Organisation comptable d'une entreprise hotelière face à la réalité plurimonétaire: Cas du Park Hotel de Lubumbashi (RDC)

II.1.2. Importance de l'organisation comptable

« La comptabilité n'est pas seulement un ensemble formellement parfait, mais elle est effectivement le reflet de toutes les caractéristiques patrimoniales de l'entreprise ».^32(*) Cet ensemble organisationnel est constitué, en amont de la comptabilité, par un système de captation et de traitement des flux d'information et, en aval, par un système de contrôle des procédures et des enregistrements comptables.

L'organisation comptable d'une entreprise et la régularité de la tenue de sa comptabilité s'inscrivent dans l'organisation administrative d'ensemble de cette entreprise, quant à la collecte des faits comptables à enregistrer, quant aux circuit d'information, quant à la vérification des faits à enregistrer, quant aux vérification des faits d'exactitude et de vraisemblance, quant aux supports matériels mis en oeuvre.

« C'est dire qu'une comptabilité régulière ne peut être construite que dans le bon ordre organisationnel »^33(*)

Une comptabilité régulière s'inscrit dès lors dans un ensemble de mesures à prendre quant au système de traitement de l'information. Ces mesures visent à assurer la réalité et le caractère des faits à saisir, ainsi que le respect de délais corrects de saisie et les mesures de contrôle interne à intégrer.

Une comptabilité ne peut, en effet, donner des informations fiables que si toutes les informations sont correctement traduites dans la comptabilité. Ceci suppose, outre le respect des principes et des règles comptables, des contrôles internes suffisants.

« La comptabilité est en cours de mutation et se rapproche des normes internationales dites IRFS qui privilégient une approche financière conforme aux pratiques comptables anglo-saxonnes ».^34(*)

L'objectif de ces nouvelles normes qui affectent peu à peu la normalisation comptable congolaise est de faciliter une représentation des opérations de l'entreprise plus proche de la réalité économique. Et, pour maintenir dans le temps la continuité de l'accès à l'information représentative de la réalité économique, toute entreprise établit une documentation décrivant les procédures et l'organisation comptable. C'est pourquoi, il sied de décrire cette organisation sur le plan matériel et sur le plan fonctionnel.

II.1.3. L'organisation matérielle de la comptabilité

Alain FAYEL et Daniel PERNOT^35(*) écrivent que, pour l'entreprise, l'organisation matérielle se concrétise par :

- L'adoption d'un plan comptable de l'entreprise établit par référence à celui du plan comptable général ;

- Le choix des supports de la comptabilité, c'est-à-dire les documents, les livres et d'une manière générale tout ce qui permet, dans les conditions de conservation prescrites, d'enregistrer des données de base et de prendre connaissance des informations : c'est le cas des ordinateurs, imprimantes, machines à calculer, machines à compter, fournitures de bureau ;

- Le choix des procédures de traitement c'est-à-dire le choix des méthodes et moyens qui seront utilisés par l'entreprise pour que les opérations nécessaires à la tenue de la comptabilité et à l'obtention des états financiers prévus ou requis soient effectuées dans les meilleurs conditions d'efficacité et au moindre coût sans pour autant faire obstacle au respect par l'entreprise de ses obligations légales et réglementaires.

a. Adoption du plan comptable de l'entreprise

« Le plan comptable de l'entreprise est un document qui rassemble, dans un ordre logique, la nomenclature des comptes à utiliser, définit leur contenu et précise les règles particulières de leur fonctionnement figurant dans le plan comptable Général ».^36(*)

Après s'être bien pénétré de la technique particulière de l'entreprise et avoir surtout observé les faits sous un angle comptable, il y aura lieu pour l'organisateur ou l'expert de rechercher quels seront les comptes à créer et quel sera le jeu de ces comptes, afin d'obtenir un parfait enregistrement des mutations des valeurs et des résultats qui s'en suivront.

« Toute unité retenue pour enregistrer une opération constitue un compte ». ^37(*)

Tout compte ainsi créé doit avoir été reconnu nécessaire de façon à pouvoir enregistrer tous les mouvements qui lui sont propres. Les rapports des comptes entre eux pourront être schématisés pour permettre leur parfaite compréhension.

Aussi, le plan des comptes de chaque entreprise doit être suffisamment détaillé afin de faciliter l'enregistrement adéquat et ordonné des opérations. Pour ce faire l'entreprise procède aux subdivisions des comptes nécessitées par ses activités et qui puissent permettre l'établissement normal des états financiers et leur contrôle.

b. Manuel comptable de l'entreprise

Le manuel comptable de l'entreprise décrit particulièrement l'organisation comptable de l'entreprise, les méthodes de saisie et de traitement des informations, les politiques comptables et les supports utilisés. Il comprend notamment les informations ayant trait :

- à l'organisation générale de l'entreprise,

- à l'organisation comptable de l'entreprise,

- au plan des comptes, à la description des contenus des comptes et au guide des imputations comptables,

- à la description des procédures de collecte, de saisie, de traitement et de contrôle des informations,

- au système de classement et d'archivage,

- aux livres comptables obligatoires et aux liens entre ces livres et autres documents et pièces comptables,

- au modèle retenu de présentation des états financiers,

- au guide de justification des comptes et des travaux d'inventaire avec des modèles de rapprochement et d'état de justification pour les travaux récurrents,

- au modèle d'instructions d'inventaire,

- à l'organisation des travaux d'élaboration et de présentation des états financiers.

c. Les pièces justificatives

« Tout enregistrement comptable précise l'origine, le contenu et l'imputation de chaque donnée ainsi que les références des pièces justificatives qui l'appuient ».^38(*)

1. Nature des pièces justificatives

La pièce de base concerne une opération isolée. Elle peut émaner d'un tiers ou être d'origine interne.

