<17h°°

X'

Paiement facture

Ma

Aillieurs

Responsable Commercial

Responsable Commercial

PF6

8h<t<17h°°

X'

Réception Marchandises

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

PF7

8h<t<17h°°

X'

Enregistrement Marchandises

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

PF8

8h<t<17h°°

X'

Elaboration de Fiches de stock

AC

Service Informatique

Informaticien

Ordinateur

PF9

8h<t<17h°°

X'

Mise à jour des fiches de stock

AC

Service Informatique

Informaticien

ordinateur

PF10

8h<t<17h°°

X'

Edition de fiches de stocks

AB

Service Informatique

Imprimante

Imprimante

PF11

8h<t<17h°°

X'

Rapport sur Acquisition

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

Processus : «  Approvisionnement »

Processus : «  Sortie en Stock »

N° PF

Déroulement

Début - Fin

Durée

TACHES

Nature

Poste de travail

Lieu

Responsable

Ressource

PF12

8h<t<17h°°

X'

Dépôt Commande

Ma

Caisse

Client

Client

PF13

8h<t<17h°°

X'

Analyse Commande

Ma

Caisse

Caissière

Caissière

PF14

8h<t<17h°°

X'

Enregistrement sortie

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

PF15

8h<t<17h°°

X'

Elaboration Fiche de sortie

AC

Service Informatique

Informaticien

ordinateur

PF16

8h<t<17h°°

X'

Edition Fiche de sortie en stock

AB

Service Informatique

Imprimante

Imprimante

PF17

8h<t<17h°°

X'

Edition Facture

AB

Service Informatique

Imprimante

Imprimante

PF18

8h<t<17h°°

X'

Mise à jour Fiches

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

PF19

8h<t<17h°°

X'

Rapport de sortie

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

Processus : « Contrôle de Stock »

N° PF

Déroulement

Début - Fin

Durée

TACHES

Nature

Poste de travail

Lieu

Responsable

Ressource

PF20

8h<t<17h°°

X'

Dépôt Rapport Acquisition

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

PF21

8h<t<17h°°

X'

Réception Rapport

Ma

Département Commercial

Responsable Commercial

Responsable Commercial

PF22

8h<t<17h°°

X'

Dépôt Rapport Sortie

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

PF23

8h<t<17h°°

X'

Réception Rapport

Ma

Département Commercial

Responsable Commercial

Responsable Commercial

PF24

8h<t<17h°°

X'

Etablissement Ecarts

AC

Service Informatique

Informaticien

ordinateur

PF25

8h<t<17h°°

X'

Edition Ecarts

AB

Service Informatique

Imprimante

Imprimante

PF26

8h<t<17h°°

X'

Inventaire physique

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

PF27

8h<t<17h°°

X'

Rapport Contrôle Stock

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

PF28

8h<t<17h°°

X'

Mise à jour Fiche Stock

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

VI.4.3. DIAGRAMME D'ENCHAINEMENT DES PROCEDURS

Processus : «  Approvisionnement »

Déroulement

Début - Durée

X'

ENCHAINEMENT DES PROCEDURES FONCTIIONNELLES

NATURE

POSTE DE TRAVAIL

· Lieu

· Responsable

· Ressource

Service ouvert

Chef de rayon présent

a ET b OU E

Stock vérifié

Informaticien disponible

Et

Réquisition élaborée

A

E

Ma

Magasin

Chef de Rayon

Chef de Rayon

 
 

8h<f<17h°°

PF2Elaboration RéquisitionToujours

AC

Cellule Informatique

Informaticien

Ordinateur

A

Réquisition élaborée

Et

Réquisition éditée

Responsable Co/cial présent

Et

Commande péposée

Réquisition élaborée

Et

Facture payée

B

Facture en attente

C

AB

Cellule Informatique

Imprimante

Imprimante

 
 

8h<f<17h°°

PF4Dépôt CommandeToujours

Ma

Département Commercial

Responsable Commercial

Responsable Commercial

8h<f<17h°°

PF5Paiement Factureà CréditAu comptant

Ma

Département Commercial

Responsable Commercial

Responsable Commercial

Marchandises reçues

Chef de rayon au service

B

Chef de rayon disponible

Et

Fiches Mises à jour

Réquisition élaborée

Et

Fiches de stock établies

C

X et B ou Xet C

D

Ma

Magasin

Chef de Rayon

Chef de Rayon

 
 

8h<f<17h°°

PF7Enregistrement MarchandisesToujours

Ma

Magasin

Chef de Rayon

Chef de Rayon

8h<f<17h°°

PF8Elaboration Fiches de stockToujours

AC

Cellule Informatique

Informaticien

Ordinateur

D

Chef de rayon tjrs en service

Et

Fiches actualisées

Et

Imprimante fonctionnelle

Fiches éditées

Et

Chef de rayon disponible

Rapport élaboré

Fin Processus Approvisionnement

Ma

Magasin

Chef de Rayon

Chef de Rayon

 
 

8h<f<17h°°

PF10Edition FichesToujours

AB

Cellule Informatique

Informaticien

Imprimante

8h<f<17h°°

PF11Rapport sur ApprovisionnementToujours

M

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

Processus : « Sortie en Stock »

Déroulement

Début - Durée

X'

