Une logistique bien organisée, c'est d'abord une bonne
circulation des informations la concernant. La gestion des flux d'information
est une des tâches importantes à se préoccuper par la
fonction logistique. Dans le cas du port de Toamasina, les recommandations
avancées sont présentées suivant deux axes majeurs, d'une
part le système d'information interne de la S.P.A.T, et d'autre part le
système d'information portuaire en général qui relie les
différents acteurs externes du port.
A- Système d'information interne de la
S.P.A.T.: Mise en place d'une logistique intégrée :
La logistique est une fonction importante dans les
entreprises surtout dans les grandes structures comme le port de Toamasina.
Jusqu'ici, la logistique de la S.P.A.T a été une logistique par
opération c'est-à-dire, chaque service ou direction se charge de
sa propre logistique. Il faudra dorénavant que les flux physiques et les
flux d'information de chaque entité soient coordonnés au niveau
de l'entreprise en général.
La logistique couvre en fait un éventail beaucoup plus
large qu'uniquement le transport. Elle se divise en deux catégories bien
précises :
~ le flux physique,
~ le flux d'information.
La logistique intégrée consiste en
l'intégration de tous les aspects de la logistique à
l'intérieur d'une même entité afin que le personnel puisse
avoir une vue d'ensemble de l'impact qu'a la logistique sur l'entreprise.
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Voici un exemple de fonctions de la logistique que la S.P.A.T.
pourra développer. Schéma n°5: Exemple de
fonction logistique
Flux physique : marchandise
Logistique intégrée
Gestion de flux
Flux
d'informations
Système Automatisé
Maintenance
Technologie
Organisations
Communication
Sûreté de
fonctionnement
des
matériels
Source : Recherche
personnelle
La logistique de service :
Le but de la mise en place de la logistique
intégrée est donc de :
> Réduire les nombreux et divers temps d'attente,
c'est-à-dire optimiser la logistique
de façon à répondre au service :
- par des programmes de qualité élevée ;
- par des systèmes d'appel et de routing automatique ;
- par des procédures simplifiées ;
- par une meilleure communication avec le client ;
- par un espace d'intervention mieux intégré et
structuré.
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> Gérer la capacité des services :
- en partageant des ressources ;
- en formant du personnel à des missions
inter-fonctionnelles ;
- en améliorant la prévision de la demande pour un
meilleur planning ;
- en utilisant les stratégies de prix pour mieux
utiliser la capacité et contrôler
la demande.
Informatisation de la gestion des flux d'information
:
Le système actuel que la S.P.A.T utilise pour la
gestion et le contrôle des navires ainsi que pour le traitement et le
contrôle des mouvements des marchandises est effectué
manuellement. Ce qui entraîne des tâches de plus en plus ardues.
L'informatisation apparaît comme une solution face à ce
problème car l'informatisation a pour but de minimiser le temps
d'exécution d'une tâche et d'améliorer la circulation des
informations.
Pour mettre en oeuvre le projet d'informatisation, il est
indispensable de répondre aux questions suivantes :
> Quel est l'objectif visé ?
La réponse à cette question est naturellement
pour la S.P.A.T., la création d'une base de données pour la
gestion des opérations qui touchent le navire depuis son arrivée
jusqu'à son départ et pour l'amélioration des services
offerts à la clientèle.
Parallèlement, l'objectif serait également la
création d'une base de données pour le suivi des
opérations de manutention et de stockage, ainsi que des
opérations de livraison/réception de marchandises en vue de
garantir leur traçabilité.
> Quelles sont les ressources informationnelles ?
Elles reposent, bien entendu, sur une collecte de toutes les
données pertinentes qui vont constituer la base de données
à mettre en place.
> Quelles sont les traitements nécessaires ?
Il va sans dire que les traitements nécessaires sont
avant tout la création des requêtes permettant d'interroger la
base de données et d'éditer les résultats attendus.
Le plus important est de garder constamment à l'esprit
que la réalisation de ce projet d'informatisation nécessite
l'utilisation d'un ou de plusieurs Systèmes de Gestion de Bases de
Données (S.G.B.D). Cet outil donnera les possibilités, d'une
part, d'implanter les différentes
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tables sur machine (création de tables) et d'autre
part, d'interroger la base de données (utilisation des requêtes)
afin d'obtenir les résultats attendus.
De façon plus analytique, un SGBD permettrait pour la
S.P.A.T. :
- de créer différentes tables dans lesquelles
seront stockées les différentes informations ; - d'établir
des formulaires, des dessins d'écrans personnalisés,
utilisés pour saisir ou visualiser des informations ;
- de développer des requêtes,
c'est-à-dire un langage de manipulation des données issues des
différentes tables.
Bref, la création d'une base de données unique
garantirait pour la S.P.A.T., une gestion plus rationnelle des
opérations relatives aux navires, en facilitant le suivi de chaque
intervention, tout en assurant une couverture fiable de la facturation de ses
services.
Elle aurait également pour avantage de :
· réduire la manipulation des diverses paperasses
;
· diminuer le temps affecté aux recherche de
documents ;
· réduire les charges de personnel ;
· éviter les pertes et/ou déchirures de
documents.
Echange de données informatisées et
normalisées (EDI)
L'EDI ou Electronic Data Interchange est un transfert entre
applications, installées sur des ordinateurs
hétérogènes, de données structurées selon un
accord préalable et généralisé. C'est une technique
permettant l'échange automatisé de données,
codifiées et agencées selon un langage convenu
préalablement, entre des applications logées sur des
systèmes d'information distincts et hétérogènes ;
cet échange s'effectuant à travers différents
réseaux de télécommunication.
Pour la S.P.A.T., l'utilisation de l'EDI permettra de :
· réduire le temps de circulation des documents ;
· éviter les pertes de documents ou leur destruction
;
· éliminer les facteurs humains entre les
services, directions ou/et entre sociétés, d'où la
réduction du coût de personnel.
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Communiquer avec le personnel :
Au-dessus de la volonté de la SPAT d'utiliser des
systèmes de traitement de l'information de plus en plus
perfectionnés, la fonction logistique repose essentiellement sur la
capacité des hommes à accepter le changement et à accepter
de travailler ensemble, notamment entre sociétés
différentes. Pour réussir, le concept logistique envisagé
ne doit pas être imposé mais être concerté en
utilisant l'information et la formation du personnel.
En effet, pour éviter tout phénomène de
rejet qui vouerait le nouvelle organisation à l'échec, tout
changement doit être accompagné par des réunions
d'information des personnes concernées et une formation
adaptée.
> Informer c'est échanger des informations :
L'échange d'informations entre la direction et les
employés est indispensable nécessaire afin de cerner les
problèmes spécifiques qui existeraient dans chaque niveau de
structure : direction sectorielle, département, service, au sein de la
société en général et entre plusieurs
sociétés partenaires.
> Former :
Les employés doivent systématiquement
bénéficier de formations à chaque fois qu'il y a une
nouvelle organisation dans une direction, service afin que l'innovation dans
l'entreprise soit en synergie totale.
Les impacts des propositions
avancées