Les pièces d'origine externe sont par exemple des factures des fournisseurs, des contrats, des pièces de banque, de notes de perception, etc.

Les pièces d'origine interne sont par exemple les doubles des factures clients, les doubles des fiches de paie, etc.

La date, la nature de l'opération, le tiers intervenant, le montant de l'opération (quantité et valeur) sont nécessaires aux enregistrements comptables.

La pièce récapitulative reprend un ensemble d'opération traduite par une ou plusieurs écritures comptables. Il s'agit toujours des documents d'origine interne tels que journaux auxiliaires, listings informatiques, etc.

2. Pièces justificatives et livres obligatoires

Les écritures doivent être appuyées par des pièces justificatives qui doivent être conservées. Les dirigeants de l'entreprise et les vérificateurs de la comptabilité doivent pouvoir :

- examiner la validité d'un enregistrement élémentaire en le comparant à la pièce justificative de base ;

- contrôler la validité d'un enregistrement porté dans un compte à l'aide de la pièce récapitulative et vérifier la validité des pièces justificatives de base qui ont été utilisées pour la pièce récapitulative ;

- s'assurer de la concordance entre les opérations saisies par les journaux et par les comptes : égalités des mouvements des journaux avec ceux du grand livre.

Ayant parfaitement compris et analysé le processus des opérations de l'entreprise et de la création des documents y relatifs il va falloir déterminer l'intervention des personnes responsables de l'emploi et de la parfaite tenue de ces documents.

3. Délai et formes de conservation

3.1. Délais : Les pièces justificatives doivent être conservées pendant 10 ans. Les pièces justificatives sont classées dans un ordre qui est défini dans le document décrivant les procédures et l'organisation comptable. Aucune précision n'est fournie par le Plan Comptable Général en la méthode de classement à adopter.

3.2. Forme : Le code de commerce n'exige pas seulement la conservation des originaux. Le Plan Comptable Général précise que les pièces justificatives sont établies sur papier ou sur un support assurant la fiabilité, la conservation et la restitution en claire de son contenu pendant les délais requis.

3.3. Sanctions en cas d'insuffisance de pièces justificatives

L'absence ou l'insuffisance de pièces justificatives peut mettre en doute la valeur probante de la comptabilité et entraîner le rejet de celle-ci.

Le rejet de la comptabilité peut dans certains cas, notamment sur le plan fiscal, avoir des conséquences très lourdes pour l'entreprise.

d. Création des documents courants et des documents de synthèse

Avant de procéder à la création de tous ces documents, il convient d'examiner la périodicité des faits comptables.

Les opérations habituelles feront l'objet d'enregistrement dans les journaux auxiliaires qui les concernent.

Les opérations occasionnelles ou à périodicité longue nécessiteront la création d'un journal auxiliaire des opérations diverses.

Les opérations de clôture seront directement passées au journal centralisateur.

Les comptes seront dans des grands livres ou mieux sur fiches et leurs totaux repris dans les balances.

Il doit aussi être établi des comptes annuels à la clôture de l'exercice au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire. Ces comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et une annexe ; ils forment un tout indissociable.

Ces comptes annuels doivent être réguliers, sincères et donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l'entreprise.

Cet objectif assigné à la comptabilité passe notamment :

- d'une part, par le respect du référentiel comptable

- et d'autres part, par l'utilisation à bon escient de l'annexe aux comptes annuels qui complète et commente l'information donnée par le bilan et le compte de résultat.

Ainsi, l'établissement des comptes annuels doit être précédé :

- d'un enregistrement affectant le patrimoine de l'entreprise ;

- et d'un contrôle par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, de l'existence et de la valorisation des éléments actifs et passifs du patrimoine.

* ³² CAUSIN, E. ; Droit comptable des entreprises, Bruxelles, Larcier, 2002, p.284.

* ³³ CAUSIN, E. ; Op cit. p. 368.

* ³⁴ Comptabilité, www.wikipedia.org/wiki/comptabilité.

* ³⁵ FAYEL, A. et PERNOT, D., Comptabilité de l'entreprise, éd. Dunod, Paris 2002, page 16.

* ³⁶ http://www.procomptable.com/normes/gc1

* ³⁷ http://www. Op.cit^.

* ³⁸ FAYEL, A. et PERNOT, D. Op.cit, page 27.