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Processus d'approvisionnement de stocks dans les Organisations Non Gouvernementales. Cas de Save the Children UK( Télécharger le fichier original )par Willy UCOUN KERAURE Universite du CEPROMAD Bunia- RDC - Graduat en management et sciences économiques 2009 |
Chapitre troisième : PROCESSUS D'APPROVISIONNEMENT DE STOCKS DE SAVE THE CHILDREN (UK)Ce chapitre décrit successivement le service d'approvisionnement de Save the children UK, le circuit des pièces justificatives dans le processus d'approvisionnement de Save the children(UK), les documents utilisés par le service d'approvisionnement de SC(UK) tout au long du processus d'approvisionnement, il s'achève par une critique générale du processus d'approvisionnement de Save the children (UK). .
Au niveau de bureau de Bunia le service d'approvisionnement de Save the children est rattaché au département logistique, géré par un coordinateur logistique ( Logistics coordinator).
Le coordinateur Logistique de Save the children(UK) Bunia a pour tâche principale la supervision, l'élaboration (budget) et la coordination de toutes les activités logistiques de l'organisation sur terrain. Il participe, avec les différents responsables d'autres services dans l'élaboration de budget, surtout la partie logistique : coût de transport, maintenance des équipements, location maison,... et celui de faire le pont administratif entre le bureau de Bunia et le service du support national : achats internationaux, nationaux,..., envoie du rapport logistique,.... Outre ces tâches techniques, il est aussi le point focal de la sécurité, c'est-à-dire il est chargé de collecter les informations liées à la sécurité dans les zones où les activités de Save the children(Uk) /Bunia s'étendent. Il a le pouvoir discretionnel d'annuler une mission prévue dans une zone jugée insécurisée d'après ces informations. Il est assisté par le logisticien du Bureau (Logistics Officer).
Il a pour rôle d'organiser, selon l'ordre des priorités (communiqué par le coordinateur, où une résolution de la réunion de coordination), les activités du département, en transmettant, contrôlant, modifiant soit d'une manière journalière, soit hebdomadaire le cahier de charge de ses Assistants. Il centralise et compile les rapports hebdomadaires de ces assistants et les transmet au coordinateur logistique. Il a sous sa supervision directe, l'Assistant logisticien chargé de charrois et protocole, l'Assistante logisticienne chargée des stocks, l'Opérateur radio/technicien et l'Assistant logisticien chargé des achats.
Il a pour rôle non seulement de gérer directement les chauffeurs (organiser leur congé, leur rotation,..) , de faire le planning d'entretien des véhicules avec les chauffeurs et le garage sous-traitant , de faire le planning hebdomadaire de dispache des véhicules et les chauffeurs respectifs pour des missions sur terrain mais aussi d'organiser l'accueil, le logement et le départ des visiteurs de Save the children(UK), en faisant les démarches de réservation et d'achats de billet d'avion auprès des compagnies d'aviations et de réservation des chambres d'hôtels.
Elle a pour rôle , de passer les commandes de fournitures de bureau de tous les projets pour tout le bureau selon le seuil d'alerte défini, de réceptionner et d'établir le bon de réception pour tous les articles livrés par les fournisseurs et d'actualiser les fiches de stock de tous les projets, d'organiser l'entretien de l'entrepôt avec les manutentionnaires, de livrer les articles du stock après la réception du formulaire de sortie de stock dument signé, d'expédier sur terrain les matériels dument sortie avec le bordereau d'expédition ,de faire le rapport des stocks de tous les projets à envoyer au logisticien du bureau chaque le 25 du mois ....
Il a pour rôle de suivre tous les mouvements des véhicules en dehors du bureau, de faire l'entretien des équipements des communications, informatiques,.., d'attribuer temporairement les équipements de communication aux visiteurs pour raison de sécurité ...
