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Conception pour la gestion d'un système d'information pour la gestion des stocks dans une entreprise commerciale. Cas de l'entreprise Goshop

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par Palaku Héritier Nguka
Institut supérieur de commerce de Goma - Graduat en études de gestion option informatique de gestion 2011
  

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II.7. FONCTIONNEMENT DES SERVICES

II.7.1. Administrateur Financier et Comptable

Il est le gérant de l'entreprise, chargé de coordonner toutes les activités de services ou départements. Ses attributions peuvent se résumer ainsi :

· Contrôler le Personnel de l'entreprise ;

· Etablir des états financiers mensuels. Il dresse un document incluant les entrées et les sorties de fonds d'une part, et dégager un solde d'un autre coté ;

· Gérer les transferts de fonds (surtout les mouvements bancaires) ;

· Virement de fonds de la caisse à la banque après conformité des documents y afférents ;

· Rédiger un état général, souvent annuel, de l'exploitation de l'entreprise ;

II.7.2. Responsable Commercial

Le Responsable commercial est chargé d'exécuter les taches suivantes :

§ Prospecter les clients ;

§ Effectuer des commandes aux fournisseurs au moyen d'internet ou par téléphone ;

§ Ainsi donc tenir des bons de commande;

§ Tenir des bons de retour en cas de non-conformité des marchandises ;

§ Faire le suivi régulier des ventes ;

§ Mensuellement, rédiger un journal de ventes.

II.7.3. Département Garage

II.7.3.1. Responsable Administratif et Commercial

Le responsable du secrétariat administratif tient tout un tas de documents. Outre la tâche de renseignement aux clients, et réception et expédition du courrier de l'entreprise, c'est lui qui est chargé de délivrer les factures pour le service Garage. Il reçoit aussi les états de besoin de différents services et en fait rapport. Bref, il est chargé de :

- Expédition et réception du courrier de l'entreprise ;

- Etablir des factures pour les services Garage ;

- Recouvrement des montants dus par des clients débiteurs ;

- Renseignement aux clients.

- Pour lui faciliter le travail, le secrétaire administratif utilise le logiciel de facturation, appelé Ciel Point de vente.

II.7.3.2. Magasinier Garage

Les tâches du Magasinier Garage peuvent être énumérées comme suit :

Gérer les entrées de nouvelles pièces dans le magasin;

Il s'occupe de la sortie [vente] des pièces ;

Tenir une fiche de stock pour chaque pièce ;

Sortir des factures pro forma aux clients désireux de consommer les services de l'entreprise ;

Avec le Responsable Commercial faire des commandes pour de nouveaux articles ;

Il range les pièces [articles] dans des étagères selon l'ordre : engin et catégorie.

II.7.3.3. Chef de Garage

Il gère le personnel affecté à son service ; il est à la base de la division et attributions des taches journalières aux mécaniciens. Il veille sur la santé et la sécurité non seulement des agents, mais également sur l'état des outils ou matériels de travail.

Ses compétences :

v S'entretenir avec les clients, leur fournir des renseignements techniques ;

v Donner l'état social des mécaniciens ;

v Informer du fonctionnement général du service Garage ;

v Soumettre une fiche d'expertise au Responsable Administratif, et le Magasinier y rédige une pro forma.

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