ENCHAINEMENT DES PROCEDURES FONCTIIONNELLES

NATURE

POSTE DE TRAVAIL

· Lieu

· Responsable

· Ressource

Service Caisse ouvert

Client présent

Et

Commande déposée

Caissière&Magasinier disponibles

Et

Commande acceptée

F

Commande mise en attente

E

Ma

Caisse

Client

Client

 
 

8h<f<17h°°

PF13Analyse CommandeNon OkOK

Ma

Caisse

Caissière

Caissière

F

Chef de rayon présent

Et

Sortie enregistré

Informaticien présent

Et

Fiche sortie élaborée

Imprimante fonctionnelle

ET

Fiche Sortie éditée

G

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

 
 

8h<f<17h°°

PF15Elaboration Fiche SortieToujours

AC

Service Informatique

Informaticien

Ordinateur

8h<f<17h°°

PF16Edition Fiche SortieToujours

AB

Service Informatique

Imprimante

Imprimante

Facture éditée

Et

Caissière en service

G

Magasinier en service

Et

Fiche MAJ

Fin Processus Sortie en Stock

Chef de rayon disponible

Et

Rapport effecté

AB

Cellule info

Imprimante

Imprimante

 
 

8h<f<17h°°

PF18Mise à jour Fiche de stockToujours

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

 

F19Rapport de SortieToujours

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

Processus : «  Contrôle de Stock »

Déroulement

Début - Durée

X'

ENCHAINEMENT DES PROCEDURES FONCTIIONNELLES

NATURE

POSTE DE TRAVAIL

· Lieu

· Responsable

· Ressource

Chef de rayon disponible

Magasin ouvert

Et

Rapport déposé

Département Co/cial ouvert

Et

Rapport réçu

H

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

 
 

8h<f<17h°°

PF21Réception rapport ApprovisionnementToujours

Ma

Direction Commerciale

Responsable Commercial

Responsable Commercial

H

Chef de rayon présent

Et

Rapport déposé

Chef de rayon présent

Et

Rapport réçu

Réquisition élaborée

ET

Ecart établi

I

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

 
 

8h<f<17h°°

PF23Réception rapport SortieToujours

Ma

Département commercial

Responsable Commercial

Responsable commercial

8h<f<17h°°

PF24Etablissement EcartToujours

AC

Service Informatique

Informaticien

Ordinateur

Inventaire effectué

Et

Chef de rayon en service

Chef de rayon en service

Et

Rapport établi

Imprimante fonctionnelle

Et

I

Ecart édité

J

AB

Service informatique

Imprimante

Imprimante

 
 

8h<f<17h°°

PF26Inventaire PhysiqueToujours

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

8h<f<17h°°

PF27Rapport ContrôleToujours

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

Et

Fin Processus Contrôle Stock

Chef de rayon disponible

Fiche de stock MAJ

J

Ma

Magasin

Chef de rayon

Chef de rayon

 
 

IV.4.4. GRAPHE DE CIRCULATION DES INFORMATIONS

Le graphe de circulation des informations se place de l'autre point de vue que celui du diagramme d'enchaînement. Celui-ci montre à partir des quels événements une procédure était déclenchée.

Le graphe de circulation lui, montre quelles sont les informations traitées par la procédure, il met en évidence la circulation de l'information dans l'espace et dans le temps.

Les colonnes représentent les lieux et les lignes les instants ou les procédures déclenchées. On fait figurer dans un rectangle, le nom de la procédure fonctionnelle et on regarde la durée maximum d'exécution. Les flèches en amont représentent les mouvements traités.

Formalisme

: Procédure fonctionnelle Automatisée Conversationnelle

Ordinateur

Procédure fonctionnelle

Disque dur pour stocker l'information

Imprimante pour l'édition des états de sortie

Intervenant extérieur

Schéma poursuivi par l'information

 

Magasin

Caisse

Service Informatique

Département Commercial

Extérieur

PF1 : Vérification Etat stock

PF2

Réquisition élaborée

Réquisition éditée

PF4 : Dépôt Commande

PF5 : Payement Facture

PF6 : Réception Marchandises

PF7 : Enregistrement Marchandises

A

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

PF8

Fiche de Stock élaborée

PF9

MAJ fiches de stock

Fiches éditées

PF11 : Rapport sur Approvisionnement

PF12 : Dépôt Commande

A

B

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

PF13 : Analyse Commande

PF14 : Enregistrement Sortie

PF15

Fiche élaborée

Facture éditée

PF18 : MAJ Fiche de Stock

PF19 : Rapport de Sortie

B

C

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

PF20 : Dépôt Rapport Approvisionnement

PF21 : Réception Rapport

PF22 : Dépôt Rapport Sortie

PF23 : Réception Rapport

PF15

Ecart établi

Ecart édité

C

D

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

PF26 : Inventaire Physique

PF27 : Rapport Contrôle Stock

PF28 : MAJ Fiches de stock

Fin Processus

D

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

IV.4.5. DESCRIPTION DE PROCEDURES FONCTIONNELLES

Nature : Manuel

Objet : Vérification Stock

Evénements Entrés : Chef de rayon disponible, Service ouvert, Commande en attente

