2.2.3.3. Les pièces justificatives
a. Définition
Une pièce justificative est un document par lequel le
service comptable est informé et peut traduire, en langage comptable,
les pièces justificatives fournissent ainsi la matière des
écritures comptables auxquelles elles confèrent, selon leur
origine, une force probante plus ou moins grande.
b. Nature des pièces justificatives
Les pièces justificatives sont des documents
normalisés établis en un ou plusieurs exemplaires, soit par des
tiers, soit par les services de l'entreprise.
c. Diversité des pièces
justificatives
Le service comptable doit ouvrir un dossier juridique,
permanent contenant des pièces juridiques suivantes :
Ø Pièces permanentes :
o Les statuts (si l'entreprise est une
société) ;
o Les contrats commerciaux ;
o Les contrats de travail ;
o Les contrats de bail ;
Ø Pièces courantes
o Les pièces comptables d'origine
externe (Ex. : Reçu, quittance, etc.)
o Les pièces comptables d'origine interne
(Ex. :les factures clients, Bon de livraison, Bon de sortie,
etc.)
d. Valeur probante de pièces
justificatives
La pièce justificative présente une force
probante, soit en elle-même, soit parce qu'elle peut être
appuyé, en amont et en aval de l'acte qu'elle rapporte, par d'autres
pièces justificatives.
e. Circuit de pièces justificatives
Les flux des pièces justificatives doit être
organisé. Cette organisation est de la compétence du chef de
l'entreprise. Elle est étroitement dépendante de la structure de
l'entreprise et doit obéir aux princes suivant :
· La circulation des pièces justificatives doit
être fluide,
· La circulation des pièces justificatives doit
être établie autant d'exemplaires que de point de
rétention,
· La pièce justificative originale doit parvenir
au service de comptabilité,
· Au fur et en mesure de leur progression, les
pièces justificatives doivent recevoir la mention de point de
rétention,
· Toutes les pièces justificatives doivent
parvenir au service comptable.
2.2.4. INTERET ET OBJECTIF DE L'ORGANISATION
COMPTABLE
2.2.4.1. Intérêt de l'organisation
comptable
L'organisation comptable a une importance capitale au sein de
son service. Si le service de comptabilité n'est pas organisé, le suivi des certaines
activités devient impossible.
L'organisation a pour mission de satisfaire en information,
toute personne qui s'intéresse à la vie de l'entreprise.
Pour ce faire, celle-ci fait appel aux grands principes de
l'organisation scientifique, raison pour laquelle nous disons qu'une
comptabilité bien assise permet :
- de préparer le travail ;
- de diviser le travail en tâche ;
- de simplifier le travail dans l'exécution des
tâches comptables ;
- de faire faciliter le contrôle des opérations
et à la direction d'être en possession d'information afin de
prendre des décisions au moment voulu.
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