Conception et réalisation d'une base de données pour la gestion des équipements informatiques.

I.2. SUBDIVISION ADMINISTRATIVE

Informatiquement, la Mairie de Kananga est un palet ou une entreprise rendant service à la population car il prévoit l'entretenir la vile de Kananga pour qu'elle soit propre dans son entièreté par rapport à toutes ces activités:

Ses activités sont hiérarchisées de la manière ce qui suit:

Anti chambre;

Service de protocole; Service de financière Service du personnel; Service des intendances; Secrétariat;

Service de vérification; Receveur;

Etc.

0.1. ORGANIGRAMME DE LA MAIRIE

Maire de la Ville

Premier Bureau Urbaine

Chef de 1^er Bureau urbain

Office -- Rec/Urbaine

Protocole - d'Etat - urbaine

Maire Adjoint/ Ville

Chef de Divion

Secrétariat

Attache 1^er Classe

Attache 2^er Classe

Agent de Bureau 1^ère Classe

Agent de Bureau 2^ère Classe

Agent 2^er Classe

Intendance - urbaine

Deuxième Bureau Urbaine

Chef de 2^er Bureau urbain

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1.2.3. OBJECTIF

L'objectif de cette institution est de coordonner les affaires de la ville de Kananga et de faire rapport à la hiérarchie en cas de nécessité pour assurer la protection de la population et leurs biens.

1.2.1. POSSIBILITES FINANCIERES

Pour son bon fonctionnement, la Mairie de Kananga utilise les différentes ressources qui sont :

A La contribution de chaque individu résidant dans la ville de Kananga (par maison);

A Les contribuables de taxes et autres documents officiels;

A Les ressources proviennent des recettes propres, par là nous entendons la ventes des taxes, ainsi que les tickets de nos marchés (grand marché de Kananga, le marché Salongo). En plus, elle reçoit aussi une aide venant du gouvernement central soit les 40% de la rétrocession, autrement dit les recettes à caractère national allouées à la Mairie.

En plus, la mairie reçoit aussi de dons et les legs que nous intitulons les recettes exceptionnelles venant de la Belgique et des Etats-Unis: construction d'une salle de théâtre et de spectacle voir même la salle machine tous les travaux qui concernent cette dernière.

En dehors de ça, nous avons aussi la subvenions de l'état: ce sont les frais de fonctionnement pour permettre l'achat des fournitures de bureau (papiers, stylos,

agrafeuses, encre,cartoucheetc.) ; les biens et matériels qui permettent le
fonctionnement de (carburant, pièces de recharges); les biens d'équipement: les tables, étagères, chaises etc., l'investissement (ici nous aurons l'entretien des routes, rafraichissement des murs de l'hôtel de ville, les passerelles, construction d'un nouveau bâtiment: Marie II ; le soutien du secteur productif : deux champs pour la production de la population.

I.4. ETUDE DU SYSTEME EXISTANT

Dans cette partie du travail nous allons effectuer une étude détaillée des postes qui font la base de nos champs de recherche, et ceci nous permettra d'avoir la connaissance de la manière dont circulent les informations avant d'apporter notre contribution.⁷

PRESENTATION DU CADRE D'ETUDE

Comme nous l'avons souligné à l'introductiongénérale de ce travail notre objectif consiste à réunir les informations nécessaires sur l'équipement informatique à la Mairie de Kananga en vue de concevoir une application informatique pour cette gestion. Or, quoi qu'il en soit, la Province du Kasaï-Occidental compte cinq bureaux de l'état civil; un bureau pour chaque commune.

⁷ TSHISUNGU T, Cours de Technique des bases de données, Troisième Graduat Informatique, U.KA 2010, inédit.

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Il nous a été impossible de passer dans tous les cinq communes de la ville de Kananga. En fait nous avons porté notre choix sur la mairie de Kananga comme notre cible de recherches.

1.1. PRESENTATION DE LA MAIRIE DE KANANGA

La mairie de Kananga est un palais du peuple où le responsable de la ville qui est le Maire de la ville siège, coordonne et contrôle toutes les activités de la ville. Dans cette mairie de Kananga en son sein il y a de bureau de service nommé Document Sécurisé et services RDC qui contient les matériels informatiques pour le traitement et l'encodage des informations mais ce bureau présente un défi majeur du côté de la gestion de ses matériels.

1.1. PRÉSENTATION DU SERVICE D'ACCUEIL

Voici l'organigramme du service concerné par notre étude a) Organigramme de service d'accueil

ACCUEIL

CAISE

RECOUVREMENT

INTENDANCE

PROTOCOL

Organigramme des services

EQUIPE TECHNIQUE
D'EXECUTION

SERVICE INFORMATIQUE

RESPONSABLE DEUXIEME

BUREAU

RESPONSABLE PREMIER BUREAU	RESPONSABLE DEUXIEME BUREAU	RESPONSABLE ADMINISTRAITIF

b) Distribution des taches

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Dans cette sous-section, nous évoquerons le rôle que joue chacun des acteurs dans la gestion de la déclaration de la Mairie de Kananga :

· Officier de l'état civil;

· Préposé:

· Rédacteur:

· Archiviste :

· statisticien :

· Dactylographe.

