2.3.2 Modalités
d'archivage
Les dossiers doivent être conservés dans des
conditions permettant d'assurer leur confidentialité et leur
pérennité.
Ø Dossier « papier »
Le reliquat des dossiers après transmission et tri peut
s'avérer important et constituer un encombrement pour le médecin
et sa famille, notamment en cas de déménagement.
Il peut être fait appel à une
société privée d'archivage.
Un contrat qu'il est souhaitable de communiquer au Conseil
départemental devra préciser les conditions et durée de
conservation et les modalités d'accès, si besoin, aux dossiers
archivés.
Il est utile d'indiquer dans le contrat que si le
médecin n'est plus en mesure de donner les directives nécessaires
à la société d'archivage, il sera fait appel à un
membre du Conseil départemental.
Ø Dossier informatique
L'archivage des documents informatiques soulève une
question différente : celle de la valeur probante du document
numérique. Une récente décision de la Cour de cassation (
Civ. 2, pourvoi n° 07-17622) du 4 décembre 2008 apporte des
précisions :
« Lorsqu'une partie n'a pas conservé
l'original d'un document, la preuve de son existence peut être
rapportée par la présentation d'une copie qui doit en être
la reproduction non seulement fidèle mais durable (articles 1334 et 1348
du code civil);
L'écrit sous forme électronique ne vaut
preuve qu'à condition que son auteur puisse être dûment
identifié et qu'il soit établi et conservé dans des
conditions de nature à en garantir l'intégrité et porte la
date de création du document. »
Cette notion de fidélité et de durabilité
a été traduite par le critère fonctionnel global «
d'intégrité ». L'intégrité d'un document
numérique peut être assurée, en pratique, par
différents moyens techniques :
· Copie fidèle
Elle doit visuellement se présenter comme l'original
avec les indications du papier à en-tête et la signature de
l'expéditeur.
Il convient d'opter pour des systèmes de stockage
optique, horodaté, non réinscriptibles (Worm) ou disques
magnétiques, rendus non réinscriptibles à l'aide d'un
logiciel.
· Copie horodatée :
le document n'a de valeur que si la preuve est
apportée qu'il a été créé et stocké
sous forme numérique au jour de son établissement .
· Copie durable
Les documents doivent rester lisibles très longtemps.
Il convint d'opter pour les formats électroniques
standardisés (basés sur XML, PDF ou TIFF (pour les images)).
Quand les documents archivés ne sont plus conformes, il
peut être nécessaire de les convertir.
Le support utilisé pour l'archivage doit lui aussi
offrir des garanties de pérennité.
Les supports non gravés, CD et DVD, n'offrent pas de
garantie de pérennité.
Le disque optique numérique non réinscriptible
est la solution à privilégier, encore qu'on ne soit pas tout
à fait assuré de la durée de vie, même des supports
en verre au-delà de 5 à 10 ans.
ü Documentation du processus d'archivage
Généralement, appelée « politique
d'archivage », il s'agit d'une description précise des moyens mis
en oeuvre pour s'assurer que pendant l'ensemble de son cycle de vie, le
document électronique n'aura pas subi de modifications susceptibles
d'altérer son intégrité.
L'existence de cette procédure
régulièrement mise à jour permettra d'optimiser en cas de
litige la valeur probante du document.
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