Il a pour rôle de réceptionner et traiter toutes les réquisitions dument signées , de soumettre les demandes de quotation aux fournisseurs pour des achats inférieurs au montant exigeant l'appel d'offre , de préparer le draft d'appel d'offre national, de faire l'analyse de quotation de fournisseurs et le faire approuver par les personnes compétentes , de préparer le bon de commande pour le fournisseur retenu, de faire le suivi des états des commandes auprès de fournisseurs et de le rapporter au logisticien du bureau, d'élaborer le catalogue des prix et de l'actualiser le plus souvent possible, de faire le rapport hebdomadaire des achats,...... Il est appuyé techniquement selon le niveau d'autorisation d'achat, par son coordinateur logistique (logistiques coordinator CL), le responsable du bureau (Field Manager FM), le responsable du service support ( Support service Manager SSM), par le directeur du pays( country director CD) qui sont les principaux intervenants dans le processus d'achats de save the children (UK) /RDC.
Le Country Directeur a les responsabilités suivantes: · Il est le garant des activités touchant aux achats effectués par les Services de Support · Il s'assure que les procédures sont suivies, que les règles de délégation sont comprises et respectées, et que la documentation de gestion est correctement mise en place. · En fonction des règles de délégation, autoriser les achats / commandes. · Périodiquement, il revoit les responsabilités budgétaires, les limites d'autorisations et s'assure que les niveaux de délégations, de responsabilité et d'autorisation soient appliqués de manière stricte. · En cas d'absence du Support Services Manager le Country Directeur est aussi responsable de la validation des achats internationaux via le siège de SC-UK à Londres ou des fournisseurs étrangers.
Au niveau provincial, le Field Manager a les responsabilités suivantes: · Il est le garant des activités touchant aux achats effectués par le Service de Support · Il s'assure que les procédures sont suivies, que les règles de délégation sont comprises et respectées et que la documentation de gestion est correctement mise en place. · En fonction des règles de délégation, il autorise les achats / commandes. · Périodiquement, ils revoient les responsabilités budgétaires, les limites d'autorisations et s'assure que les niveaux de délégations, de responsabilité et d'autorisation soient appliqués de manière stricte dans l'entité qu'il supervise.
Le responsable de budget (Budget Holder) qui est le responsable de projet a les responsabilités suivantes: · En fonction des règles de délégation, préparer et autoriser les réquisitions relatives à la partie programme / technique des budgets de leur département ; · Quand des besoins sont de nature technique ou spécifique, il doit alors être impliqué dans la recherche des fournisseurs qualifiés ; · l doit s'assurer que les biens seront livrés dans un délai raisonnable ; · Il doit s'assurer que la demande est conforme aux guidelines des bailleurs de fonds. Toutefois, le SSM (support service Manager et le Coordinateur Logistique ont seuls la responsabilité générale de s'assurer que les procédures d'achat sont suivies.
Le Support Services Manager a les responsabilités suivantes: · La supervision générale de tout le processus d'achats ; · En fonction des règles de délégation, autoriser les commandes internationales via des fournisseurs étrangers ; · Approuver l'achat des équipements à partir du montant défini dans les règles de délégation ; · S'assurer que le système d'approvisionnement pour SC-UK RDC est en place et efficace notamment avec des réponses aux besoins dans des délais raisonnables et appropriés ; · S'assurer que le système d'importation des biens est efficace ; · S'assurer que la liste de fournisseurs agréés, le catalogue de prix ainsi que les contrats avec des fournisseurs reconnus soient en place, respectés et mis à jour ; · S'assurer que tout le personnel en charge des approvisionnements comprend et respecte les procédures.
Le Coordinateurs Logistiques et le SLO ont les responsabilités suivantes : · Ils se chargent de tout le processus d'achat de la base ; · En fonction des règles de délégation, ils doivent préparer et autoriser les réquisitions relatives à la partie Services de Support des budgets quelque soit le département / programme ; · Ils s'assurent que les biens et services sont fournis dans un délai raisonnable ; · Maintenir une liste de fournisseurs agréés, un catalogue de prix ainsi qu'un ensemble de contrats avec des fournisseurs reconnus pour leur base ; · S'assurer que le personnel en charge des approvisionnements sur leur base comprend et respecte les procédures.
