Memoire Online - Processus d'approvisionnement de stocks dans les Organisations Non Gouvernementales. Cas de Save the Children UK

Travail de Fin de Cycle présenté et défendu en vue de l'obtention du diplôme

Table de matière

Avant propos........................................................................................ i

Dédicace .................................................................................. ........... ii

Remercîment ........................................................................................ iii

Chapitre premier : GENERALITE SUR LE PROCESSUS D'APPROVISIONNEMENT DES STOCKS

Chapitre troisième : PROCESSUS D'APPROVISIONNEMENT DES STOCKS DE SAVE THE CHILDREN (UK)

CRITIQUE....................................................................................... 44

CONCLUSION.................................................................................. 45

BIBLIOGRAPHIE.............................................................................. 48

AVANT PROPOS

Face aux multiples besoins physiologique, matériels, d'estime..., Seblon LIFITA BOBILABI affirme que « l'homme ordinaire se limite à cueillette des facilitées immédiates et espère a un lendemain meilleur sans fournir aucun effort. Tandis que l'entrepreneur va au-delà de la simple question « pourquoi...? » afin de trouver la réponse « parce que.... » Et au-delà de « parce que... », il découvre qu'il y a mieux ».^1(*)

Du troc au commerce formalisé, l'homme a mis du temps ; il a fallu l'apparition de la monnaie pour permettre la fluidité du trafic. La transparence oblige, les pouvoirs publiques se voient contrait de justifier d'une manière honnête des gros achats pour le fonctionnement de l'Etat. Ainsi les règles d'approvisionnement s'installèrent dans le code d'adjudication de marché publique. Les entreprises, elles aussi ne font pas exception les actionnaires exigent de plus à plus de transparence aux gestionnaires directes, ce la pousse peu à peu la formalisation de système d'approvisionnement des matières premières et les équipements nécessaires pour la transformation.

Sans contraires le progrès n'existe pas. Attirance et répulsion, raison et énergie, Amour et haine, sont nécessaires à l'existence humaine »^2(*)

REMERCIEMENT

« Il n'y a qu'un seul futur dans le monde réel et quel que soit notre désir de faire revenir le temps en arrière et d'essayer une ligne de conduite différente, cette possibilité nous ai interdite »^3(*). Nous remercions nos parents, qui n'ont ménagé aucun effort pour notre éducation, nonobstant les douloureuses épreuves et de la delicessance de la vie. Maman Scholastique DZ'DA et papa Raymond KERAURE trouvez ici l'expression de mes gratitudes ; mes grands frères médecins ( Silas UMIPEU, Nono BEROCAN, Daniel UPAR) pour les multiples encouragements qui tombaient en pic ,alors que notre esprit s'embourbais dans le doute et notre corps essoufflé , cette belle citation du passeur français John en BOIS que vous nous rappeliez à chaque moment , étais notre arme contre le sentiment négatif de la remise à cause de mes projets, « Ne pas laisser ce que vous ne pouvez pas faire interférez ce que vous pouvez faire. » ; nos regrettés grands parents qui n'achevaient pas une seule phrase de conseil de vie, sans souligner la pertinence des études, j'imagine votre joie si vous étiez à mes cotés ; à toute la famille TOWA UMIPEU, qu'elle trouve à travers ce remercîment le sentiment de notre unité.

Ce travail nous le devons, à l'assistant SAID MAKOMBE qui l'a touché par la main de maitre en dépit de sa disponibilité segmentée et de son savoir faire très sollicité. Nous le remercions et apprécions à juste valeur son apport scientifique dans ce travail.

Ce travail nous le devons aussi au Chef de Travaux Pascal KAVARIOS DUDANGA qui répète souvent aux collègues étudiants « On ne peut rien faire si on ne sait pas oser », à l'Assistant TASILE MAWA qui nous disait « L'important ne pas le choix de faculté mais l'important est ce que vous avez décidé de faire de votre vie », et à l'Assistant ( maitre) Xavier MACKY non seulement parce d'une part vous nous ont encouragées en embrasser cette faculté dans laquelle nous nous sommes découvert , d'autres part vous avez assumés valablement vôtres rôles d'ainés scientifiques à notre égard mais aussi parce que notre gratitude sera remis à cause si nous ne reconnaissons pas la pertinence de vos conseils au cours de notre parcours académiques.

Nous remercions nos grand frères de lutte «Ba yaya ya kati», Cento Mparanyi, Georges BISSIMWA qui répète souvent ce qui fais son dynamisme, ce n'est pas parce qu'il ne tombe jamais mais plutôt parce qu'il se révèle à chaque fois il est tombé, Ir Eric MANGE qui nous disais sans cesse « C'est en surmontant la peur qu'on prouve le courage. La vie de l'homme dépend de sa volonté, sans volonté, elle serait vouée au hasard », Héritier DEKE, pour tes conseils de grand frère.

Nous remercions la grande famille LWF Bunia, le coordinateur F. APYERA, l'Admin Y. LENGE, le coordinateur agricole E. KAWAYA, la logisticienne à chef E. YIKI, Dieudonné B, le chef de secteur Ir P. KALONJ pour l'appui moral et logistique que nous avons obtenu.

A vous mes amis Faida DIDO Rolande, Tonton WANZOLA, Christian YUME, Prince UDOTHA, Thierry BUTSITSI, Lolo BITHUM pour vos soutiens moraux dans notre vie de chaque jour , le fait que nous nous sommes sentis aimer par vous, nous a assuré un équilibre psychique conséquent pour parfaire ce travail.

A toi ma dulcinée Denise BAKAJIKA, l'âme soeur, le coeur frère pour le rôle combien grand tu joue dans ma vie quotidienne. A vous Francine NYEMBO, Audrey MAMBASSA, SAFI DOGA, Anita BABONANGENDA et Cynthia ZIZI, Florette NDIKITA, pour vos conseils de jeunes mères.

Nous ne saurons mettre fin à cette liste sans remercier les hommes de Dieu de la ville de Bunia qui à travers leurs diverses et ferventes prières, diminuent la force du mal qui nous guète à tout bout de champs. Nous passons au pasteur aumônier de l'UNIC-ISGA BAHEMUKA....Nous disons merci à notre Dieu pour tous, nous sommes plus que convaincu que son amour est immense envers notre personne. « Que de gens disent à mon sujet « aucune chance que Dieu vienne a son secours ». Mais toi Seigneur, tu es pour moi un bouclier protecteur, tu me rends ma dignité et ma fierté »^4(*).

Ce travail est certes un pas franchis mais il est évident que nous n'avons pas encore atteint le point de non retour, vos contributions et soutiens resteront toujours pour nous d'une valeur précieuse.

1. INTRODUCTION GENERALE

Larousse définit la problématique comme étant « un ensemble des questions qu'une science ou une philosophie se pose relativement à un domaine particulier. »^5(*)

Ngulo la définit comme « ... tous les problèmes qui ont trait aux termes de recherche en cause et à établir des liens entre les différents sous problèmes »^6(*)

C'est cette définition qui est considérée dans le cadre de recherche et d'élaboration de ce travail.

Les organisations non gouvernementales internationales, en sigle ONGI, poursuivent une mission d'une importance de grande envergure. Une organisation saine, efficace et efficiente doit caractériser leurs organes et mode de gestion. En ce qui concerne Save the children (UK) sa mission principale est :

1. la protection des enfants affectés par les conflits armés à travers l'éducation : construction des écoles dans le district de l'ituri et l'organisation des cours de rattrapes accélérés pour les enfants ayant abandonnés l'école pour raison de guerres, dans le but final de les ramener dans les écoles formelles avec l'appui de la Sous Division scolaire de l'Ituri.

2. la protection des enfants associés aux forces des groupes armés à travers le désarmement, la démobilisation, la réunification familiale et la réinsertion dans la vie sociale par divers appuis matériels ou apprentissage des métiers.

3. la protection et la récupération des enfants travaillant dans les mines en leur donnant une nouvelle orientale soit scolaire : construction des écoles, enseignement accélérés... soit formation aux métiers pratiques mécaniques automobiles, mécaniques motos, menuiseries,....

« Plus une organisation est de grande taille, plus sa structure est élaborée, plus les taches sont spécialisées, plus ses unités sont différentiées et plus les composantes administratives sont composées. On a donc une hiérarchie administrative plus élaborée avec division plus marquée du travail entre administration,

production et superstructure» ^7(*) S'agissant particulièrement du service d'approvisionnement dans une organisation, il joue le rôle de (d') :

1) Acheter des biens, matériels de qualité adaptée pour les activités de l'organisation, dans un délai record et d'après les règles de passation de marché admises.

