Processus d'approvisionnement de stocks dans les Organisations Non Gouvernementales. Cas de Save the Children UK

1.2.3.4 Service de magasin

Il est mandaté par l'organisation ou l'entreprise à réceptionner les marchandises livrées par les fournisseurs, à les stocker et gérer, à le livrer aux services demandeurs pour faire tourner l'organisation.

1.2.4 Documents utilisés dans le processus d'approvisionnement

1.2.4.1 Réquisition d'achat 

C'est un document utilisé pour exprimer les besoins d'achat dans une entreprise ou organisation, dès qu'elle est validée, le processus d'approvisionnement est déclenché. Il reprend les rubriques suivants : date, les articles demandés, la quantité, le prix unitaire total estimatif, la signature, date et nom du requirent, la signature, date, nom du manager.

1.2.4.2 Facture pro forma

C'est un document qui permet de transmettre le prix officiel d'une maison, d'un établissement ou entreprise commerciale.

1.2.4.3 Appel d'offre 

Il permet de collecter des informations exhaustives sur le marché d'approvisionnement, en particulier sur les facteurs de coûts, les questions liées à la fixation des prix, les questions techniques et logistiques, les produits, les pratiques industrielles et les capacités des fournisseurs. Le but est de demander aux fournisseurs des explications détaillées sur chaque point de leurs offres: composition du prix, prestations annexes, lois de dégressivité des prix en fonction des quantités (remises) ... ^26(*). Cependant il peut être restreint ou public.

L'adjudication est dite "restreinte" lorsque sont seuls admis à remettre des soumissions les candidats agréés par la personne responsable du marché avant la séance d'adjudication. L'adjudication restreinte est précédée d'un appel public à la concurrence effectué dans les conditions déterminées à l'avance. L'adjudication est dite "ouverte" lorsque tout candidat peut déposer une offre. La commission d'adjudication élimine, par décision prise avant l'ouverture des offres, les candidats qui n'ont pas qualité pour présenter une offre ou dont les capacités paraissent insuffisantes

1.2.4.4 Bon d'analyse de devis 

Il appelé aussi BID d'analyse en anglais, appelée aussi tableau de comparaison est un document qui sert à établir la comparaison entre les différents offrant sur base de critères prédéfinis, afin de constater la sélection du meilleur offrant.

1.2.4.5 Bon de commande 

C'est le document qui permet de confirmer la commande auprès du fournisseur, en reprenant les conditions de prix, de paiement, de livraison,...

1.2.4.6 Contrat d'achat 

C'est un document juridique qui reprend les devoirs et les obligations de deux parties dont l'une est engagée dans l'opération de vente et l'autre de l'opération d'achat pour des clauses de livraison ou de paiement bien précise.

* 26 ^_ Etienne Jonas, Acheteur : une fonction de plus à plus transversale dans l'entreprise ? Master Achat logistique promotion 2004 école supérieur de commerce WESFORD, p.8