III.2.2. Comptabilisations des
opérations au Park Hotel
Il s'agit des activités du service de
comptabilité du Park Hotel que nous allons présenter en trois
étapes :
- le contrôle des pièces ;
- l'enregistrement des opérations ;
- la centralisation.
Nous essaierons de voir ce qui se fait à chacune de ces
trois étapes des activités du service de comptabilité,
tout en tenant compte de l'aspect plurimonétaire des opérations
comptables, à savoir : les opérations en monnaie nationale
(UML) et les opérations en devises (monnaies
étrangères).
a. Les opérations en monnaie nationale
(Francs congolais)
1. Le contrôle des pièces
comptables
Aussitôt transmise au service de comptabilité,
les pièces comptables sont contrôlées avant d'être
classées.
Le contrôle des pièces comptables consiste
à vérifier si toutes les signatures autorisées ont
été apposées et si toutes les pièces justificatives
y son jointes, si la numérotation est continue et qu'aucun numéro
n'a été sauté.
Pour les opérations financières (caisses et
banques), les pièces sont annexées aux livres financiers
respectifs. Ce sont ces livres financiers qui servent des journaux
provisoires. Ceci permet aux comptables de bien se rassurer qu'aucune
pièce ne manque et surtout que toutes les opérations ont
été transcrites.
Le livre en Francs congolais est conçu comme
suit :
Source : Park Hotel
Quant aux autres opérations (achats crédit,
ventes crédit et autres), un relevé est établi. Ce
relevé reprend la date, le numéro d'ordre, le libellé,
l'imputation et le montant. C'est ce relevé qui est utilisé
comme journal provisoire.
Voici le modèle de relevé des factures
entrées :
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Congo Travel Hotels
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Page n° .................
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PARK HOTEL
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Mois de ..................
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Lubumbashi
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JOURNAL DES ACHATS
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Date
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N°
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Imputation
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Crédit
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Débit
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Crédit
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TOTAUX
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Source : Park Hotel
Le relevé des factures sorties se présente de la
manière suivante :
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Congo Travel Hotels
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Page n° ................
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PARK HOTEL
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Mois de ...................
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Lubumbashi
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RELEVE DE FACTURES SORTIES
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Date
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Réf.
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Imputation
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Libellé
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TOTAUX
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Source : Park Hotel
Le journal provisoire des opérations diverses est
présenté de la manière suivante :
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Congo Travel Hotels
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Page n° ....................
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PARK HOTEL
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Mois de ....................
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Lubumbashi
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JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES
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Date
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N°
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Imputation
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Libellé
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Montant
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Débit
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Crédit
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Débit
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Crédit
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A REPORTER
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Source : Park Hotel
Après vérifications des pièces
comptables, celles-ci sont mises dans des classeurs appropriés
(c'est-à-dire, suivant la nature des opérations), dans un ordre
croissant des numéros des pièces. C'est l'étape du
classement des pièces comptables.
2. L'enregistrement des opérations
Il consiste en l'imputation et la journalisation des
opérations comptables
Imputations des opérations comptables
L'imputation intervient après le classement et
l'établissement des journaux provisoires. Il s'agit d'attribuer
à chaque opération un code défini dans le plan comptable
de l'entreprise et qui correspond au compte concerné par
l'opération, le numéro de compte.
Au Park Hotel, cette imputation se fait sur le journal
provisoire ; ce qui permettre au comptable de n'omettre aucune
opération.
La journalisation des opérations comptables
C'est l'étape de la saisie sur ordinateur des
opérations dans les journaux respectifs. Le logiciel utilisé,
nous l'avons dit, est un standard français adapté au plan
comptable du Park Hotel et offre beaucoup d'avantage dans l'économie du
temps.
Il est possible de vérifier les imputations
effectuées pendant qu'on procède à la saisie des
opérations. En effet, dès qu'on introduit le numéro de
compte, l'ordinateur affiche l'intitulé du compte concerné. Le
comptable peut ainsi se rendre facilement compte qu'il s'est trompé de
compte et rectifier l'imputation dont question.
La journalisation se fait mois par mois et le logiciel offre
l'option de modifier une écriture du journal tant que celui-ci n'est pas
clôturé pour le mois en question.
Voici le modèle du journal :
Monnaie de tenue de comptes
CDF
Edition demandée en :
Edition du
05/09/2007
à
15:59
CTH PARK HOTEL
Date
N° Compte
Pièce
Libellé
Débit
Crédit
Solde
Période du
01/05/2007
au
31/05/2007
Devise de tenue du journal:
S
Impression journal
CDF
Journal de caisse USD :
Aucune écriture ...
