B - VUE D'ENSEMBLE DE LA DEMANDE DE PROPOSITION
La Demande de Proposition (DP), comme indiqué
dans les directives : « Sélection et emploi de consultants par les
emprunteurs de la Banque mondiale » est utilisée chaque fois qu'il
s'agit de sélectionner un consultant47. La sélection
peut se faire à travers différents modes à savoir : la
sélection fondée sur la qualité technique et le coût
(sélection qualité-coût), la sélection fondée
sur la qualité technique, la sélection dans le cadre d'un budget
déterminé, la sélection à moindre coût, la
sélection fondée sur les qualifications des consultants et la
sélection par entente directe.
De manière générale et sur la
base de nos investigations, la sélection d'un consultant passe par
l'emploi d'un outil standard au même titre que le DAO appelé
Demande de proposition (i) la quelle fait l'objet d'une évaluation
(ii).
(i) Contenu de la Demande de proposition.
Elle comprend :
- une lettre d'invitation,
- une note d'information aux consultants, - les termes de
références (TDR)
47 Désigne une
vaste gamme d'entités publiques et privées : notamment bureaux
d'études, firmes d'ingénierie, Maître d'ouvrage
délégués, coordinateurs d'entreprises de travaux, cabinets
d'organisation, agents spécialistes de la passation des marchés,
sociétés d'inspection technique, cabinets d'audit, institutions
des Nations Unies et autres organisations multinationales, banques d'affaires,
universités, instituts de recherche, organismes publics, organisations
non gouvernementales (ONG), consultants individuels : Banque mondiale : «
Directives consultants »,Washington, janvier 2011
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- un contrat type.
Si l'on s'intéresse un temps soit peu sur la
consistance des éléments ci-dessus énumérés,
l'on s'aperçoit que :
La lettre d'invitation indique pour l'essentiel le
lieu et la date, le nom et l'adresse du consultant, le nom de l'emprunteur, le
nom du projet. Elle reprend la liste des consultants qui figurent dans la liste
restreinte. Elle précise la méthode par laquelle le consultant a
été sélectionné. Il faut noter que la lettre
d'invitation est un document personnel qui ne peut être
transféré à une autre société ou une autre
personne. La lettre d'invitation s'achève en demandant au consultant
d'avoir l'obligeance d'en accuser réception et que le soumissionnaire
dise qu'il soumettra sa proposition seul ou en association.
La note d'information, elle renseigne le consultant sur
:
- Le nom du client,
- Le mode de sélection,
- Le nom de la mission,
La note d'information outre le rappel des dispositions
relatives à la corruption, aux manoeuvres collusives, aux manoeuvres
coercitives informe le consultant sur toutes les dispositions relatives aux
:
- Conflits d'intérêts : «
Les règlements de la Banque exigent des consultants qu'ils fournissent
des conseils professionnels objectifs et impartiaux, qu'en toutes circonstances
ils défendent avant tout les intérêts de leur client, sans
faire entrer en ligne de compte l'éventualité d'une mission
ultérieure, et qu'ils évitent scrupuleusement toute
possibilité de conflit avec d'autres activités ou avec les
intérêts de leur société. »
- Activités incompatibles : «
Aucune entreprise engagée par le client pour fournir des biens, des
services ou réaliser des travaux autres que des services de consultant
pour un projet, ni aucune entreprise qui lui est affiliée, n'est admise
à fournir des services de conseil pour ces mêmes biens, services
ou projets. De la même manière, aucun bureau d'études
engagé pour fournir des services de conseil en vue de la
préparation ou de l'exécution d'un projet, ni aucune entreprise
qui lui est affiliée, n'est admis ultérieurement à fournir
des biens, réaliser des travaux, ou assurer des services autres que des
services de conseil résultant de ces services ou directement liés
à leur élaboration ou exécution »
- Missions incompatibles : « Le
consultant (y compris son personnel et sous-traitants) ni aucune entreprise qui
lui est affiliée ne peuvent être engagés pour une mission
qui, par
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sa nature, risque de s'avérer incompatible avec
une autre de leurs missions exécutées pour le même client
ou pour un autre ».