Le Chargé d'approvisionnement a les responsabilités suivantes: · S'assurer que les biens achetés correspondent à la demande, sont de bonne qualité et à un prix raisonnable ; · Livrer les biens achetés dans de bonnes conditions et dans des délais raisonnables et appropriés · Ne doit pas favoriser certains fournisseurs, ne pas «falsifier» les prix ou les cotations ainsi que ne pas tromper les personnes devant approuver les achats · Amener les fournisseurs à produire des factures et reçus valides pour chaque achat. Ces documents doivent faire apparaitre la date d'achat, le nom du vendeur, son adresse, la description des biens achetés, l'unité utilisée et le prix. Le cachet et la signature du vendeur doivent également apparaître; · s'assurer que le circuit de circulation des documents d'achat est strictement suivi et que des explications claires sont à la disposition des personnes autorisant les achats.
Le Finance Manager a les responsabilités suivantes: · Vérifier et s'assurer que les documents requis accompagnent chaque demande de paiement ; · S'assurer que le paiement se fait rapidement, que tous les justificatifs sont disponibles pour les audits ; · S'assurer que toutes les procédures sont en place au sein de tout SC-UK RDC.
(1) (3) (2) 40 ETAPE 1 : LES BESOINS ? Identification d'un besoin, elle est faite par toutes personnes ? GENERAUX = en matériels (fournitures de bureau, générateur, livres scolaires, médicaments, ...) ü Transmission du besoin au superviseur : tout demandeur doit préalablement soumettre sa demande à son superviseur hiérarchique pour validation et cela sous forme :
ü Le superviseur évalue la pertinence du besoin / de la demande, supprime les superflus et valide les essentiels. ETAPE 2 : LA REQUISITION ( Voir annexe II) ü La réquisition est alors établie en fonction de la catégorie de besoin. C'est-à-dire autant qu'il ya des catégories des articles autant il ya des réquisitions. Par exemple : la réquisition des fournitures de bureau : stylo, cahier, cartouche,.... Ne peut pas être mêlée avec une réquisition du carburant : essence, gasoil,.... La réquisition est alors signée par le demandeur et le superviseur du département qui s'assure de la clarté de la réquisition et de s'assurer que le bon code budgétaire mis pour ledit achat. Après le demandeur s'en charge de transmettre la réquisition au responsable du budget pour autoriser l'achat. Le responsable du budget vérifie si la ligne budgétaire que le superviseur hiérarchique du demandeur s'est proposé d'y loger la dépense dudit achat est la bonne. Il le valide ou le change avant d'apposer sa signature. ETAPE 3 : TRANSMISSION DE REQUISITION A LA LOGISTIQUE ET TRAITEMENT ü Le demandeur revient avec la réquisition au département logistique et le transmet au responsable des achats. ü L'Assistant logisticien chargé des achats attribue un numéro à la réquisition (avec mention du département) ; ü Le chargé d'approvisionnement analyse les réquisitions avec la magasinière pour déterminer si certains des articles repris dans la réquisition d'achat pour un projet quelconque se retrouvent en stock dudit projet. Après cette étape ,le chargé d'approvisionnement analyse si les articles demandés peuvent se trouver à Bunia ou à Kinshasa ou encore à l'étranger. Ainsi selon l'importance du montant le mode d'approvisionnement est déterminé :
Il est pareil, si le Bureau de Kinshasa n'arrive pas à trouver les articles suite à leur spécificité, ce dernier envoie un Bon de Commande International (Voir annexe XII) au bureau de Londres pour procéder à l'achat. Ce dernier se charge de livrer soit directement à Bunia ou via Kinshasa.