0,00
0,00
0,00
____________________________________________________________________________________________________________________________________
Total du Journal
Page N°
(c) EBP-Informatique
1
Source : Park Hotel
3. La centralisation des opérations
comptables
Dans le système comptable du Park Hotel, comme dans les
autres systèmes informatiques, l'étape du journal central est
brûlée. Après la saisie des opérations, le logiciel
procède automatiquement à la centralisation dans le grand livre
et au report des totaux du grand-livre dans la balance de
vérification.
Le grand-livre a la forme suivante :
Edition du
05/09/2006
à
16:46
CTH PARK HOTEL
Période du
au
Impression du Grand-Livre
Date
Journal
Pièce
Libellé
Débit
Crédit
Solde
Let.
01/01/2006
31/12/2006
Comptes
104000
à
104000
Devise :
Francs congolais
Compte N°
104000
Capital social
001
Réouverture
JOUV
01/01/06
285 622,00
- 285 622,00
Total pour le compte
- 285 622,00
285 622,00
104000
Page N°
1
Total du Grand-Livre
- 285 622,00
285 622,00
Source : Park Hotel
La balance du Park Hotel est présentée comme
suit :
Edition du
05/09/2006
à
16:49
CTH PARK HOTEL
Période du
au
Comptes
à
104000
104000
01/01/2006
31/12/2006
Total Période
Crédit
Débit
Crédit
Solde Période
Débit
N° Compte
Intitulé
Devise :
Francs congolais
Balance Globale provisoire
104000
Capital social
285 622,00
285 622,00
sous-classe 104
285 622,00
285 622,00
sous-classe 10
285 622,00
285 622,00
Sous-total classe 1
285 622,00
285 622,00
Total des comptes de Bilan
285 622,00
285 622,00
Total des comptes de Résultat
Page N°
1
Total de la Balance
285 622,00
285 622,00
Source : Park Hotel
Il convient de noter que, pour les opérations en Francs
congolais, le traitement des opérations se fait normalement ;
c'est-à-dire, le montant comptabilisé c'est le même montant
se trouvant sur la pièce comptable et sur lequel porte
l'opération.
Les opérations de change des Francs congolais en
devises et vice-versa sont comptabilisées comme des virements internes
(compte 59).
b. Les opérations en
devises
Comme nous l'avons dit plus haut, en dehors du Franc
congolais, le Park Hotel fait usage de deux monnaies étrangères
dans ses opérations courantes : le Dollars américains et
l'Euro.
Pour ces opérations en devises, les étapes de la
comptabilisation sont les mêmes que pour les opérations en monnaie
nationale.
Néanmoins, comme nous le montre sur les supports
comptables, les journaux provisoires des opérations en devises
prévoient quatre colonnes réservées aux montants. Les
deux premières colonnes sont prévues pour les débit et
crédit en devises ayant fait l'objet de la transaction et qui sont
mentionnées sur les pièces justificatives alors que les deux
dernières colonnes sont réservées aux contre-valeurs en
Francs congolais de ces devises.
Le livre des devises se présente de la manière
suivante :
Source : Park Hotel
Ainsi, pour ces opérations, l'établissement des
journaux provisoires consiste entre autres à convertir chaque
opération en monnaie nationale, suivant le taux du jour de
l'opération. Ce sont ces contre-valeurs en Francs congolais qui sont
enregistrées lors de la saisie des opérations.
Le taux de conversion est le même que celui
appliqué à la facturation dans tous les points des ventes. Il
est publié par la Direction, dans une lettre circulaire, chaque fois
qu'il y a changement et ce, conformément au taux pratiqué sur le
marché parallèle.
Park Hotel se réfère au taux du marché
parallèle pour la simple raison qu'il estime que le cours de change
officiel est théorique ; c'est-à-dire que ce taux officiel
ne permet pas d'acheter les devises sur le marché, quand on en a
besoin.
Chaque devise fait l'objet d'un journal provisoire et un
classement séparé des pièces comptables.
Néanmoins, concernant les achats à crédit ou journal
fournisseurs, il n'y a qu'un seul journal provisoire où l'on enregistre
et les opérations en Francs congolais et les opérations en
devises. Ceci s'explique par le petit nombre d'opération d'achat
crédit. Les factures libellées en devises sont directement
converties et Francs congolais et c'est cette contre-valeur en Francs qui est
enregistrée.
Il en est de même pour l'enregistrement au journal
provisoire des ventes, des huit factures mensuelles que le Park Hotel adresse
aux locataires des boutiques et qui sont libellées en Dollars
américains.
Après la saisie, les journaux sont tous en Francs
congolais, l'intégration des opérations en devises étant
effectuée à l'étape de la tenue des journaux provisoires.
C'est la méthode d'intégration directe.
A la fin du mois, les contre-valeurs des soldes des journaux
financiers provisoires sont rapprochées aux soldes comptables des
comptes respectifs et les différences des changes sont
comptabilisées pour la mise en niveau desdits soldes.
Concernant les comptes des tiers, les différences des
changes sont dégagées après chaque paiement.
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