2) Réceptionner et stocker les matériels achetés sur le fond d'organisation et autres, selon les règles de gestion et dans les conditions requises ;

Ainsi « Le service d'approvisionnement doit pouvoir mettre de façon constante à la disposition des différents services d'entreprise, des fournitures, des matières premières, des marchandises.... nécessaires à l'exercice de leurs activités. Il doit faire un achat rationnel , c'est-à-dire au moindre coût et au moment opportun, ce qui exige la précision des besoins, la recherche et l'étude des offres des fournisseurs, des caractéristiques des produits des tendances de prix, de délais de livraison, la surveillance et l'exécution de commandes. »^8(*)Les organisations non gouvernementales, Save the Children UK en l'occurrence, ne sont pas en marge de ce principe combien capital.

Cependant, nous voudrions répondre aux questions suivantes, faisant l'objet de notre préoccupation :

ü Existe-t-il un service d'approvisionnement au sein de Save the children (UK)/Bunia ?

« L'hypothèse est une idée préconçue ou une idée proposition relative à l'explication des phénomènes naturels ou sociaux admise provisoirement avant d'être soumise à l'épreuve d'expérience »^9(*)

La problématique développée ci haut, nous conduit à formuler notre hypothèse qui de part sa définition est une supposition ou mieux une affirmation qui reste à vérifier ou à confirmer :

1. Save the children (UK)/Bunia aurait un service d'approvisionnement qui serait organisé.

2. Le service d'approvisionnement de Save the children serait doté d'une procédure d'achat sur laquelle s'appuieraient les achats.

3. Le service d'approvisionnement de Save the children serait tenu directement par un assistant logisticien chargé des approvisionnements qui centraliserait et traiterait toutes les demandes de tous les départements, fonctionnerait sous la supervision technique du Coordinateur logistique.

Les organisations non gouvernementales internationales, en générale Save the children en particulier, poursuivent une mission pertinente dans le District de l'Ituri : appui aux retournés, protection des enfants, appui à l'éducation à travers la construction des écoles et distribution des kits scolaires,...... L'Ituri est un district qui a connu des multiples et successives guerres tribales et qui maintenant plus que jamais, a besoin de tourner cette page noire de son histoire. Dans le souci de voir l'intégralité de ressources allouées par divers bailleurs pour restaurer et renforcer la capacité d'auto prise en charge de cette population déstabilisée par la guerre, ce travail scientifique est élaboré pour :

Ngulo définit : « la méthode de recherche est une démarche intellectuelle générale coordonnant une technique un ensemble d'opération techniques dans le but d'analyser la réalité.» ^11(*)

A vue de la réalisation de ce travail, nous avons fait recours à la méthode Structuro-fonctionnelle. Elle nous a surtout servi dans le dernier chapitre de ce travail.

« La méthode structuro-fonctionnelle est une méthode structurale combinée de celle fonctionnelle qui consiste à expliquer à la fois les phénomènes étudiés par les relations qu'ils entretiennent avec les autres éléments de la structure et la fonction de chacun des ces éléments. »^12(*)

En recherche une technique est « un ensemble de procédées limitées, ordonnées, mettant en jeu des éléments pratiques concrets adaptées à un but précis et défini, permettant à l'investigateur soit de choisir une portion d'individus, d'objets, de mesure parmi une population mère en étude, soit de rassembler les informations sur un sujet donné. »^13(*)

Voici les techniques qui nous ont servi dans la récolte et l'organisation des données de ce travail.

« Technique d'interview, elle consiste à poser un certain nombre de questions présélectionnées à son interlocuteur dans le cadre de recherche. »^14(*)

Cette technique nous a permis de faire des échanges avec la magasinière de Save the children, certaines personnes des services demandeurs, le coordinateur logistique et autres, sur base des questionnaires préétablis.

« L'analyse documentaire consiste à consulter tout élément matériel ou immatériel qui a un rapport direct ou indirect avec l'objet de recherche. »^15(*)

Cette technique nous a permis d'analyser les documents relatifs aux achats et à l'organisation Save the children UK.

Le sujet similaire a été traité par notre ainé scientifique, Uvon D. de l'UNIC -ISGEA dans son TFC intitulé « Essaie d'analyse sur le service d'approvisionnement de l'ISP' Bunia 1991-1993». Dans ce travail, il a analysé la performance du service d'approvisionnement sur base des échantillons d'articles fréquemment utilisés en se référant à la gestion de stock dans cette institution. Il termina en concluant que le dit service contribue à l'évolution et la promotion de l'ISP/Bunia.

Alors que nous, dans notre travail nous analysons la chaine d'approvisionnement de stocks dans son ensemble, des services requérants jusqu'à l'entrepôt et les documents relatifs à chaque opération nécessaire pour chaque étape.

Ce travail est composé de trois chapitres hors mis l'introduction et la conclusion. Le chapitre premier intitulé Généralité sur le processus d'approvisionnement des stocks, énumère et définit les concepts opérationnels et les étapes relatifs à l'approvisionnement des stocks.

Le chapitre deuxième intitulé Organisations non gouvernementales, reprend l'historique, les catégories, les sources de financements... des Organisations non gouvernementales. Le chapitre troisième titré Processus d'approvisionnement des stocks de Save the children Uk/Bunia commence par la transcription in texto du processus d'approvisionnement de stocks de cette ONGI et s'achève par une analyse critique par rapport aux concepts et théories à la matière.

Comme toute oeuvre scientifique, celle-ci s'est butée aussi aux difficultés lors de sa réalisation. Il ne nous a pas été aisé de trouver les ouvrages traitant ce sujet, ce qui nous a poussés à faire plus de démarche sous d'autres cieux du genre très couteux. Par ailleurs, ce travail qui se traitait directement sur ordinateur, nous coutais chaque fois le frais d'impression pour soumettre au directeur afin de corriger et d'orienter notre humble pensée.

Chapitre premier :GENERALITES SUR LE PROCESSUS D'APPROVISIONNEMENT DES STOCKS

Ce chapitre reprend et définit les concepts opérationnels de ce travail, le processus d'approvisionnement : la notion, les sortes d'approvisionnements, les intervenants dans le processus d'approvisionnement, les documents utilisés dans le processus d'approvisionnement, les indicateurs de la fonction approvisionnement.

1.1 CONCEPTS OPERATIONNELS

· Larousse définit comme étant « un enchainement ordonné des faits, des événements aboutissants à un résultat déterminé, mécanisme, marche, développement. »^16(*)

· « Le mot processus vient du latin pro (au sens de « vers l'avant ») et de cessus, cedere (aller, marcher) ce qui signifie donc aller vers l'avant, avancer. Ce mot est également à l'origine du mot procédure qui désigne plutôt la méthode d'organisation, la stratégie du changement.

Un processus peut-être considéré comme un système organisé d'activités qui utilise des ressources (personnel, équipement, matériels et machines, matière première et informations) pour transformer des éléments entrants (les intrants) en éléments de sortie (les extrants) dont le résultat final attendu est un produit. Enfin, le processus a un propriétaire qui est garant de la bonne fin et du bon fonctionnement de celui-ci. »^17(*)

Dans ce travail, le mot processus revêtira le sens de cette dernière définition proposée par le dictionnaire universel en ligne www.wikipedia.org

· L'approvisionnement est une technique ou méthode permettant de livrer un bien, ou un besoin à un tiers. On peut considérer que l'approvisionnement est distingué en deux flux distincts : physique et administratif (informationnel).Le flux administratif est nécessaire à l'envoi et à la réception de données, ordres, commandes, facturation... Le flux physique est l'art d'acheminer le bien vers le demandeur, par bateau, avion, camion, chemin de fer...

· Approvisionnement est une fonction consistant à fournir en temps voulu à l'entreprise toutes les matières et produits qui lui sont nécessaires pour permettre son fonctionnement, sa production. Activité comprenant pour les matériels et équipements, les achats, le suivi des commandes, l'inspection, le contrôle qualité, le transit, le mandatement, ainsi que toutes les liaisons auprès des fournisseurs. ^18(*)

Cette dernière définition est celle qui est considérée dans le cadre d'élaboration de ce travail.

· Larousse définit l « ONG » comme sigle d'organisme non gouvernementale, un organisme dont le financement est assuré essentiellement par des dons privés et qui se voue à l'aide humanitaire.^19(*)

· E. Arnaud et all. Propose trois critères, cité par M. Siagh qui définissent l'ONG

Cette dernière définition est celle qui est considéré dans l'élaboration de ce travail.