- Relations incompatibles : « Un
consultant ( y compris son personnel et ses sous-traitants), qui a des
relations d'affaires ou personnelles avec un membre des services du client
participant directement ou indirectement, à l'élaboration des
Termes de référence de la mission, la sélection en vue de
cette mission, ou la surveillance du contrat, ne peut se voir attribuer le
contrat à moins que le conflit découlant de cette relation n'ait
été résolu à la satisfaction de la Banque au cours
du processus de sélection et de l'exécution du contrat
»
- Concurrences déloyales : « Si
un consultant figurant sur la liste restreinte est avantagé du fait
d'avoir offert dans le passé des services de conseil liés
à la mission, le client joindra à sa DP toutes les informations
qui pourraient donner audit consultant un avantage par rapport aux concurrents.
Le client fournira ces informations à tous les consultants retenus sur
la liste restreinte »48
Les termes de référence indiquent au
préalable le nom49 du Projet. Généralement on y
retrouve :
a) le contexte général,
b- les objectifs,
c- le champ d'application des services fournis par le
Client.
a) Le contexte général
Le chapitre réservé au contexte
général dans les TDR permet de dresser un historique sur
l'origine des fonds qui aident à financer le projet. Il renseigne sur la
situation géographique ainsi que les
bénéficiaires.
b) Les objectifs
Les objectifs énoncés dans les TDR
permettent de renseigner le consultant sur le but que le projet souhaite
atteindre. L'acheteur fixe également au consultant les résultats
auxquels doivent aboutir ses travaux (rapport sur l'état de lieu de
l'existant, rapport de l'avant projet
48 Banque mondiale : «
Demande de Proposition Type Sélection de consultants », Washington,
éd. mai 2004.
49 Exemple : Termes de
Références pour la réalisation d'une étude
technique relative à la construction d'un centre de formation avec prise
en compte des aspects environnementaux et sociaux.
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définitif incluant un mémoire, un
dossier technique, les spécifications techniques
détaillées etc.).
c) Le champ d'application des services
Il permet de renseigner le consultant sur le site du
projet afin de lui permettre de se faire une vision de son environnement. Le
client indique à ce niveau un descriptif des attentes qu'il a
vis-à-vis de l'étude du consultant. Il est demandé au
consultant de ressortir toutes les contraintes qui pourraient être
rencontrées dans la réalisation du projet à ce
niveau.
Le contrat est le document qui attribue un
marché à un consultant, tout comme le Dossier d'appel d'offres,
il entraine entre les parties des droits et des obligations. De manière
globale l'aboutissement de la signature du contrat entre d'une part le Maitre
d'ouvrage et d'autre part le consultant sectionné devrait respecter les
règles définies dans les Directives, « Sélection et
Emploi des Consultants par les emprunteurs de la Banque mondiale
».
d) (ii) L'évaluation de la Demande de
proposition
L'évaluation de la DP dépend du type de
sélection. On distingue en la matière la sélection
fondée sur la qualité technique et le coût, la
sélection fondée sur la qualité technique, la
sélection dans le cadre d'un budget déterminé, la
sélection à moindre coût, la sélection fondée
sur les qualifications des consultants et la sélection par entente
directe.
En général et au vu des constats issus
de l'exploitation des données de notre recherche, l'évaluation de
la Demande de proposition est le fait de la Commission spéciale de
passation des marchés qui procède à l'ouverture des offres
reçues dans les délais impartis en présence du
représentant de chaque soumissionnaire. Elle vérifie ensuite la
recevabilité des offres ; si aucune irrégularité n'est
constatée elle les déclare recevable en la forme. Les travaux de
la CSPM sont consignés dans un Procès verbal (PV). La CSPM
désigne également une Sous commission d'analyse (SCA) des offres
qui a la charge de procéder à leur examen approfondi.
Dans son analyse, la SCA se fonde sur l'examen des
propositions techniques, des propositions financières et
administratives. En fonction du type de sélection le critère qui
prévaut est retenu pour opérer un choix parmi les consultants de
la liste restreinte.
Ce qu'il convient de noter est que, la Sous-commission
d'analyse est composée d'au moins trois personnes et il est
recommandé qu'il y soit désigné le spécialiste qui
a élaboré les termes de références.
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De manière constante et sous réserve du
type de sélection, le rapport d'évaluation de
l'offre technique et financière pour le
recrutement d'un consultant comprend cinq sections :
- La section (I), fait un bref résumé des
conclusions de l'évaluation technique.
- La section (II), présente le rapport
d'évaluation technique composé de divers
formulaires.
- La section (III), donne un bref résumé
des conclusions de l'évaluation financière.
- La section (IV), porte sur le rapport
d'évaluation financière, composé de divers
formulaires.
- La section (V), comporte les annexes :
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