Données utilisées : néant

Evénements Résultat : Stock vérifié

Données Sorties : néant

ACTION SUR LA BASE DE DONNES

· Consultation : néant

· Mise à jour : néant

FICHE DE DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE N°1

Nature : Automatisation Conversationnelle

Objet : Elaboration Réquisition

Evénements Entrés : Stock vérifié, Chef de rayon disponible

Données utilisées : CodArt,DesignArt,QuantCom,Date

Evénements Résultat : Réquisition élaborée

Données Sorties : CodArt,DesignArt,QuantCom,Date

ACTION SUR LA BASE DE DONNES

· Consultation : néant

· Mise à jour : Ajout de données dans tArticle

FICHE DE DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE N°2

Nature : Automatisé Batch

Objet : Edition Réquisition

Evénements Entrés : Réquisition élaborée

Données utilisées : CodArt,DesignArt,QuantCom,Date

Evénements Résultat : Réquisition éditée

Données Sorties : CodArt,DesignArt,QuantCom,Date

ACTION SUR LA BASE DE DONNES

· Consultation : Visualisation Réquisition

· Mise à jour : néant

FICHE DE DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE N°3

Nature : Manuel

Objet : Dépôt Commande

Evénements Entrés : Réquisition élaborée, Responsable commercial disponible

Données utilisées : néant

Evénements Résultat : Commande déposée

Données Sorties : néant

ACTION SUR LA BASE DE DONNES

· Consultation : néant

· Mise à jour : néant

FICHE DE DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE N°4

Nature : Manuel

Objet : Paiement Facture

Evénements Entrés : Commande déposée, Responsable Commercial disponible

Données utilisées : néant

Evénements Résultat : Facture payée, Facture en attente

Données Sorties : néant

ACTION SUR LA BASE DE DONNES

· Consultation : néant

· Mise à jour : néant

FICHE DE DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE N°5

Nature : Manuel

Objet : Réception Marchandises

Evénements Entrés : Chef de rayon disponible, facture payée, facture en attente

Données utilisées : néant

Evénements Résultat : Stock vérifié

Données Sorties : néant

ACTION SUR LA BASE DE DONNES

· Consultation : néant

· Mise à jour : néant

FICHE DE DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE N°6

Nature : Manuel

Objet : Enregistrement marchandises

Evénements Entrés : Chef de rayon disponible,marchandises reçues

Données utilisées : néant

Evénements Résultat : Marchandises enregistrées

Données Sorties : néant

ACTION SUR LA BASE DE DONNES

· Consultation : néant

· Mise à jour : néant

FICHE DE DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE N°7

Nature : Automatisé Conversationnel

Objet : Elaboration Fiche de Stock

Evénements Entrés :Marchandises enregistrées, informaticien présent

Données utilisées : CodArt,DesignArt,PuArt ,QteEntree,DateEntree,CodMag,CodRay

Evénements Résultat : Fiche de stock élaborée

Données Sorties : CodArt,DesignArt,PuArt ,QteEntree,DateEntree,CodMag,CodRay

ACTION SUR LA BASE DE DONNES

· Consultation : néant

· Mise à jour : néant

FICHE DE DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE N°8

Nature : Manuel

Objet : Mise à jour de fiches de stock

Evénements Entrés : Fiche de stock élaborée, Chef de rayon disponible

Données utilisées : néant

Evénements Résultat : Fiches mises à jour

Données Sorties : néant

ACTION SUR LA BASE DE DONNES

· Consultation : néant

· Mise à jour : néant

FICHE DE DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE N°9

Nature : Automatisé Batch

Objet : Edition Fiche de stock

Evénements Entrés : Imprimante fonctionnelle, Fiches mises à jour

Données utilisées : néant

Evénements Résultat : Fiche de Stock éditée

Données Sorties : néant

ACTION SUR LA BASE DE DONNES

· Consultation : Visualisation Fiche de stock

· Mise à jour : néant

FICHE DE DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE N°10

Nature : Manuel

Objet : Rapport sur Approvisionnement

Evénements Entrés : Fiche de stock éditée, Chef de rayon dispo

Données utilisées : néant

Evénements Résultat : Rapport élaboré

Données Sorties : néant

ACTION SUR LA BASE DE DONNES

· Consultation : néant

· Mise à jour : néant

FICHE DE DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE N°11

Nature : Manuel

Objet : Dépôt Commande

Evénements Entrés : Caissière disponible, Client présent

Données utilisées : néant

Evénements Résultat : Commande déposée

Données Sorties : néant

ACTION SUR LA BASE DE DONNES

· Consultation : néant

· Mise à jour : néant

FICHE DE DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE N°12

Nature : Automatisé Conversationnel

Objet : Elaboration Fiche de sortie

Evénements Entrés : Sortie enregistrée, Informaticien disponible

Données utilisées : CodArt,DesignArt ,PuArt,QteSortie,DateSortie,NumFact ,CodCli

Evénements Résultat : Fiche élaborée

Données Sorties : CodArt,DesignArt ,PuArt,QteSortie,DateSortie,NumFact ,CodCli

ACTION SUR LA BASE DE DONNES

· Consultation : néant

· Mise à jour : Ajout de données dans tArticle

FICHE DE DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE N°15

Nature : Manuel

Objet : Analyse Commande