Save the children dont l'interprétation en français « Sauvons les enfants » est une organisation non gouvernementale qui a été crée pour la première fois en mai 1919 par Eglantyne Jebb et sa soeur Dorothy Buxton à Londres (Angleterre). Consternées par les conséquences de la Première Guerre mondiale et de la Révolution russe, elles étaient déterminées à obtenir l'amélioration de la condition des enfants. Leur objectif était de créer une puissante organisation internationale dont les ramifications s'étendraient jusqu'aux endroits les plus reculés du globe.^21(*)

Quelques années plus tard d'autres organisations oeuvrant pour les enfants ont adoptées ce nom. Tel , Save the children USA, Save the children Suède, Save the children hollande, Actuellement toutes les organisations Save the children dans le monde se sont réunies en alliance sous une présidence tournante afin de consolider et imposer leur action sur terrain pour l'intérêt suprême de l'enfant.

Il reste utile de préciser parmi toutes ces organisations Save the children que ce travail se rapporte seulement à Save the children (UK).

1.2 PROCESSUS D'APPROVISIONNEMENT

1.2.1 Notion

« L'approvisionnement est une technique ou méthode permettant de livrer un bien, ou un besoin à un tiers. On peut considérer que l'approvisionnement est distingué en deux flux distincts : physique et administratif (informationnel).Le flux administratif est nécessaire à l'envoi et à la réception de données, ordres, commandes, facturation... Le flux physique est l'art d'acheminer le bien vers le demandeur, par bateau, avion, camion, chemin de fer...L'approvisionnement répond à toutes contraintes environnantes. La règle première est de livrer de la marchandise, au bon moment, au bon prix, et au meilleur coût selon le choix du demandeur.

Les exigences sur les approvisionnements se traduisent par le choix de fournisseurs»^22(*)

1.2.2 Sortes ou formes d'approvisionnement

1.2.2.1 Approvisionnement à Date et Quantité fixes

Dite aussi méthode "calendaire", les livraisons de pièces se font à dates fixes. Les quantités livrées sont égales et peuvent se rapprocher de la "quantité économique" ou correspondre à une livraison partielle d'un contrat annuel.

Avantage:

Inconvénients:

· Si la quantité d'approvisionnement est mal calculée ou si la consommation n'est pas régulière, il y a risque "d'inflation" ou de rupture de stock.

· Les livraisons urgentes ou hors contrat, peuvent être très coûteuses (recours au fret aérien, lancement spécial chez le fournisseur...

1.2.2.2 Approvisionnement à Date fixe et Quantité variable

Egalement appelée méthode de recomplètement, pour chaque produit un niveau optimum de stock est défini. A période fixe, le magasinier analyse son stock et commande la quantité permettant de décompléter au niveau requis.

Il est possible de faire des périodes d'inventaire ou d'analyse, différentes suivant les catégories de produits.

Avantage:

Inconvénients:

1.2.2.3 Approvisionnement à Date variable et Quantité fixe

Plus connue sous le nom de méthode du point de commande, celle-ci consiste à définir, dans un concept de flux tiré et de juste à temps, le niveau de stock qui déclenche l'ordre d'achat, de façon à être livré juste au moment de l'utilisation de la dernière pièce.

Ce niveau de stock (point de commande) doit permettre de satisfaire les besoins durant le délai allant de la date de déclenchement de commande à la date de livraison.
Le point de commande s'appelle également seuil de commande ou seuil de réapprovisionnement.
Cette technique est utilisée essentiellement pour les articles de classe A car elle demande un suivi permanent des stocks entraînant un coût de gestion élevé.

Notons que la méthode kanban est une forme d'approvisionnement à point de commande.

Avantage:

Inconvénients:

· Impose un suivi permanent des stocks pouvant entraîner des frais administratifs importants.

1.2.2.4 Approvisionnement à Date et Quantité variables

Cette méthode est principalement utilisée pour les articles de classe A dont les prix de revient varient fortement ou dont la disponibilité n'est pas permanente. Exemple : Métaux précieux, bois exotiques...

L'achat se fait sur estimation en fonction des opportunités du marché. Dans les estimations, il faudra prévoir les besoins pour les commandes spécifiques, les fabrications de l'entreprise, les aléas de fabrication...

Avantage :

Inconvénient:

· Il faut faire un suivi permanent des coûts du marché pour effectuer les achats les plus intéressants.

· Il ne peut être utilisé que pour un nombre réduit d'article sinon l'entreprise risque de se fragiliser,

1.2.3 Intervenants dans le processus d'approvisionnement des stocks

1.2.3.1 Services demandeurs

Ce sont les services qui déclenchent le processus d'approvisionnement. Il s'agit des services suivants : le service des magasins, service de production, .....Ces derniers établissent la réquisition d'achat en fournissant tous le détail possible non seulement à rapport aux articles à commander (marque, model, couleur,......) mais aussi la date à la quelle les articles sont attendus. Au de la de cette demande, le service d'approvisionnement doit toujours faire un planning des besoins dans le but de les concilier aux aléas de l'approvisionnement afin d'éviter les ruptures de stocks ou d'harceler les fournisseurs à livrer plus tôt que prévu.

1.2.3.2 Service d'approvisionnement

C'est le service qui est mandaté par l'organisation pour traiter, passer les commandes auprès des fournisseurs, de les suivre jusqu'à la livraison à l'entrepôt de l'organisation et de se rassurer que le fournisseur qui a livré les matériels comme convenu est payé dans le temps.

Face aux nombreuses demandes de différents services requérants, le service d'approvisionnement doit se servir des éléments fournis dans les réquisitions pour prioriser les achats. En d'autres termes pratiquer le principe d'Eisenhower ( président des Etats-Unis de 1953-1961) qui proposait à son état major après la deuxième guerre mondiale ,de classer les activités en fonction des critères d'importance et d'urgence citée par M.C. NGAHWEY DZ'DA « la Tache A :est celle importante et urgente à effectuer immédiatement, la tache B :est celle importante mais non urgente, à reporter mais à exécuter après un délai raisonnable, ;tache C est celle non importante mais urgente, à déléguer et finalement tache D est celle non importante et non urgente à ne pas faire. »^23(*) Dans la même optique J.G MARCH et H.A SIMON, affirment « Plus sera grande la cohérence des opérations des contrôles avec l'indépendance de l'employé, plus le conflit sera faible entre les caractéristiques de la tâche et l'auto-évaluation de l'individu. »^24(*)

1.2.3.3 Fournisseur

Est soit une personne morale ,soit une personne physique qui dispose des biens à vendre et est prêt à s'engage dans un contrat d'achat ou dans un bon de commande pour livrer des biens à un client selon les clauses du contrat ou du bon de commande.

Il est à noter, cependant qu'il est tenu par le principe déontologique de respect scrupuleux des engagements, souligne un adage « L homme d'affaires doit être esclave de sa parole, tant pis pour lui s'il a donnée d'une façon irréfléchie, c'est le respect de la parole qui compte »^25(*)

1.2.3.4 Service de magasin

Il est mandaté par l'organisation ou l'entreprise à réceptionner les marchandises livrées par les fournisseurs, à les stocker et gérer, à le livrer aux services demandeurs pour faire tourner l'organisation.

1.2.4 Documents utilisés dans le processus d'approvisionnement

1.2.4.1 Réquisition d'achat

C'est un document utilisé pour exprimer les besoins d'achat dans une entreprise ou organisation, dès qu'elle est validée, le processus d'approvisionnement est déclenché. Il reprend les rubriques suivants : date, les articles demandés, la quantité, le prix unitaire total estimatif, la signature, date et nom du requirent, la signature, date, nom du manager.

1.2.4.2 Facture pro forma

C'est un document qui permet de transmettre le prix officiel d'une maison, d'un établissement ou entreprise commerciale.

1.2.4.3 Appel d'offre

Il permet de collecter des informations exhaustives sur le marché d'approvisionnement, en particulier sur les facteurs de coûts, les questions liées à la fixation des prix, les questions techniques et logistiques, les produits, les pratiques industrielles et les capacités des fournisseurs. Le but est de demander aux fournisseurs des explications détaillées sur chaque point de leurs offres: composition du prix, prestations annexes, lois de dégressivité des prix en fonction des quantités (remises) ... ^26(*). Cependant il peut être restreint ou public.

L'adjudication est dite "restreinte" lorsque sont seuls admis à remettre des soumissions les candidats agréés par la personne responsable du marché avant la séance d'adjudication. L'adjudication restreinte est précédée d'un appel public à la concurrence effectué dans les conditions déterminées à l'avance. L'adjudication est dite "ouverte" lorsque tout candidat peut déposer une offre. La commission d'adjudication élimine, par décision prise avant l'ouverture des offres, les candidats qui n'ont pas qualité pour présenter une offre ou dont les capacités paraissent insuffisantes

1.2.4.4 Bon d'analyse de devis

Il appelé aussi BID d'analyse en anglais, appelée aussi tableau de comparaison est un document qui sert à établir la comparaison entre les différents offrant sur base de critères prédéfinis, afin de constater la sélection du meilleur offrant.

