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Organisation et fonctionnement d'un service comptable au sein d'une entreprise publique

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par Blaise NKASHAMA CISUAKA
Institut supérieur de commerce de Kinshasa - Graduat 2013
  

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2.2.3.3. Les pièces justificatives

a. Définition

Une pièce justificative est un document par lequel le service comptable est informé et peut traduire, en langage comptable, les pièces justificatives fournissent ainsi la matière des écritures comptables auxquelles elles confèrent, selon leur origine, une force probante plus ou moins grande.

b. Nature des pièces justificatives

Les pièces justificatives sont des documents normalisés établis en un ou plusieurs exemplaires, soit par des tiers, soit par les services de l'entreprise.

c. Diversité des pièces justificatives

Le service comptable doit ouvrir un dossier juridique, permanent contenant des pièces juridiques suivantes :

Ø Pièces permanentes :

o Les statuts (si l'entreprise est une société) ;

o Les contrats commerciaux ;

o Les contrats de travail ;

o Les contrats de bail ;

Ø Pièces courantes

o Les pièces comptables d'origine externe (Ex. : Reçu, quittance, etc.)  

o Les pièces comptables d'origine interne (Ex. :les factures clients, Bon de livraison, Bon de sortie, etc.) 

d. Valeur probante de pièces justificatives

La pièce justificative présente une force probante, soit en elle-même, soit parce qu'elle peut être appuyé, en amont et en aval de l'acte qu'elle rapporte, par d'autres pièces justificatives.

e. Circuit de pièces justificatives

Les flux des pièces justificatives doit être organisé. Cette organisation est de la compétence du chef de l'entreprise. Elle est étroitement dépendante de la structure de l'entreprise et doit obéir aux princes suivant :

· La circulation des pièces justificatives doit être fluide,

· La circulation des pièces justificatives doit être établie autant d'exemplaires que de point de rétention,

· La pièce justificative originale doit parvenir au service de comptabilité,

· Au fur et en mesure de leur progression, les pièces justificatives doivent recevoir la mention de point de rétention,

· Toutes les pièces justificatives doivent parvenir au service comptable.

2.2.4. INTERET ET OBJECTIF DE L'ORGANISATION COMPTABLE

2.2.4.1. Intérêt de l'organisation comptable

L'organisation comptable a une importance capitale au sein de son service. Si le service de comptabilité n'est pas organisé, le suivi des certaines activités devient impossible.

L'organisation a pour mission de satisfaire en information, toute personne qui s'intéresse à la vie de l'entreprise.

Pour ce faire, celle-ci fait appel aux grands principes de l'organisation scientifique, raison pour laquelle nous disons qu'une comptabilité bien assise permet :

- de préparer le travail ;

- de diviser le travail en tâche ;

- de simplifier le travail dans l'exécution des tâches comptables ;

- de faire faciliter le contrôle des opérations et à la direction d'être en possession d'information afin de prendre des décisions au moment voulu.

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