Conception et réalisation d'un système d'information de gestion académique, cas de l'institut supérieur de commerce de Kinshasa, en sigle l'I.S.C./kin.

2.2.1.2. ANALYSE DES DONNEES

2.2.1.2.1. INVENTAIRE DES DOCUMENTS

Dans le sous domaine ou processus de `'Gestion des inscriptions et réintégrations», nous avons recensé des multiples informations circulant généralement sur des supports manuels ou documents ayant des interactions bien restrictives avec d'autres domaines ou processus dont l'étude n'a pas été prévue ici dans ce travail. Ceux-ci permettent de suivre et de contrôler la scolarité de l'étudiant dès son inscription et durant tout son parcours académique. Il s'agit des documents ci-après :

1) Le registre d'inscription : ce document est utilisé par chaque administratif chargé par la Commission d'Inscription d'enregistrer tout candidat ayant acheté un formulaire ou bulletin d'inscription.

2) Le formulaire d'inscription : autrement appelé bulletin d'inscription, il permet, après avoir été acquis par le candidat, de contenir toutes les informations relatives à celui-ci pour son identification et son inscription à une section donnée.

51

3) le cahier d'inscription : appelé aussi fiche d'inscription, il permet à la Commission des Inscriptions d'indiquer ou de pointer la présence des documents exigés au candidat pour son inscription. Tous ces documents rassemblés constituent le « dossier d'inscription » et permettent à ladite commission d'examiner le cas de chaque candidat. Il s'agit de :

· formulaire d'inscription,

· attestation de naissance,

· attestation de bonne vie et moeurs,

· certificat d'aptitude physique,

· deux photos passeport,

· photocopie de la carte pour citoyen,

· photocopie légalisée du diplôme d'Etat ou le journal officiel des résultats d'examens d'Etat.

4) L'attestation de dépôt du dossier d'inscription : c'est un document qui est remis au candidat en vue de preuve de dépôt du dossier d'inscription à une date précise.

5) La liste des admissibles : après examen des dossiers d'inscription des nouveaux candidats, ce document permet à la Commission des Inscriptions de ressortir, d'après l'ordre alphabétique, tous les candidats ayant pris l'inscription et dont le dossier déposé a été accepté. Elle concerne aussi les étudiants réintégrés.

6) La liste définitive des admis : après payement par les nouveaux recrus admissibles et des étudiants réintégrés des classes montantes des frais académiques exigés par le Comité de Gestion de l'I.S.C./KIN., une liste définitive est établie et publiée.

7) Le bulletin d'inscription au rôle : ce document permet à l'étudiant d'exprimer son engagement à continuer les études pour l'année académique en cours.

8) La liste d'inscription au rôle : ce document reprend tous les étudiants en ordre de payement ayant pris l'inscription au rôle pour les examens soit de contrôle, soit de mi-session, soit de hors session, soit de première session, soit encore de la seconde session. Il doit être affiché afin de permettre aux étudiants de vérifier la présence et l'orthographe de leurs noms ; et il permet également aux départements de préparer la mise en place.

9) L'attestation de réussite : ce document sert également de preuve de réussite de l'étudiant comme le « relevé des cotes et des matières » mais n'en donne pas tous les détails. Il confirme que l'étudiant à bel et bien étudier pendant une année académique donnée.

52

10) La fiche de scolarité : cette fiche mentionne l'identité de l'étudiant finaliste aussi bien que les années d'études et les années académiques réellement passées à l'I.S.C./KIN.

11) Le cahier de scolarité : appelé également fiche de scolarité, le cahier (du contrôle) de scolarité permet à la Direction des Inscriptions d'épingler la présence des documents exigés à l'étudiant finaliste pour le suivi et le contrôle de sa scolarité. Tous ces documents rassemblés constituent le dossier (du contrôle) de scolarité, notamment :

? une fiche de scolarité,

? des attestations de réussite, et

? une photocopie légalisée du diplôme d'Etat.

2.2.1.2.2. CATALOGUE BRUT DE DONNEES

Le catalogue brut de données est un descripteur des données ou une liste présentée sous forme d'un tableau inventoriant toutes les rubriques des documents ou fichiers informatiques et constituant les informations nécessaires pour l'identification des entités avant normalisation.

Ainsi donc, après l'analyse des documents et fichiers informatiques inventoriés dans le processus de `'gestion des inscriptions et réintégrations», nous avons recueilli les diverses informations que nous présentons dans le tableau ci-après détaillant les informations véhiculées dans le système de Gestion académique.