1.2.4.5 Bon de commande

C'est le document qui permet de confirmer la commande auprès du fournisseur, en reprenant les conditions de prix, de paiement, de livraison,...

1.2.4.6 Contrat d'achat

C'est un document juridique qui reprend les devoirs et les obligations de deux parties dont l'une est engagée dans l'opération de vente et l'autre de l'opération d'achat pour des clauses de livraison ou de paiement bien précise.

1.2.4.7 Facture

C'est un document qui atteste un paiement d'un bien ou d'un service par excellence.

1.2.5 Indicateurs de la fonction approvisionnement

1.2.5.1 Délai de livraison

Il est le temps qui sépare la confirmation de la commande auprès du fournisseur et la réception de la dite commande.

Délai de livraison (delivery lead time) : Temps s'écoulant entre la réception d'une commande client et sa livraison.^27(*)

1.2.5.2 Cout de passation de commandes

Il s'agit de connaître l'engagement financier résultant de la procédure de passation de commandes. Le coût de passation unitaire est calculé pour l'exercice suivant à partir des données de la comptabilité analytique de l'exercice précédent sur la base d'une analyse de processus. Les charges intervenant dans le calcul doivent être valorisées au prorata du temps réellement consacré aux commandes ; dans le cas où la charge considérée concerne un élément qui ne peut être utilisé que pour la passation, elle y est intégralement affectée.

1.2.5.3 Taux de service de fournisseur28(*)

Il est obtenu en divisant le nombre de commande d'approvisionnement livré dans les conditions demandées par le nombre de commandes totales.

1.2.6 Processus d'approvisionnement pratique

Le service d'achat reçoit la demande d'approvisionnement soit en provenance du magasinier qui se base sur la politique arrêtée pour la gestion du stock ( juste temps, ou commande en quantité et date fixe, .......) pour passer la commande d'une quantité optimum afin d'éviter d'importante immobilisation, soit d'autres services ( technique, commercial, sécurité, ...pour des besoins nouveaux dont la consommation est irrégulière non accord maitrisée ou pour un besoin nouveau.

Des que le service d'approvisionnement reçoit la réquisition d'achats, selon l'importance du montant trois différentes procédure s'impose :

1.2.6.1 Marché gré a gré

Un marché de gré à gré - ou Over The Counter (OTC) en anglais (hors Bourse) - est un marché sur lequel la transaction est conclue directement entre le vendeur et l'acheteur. Il s'oppose à un marché organisé , où la transaction se fait formellement. Les opérations y sont souvent moins standardisées et moins normalisées ou dans un cadre réglementaire plus souple.^29(*)

Ici le service d'achat transmet toute la spécification et les quantités des articles demandés par un service requérant à un ou plusieurs fournisseurs de choix pour qu'il soumette ses prix et ses conditions de livraison.

1.2.6.2 Appel d'offre restreint ou sur demande

L'appel d'offre ou l'adjudication est dite "restreinte" lorsque sont seuls admis à remettre des soumissions les candidats agréés par la personne responsable du marché avant la séance d'adjudication. L'adjudication restreinte est précédée d'un appel public à la concurrence effectué dans les conditions prévues par la procédure à la matière.

Ici le service d'achat adresse une lettre aux fournisseurs réputés sérieux pour leur demander de soumettre leur prix et les conditions collatérales de livraison pour les articles repris dans en annexe de la lettre. Ceux derniers répondent sous plis fermés.

1.2.6.3 Appel d'offre public

Appel d'offre ou l'adjudication est dite "ouverte" lorsque tout candidat peut déposer une offre. La commission d'adjudication élimine, par décision prise avant l'ouverture des offres, les candidats qui n'ont pas qualité pour présenter une offre ou dont les capacités paraissent insuffisantes.

Ici le service d'approvisionnement publie l'appel d'offre à l'intention tout fournisseur intéressé néanmoins certains critères sont jugés pertinents par celui-ci ou par le demandeur. Par exemple avoir être commerçant et non ambulant.

ü dans le premier cas passe la commande au fournisseur sélectionné dans le cas qu'il y a plusieurs fournisseurs en se rassurant que les critères meilleur qualité, prix raisonnable, délai de livraison recourt

ü dans le deuxième cas, organise un comité restreint de dépouillement des offres soumis par les fournisseurs. Ledit comité doit être composé au minimum de trois services : service d'achat, garant de la procédure d'achat, service requirent, responsable de la qualité et le manager ou son délégué souvent le service de finance.

ü Dans le troisième cas, organise un comité restreint de dépouillement des offres soumis par les fournisseurs. Ledit comité doit être composé au minimum de trois services : service d'achat, garant de la procédure d'achat, service requirent : responsable de la qualité, le manager et selon la pertinence du montant d'achat et dans le souci d'assurer la transparence, les fournisseurs soumissionnaires à qui parfois les échantillons d'articles sont recommandés.

Dès que le fournisseur est sélectionné, dans le premier cas par le service d'achat et dans le deuxième et troisième, par le comité de dépouillement ; le responsable du service d'achat passe le Bon de commande qui reprend la quantité, les prix, le délai de livraison, le lieu de livraison, la condition de paiement, ou le contrat d'achat qui reparti les devoirs et les obligations de l'organisation et du client.

Des que le bon de commande ou le contrat d'achat signé entre les deux parties, le service d'approvisionnement maintient le contacte avec le fournisseur pour suivre l'état de la commande et de donner les informations nécessaires à qui de droit, jusqu'à la livraison des articles désignés dans le Bon Commande ou le contrat d'achat.

Chapitre deuxième : ORGANISATION NON GOUVERNEMENTALE

Ce chapitre reprend et définit le label ONG, son historique, les types d'organisations non gouvernementales, leurs missions, leur personnalité juridique, leur source de financements, décrit aussi par qui elles sont évaluées ou auditées et se boucle par une aperçue générale sur Save the children(UK)

Il n'y a pas une définition ex cathedra du label ONG (Organisation Non gouvernementale). Néanmoins si pas toutes, la plupart d'entre elles se reconnaissent par les trois critères suivants proposées par E. Arnaud et all., cité par M. Siagh.^30(*)

· les ONG reposent sur des initiatives privées de citoyens qui choisissent volontairement de se regrouper en fonction d'objectifs communs ;

· les ONG ont un but non lucratif : leur activité ne doit pas être tributaire du marché ; leur indépendance financière repose sur les cotisations de leurs adhérents et les contributions du public et des partenaires ;

· Les ONG suivent des buts d'intérêt public dans l'indépendance des partis politiques et des gouvernements ; leurs trois champs d'intervention majeurs sont la protection de l'environnement, le respect des droits de l'homme et la défense des minorités

En dépit du nombre élevé d' organisations non gouvernementales qui ont vue le jour dans différents pays européens presque , d'une manière simultanée le lendemain de la première guerre mondiale (1914-1918) , les violons s'accordent cependant que la plus vielle organisation est bien CICR (croix rouge internationale). Créé en 1863 à Suisse, le CICR est à l'origine des Conventions de Genève et du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, dont il dirige et coordonne les activités internationales dans les conflits armés et les autres situations de violence.

Il a réussi avec succès sa première mission humanitaire internationale en 1864 lors de la guerre entre le Danemark et l'Autriche au sujet de deux duchés situés à la frontière dano-allemande en aidant les blessées des guerres. Puis lors de la guerre franco-allemande de 1870-1871, le CICR a intervenu dans les prisons des allemands pour soigner les soldats français capturés et les blessés sur les champs de batailles.

Mais c'est seulement quelques années plus tard comme nous renseigne Christian Chavagneux « ....les ONG ont su prendre une place politique déterminante dans les années 1920. Elles ont ainsi gagné leur légitimité historique en oeuvrant, souvent de manière déterminante, pour la défense des droits humains (abolition de l'esclavage, développement des droits des femmes, des minorités...). ... Les ONG sont donc passées du statut de contestataires marginaux à celui d'interlocuteurs sérieux. » ^31(*)

Dans leur ouvrage Le développement durable, Paris 2005 E. Arnaud et all. énumèrent trois types d'organisations non gouvernementales, citée par M. Siagh^32(*)

Elles combattent les ratés de la mondialisation. Elles tirent leur légitimité de leur capacité à intervenir dans le débat public et à mobiliser leurs militants. Les plus importantes sont d'origine anglo-saxonne. Greenpeace est par exemple une véritable multinationale des ONG militantes centrées sur l'écologie. Ses campagnes ont conduit à l'arrêt des essais nucléaires américains en Alaska en 1971. Corpwatch s'est illustrée aux Etats-Unis par ses campagnes contre le fabricant de chaussures Nike. En France, l'association ATTAC milite pour une taxe mondiale sur les opérations financières.