Evénements Entrés : Commande déposée, Caissière disponible

Données utilisées : néant

Evénements Résultat : Commande retenue, Commande en attente

Données Sorties : néant

ACTION SUR LA BASE DE DONNES

· Consultation : néant

· Mise à jour : néant

FICHE DE DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE N°13

Nature : Manuel

Objet : Enregistrement Sortie

Evénements Entrés : Chef de rayon disponible, Commande retenue

Données utilisées : néant

Evénements Résultat : Stock vérifié

Données Sorties : néant

ACTION SUR LA BASE DE DONNES

· Consultation : néant

· Mise à jour : néant

FICHE DE DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE N°14

Nature : Automatisé Conversationnelle

Objet : Elaboration Fiche de sortie

Evénements Entrés : Sortie enregistrée, Informaticien disponible

Données utilisées : CodArt,DesignArt ,PuArt,QteSortie,DateSortie,NumFact ,CodCli

Evénements Résultat : Fiche élaborée

Données Sorties : CodArt,DesignArt ,PuArt,QteSortie,DateSortie,NumFact ,CodCli

ACTION SUR LA BASE DE DONNES

· Consultation : néant

· Mise à jour : Ajout de données dans tArticle

FICHE DE DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE N°15

Nature : Automatisé Batch

Objet : Edition Fiche de Sortie

Evénements Entrés : Fiche élaborée, Imprimante fonctionnelle

Données utilisées : néant

Evénements Résultat : Fiche de sortie élaborée

Données Sorties : néant

ACTION SUR LA BASE DE DONNES

· Consultation : Visualisation de la Fiche de sortie

· Mise à jour : néant

FICHE DE DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE N°16

Nature : Automatisé Batch

Objet : Edition Facture

Evénements Entrés :

Données utilisées : CodArt,DesignArt ,PuArt,QteSortie,DateSortie,NumFact ,CodCli

Evénements Résultat : Facture éditée

Données Sorties : CodArt,DesignArt ,PuArt,QteSortie,DateSortie,NumFact ,CodCli

ACTION SUR LA BASE DE DONNES

· Consultation : Visualisation Facture

· Mise à jour : néant

FICHE DE DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE N°17

Nature : Manuel

Objet : Mise à jour Fiche de stock

Evénements Entrés : Facture éditée, Chef de rayon disponible

Données utilisées : néant

Evénements Résultat : Fiche de stock mise à jour

Données Sorties : néant

ACTION SUR LA BASE DE DONNES

· Consultation : néant

· Mise à jour : néant

FICHE DE DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE N°18

Nature : Manuel

Objet : Rapport de Sortie en Stock

Evénements Entrés : Fiches mises à jour, chef de rayon disponible

Données utilisées : néant

Evénements Résultat : Rapport Sortie en stock élaboré

Données Sorties : néant

ACTION SUR LA BASE DE DONNES

· Consultation : néant

· Mise à jour : néant

FICHE DE DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE N°19

Nature : Manuel

Objet : Dépôt Rapport Approvisionnent

Evénements Entrés : Magasin ouvert ; Chef de rayon disponible

Données utilisées : néant

Evénements Résultat : Rapport Approvisionnent déposé

Données Sorties : néant

ACTION SUR LA BASE DE DONNES

· Consultation : néant

· Mise à jour : néant

FICHE DE DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE N°20

Nature : Manuel

Objet : Réception Rapport Approvisionnement

Evénements Entrés : Rapport déposé , Responsable Commercial présent

Données utilisées : néant

Evénements Résultat : Rapport Approvisionnent reçu

Données Sorties : néant

ACTION SUR LA BASE DE DONNES

· Consultation : néant

· Mise à jour : néant

FICHE DE DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE N°21

Nature : Manuel

Objet : Dépôt Rapport Sortie en Stock

Evénements Entrés : Rapport Approvisionnement reçu, Chef de rayon disponible

Données utilisées : néant

Evénements Résultat : Rapport Sortie déposé

Données Sorties : néant

ACTION SUR LA BASE DE DONNES

· Consultation : néant

· Mise à jour : néant

FICHE DE DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE N°22

Nature : Manuel

Objet : Réception Rapport Sortie en Stock

Evénements Entrés : Rapport Sortie déposé , Responsable Commercial présent

Données utilisées : néant

Evénements Résultat : Rapport Sortie reçu

Données Sorties : néant

ACTION SUR LA BASE DE DONNES

· Consultation : néant

· Mise à jour : néant

FICHE DE DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE N°23

Nature : Automatisé Conversationnelle

Objet : Etablissement Ecart

Evénements Entrés : Rapport Sortie reçu, Informaticien disponible

Données utilisées : CodArt,DesignArt,PuArt,QteEntree,DateEntree,QteSortie,DateSortie

Evénements Résultat : Ecart Etabli

Données Sorties : CodArt,DesignArt,PuArt,QteEntree,DateEntree,QteSortie,DateSortie

ACTION SUR LA BASE DE DONNES

· Consultation : néant

· Mise à jour : néant

FICHE DE DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE N°24

Nature : Automatisée Batch

Objet : Edition Ecart

Evénements Entrés : Ecart établi, Imprimante fonctionnelle

Données utilisées : CodArt,DesignArt,PuArt,QteEntree,DateEntree,QteSortie,DateSortie

Evénements Résultat : Ecart Edité

Données Sorties : CodArt,DesignArt,PuArt,QteEntree,DateEntree,QteSortie,DateSortie