N^°	Désignation	Informations véhiculées	Taille	Nature
01	Registre d'inscription	- nom du candidat - post nom du candidat - couleur du formulaire d'inscription - date achat formulaire d'inscription - nom de l'appariteur - post nom de l'appariteur	15 15 01 10 15 15	AN AN AN D AN AN
02	Formulaire d'inscription	- numéro bulletin - numéro d'enregistrement - nom du candidat - post nom du candidat - prénom du candidat - lieu de naissance - date de naissance - sexe - état-civil - nationalité - nom du père - nom de la mère	10 10 15 15 15 20 10 01 20 20 30 30	N N AN AN AN AB D C AN AN AN AN

53

		- province - district - commune - territoire - adresse du candidat - école secondaire fréquentée - province école fréquentée - commune école fréquentée - section faite aux humanités - nom du centre de l'examen d'Etat - année d'obtention du diplôme d'Etat - pourcentage du diplôme d'Etat - numéro du diplôme d'Etat - activités professionnelles - études post-secondaires entreprises - année académique - établissement - années d'études - résultat - 1^er choix section - 2^ème choix section - date d'établissement	30 30 30 30 50 50 30 30 50 30 04 02 10 50 50 30 30 30 30 50 50 10	AN AN AN AN AN AN AN AN AN AN D N N AN AN D AN D AN AN AN D
03	Cahier d'inscription	- formulaire d'inscription - attestation de naissance - attestation de bonne vie et moeurs - certificat d'aptitude physique - deux photos passeport - photocopie de la carte pour citoyen - journal des résultats d'examens d'Etat ou la photocopie légalisée du diplôme d'Etat - date d'enregistrement dossier - observations	01 01 01 01 01 01 10 50	L L L L L L L AN
04	Attestation de dépôt des documents	Nom du soussigné Post nom du soussigné Nom du candidat Post nom du candidat Date d'établissement attestation dépôt	15 15 15 15 10	AN AN AN AN D
05	Liste des admissibles	Section Classe Nom du candidat Post nom du candidat	50 10 15 15	AN AN AN AN
06	Liste définitive des admis	Section Département Classe	50 50 10	AN AN AN

54

		Nom du candidat Post nom du candidat	15 15	AN AN
07	Bulletin d'inscription au rôle	Nom de l'étudiant Post nom de l'étudiant Prénom de l'étudiant Lieu de naissance bate de naissance Sexe Etat civil Adresse de l'étudiant Section Option Classe Résultat 1^ère session Résultat 2^ème session Numéro d'enregistrement Date d'établissement bulletin	15 15 15 20 10 01 20 50 50 50 10 10 10 04 10	AN AN AN AN b C AN AN AN AN AN AN AN N b
08	Liste d'inscription au rôle	Section bépartement Classe Session Année académique Nom du candidat Post nom du candidat	50 50 10 30 10 15 15	AN AN AN AN b AN AN
09	Attestation de réussite	Nom de l'étudiant Post nom de l'étudiant Lieu de naissance bate de naissance Section Option Classe Pourcentages Mention Date d'établissement attestation	15 15 20 10 50 50 10 04 20 10	AN AN AN b AN AN AN N AN b
10	Fiche de scolarité	Numéro d'enregistrement Nom de l'étudiant Post nom de l'étudiant Prénom de l'étudiant Lieu de naissance bate de naissance Sexe Nationalité Province Type diplôme Section aux humanités Option aux humanités Numéro diplôme bate livraison diplôme	04 15 15 15 20 10 01 20 20 50 50 50 10 10	N AN AN AN AN b C AN AN AN AN AN N b

55

		Lieu de livraison Ecole secondaire fréquentée Mention aux humanités Pourcentage aux humanités Matricule Années académiques Etablissements Facultés/sections Années d'études Résultats 1^ère session Pourcentages 1^ère session Résultats 2^ème session Pourcentages 2^ème session Diplômes obtenus Date établissement fiche scolarité	20 50 20 04 10 100 50 50 50 50 50 50 50 50 10	AN AN AN N AN D AN AN D AN N AN N AN D
11	Cahier de scolarité	- fiche de scolarité - attestations de réussite - photocopie légalisée du diplôme d'Etat - date d'enregistrement - observations	01 01 01 10 50	C C C D AN

2.2.1.2.3. LEGENDE

Cette légende explique le type de données décrites dans le tableau ci-dessus, notamment :

1.	A		: alphabétique	2.
AN	: alphanumérique		3.
N	: numérique		4.
C	: Caractère		5.
L	: logique