3 Etude de l'existant
3.1 Contexte du système
Un appel d'offres est une procédure qui permet à
une entreprise de limiter les coûts d'acquisition d'un bien ou d'un
service tout en garantissant la meilleure qualité possible. Le but est
de mettre plusieurs entreprises en concurrence.
Toute direction de l'ETAP peut initier un appel d'offres suite
à un besoin spécifique exprimé. La démarche de
passation d'un marché s'effectue en suivant les étapes ci-dessous
:
3.1.1 Appel d'offres
Après la rédaction du cahier des charges ainsi
que l'avis d'appel d'offres, ce dernier doit être publié dans les
journaux, sur le site officiel de l'ETAP et sur le site national des
marchés publics. L'objectif est d'informer les soumissionnaires
intéressés tout en fixant le délai du dépôt
des dossiers.
3.1.2 Réception des plis
Chaque soumissionnaire intéressé par
l'acquisition de ce marché doit déposer son offre. Les plis
doivent être enregistrés au Bureau d'Ordre Central ; ils doivent
rester cachetés et scellés jusqu'à leurs ouvertures par
les commissions compétentes.
3.1.3 Ouverture des plis
Une commission dite « Commission d'ouverture des plis
», formée par des membres du personnel de l'ETAP sera requise par
le service marché pour ouvrir les plis. Cette commission va analyser, du
point de vue administratif, les offres concernant le marché pour tout
dossier incomplet elle invitera le soumissionnaire à le
compléter.
3.1.4 Dépouillement technique et financier
Des membres du personnel de l'ETAP sont proposés par
les différentes directions. Ils forment une Commission de
dépouillement technique et financier. Cette commission est
invitée par le Service Marché à étudier et analyser
les offres sur le plan technique en se basant sur les critères
annoncés dans le cahier des charges, puis sur le plan financier en
étudiant les prix proposés par les soumissionnaires dont les
offres ont été admises au niveau technique, en cherchant à
minimiser le coût du marché.
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Chapitre I : Présentation
générale
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Une fois l'analyse achevée, les offres retenues sont
validées (signées) par chaque membre. La commission de
dépouillement technique et financier adresse au Service Marché un
ProcèsVerbal (PV) qui explique les raisons de cette sélection.
Les soumissionnaires non sélectionnés seront informés par
la suite du refus de leurs offres.
3.1.5 Approbation, exécution et suivi des
marchés
Après le Dépouillement technique et financier
des offres, les structures concernées par le marché sont
invitées à déterminer le soumissionnaire adéquat
pour acquérir le marché, parmi ceux retenus. Le Service
Marché doit donc informer le titulaire de marché.
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