Elles fondent leur légitimité sur l'indépendance et la qualité de leur système d'information. La plus importante est Amnesty International. Ses diagnostics sur la situation des droits de l'homme font autorité et aucun gouvernement dans le monde ne peut plus les ignorer. La Fédération internationale des droits de l'homme (FIDH) créée à Paris en 1922, intervient sur les mêmes créneaux. Plus récemment, Transparency International s'est développée dans la lutte contre la corruption en mettant au point un baromètre, référence actuelle pour l'évaluation de la corruption dans le monde.

Elles associent la volonté de peser sur les modalités de la mondialisation à des engagements en matière de réalisations de projets. Dans le champ de l'environnement, le WWF, mondialement connu grâce au logo du panda, traite désormais de l'ensemble des questions écologiques. Care International, Oxfam, Save the children...sont un peu le pendant du WWF dans le domaine de l'aide au développement. A côté de ces « multinationales » des ONG de terrain, s'est développée une floraison de « PME ». Du fait de sa proximité de la base, ce segment protéiforme des petites et moyennes ONG de terrain est d'une grande utilité pour la mise en oeuvre opérationnelle du développement durable.

Partant de cette catégorisation d' E. Arnaud et all. Nathan, il importe de souligner que les ONG de terrain interviennent dans deux volets qui peuvent être source d'une grande distinction : Urgence et développement.

Le domaine des actions d'urgence est celui d'interventions directes, visant à venir en aide à des populations qui sont généralement dans des situations d'extrême précarité, suite à des crises provoquées par l'homme (famines, déplacements de populations, guerres, génocides...) ou à des catastrophes d'origine naturelle (sécheresses, inondations, cyclone...). Ces actions sont souvent qualifiées souvent d'humanitaires.

La notion d'actions de développement est en revanche plus vaste et plus complexe : en effet, si les associations qui les conduisent ont pour objectif commun d'agir en faveur d'un développement pérenne, elles le traduisent dans des domaines d'activité très divers. Il est possible de distinguer :

Les projets de développement proprement dits, qui s'appuient généralement sur le " métier ", et le domaine de compétence de l'ONG qui les conçoit, et qui peuvent revêtir différentes formes.

· par le transfert des compétences nécessaires : formation de personnel local, enseignement de techniques agricoles, administratives, de développement rural ou autres, servant de base à un développement autonome des populations concernées,

· par la fourniture des financements nécessaires : octroi de crédits ou de microcrédits pour les petits entrepreneurs locaux ou envoi de fonds dans leur pays d'origine par les associations de migrants, pour le financement de projets de développement local.

Les organisations non gouvernementales ont la mission première de volet au secours de la population défavorisée et démunie suite à la guerre civile ou populaire, guerre tribale, catastrophe naturelle « Tchunami »,...la mission seconde de consolider le développement en amont (par exemple pression sur le gouvernement pour changer le mode de gestion, la politique sur le droit de l'homme, la corruption, la violence sexuelle,....) comme en aval(par exemple la réhabilitation des routes de dessertes agricoles, la construction des écoles, des ponts ,.....

L'expression d'organisation non gouvernementale (ONG) est apparue en 1946 dans le vocabulaire international, à l'article 71 de la Charte des Nations Unies, avant d'être progressivement précisée par la jurisprudence et la pratique des relations internationales.

Les organisations non gouvernementales ne disposent ni de définition juridique ni d'une reconnaissance spécifique de l'État.

Elles sont considérées comme organisations développant sans but lucratif une activité internationale dont tout ou partie est consacrée à l'expression de solidarités avec les populations défavorisées. Elles se caractérisent essentiellement par l'origine privée de leur constitution, la nature bénévole de leurs activités et le caractère international de leurs objectifs.

Les organisations non gouvernementales n'exigent pas à ces membres de verser de cotisations pour permettre les exécutions des projets sur terrain. Sinon combien seront-ils pour cotiser des montants colossaux couvrant des projets à l'échelle des pays nécessitant leur expertise ? En effet les organisations non gouvernementales sont financées par les bailleurs internationaux tels les institutions financières internationales (Banque mondiale, FMI Fond monétaire international) pour le projet de développement, les gouvernements de pays industrialisés généralement où sont implantées les ONGs, les hommes d'affaires de pays occidentaux, les églises à travers les offrandes ,les fonds collectifs des Etats à travers des agences de l'ONU tel que UNICEF, PNUD,....pour appuyer les projets de développement. Toutefois, pour bénéficier de ces financements, les organisations non gouvernementales procèdent par :

Les organisations non gouvernementales élaborent des projets relatifs à un besoin selon leur compétence et expertise ; à titre d'exemple, construire une école de six salles de classes en dure, réhabilitation des routes de dessertes agricoles, assistance des non vivres aux déplacées,....et soumettent aux bailleur pour financer, les bailleurs ( Banque mondiale à travers sa représentation en RDC, Unicef, PNUD, fond des gouvernement géré par une structure Pooled fund,....). Ceux-ci à leur tour analysent la pertinence des besoins et décident oui ou non de financer ledit projet. Apres la validation, un contrat de financement doit être signé arrêtant les clauses, le mécanisme et l'échelonnement du déboursement des fonds, la date du démarrage de projet, la date de la fin, les responsabilités liées aux équipements (photocopieuse, motos, véhicules,...) pendant et après l'exécution du projet.

Selon leur expertise et leur réputation, il arrive que les bailleurs sollicitent les organisations non gouvernementales pour exécuter des projets dans une zone précise et pour un montant disponible. Dans ce cas les bailleurs proposent eux même le titre du projet, mais sa conception détaillée et l'affectation du budget dans les lignes spécifiques reviennent aux organisations non gouvernementales qui accepteront cet offre. Dès que le projet soumis, un contrat de finance est signée entre les deux parties.

· en interne, par leurs propres contrôleurs, souvent par le responsable nationale des finances

· en externe, par un organisme habilité (ex: Cour des comptes, etc.) sur demande de la direction de ladite ONG

· en externe, par un bailleur de fonds ou par son déléguée (une maison d'expert)

Eglantyne Jebb et sa soeur Dorothy Buxton fondèrent la première organisation Save the Children en mai 1919, à Londres. Consternées par les conséquences de la Première Guerre mondiale et de la Révolution russe, elles étaient déterminées à obtenir l'amélioration de la condition des enfants. Leur objectif était de créer une puissante organisation internationale dont les ramifications s'étendraient jusqu'aux endroits les plus reculés du globe. Elles y parvinrent rapidement et Save the Children s'appuie encore sur cette réussite pour progresser.

Eglantyne Jebb fut la première à faire pression pour obtenir des mesures mondiales de protection des enfants. La Convention des Nations Unies sur les Droits de l'enfant, adoptée par les Nations Unies en 1989 et ratifiée aujourd'hui par presque tous les pays du monde, prend racine dans son action sans précédent.

Elle s'est implantée depuis 1994 en République démocratique du Congo, dans un premier temps à Goma, alors que le génocide du Rwanda voisin déversait à l'Est du pays des milliers de refugiés, enfants comme adultes.

Le bureau de Bunia encore antenne de la Base de Goma n'ouvrant que timidement ses portes en 2001, dans un premier temps pour encadrer les enfants délaissés avec un effectif de quatre personnes. Evoluant anxieusement jusqu'à 2005 alors que venait être recrutée par la direction du pays, un Programme Manager (responsable du programme) Susan Wisnieeswki, de nationalité américaine, qui a fait preuve de ses capacités, en trouvant plusieurs financements pour maintenir le bureau, cela permettra ainsi d'accroitre sensiblement l'effectif du staff qui passa de 8 à 24 personnes.
Laissant une base solide pour son successeur Gianluca Galli, sujet italien qui a pris les commandes à partir du 01 juin 2007. Ce dernier contribua beaucoup au niveau logistique, donna ainsi une tonicité au bureau au moment de la grande mutation du petit bureau appelé Antenne au grand bureau appelé Base. Ayant de nouvelles bases, le nouveau Field manager Ulrich Wagner, de nationalité allemande, qui a pris le poste le 01 juin 2008, donna son savoir faire au niveau organisationnel et ordonnancement des activités, management des projets avec l'appui de Kinshasa permettant ainsi l'expansion du bureau, l'effectif du staff passa de 24 à 39.