C.P : Catalogue de prixB.C : Bon de commande Ce schéma illustre la hiérarchisation des responsabilités dans le processus d'approvisionnement, rendu explicite grâce au tableau ci-dessous. TABLEAU N 01 : RECAPUTILATION DE RESPONSABILITES DANS LE PROCESSUS D'APPROVISIONNEMENT
Il est rempli par tous demandeurs (magasiniers, agents des programmes, gardiens,....) pour exprimer les besoins mais le superviseur du demandeur doit vérifier la pertinence des besoins avant validation par le responsable du budget.
Vu que les fournisseurs de Bunia ne disposent pas de proforma, le service d'achat de Save the children imprime des proforma avec des articles demandés pour collectés les prix chez les fournisseurs pour un achat d'un montant entre 1$ a 4.999 $
Il sert à récapituler et suivre toutes les demandes de quotations émises, et en précise la date d'émission, de réception de réponses, le fournisseur, la personne qui suit le dossier (l'acheteur), permettant ainsi au responsable du département d'appréhender l'efficacité de ce service.
Il reprend plus au moins tous les fournisseurs oeuvrant dans les différentes catégories de biens et matériels et en précise les sous catégories, le prix des articles ou biens fréquemment achetée. Il est préparé par le responsable des achats approuvé par le responsable du département Logistique, après soit une émission ciblée de demande de quotation auprès de fournisseurs, soit un appel d'offre national périodique.
Il reprend la raison sociale de fournisseurs, les produits, la personne contacte,....qui ont satisfait aux critères déjà préétablis lors d'une étude de marché. Ces derniers sont supposés satisfaire aux critères de: réputation, fiabilité, livraison,...
Pour un achat supérieur à 30000 dollars américain, la procédure de Save the children UK impose au service d'achat de publier un appel d'offre au niveau national c'est-à-dire dans tous les lieux où sont implantés ses bureaux, selon les descriptions d'articles requises par le demandeur.
Pour un achat dont le montant est égal ou supérieur à 100000 dollars américain, la procédure impose de publier l'appel d'offre international à travers les bureaux des Save the children UK dans les pays limitrophes ou à Londres selon la pertinence des articles.
Après dépouillement d'un appel d'offre national (niveau local) ou international (au niveau de Kinshasa), un PV de sélection est signé par trois personnes minimum constituées pour l'appel d'offre national , du responsable du bureau ou son délégué, du responsable de la logistique et du demandeur ou son superviseur ;pour l'appel d'offre international du Directeur adjoint chargé des opérations , du Support service manager et du Finance manager.
Pour les biens et matériels qui ne sont pas trouvables dans la juridiction d'un bureau mais trouvable dans un autre bureau, le bon de commande interne est établie pour permettre au bureau qui recevra le document de déclencher le processus d'achat.
Pour le montant commença de 1 à 29999 dollars américain un bon de commande externe est émis pour confirmer le besoin de livraison des articles y repris.
Apres le dépouillement des offres de fournisseurs internationales, le comite d'achat sélectionne le meilleur offrant, et demande au représentant du service d'approvisionnement présent dans le comité d'émettre le Bon de commande international pour déclencher le processus de livraison.
Pour un achat engageant un montant supérieur ou égal à 30000 dollars américain un contrat d'achat est préparé par le Support service Manager, y inséra les conditions de livraisons : lieu dépôt de l'organisation ou du fournisseur, condition de paiement, le délai de livraison, le monde paiement, la pénalité en cas de retard, .....
Ce document reprend les rubriques de la description de l'article, de la quantité, du prix unitaire et total, code budgétaire, nom du demandeur, raison sociale du fournisseur, date d'achat, nom de l'acheteur... il retrace tous les achats faits journaliers, hebdomadaire ou mensuellement selon la mise en jour. * 38 _ Rapport narratif Logistique Save the children(Uk) Bunia avril 08 * 39 _ Manuel de procédure d'achat Save the children (UK) RDC septembre 2007 * 40 _ Manuel de procédure d'achat Save the children(UK) RDC septembre 2007 * 41 _ Manuel de procédure d'achat Save the Children (UK) RDC septembre 2007 |
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