1.2. ANALYSE DU SYSTEME D'INFORMATION EXISTANT

Comme toute organisation, l'état civil de la Mairie de Kananga est organisé des trois systèmes: le sous-système de pilotage, le sous-système d'information et le sous-système opération.

Parmi, les trois sous-systèmes que nous avons évoqué ci-haut, celui qui est dans notre assiette de recherche c'est le système d'information qui va retenir notre attention. Nous verrons de quoi est-il constitué,commentfonctionne-t-il ? Et avec quels moyens?

1.2.1. CIRCUIT DU DEROULEMENT DE L'EQUIPEMENT INFORMATIQUE (NARRATION)

Quand on veut acheter un nouveau kit d'équipements Informatique à la Marie, leresponsable remet un document au secrétaire et au gestionnaire les matériels; le gestionnaire vérifie la commande en donnant son point de vu, sur base de la demande faite par le chargé de la gestion des équipements.

Une fois la commande acceptée, le gestionnaire et /ou le responsable délègue un agent pour effectuer l'opération à l'agence. Dès que les matériels sont dans l'entrepôts l'informaticien ou le chargé des matériels effectue l'installation pour permettre l'utilisation rationnelle ces matériels.

I.2.2. SCHEMA DE CIRCULATION DES INFORMATION

02

01

09

02

AGENT

01

09

02

05

03

01

06

08

MATERIELS

FOURNISSEUR

07

03

CAISSE

09 09

04

SECRETAIRE

03 0 0509 0

POVENANCE

ADMINISTRATION

INTENDANT

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a) Légende et symboles utilisés

LEGENDE		SYMBOLES UTILISES
01 : preuve de paiement	n	: Document
02 : Procuration	n	: Document
03 :Document de demande d'audience	n	:Document circulant en plusieurs exemplaires
04 : le titre de propriété	n
05 : l'avis de raccordement
06 : Le registre de demande du certificat

b) Description du schéma de circulation desinformations

CODES	POTES	N° TRAITEMENT	TRAITEMENTS
100	Société	101	Le registre de demande du certificat
		102	l'avis de raccordement
		103	le titre de propriété
		104	Document de demande d'audience
		105	Procuration
		106	preuve de paiement
200	Rédaction	201	Vérification de documents qui sont en ordre
		202	Elaboration de document de demande d'audience
		203	Distribution de registre de demande du certificat
		204	Remplissage registre
		205	Elaboration de papier Info1
		206	Classement procuration
300	Archivage	301	Classement de document d'audience
		302	Dispatching &classement de certificat
		303	Classement de synoptique
		304	Classement des attestations
		305	Titre de propriétés
		306	Bordereau de mise à jour
400	Statistique	401	Prélèvement de données statistiques
		402	Elaboration de tableau synoptique
		403	Distribution tableau synoptique
500	Préposé	501	Apposer visa sur l'acte de saisie
		502	Apposer visa sur l'ordre du jour
		503	Apposer visa sur tableau synoptique
		504

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1.2.3. ETUDE DES DOCUMENTS DU SYSTEME EXISTANT

Toute administration se sert des documents pour assurer la circulation, le contrôle et intégrité système de l'entreprise.

Ces documents sont des papiers, surtout quand la gestion est manuelle. Nous allons à présent analyserles documents utilisés dans ce système d'information.

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a) REPERTOIRE DES DOCUMENTS DU SYSTEME EXISTANT

N°	NOM DOCUMENT	ACTIVITES EFFECTUEES	SOURCE	DESTINATEUR	SERVICE TRANSIT	EXEMPLAIRE
01	Procuration	Permet l'enregistrement dans la base si l'agent et présent ou absent	Analyste	y' Rédaction y' Archivage		3
02	Tableau synoptique	Présentation des données statistiques	Statisticien	- Div. Urbaine - Archivage	- Préposé - Statisticien	2
03	Papier Info	Permet d'imprimer les documents	Rédacteur	- Ologram		1
04	Registre	Permet de conservation des toutes les données soit pour les données statistiques	Rédacteur	- Archivage	- statisticien	1
05	Dactylogramme	Permet de dactylographier tous les documents qui nécessitent l'utilisation en cas d'un problème urgent à la machine à écrire	Dactylo	- Archivage - Rédacteur - statisticien		3

b) Description des documents répertoires

A ce niveau, nous allons prélever toutes les données sur chaque document, nous enspécifierons les types de données qui y sont saisies. Bien sûr qu'un commentaire accompagnera cette description pour expliciter chaque champ de chaque document. Nous nous sommes porté garant de ne pas répéter les documents contenant les mêmes informations (Ex, papier info 1 et 2).