Environ 4500 personnes travaillent pour Save the Children UK, dans 52 pays à travers le monde, dont la République démocratique du Congo, l' Angola, l'Ethiopie, la Mozambique, la Somalie, l'Afrique du Sud , le Soudan et au Sud-Soudan, la Tanzanie , la Zimbabwe ,la Côte d'Ivoire, le Libéria, le Niger , le Nigeria l' Ouganda, le Rwanda , la Sierra Leone, l' Egypte le Liban, le Maroc ,la Syrie Territoire palestinien occupé et de la Bosnie-Herzégovine, le Kosovo, le Monténégro, la Serbie-Bulgarie ,le Brésil, la Colombie, le Pérou , l'Afghanistan ,le Bangladesh, l' Inde, le Kirghizistan, le Pakistan, le Sri Lanka , le Tadjikistan, la Chine ,l'Indonésie, la Mongolie ,le Myanmar (Birmanie) , le Vietnam y compris le Royaume-Uni.

En République démocratique du Congo, Save the children(Uk) a cinq bureaux repartis dans quatre Provinces du pays (Kinshasa le siège du pays, Goma qui gère deux sous-bureau : Masisi et Rutchuru ; Beni qui gère un sous-bureau Lubero ;Bukavu qui gère à son tour un sous-bureau Uvira ;Mbuyi mayi et Bunia

En république démocratique du Congo, Save the children poursuit trois objectifs spécifiques reprenant le trois droits fondamentaux des enfants: la protection, santé et l'éducation.

Depuis son implantation en République démocratique du Congo , Save the children a obtenu la libération de 2.865 enfants par les groupes armés par son programme DDR, dans le cadre de réinsertion familiale et d'appui a l'éducation des enfants affectée par le conflit 26661 enfants dans le pays ont repris le chemin de l'école primaire et secondaire et 4514 enfants séparés de leurs familles ont été réunifiées. Avec son programme de nutrition dans le deux Kivu 46.709 enfants sont vaccinées et 1500 enfants malnutris sont assistés par son programme d'aide d'urgence.

Depuis l'implantation de l'organisation Save the children a Bunia, plusieurs réalisations sont enregistrées :

· 600 enfants dont 484 garçons et 116 filles associées au groupe armé de FPRI sont démobilisés et réunifiés et réinsérés dans la vie civile.

· 9 points d'écoute sont construits pour relayer les cas d'abus de droit des enfants dans le Territoire d'Irumu afin d'apporter l'assistance nécessaire en cas de besoin.

· 2 bâtiments en dures de 6 salles de classes sont construits dans le Territoire de Djugu précisément à Pluto et Saio et 15 bâtiments en semi-dures sont construits à travers le Territoire d'irumu : Komanda, Magiva, Bunia, Kabarole, Baywana,..

· 10 bâtiments en semi-durs sont construits dans 10 localités différentes dont 3 dans le territoire d'Irumu : Boga, kabarole, Baywana, 3 dans le Territoire de Djugu : Jili, Lossandrema, Saliboko, et 4 dans le Territoire de Mahagi : Pakwo, Ngakpa, Uketa, Pacuta pour offrir un espace de jeux éducatifs aux enfants de l'Ituri profond.

· 9000 kits NFI (Non Food items) sont distribués aux enfants déplacés et vulnérables à travers les Territoires de Mahagi, Djugu, Irumu.

· Formation des membres de Parlement d'enfants de l'Ituri sur les droits des enfants et les pires formes de violences faites aux enfants.

Save the children UK prévoit passer du programme urgence aux programmes de développement durable dans tous les bureaux. Aider durablement les enfants pour qu'ils aient un avenir meilleur à travers des programmes des constructions d'écoles, des récupérations des enfants en retard scolaire suite aux guerres afin de les insérer et appuyer dans les structures formelles d'enseignements, construire des centres de santé pour garantir des soins nécessaires aux enfants et familles vulnérables.

Organiser une entreprise, c'est la munir de tous ce qui est utile à son fonctionnement: matières, outillages, capitaux, personnel.^36(*)

L'organisation d'une entreprise est perceptible à travers un organigramme qui n'est autre qu'un schéma qui décrit la structure hiérarchique à son sein.

A cet effet, l'organigramme de Save the children Uk ,ONGI se présente de la manière suivante :

Chapitre troisième : PROCESSUS D'APPROVISIONNEMENT DE STOCKS DE SAVE THE CHILDREN (UK)

Ce chapitre décrit successivement le service d'approvisionnement de Save the children UK, le circuit des pièces justificatives dans le processus d'approvisionnement de Save the children(UK), les documents utilisés par le service d'approvisionnement de SC(UK) tout au long du processus d'approvisionnement, il s'achève par une critique générale du processus d'approvisionnement de Save the children (UK).

Au niveau de bureau de Bunia le service d'approvisionnement de Save the children est rattaché au département logistique, géré par un coordinateur logistique ( Logistics coordinator).

Le coordinateur Logistique de Save the children(UK) Bunia a pour tâche principale la supervision, l'élaboration (budget) et la coordination de toutes les activités logistiques de l'organisation sur terrain. Il participe, avec les différents responsables d'autres services dans l'élaboration de budget, surtout la partie logistique : coût de transport, maintenance des équipements, location maison,... et celui de faire le pont administratif entre le bureau de Bunia et le service du support national : achats internationaux, nationaux,..., envoie du rapport logistique,.... Outre ces tâches techniques, il est aussi le point focal de la sécurité, c'est-à-dire il est chargé de collecter les informations liées à la sécurité dans les zones où les activités de Save the children(Uk) /Bunia s'étendent. Il a le pouvoir discretionnel d'annuler une mission prévue dans une zone jugée insécurisée d'après ces informations.

Il a pour rôle d'organiser, selon l'ordre des priorités (communiqué par le coordinateur, où une résolution de la réunion de coordination), les activités du département, en transmettant, contrôlant, modifiant soit d'une manière journalière, soit hebdomadaire le cahier de charge de ses Assistants. Il centralise et compile les rapports hebdomadaires de ces assistants et les transmet au coordinateur logistique.

Il a sous sa supervision directe, l'Assistant logisticien chargé de charrois et protocole, l'Assistante logisticienne chargée des stocks, l'Opérateur radio/technicien et l'Assistant logisticien chargé des achats.

Il a pour rôle non seulement de gérer directement les chauffeurs (organiser leur congé, leur rotation,..) , de faire le planning d'entretien des véhicules avec les chauffeurs et le garage sous-traitant , de faire le planning hebdomadaire de dispache des véhicules et les chauffeurs respectifs pour des missions sur terrain mais aussi d'organiser l'accueil, le logement et le départ des visiteurs de Save the children(UK), en faisant les démarches de réservation et d'achats de billet d'avion auprès des compagnies d'aviations et de réservation des chambres d'hôtels.

Elle a pour rôle , de passer les commandes de fournitures de bureau de tous les projets pour tout le bureau selon le seuil d'alerte défini, de réceptionner et d'établir le bon de réception pour tous les articles livrés par les fournisseurs et d'actualiser les fiches de stock de tous les projets, d'organiser l'entretien de l'entrepôt avec les manutentionnaires, de livrer les articles du stock après la réception du formulaire de sortie de stock dument signé, d'expédier sur terrain les matériels dument sortie avec le bordereau d'expédition ,de faire le rapport des stocks de tous les projets à envoyer au logisticien du bureau chaque le 25 du mois ....

Il a pour rôle de suivre tous les mouvements des véhicules en dehors du bureau, de faire l'entretien des équipements des communications, informatiques,.., d'attribuer temporairement les équipements de communication aux visiteurs pour raison de sécurité ...

Il a pour rôle de réceptionner et traiter toutes les réquisitions dument signées , de soumettre les demandes de quotation aux fournisseurs pour des achats inférieurs au montant exigeant l'appel d'offre , de préparer le draft d'appel d'offre national, de faire l'analyse de quotation de fournisseurs et le faire approuver par les personnes compétentes , de préparer le bon de commande pour le fournisseur retenu, de faire le suivi des états des commandes auprès de fournisseurs et de le rapporter au logisticien du bureau, d'élaborer le catalogue des prix et de l'actualiser le plus souvent possible, de faire le rapport hebdomadaire des achats,...... Il est appuyé techniquement selon le niveau d'autorisation d'achat, par son coordinateur logistique (logistiques coordinator CL), le responsable du bureau (Field Manager FM), le responsable du service support ( Support service Manager SSM), par le directeur du pays( country director CD) qui sont les principaux intervenants dans le processus d'achats de save the children (UK) /RDC.

· Il est le garant des activités touchant aux achats effectués par les Services de Support

· Il s'assure que les procédures sont suivies, que les règles de délégation sont comprises et respectées, et que la documentation de gestion est correctement mise en place.

· Périodiquement, il revoit les responsabilités budgétaires, les limites d'autorisations et s'assure que les niveaux de délégations, de responsabilité et d'autorisation soient appliqués de manière stricte.