ACTION SUR LA BASE DE DONNES

· Consultation : Visualisation Ecart

· Mise à jour : néant

FICHE DE DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE N°25

Nature : Manuel

Objet : Inventaire Physique

Evénements Entrés : Ecart édité, Chef de rayon disponible

Données utilisées : néant

Evénements Résultat : Inventaire effectué

Données Sorties : néant

ACTION SUR LA BASE DE DONNES

· Consultation : néant

· Mise à jour : néant

FICHE DE DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE N°26

Nature : Manuel

Objet : Rapport de Contrôle de Stock

Evénements Entrés : Inventaire effectué, Chef de rayon disponible

Données utilisées : néant

Evénements Résultat : Rapport effectué

Données Sorties : néant

ACTION SUR LA BASE DE DONNES

· Consultation : néant

· Mise à jour : néant

FICHE DE DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE N°27

Nature : Manuel

Objet : Mise à jour Fiche de stock

Evénements Entrés : Rapport effectué, Chef de rayon disponible

Données utilisées : néant

Evénements Résultat : Fiches mises à jour

Données Sorties : néant

ACTION SUR LA BASE DE DONNES

· Consultation : néant

· Mise à jour : néant

FICHE DE DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE N°28

IV.4.6. CONCEPTION DU SYSTEME D'INFORMATION INFORMATISE

IV.4.6.1. LE MODELE LOGIQUE DES DONNEES (MLD)

Le modèle logique de données décrit les structures de données indépendamment de la gestion physique de bases de données. Il est une étape intermédiaire, intellectuellement très satisfaisante, vers le modèle physique de données.

Représentation du MLD

§ Article (CodArt, DesignArt ,PuArt , QteEntree,DateEntree,QteSortie, StockMini)

§ Rayon (CodRay, DesignArt,InfoRay)

§ Famille (CodFam, DesignFam, InfoFam)

§ Fournisseur (RefFourn, NomFourn,AdressFourn,MailFourn,WebFourn,TelFourn)

§ Client (RefCli, NomCli,AdressCli,MailCli,WzbCli,TelCli)

IV.4.6.2 LE MODELE PHYSIQUE DE DONNEES (MPD)

Le modèle physique de données est la traduction du modèle logique de données dans un langage de description des données spécifique au système de gestion de base de données (SGBD), retenu pour la réalisation du système d'information.

Présentation du MPD

IV.4.6.3 MODELE LOGIQUE DE TRAITEMENT (MLT)

Processus : « Approvisionnement »

Début

A

tArticle

tArticle

tArticle

tRayon

tMagasin

Elaboration Réquisition

Maquette H001

Saisir : CodArt, Designart, QteRecq, PU

Suivant

OK

Annuler

Edition Réquisition

Maquette H002

Visualisation Réquisition

Suivant

OK

Imprimer

Annuler

Elaboration Fiche de Stock

Maquette H003

Saisir : CodArt, DesignArt, QteEntree, PU, StockMini, CodMag, CodRay

Suivant

OK

Annuler

Fin Approv.

A

tArticle

tArticle

Mise à Jour Fiche de stock

Maquette H004

Mise à jour Effectuée

Suivant

OK

Annuler

Edition Fiches de stock

Maquette H005

Visualisation Fiches de stock

Suivant

OK

Imprimer

Annuler

Processus : «  Sortie en stock »

Fin Sortie en Stock

Début

tArticle

tArticle

tArticle

Elaboration fiche de Sortie

Maquette H006

Saisir : CodArt, Designart,QteSortie,Datesortie,CodCli,NomCli

Suivant

OK

Annuler

Edition Fiche de Sortie

Maquette H007

Visualisation Fiches de Sortie

Suivant

OK

Imprimer

Annuler

Edition Facture

Maquette H008

Visualisation Fiches de stock

Suivant

OK

Imprimer

Annuler

Processus : « Contrôle de stock »

tArticle

tArticle

Fin Contrôle de Stock

Début

Etablissement Ecart

Maquette H009

Saisir : CodArt, Designart, QteSortie, Datesortie, QteEntree, DateSortie

Suivant

OK

Annuler

Edition Ecart

Maquette H010

Visualisation Fiches de stock

Suivant

OK

Imprimer

Annuler

IV.4.7 PRESENTATION DE L'APPLICATION

L'application que nous avons eu à monter a été conçue dans le système de gestion de base de données appelée Microsoft Access.

Pour accéder à l'application, plusieurs possibilités s'offrent :

ü Soit cliquer sur Menu Démarrer > Programmes > Microsoft Office > Microsoft Access. Dans le menu Fichier, choisir la commande Ouvrir. Dans la boîte de dialogue qui apparaît le répertoire qui stocke l'application, sélectionner Go Shop Gestion des Stocks, puis valider par Ouvrir de la boîte de dialogue ;

ü Soit double-click sur l'icône de l'application se trouvant sur le bureau de l'ordinateur ;

ü Soit click droit sur l'icône de l'application sur le bureau et choisir ouvrir.

Lors de l'ouverture, l'application affiche une fenêtre de chargement que voici :

Après quelques secondes, l'application affiche ensuite une fenêtre de bienvenue :

Et nous y sommes, le Menu Principal se présente sous forme d'onglets : l'onglet Opérations qui donne possibilité à faire les tâches courantes de gestion des stock, l'Onglet Rapport pour afficher les différents opérations, les différentes tâches accomplies avec possibilité d'impression ; l'onglet Aide qui renseigne l'utilisateur sur les différentes commandes de l'application ; enfin l'onglet Sur Le Concepteur qui donne un petit détail sur le réalisateur de l'application.