1.2.4. ETUDE DES MOYENS UTILISEES PAR LE SYSTEME

Aucune entreprise ne peut ni ouvrir ses portes ni exister sans mettre des moyens pour assurer le fonctionnement. Parmi ces derniers, nous pouvons citer les moyens financiers, matériels et humains nous aiderons dans cette partie de notre travail.

1. Les moyens humains

Est une ressource humaine constituée de capitalde l'entreprise dit-on. Ainsi, nous cherchons à comprendre le rôle joué par chaque agent en fonction de sa qualification et compétence professionnelle.

N°	Postes	Nbres Agents	Quantifications	Fonctions	Ancienneté	Climat
01	Dactylographe	3	D6	Dactylographe	2009	TB
02	Statistique	1	D6	Statisticien	2008	B
03	Protocol	1	Gradué	Protocol	2013	B
04	Archivage	2	D6, D4	Archivistes	2010	TB
05	Préposé	2	D4, D4	Préposés	2013	TB

2. Les moyens Matériels

Les aptitudes, la vitalité, la force, l'énergie, la créativité de la Ressource Humaine (RH) n'ont d'impact dans l'entreprise que lorsque la RH estconcilié à une bonne ressource matérielle. Voilà pourquoi, nous tâcherons d'énumérer ici-bas quelques ressources matérielles utilisées à ma mairie de Kananga.

N°	Matériels	Quantités	Marques	Année acquisition	Postes utilisation
1.	Chaises	58	Chaises en bois		Tous			2.
Tables	38	Tables en bois	2012	Tous	3.
Armoiries	35	En métal	1997	Tous	4.
Tampon	24	En métal	1995	tous	5.
Agrafeuses	14			tous
6.	Agrafes	10			Tous				7.
Ancre correcteur	10 pièces			Tous	8.
Papier duplicateur	Par bureau (5 ram)			Tous	9.
Registre	Par bureau (6)			Tous	10.
Stylos	2 cartons	Bravo	A	Tous	11
Ordinateur fixe	5	Dell	Am	Tous	11.
Disque dur	Par PC	AMD	Am	Tous	12.
Toshiba	Grade capacité		Am	Tous	13.
Etc.

I.3.1. DIAGNOSTICS DE LA SITUATION ACTUELLE

Diagnostiquer ou critiquer un système d'information consiste à l'apprécier d'une façon objective. . Le but poursuivis est de ressortir les points positifs et négatifs du système existant qui influent sur le fonctionnement et les résultats de la marie de Kananga.

Deux volets d'aspects sont retenus:

L'aspect positif; L'aspect négatif.

a. L'ASPECT POSITIF DU SYSTEME ACTUEL

Cinq mois au sein de cette structure nous avons relevé, les points suivants:

§ Le personnel collabore et travaille ensemble pour accomplir la mission qui est la leur;

§ Le personnel s'efforce de travailler avec les moyens de bord;

§ Le personnel fait tout pour que la mission de la Mairie de Kananga soit accomplie,

malgré les difficultés.

b. L'ASPECT NEGATIF OU ANOMALIE

Nous avons relevé ce qui suit:

A Lenteur dans l'élaboration des rapports annuels à la division du ministère

de l'intérieur;

A La passation de documents se fait manuellement;

A Les documents sont frappés à la machine à écrire en mauvais état;

A Les agents sont déjà à l'âge de la retraite etc.

I.3.1. SUGGESTION OU PROPOSITION DES SOLUTION

Nous avons critiqué le système d'information actuel, nous voilà maintenant obligé de proposer des solutions aux problèmes confortés ci-haut. Deux types de solutions à savoir:

La solution manuelle;

Et la solution informatique.

1. PROPOSITION DES SOLUTIONS MANUELLES

Après nos investigations, nous sommes arrivés à cette conclusion :

1.1. DU POINT DE VU ORGANISATIONNEL

§ Respect strict des taches reconnues à chaque agent. Ceci permettra de savoir exactement qui fait quoi.⁸

§ Prévoir des armoires qui se ferment à clé pour conserver les documents sensibles au sein de l'entreprise;

§ Que le gouvernement ou le fournisseur mette à la disposition de la mairie des matériels nécessaires pour son fonctionnement.

1.2. DU DE VU TECHNIQUE

Achat des bons équipements pour faire avancer les activités de l'entreprise; Prévoir des tables de travail avec tiroirs si possible;

Faire aussi renouveler les anciennes machines à écrire.

⁸ THSISUNGU T, Op, Cit