· En cas d'absence du Support Services Manager le Country Directeur est aussi responsable de la validation des achats internationaux via le siège de SC-UK à Londres ou des fournisseurs étrangers.

· Il est le garant des activités touchant aux achats effectués par le Service de Support

· Il s'assure que les procédures sont suivies, que les règles de délégation sont comprises et respectées et que la documentation de gestion est correctement mise en place.

· Périodiquement, ils revoient les responsabilités budgétaires, les limites d'autorisations et s'assure que les niveaux de délégations, de responsabilité et d'autorisation soient appliqués de manière stricte dans l'entité qu'il supervise.

Le responsable de budget (Budget Holder) qui est le responsable de projet a les responsabilités suivantes:

· En fonction des règles de délégation, préparer et autoriser les réquisitions relatives à la partie programme / technique des budgets de leur département ;

· Quand des besoins sont de nature technique ou spécifique, il doit alors être impliqué dans la recherche des fournisseurs qualifiés ;

· Il doit s'assurer que la demande est conforme aux guidelines des bailleurs de fonds.

Toutefois, le SSM (support service Manager et le Coordinateur Logistique ont seuls la responsabilité générale de s'assurer que les procédures d'achat sont suivies.

· En fonction des règles de délégation, autoriser les commandes internationales via des fournisseurs étrangers ;

· Approuver l'achat des équipements à partir du montant défini dans les règles de délégation ;

· S'assurer que le système d'approvisionnement pour SC-UK RDC est en place et efficace notamment avec des réponses aux besoins dans des délais raisonnables et appropriés ;

· S'assurer que la liste de fournisseurs agréés, le catalogue de prix ainsi que les contrats avec des fournisseurs reconnus soient en place, respectés et mis à jour ;

· S'assurer que tout le personnel en charge des approvisionnements comprend et respecte les procédures.

· En fonction des règles de délégation, ils doivent préparer et autoriser les réquisitions relatives à la partie Services de Support des budgets quelque soit le département / programme ;

· Ils s'assurent que les biens et services sont fournis dans un délai raisonnable ;

· Maintenir une liste de fournisseurs agréés, un catalogue de prix ainsi qu'un ensemble de contrats avec des fournisseurs reconnus pour leur base ;

· S'assurer que le personnel en charge des approvisionnements sur leur base comprend et respecte les procédures.

· S'assurer que les biens achetés correspondent à la demande, sont de bonne qualité et à un prix raisonnable ;

· Livrer les biens achetés dans de bonnes conditions et dans des délais raisonnables et appropriés

· Ne doit pas favoriser certains fournisseurs, ne pas «falsifier» les prix ou les cotations ainsi que ne pas tromper les personnes devant approuver les achats

· Amener les fournisseurs à produire des factures et reçus valides pour chaque achat. Ces documents doivent faire apparaitre la date d'achat, le nom du vendeur, son adresse, la description des biens achetés, l'unité utilisée et le prix. Le cachet et la signature du vendeur doivent également apparaître;

· s'assurer que le circuit de circulation des documents d'achat est strictement suivi et que des explications claires sont à la disposition des personnes autorisant les achats.

· Vérifier et s'assurer que les documents requis accompagnent chaque demande de paiement ;

· S'assurer que le paiement se fait rapidement, que tous les justificatifs sont disponibles pour les audits ;

· S'assurer que toutes les procédures sont en place au sein de tout SC-UK RDC.

? GENERAUX = en matériels (fournitures de bureau, générateur, livres scolaires, médicaments, ...)

ü Transmission du besoin au superviseur : tout demandeur doit préalablement soumettre sa demande à son superviseur hiérarchique pour validation et cela sous forme :

ü Le superviseur évalue la pertinence du besoin / de la demande, supprime les superflus et valide les essentiels.

ü La réquisition est alors établie en fonction de la catégorie de besoin. C'est-à-dire autant qu'il ya des catégories des articles autant il ya des réquisitions.

Par exemple : la réquisition des fournitures de bureau : stylo, cahier, cartouche,.... Ne peut pas être mêlée avec une réquisition du carburant : essence, gasoil,.... La réquisition est alors signée par le demandeur et le superviseur du département qui s'assure de la clarté de la réquisition et de s'assurer que le bon code budgétaire mis pour ledit achat. Après le demandeur s'en charge de transmettre la réquisition au responsable du budget pour autoriser l'achat.

Le responsable du budget vérifie si la ligne budgétaire que le superviseur hiérarchique du demandeur s'est proposé d'y loger la dépense dudit achat est la bonne. Il le valide ou le change avant d'apposer sa signature.

ü Le demandeur revient avec la réquisition au département logistique et le transmet au responsable des achats.

ü L'Assistant logisticien chargé des achats attribue un numéro à la réquisition (avec mention du département) ;

ü Le chargé d'approvisionnement analyse les réquisitions avec la magasinière pour déterminer si certains des articles repris dans la réquisition d'achat pour un projet quelconque se retrouvent en stock dudit projet. Après cette étape ,le chargé d'approvisionnement analyse si les articles demandés peuvent se trouver à Bunia ou à Kinshasa ou encore à l'étranger. Ainsi selon l'importance du montant le mode d'approvisionnement est déterminé :

Il est pareil, si le Bureau de Kinshasa n'arrive pas à trouver les articles suite à leur spécificité, ce dernier envoie un Bon de Commande International (Voir annexe XII) au bureau de Londres pour procéder à l'achat. Ce dernier se charge de livrer soit directement à Bunia ou via Kinshasa.

C.P : Catalogue de prix

Ce schéma illustre la hiérarchisation des responsabilités dans le processus d'approvisionnement, rendu explicite grâce au tableau ci-dessous.

TABLEAU N 01 : RECAPUTILATION DE RESPONSABILITES DANS LE PROCESSUS D'APPROVISIONNEMENT

SEUILS

USD GBP

AUTORISE PAR

PROCEDURE

DETAILS PROCEDURE

CHARGE DE LA PROCEDURE

REMARQUES

MOINS DE

499 USD

MOINS DE

250 GBP

- Responsable du budget

ACHAT DIRECT

- Réquisition

- Utiliser le catalogue de prix ou chercher le meilleur prix

- Bon de commande

- Facture / reçu

- Charge des achats

SSM et CL: ils approuvent et signent pour tous les achats (quelque soit le programme demandeur)

500 USD

4.999 USD

250 GBP

2.500 GBP

ACHAT CONTRAT

- Réquisition

- 1 cotation écrite d'un fournisseur LFA contracté

- Bon de commande

- Facture / reçu

- CL

- BH: réquisitionnent, approuvent et signent pour les achats relatifs aux dépenses « techniques » / programme de leur département

- SSM / LCo: réquisitionnent, approuvent et signent pour les achats relatifs aux SServices (quelque soit le programme)

Responsable du budget

5.000 USD

9.999 USD

2.500 GBP

5.000 GBP

- responsable du budget

- Directeur du pays

PROCEDURE SIMPLIFIEE

- Réquisition

- 3 cotations écrites (LFA et contracté de préférence)

- Analyse cotations

- Commande

- Facture / Reçu

- Terrain: FM

SSM / LCo sont en charge de préparer la procédure.

Ils sont aussi ceux qui décident du fournisseur à choisir quels que soient les programmes / départements

10.000 USD

29.999 USD

5.000 GBP

15.000 GBP

- Directeur du pays

PROCEDURE NEGOCIEE

- Réquisition

- Demande écrite de cotations avec LFA / contractés et autres fournisseurs

- 4 cotations reçues minimum

- Analyse de cotations + comité de sélection

- Contrat d'achat

- Facture / reçu

- Support Service Manager

Le SSM est en charge de préparer la

procédure.

Le SSM fait partie du comité de sélection et recommande sur le choix du fournisseur

30.000 USD

100.000 USD

15.000 GBP

50.000 GBP

- Directeur du pays

APPEL D'OFFRES LOCAL

- Réquisition

- Appel d'offres (localement) avec LFA et autres fournisseurs

- 4 cotations reçues minimum

- Analyse de cotations + comité de sélection

- Contrat d'achat

- Facture / reçu

- Directeur des opérations(DCD)

- Support Service Manager

- Fin Manager

- SSM / DCD / FM en charge de la préparation de la procédure

- Font partie du comité de sélection

- SSM recommande choix fournisseur

PLUS DE

100.000 USD

PLUS DE

50000 GBP

- Directeur régional

APPEL D'OFFRES INTERNATIONAL

- Réquisition

- Appel d'offres (local et international) avec LFA et autres fournisseurs

- 4 cotations reçues minimum

- Analyse de cotations + comité de sélection

- Contrat d'achat ou bon de commande international

- Facture / reçu

- DCD

- Support Service Manager

- Fin Manager

- SSM / DCD / FM en charge de la préparation de la procédure

- Font partie du comité de sélection

Il est rempli par tous demandeurs (magasiniers, agents des programmes, gardiens,....) pour exprimer les besoins mais le superviseur du demandeur doit vérifier la pertinence des besoins avant validation par le responsable du budget.