Aperçu de l'Onglet Opérations :

Aperçu de l'Onglet Rapport :

Aperçu Aides :

Aperçu de l'onglet Sur Le Concepteur :

Pour exécuter une entrée en stock, on aura affaire au formulaire Entrée en Stock qui se présente comme suit :

Pour accomplir une sortie en stock, on se sert du formulaire Sortie en stock 

Voici comment se présenteront les états de sortie :

Les entrées :

Les Sorties :

La Fiche de Stock

La liste de Fournisseurs :

La liste de clients :

CONCLUSION

Nous voici au terme de notre travail scientifique qui a porté sur la conception d'un système d'information pour la gestion des stocks au sein d'une entreprise commerciale, dans un cas particulier de l'entreprise GO SHOP, un travail marquant la fin de notre premier cycle en Sciences Etudes de Gestion, option Informatique de gestion au sein de l'Institut Supérieur de Commerce de Goma (ISC GOMA).

Pour entamer notre travail, nous nous sommes posé les questions suivantes :

1. Est-il possible de mettre en place un système d'information qui permettra d'avoir à l'heure les informations sur la situation du stock ?

2. Le système d'information informatisé et automatisé peut-il permettre une gestion efficace et efficiente du stock de manière à déterminer facilement les mouvements et statistiques des entrées/sorties des marchandises dans le magasin ?

Au vu des questions formulées ci-haut traduisant le noeud de notre recherche, nous avons tenu de répondre en émettant les hypothèses selon lesquelles :

1. La mise en place un système d'information informatisé permettrait à l'entreprise GO SHOP d'intégrer taches et processus automatisés de gestion des stocks;

2. La conception d'une base de données permettrait de faire sortir en temps record les états de stocks (liste des entrées, liste des sorties, la fiche de stock pour chaque produit, la liste de tous les produits...) ; cette application constituerait ainsi un moyen efficace et efficient pour la gestion des stocks.

Dans l'approche méthodologique, nous avons utilisé la méthode MERISE qui a bénéficié du soutient des techniques documentaires et d'interviews.

Nous sommes à la confirmation de notre hypothèse par la suite d'une mise en place d'une application conçue dans le système de gestion de bases de données Microsoft Access dont le résultat ou les états de sortie se résument comme suit :

Ø Fiche des entrées stock ;

Ø Fiche des sorties ;

Ø Fiches de stock ;

Ø Fiche d'articles;

Ø Fiches de réquisitions ;

Nous ne prétendons pas avoir épuisé tous les problèmes et/ou failles auxquels fait face l'entreprise GO SHOP dans sa gestion des stocks ; ainsi nous lançons un appel aux futurs chercheurs qui voudraient bien abordé ce domaine de venir enrichir cette base que nous apportons et de corriger les failles qui s'y sont glissées sans notre volonté bien sûr, car seul le Concepteur de l'Univers est parfait.

BIBLIOGRAPHIE

I. OUVRAGES

1. MICHEL CROLAIS, Gestion intégrée des stocks et Approvisionnement, Ed. Hommes et Techniques, France 1973

II. NOTES DE COURS

1. DI GALLO Frédéric, Méthodes des systèmes d'information-MERISE, CNAM Angoulême, France 2000-2001 ;

2. P. Alphonse Verhulst, Cours de l'économie industrielle, CRP Kinshasa 1999

III. TRAVAUX DE FIN DE CYCLE

1. Joséphine VUNABANDI, Gestion automatisée de stock des produits cosmétiques d'une maison commerciale, cas de RAFIF Goma, TFC inédit, ISG Goma, 2008-2009

2. Evariste KAMBALE KANYAMBARA , Automatisation du processus d'approvisionnement et de distribution des médicaments dans une zone de santé, cas de la zone de santé urbaine de GOMA, TFC inédit, ISC Goma , 2009-2010