Vu que les fournisseurs de Bunia ne disposent pas de proforma, le service d'achat de Save the children imprime des proforma avec des articles demandés pour collectés les prix chez les fournisseurs pour un achat d'un montant entre 1$ a 4.999 $

Il sert à récapituler et suivre toutes les demandes de quotations émises, et en précise la date d'émission, de réception de réponses, le fournisseur, la personne qui suit le dossier (l'acheteur), permettant ainsi au responsable du département d'appréhender l'efficacité de ce service.

Il reprend plus au moins tous les fournisseurs oeuvrant dans les différentes catégories de biens et matériels et en précise les sous catégories, le prix des articles ou biens fréquemment achetée. Il est préparé par le responsable des achats approuvé par le responsable du département Logistique, après soit une émission ciblée de demande de quotation auprès de fournisseurs, soit un appel d'offre national périodique.

Il reprend la raison sociale de fournisseurs, les produits, la personne contacte,....qui ont satisfait aux critères déjà préétablis lors d'une étude de marché. Ces derniers sont supposés satisfaire aux critères de: réputation, fiabilité, livraison,...

Pour un achat supérieur à 30000 dollars américain, la procédure de Save the children UK impose au service d'achat de publier un appel d'offre au niveau national c'est-à-dire dans tous les lieux où sont implantés ses bureaux, selon les descriptions d'articles requises par le demandeur.

Pour un achat dont le montant est égal ou supérieur à 100000 dollars américain, la procédure impose de publier l'appel d'offre international à travers les bureaux des Save the children UK dans les pays limitrophes ou à Londres selon la pertinence des articles.

Après dépouillement d'un appel d'offre national (niveau local) ou international (au niveau de Kinshasa), un PV de sélection est signé par trois personnes minimum constituées pour l'appel d'offre national , du responsable du bureau ou son délégué, du responsable de la logistique et du demandeur ou son superviseur ;pour l'appel d'offre international du Directeur adjoint chargé des opérations , du Support service manager et du Finance manager.

Pour les biens et matériels qui ne sont pas trouvables dans la juridiction d'un bureau mais trouvable dans un autre bureau, le bon de commande interne est établie pour permettre au bureau qui recevra le document de déclencher le processus d'achat.

Pour le montant commença de 1 à 29999 dollars américain un bon de commande externe est émis pour confirmer le besoin de livraison des articles y repris.

Apres le dépouillement des offres de fournisseurs internationales, le comite d'achat sélectionne le meilleur offrant, et demande au représentant du service d'approvisionnement présent dans le comité d'émettre le Bon de commande international pour déclencher le processus de livraison.

Pour un achat engageant un montant supérieur ou égal à 30000 dollars américain un contrat d'achat est préparé par le Support service Manager, y inséra les conditions de livraisons : lieu dépôt de l'organisation ou du fournisseur, condition de paiement, le délai de livraison, le monde paiement, la pénalité en cas de retard, .....

Ce document reprend les rubriques de la description de l'article, de la quantité, du prix unitaire et total, code budgétaire, nom du demandeur, raison sociale du fournisseur, date d'achat, nom de l'acheteur... il retrace tous les achats faits journaliers, hebdomadaire ou mensuellement selon la mise en jour.

CRITIQUES

Le service d'approvisionnement de Save the children est bien structuré, possède tous les outils nécessaires pour bien appliquer sa politique d'approvisionnement. Les différentes étapes du processus d'approvisionnement, du point de vue de forme répond aux exigences scientifiques et de transparence. Le service d'approvisionnement est bien costaud de part sa répartition des responsabilités, le circuit des réquisitions d'achats et d'autres documents relatifs au processus d'achat fonctionne bien. L'Assistant logisticien chargé d'approvisionnements travaille en collaboration étroite avec l'assistante logisticienne chargée des stocks pour coordonner les réceptions des articles et les services demandeurs.

Cependant il est à noter que la chaîne d'autorisation des gros achats est non seulement longue mais lourde aussi. Ce qui tire plus le processus dans le temps et plonge ainsi, les services requérants dans une longue impatience, parfois fatale pour l'exécution des activités sur terrain généralement chronométrée. A plus, La liste des Fournisseurs Agréés (voire annexe no VI), un document qui occupe une place de choix dans ce processus d'approvisionnement propose une grille d'évaluation subjective, cela peut favoriser l'insertion des fournisseurs moins sérieux ou incompétents dans cette liste.

Par ailleurs, la plupart des livraisons de fournisseurs sont faits sans Bon de livraison de ces derniers.

CONCLUSION

Certains disent que « la fin justifie les moyens », d'autres affirment que « la fin couronne l'oeuvre ». Ce travail, qui est l'oeuvre d'un effort soutenu, a porté sur le processus d'approvisionnement de stocks dans les organisations non gouvernementales, cas spécifique de Save the children(UK) Bunia. Partant du principe qu'un service d'approvisionnement dans une organisation, joue le rôle de (d') :

1. Acheter des biens, matériels de qualités adaptées pour les activités de l'organisation, dans un délai record et d'après les règles de passation de marché admises.

2. Réceptionner et stocker les matériels achetés sur le fond d'organisation et autres, selon les règles de gestion et dans les conditions requises ;

3. Distribuer les matériels stockés au prêt de services demandeurs ou bénéficiaires.

ü Existe-t-il un service d'approvisionnement au sein de Save the children (UK)/Bunia ?

Afin de concilier le conditionnel au réel, nous avons utilisé la méthode structuro-fonctionnelle soutenue par les techniques d'interview et d'analyse documentaire, ce qui nous a permis de confirmer avec certitude que l'organisation non gouvernementale Save the children UK possède bel et bien un service d'approvisionnement organisé et qui est en synergie avec tous les autres services de ladite l'organisation.

Dans tous les cas, cela ne nous empêche pas de formuler certaines critiques, quant aux écueils constatés dans cette organisation et le fonctionnement du processus d'approvisionnement, lorsqu'on y porte un regard du scientifique

· Dans la mesure du possible le directeur pays qui est le garant de la politique et toutes les procédures de Save the children UK y compris celui des approvisionnements doit faire de plus à plus de délégation d'autorisation d'achat pour assurer la rapidité d'approvisionnement

· Le coordinateur logistique, l'assistant logisticien chargé des achats et le responsable des budgets doivent faire le planning des achats prenant en compte le temps nécessaire de la validation des achats, le délai de livraison de fournisseur, et une marge de sécurité d'au moins trois jours.

Vue que la culture de l'organisation administrative du commerce formel (transmission de proforma, accompagner les marchandises avec le bon de livraison) s'implante timidement a Bunia :

· Le coordinateur logistique et l'assistant logisticien doivent cautionner une politique de contraindre les fournisseurs à être à la hauteur par exemple en refusant de réceptionner toutes marchandises sans bon de livraison du fournisseur, en exigent aux fournisseurs agréés de transmettre leur prix officiels chaque mois dans le but d'éviter ou de supprimer l'utilisation de demande de quotation.

Vu que le formulaire de Liste des fournisseurs agréés (voir annexe 06) propose une grille de d'évaluation si pas subjective mais incomplète.

· De compléter ces critères par le calcul du taux de service fournisseur qui est obtenu en divisant le nombre de commande d'approvisionnement livré dans les conditions demandées par le nombre de commandes totales passé chez un fournisseur x, pour analyser sa performance et sa fiabilité.

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* 7^_ E. BURA, Cours inédit de Principes d'organisation des entreprises UNIC-ISGEA 08-09,p.19

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* 23^_ Marie Claire NGAHWEY D., cours inédit d'Organisation du Bureau, Unic-Bunia 2008-2009, p.32

* 25^_ Jiscard ENVI WA AVUTIA, Cours inédit de Déontologie des affaires, Unic-Bunia 2008-2009, p. 14

* 26^_ Etienne Jonas, Acheteur : une fonction de plus à plus transversale dans l'entreprise ? Master Achat logistique promotion 2004 école supérieur de commerce WESFORD, p.8

* 35^_Source : Rapport narratif du département Logistique Novembre 2008 , rapport narratif du département Protection de l'enfant novembre 2008 et le rapport narratif annuel 2007.

* 36^_ Lilian MICHAU et Christophe RICHARD, Qu'est-ce que l'organisation, AMTIO, Bruxelles,2004

* 37^_ Source: Manuel de procédure administrative de Save the children(UK) septembre 2007