IV. WEBOGRAPHIE

1. www.logistiqueconseil.org

2. www.fr.wikipedia.org

TABLE DES MATIERES

EPIGRAPHE I

DEDICACE II

REMERCIEMENTS III

SIGLES ET ABREVIATIONS V

INTRODUCTION GENERALE - 1 -

ETAT DE LA QUESTION - 1 -

PROBLEMATIQUE - 2 -

HYPOTHESES - 4 -

OBJECTIFS DU SUJET - 4 -

CHOIX ET INTERET DU SUJET - 5 -

METHODES ET TECHNIQUES UTILISEES - 5 -

Méthodes - 5 -

Techniques - 5 -

DELIMITATION DU SUJET - 6 -

DIVISION DU TRAVAIL - 6 -

CHAPITRE I : GENERALITES SUR LA GESTION DES STOCKS - 7 -

I.1. LES STOCKS - 7 -

I.1 .1.DEFINITION - 7 -

I.1.2. TYPOLOGIE DE STOCKS - 8 -

A. Classification par type de produit - 8 -

a) Stocks de production ou de commercialisation : - 8 -

Stock de matières premières - 8 -

Stock d'en-cours de production (semi-finis) - 8 -

Stock de produits finis - 8 -

Stock de marchandises - 8 -

b) Stocks hors production : - 8 -

· Stock de pièces de rechange et accessoires - 8 -

· Stock d'emballages - 8 -

· Stock de pièces de maintenance des machines et des consommables - 9 -

· Et stock de déchets - 9 -

B. Classification par fonction du stock - 9 -

ü Stock de sécurité - 9 -

ü Stock d'anticipation - 9 -

ü Stock spéculatif - 9 -

ü Stock de découplage - 9 -

ü Stock de cycle - 10 -

I.2. MAGASIN - 10 -

I.2.1. FONCTION DU MAGASIN - 10 -

I.2.2. PRINCIPES DE FONCTIONNEMENT DU MAGASIN - 11 -

I.2.3. PRINCIPAUX BUTS DE MAGASIN - 11 -

Ø Un but économique - 11 -

Ø Un but logistique - 11 -

Ø Un but de régulation : - 11 -

Ø Un but de sécurité - 11 -

I.2.4. CARACTÉRISTIQUES D'UN MAGASIN - 11 -

a) La capacité de stockage - 12 -

b) La position sur la chaîne logistique - 12 -

c) Le caractère homogène. - 12 -

d) La température interne. - 12 -

I.3. GESTION DE STOCK - 13 -

I.3.1. PROCÉDURES DE GESTION DES STOCKS - 13 -

I.3.2. Documents de Gestion de Stocks - 14 -

a. Le Bon de Commande - 14 -

b. La Facture - 14 -

c. Le Bon de Livraison - 14 -

d. Le Bon d'Entrée - 14 -

e. La Fiche de Stock - 15 -

I.3.3. INVENTAIRES - 15 -

1) L'inventaire permanent - 15 -

2) Inventaire annuel - 16 -

3) L'inventaire tournant. - 16 -

I.3.2. PROCÉDURES DE GESTION DE STOCKS - 17 -

I.3.3. APPARITION ET INTÉRÊT DES LOGICIELS DE GESTION DE STOCKS - 17 -

1. Histoire - 18 -

2. Intérêt des logiciels de gestion de stock - 18 -

I.4. LA FONCTION APPROVISIONNEMENT - 19 -

I.4.1. INTRODUCTION - 19 -

I.4.2. Mission - 19 -

I.4.3. Tâches - 19 -

I.4.4. OBJECTIFS - 19 -

I.4.5. OBLIGATION - 20 -

I.4.6. ORGANISATION - 20 -

I.5. LE SYSTEME D'INFORMATION DANS L'ENTREPRISE - 20 -

I.5.1. NOTION - 20 -

I.5.2. ARCHITECTURE & CONCEPTION D'UN SYSTÈME D'INFORMATION - 22 -

CHAPITRE II : PRESENTATION DE L'ENTREPRISE GO SHOP - 23 -

II.1. SITUATION GEOGRAPHIQUE - 23 -

II.2. APERCU HISTORIQUE - 23 -

II.3. STATUT JURIDIQUE - 24 -

II.4. RESSOURCES DE GO SHOP - 24 -

v Ressources Humaines : - 24 -

v Ressources Financières : - 24 -

v Ressources Matérielles : - 24 -

II.5. HORAIRE DE TRAVAIL - 25 -

II.5. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE - 26 -

II.5.1. ORGANIGRAMME - 26 -

II.7. FONCTIONNEMENT DES SERVICES - 27 -

II.7.1. ADMINISTRATEUR FINANCIER ET COMPTABLE - 27 -

II.7.2. RESPONSABLE COMMERCIAL - 27 -

II.7.3. DÉPARTEMENT GARAGE - 27 -

II.7.3.1. Responsable Administratif et Commercial - 27 -

II.7.3.2. Magasinier Garage - 28 -

II.7.3.3. Chef de Garage - 28 -

II.7.3.4. Magasinier Technique - 28 -

II.7.3.5. Mécaniciens - 29 -

II.7.3.6. Le Coursier - 29 -

II.7.3.7. Service de Sécurité - 29 -

II.7.4. DÉPARTEMENT MAGASIN - 29 -

II.7.4.1. Chef de Rayon - 29 -

II.7.4.2. La Caisse - 30 -

II.7.4.3. Service de Maintenance - 30 -

CHAPITRE III : ANALYSE DU SYSYTEME D'INFORMATION EXISTANT - 31 -

III.1. MODELE CONCEPTUEL DE COMMUNICATION (MCC) - 31 -

III.1.1. CONCEPTS Y RELATIFS - 31 -

III.1.2. MODELE CONCEPTUEL DE COMMUNICATION BRUT - 32 -

III.1.3.MATRICE DES FLUX - 33 -

III.1.4. MODELE CONCEPTUEL DES FLUX NET - 35 -

III.2. MODELE ORGANISATIONNEL DE TRAITEMENT (MOT) - 36 -

III.2.1. NOTION ET CONCEPTS CLES - 36 -

Poste de Travail - 36 -

Procédure Fonctionnelle - 37 -

Flux - 37 -

III.2.2. REGLES D'ORGANISATION - 38 -

III.2.3. TABLEAU DES PROCEDURES FONCTIONNELLES - 39 -

Processus : « Approvisionnement » - 39 -

Processus : « Sortie en Stock » - 39 -

Processus : « Contrôle Stock » - 40 -

III.2.4. DIAGRAMME D'ENCHAINEMENT DES PROCEDURS FONCTIONNELL - 41 -

Processus : «  Approvisionnement  » - 41 -

Processus : «  Sortie en Stock  » - 44 -

Processus : « Contrôle de Stock » - 47 -

III. 3. MODELE CONCEPTUEL DE TRAITEMENT (MCT) - 50 -

III.3.1. CONCEPTS UTILISES - 50 -

III.3.2. FORMALISME - 50 -

III.3.3. CONSTRUCTION DU MCT - 51 -

Processus : « Approvisionnement » - 51 -

Processus : Sortie en stock - 54 -

Processus : Contrôle Stock - 57 -

III.4. ETUDE DES DONNEES - 60 -

III.4.1. MODELES CONCEPTUEL DES DNNEES - 60 -

III.4.2. CONCEPTS DE BASE - 60 -

Ø La propriété (ou attribut ou rubrique) - 60 -

Ø L'entité ou individu-type - 61 -

Ø Les identifiants - 61 -

Ø Occurrence d'entité ou individu - 61 -

Ø L'association (ou relation-type) - 61 -

Ø Occurrence d'association - 62 -

Ø Cardinalité - 62 -

DOCUMENTS UTILISES - 62 -

III. 4. 2 DICTIONNAIRE DE DONNEES - 63 -

III. 4. 3. GRAPHE DE DEPENDANCE FONCTIONNELLE - 65 -

III. 4. 4. REGLES DE GESTION - 66 -

III. 4. 5. CONSTRCTION DU MCD - 67 -

III. 5. CRITIQUE DU SYSTEME D'INFORMATION EXISTANT ET PROPOSITION DES SOLUTIONS - 68 -

CHAPITRE IV. CONCEPTION DU SYSTEME D'INFORMATION FUTUR - 69 -

IV.1. MODELE CONCEPTUEL DE COMMUNICATION (MCC) - 69 -

IV.1.1. MODELE CONCEPTUEL DE COMMUNICATION BRUT (MCC BRUT) - 69 -

VI.1.2. MATRICE DE FLUX - 70 -

VI.1.3. MODELE CONCEPUEL DES FLUX NET (MCC NET) - 72 -

VI.2. ETUDE DES DONNEES - 73 -

VI.2.1. MODELE CONCEPTUEL DE DONNEES - 73 -

DOCUMENTS UTILISES - 73 -

ETATS DE SORTIE - 73 -

VI.2.1. DICTIONNAIRE DES DONNEES - 73 -

VI.2.2. GRAPHE DE DEPENDANCE FONCTIONNELLE - 75 -

VI.2.3. REGLES DE GESTION - 76 -

VI.2.4. CONSTRUCTION DU MCD - 77 -

VI.3. MODELE CONCEPTUEL DE TRAITEMENT (MCT) - 78 -

VI.3.1. CONSTRUCTION DU MCT - 78 -

Processus : « Approvisionnement » - 78 -

Processus : « Sortie en Stock » - 82 -

Processus : « Contrôle de Stock » - 85 -

IV.4. MODELE ORGANISATIONNEL DE TRAITEMENT - 89 -

VI.3.1. REGLES D'ORGANISATION - 89 -

VI.4.2. TABLEAU DES PROCEDURES FONTIONNELLES - 89 -

Processus : «  Approvisionnement » - 89 -

Processus : «  Sortie en Stock » - 90 -

Processus : « Contrôle de Stock » - 90 -

VI.4.3. DIAGRAMME D'ENCHAINEMENT DES PROCEDURS - 91 -

Processus : «  Approvisionnement » - 91 -

Processus : « Sortie en Stock » - 95 -

Processus : «  Contrôle de Stock » - 98 -

IV.4.4. GRAPHE DE CIRCULATION DES INFORMATIONS - 102 -

Formalisme - 102 -

IV.4.5. DESCRIPTION DE PROCEDURES FONCTIONNELLES - 108 -

IV.4.6. CONCEPTION DU SYSTEME D'INFORMATION INFORMATISE - 118 -

IV.4.6.1. LE MODELE LOGIQUE DES DONNEES (MLD) - 118 -

Représentation du MLD - 118 -

IV.4.6.2 LE MODELE PHYSIQUE DE DONNEES (MPD) - 118 -

IV.4.6.3 MODELE LOGIQUE DE TRAITEMENT (MLT) - 119 -

Processus : « Approvisionnement » - 119 -

Processus : «  Sortie en stock » - 121 -

Processus : « Contrôle de stock » - 122 -

IV.4.7 PRESENTATION DE L'APPLICATION - 123 -

CONCLUSION - 130 -

BIBLIOGRAPHIE - 132 -

I. OUVRAGES - 132 -

II. NOTES DE COURS - 132 -

III. TRAVAUX DE FIN DE CYCLE - 132 -

IV. WEBOGRAPHIE - 132 -

TABLE DES MATIERES - 133 -

* 1 Joséphine VUNABANDI,  Gestion automatisée de stock des produits cosmétiques d'une maison commerciale, cas de RAFIF GOMA, TFC inédit, ISC GOMA, 2008-2009, page 5-6 ;

* 2 Evariste KAMBALE KANYAMBARA ,Automatisation du processus d'approvisionnement et de distribution des médicaments dans une zone de santé, cas de la zone de santé urbaine de GOMA, TFC inédit, ISC GOMA, 2009-2010 ,page 1-2

* 3 www.logistiqueconseil.org/Articles/Entrepot-magasin/Gestion des stocks.htm

* 4 www.logistiqueconseil.org/Articles/Entrepot-magasin/Getion des stocks.htm

* 5 MICHEL CROLAIS, Gestion intégrée des stocks et approvisionnement, Ed. Hommes et techniques, France 1973, page 334

* 6 www.logstiqueconseil.org/Articles/Entrepot-magasin/Inventaires.htm

* 7 MICHEL CROLAIS, idem

* 8 www.fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_des_stocks

* 9 DI GALLO Frédéric, Méthode des systèmes d'information-MERISE, CNAM Angoulême, France 2000-2001, Page 5-9