Conception et réalisation d'un système d'information de gestion académique, cas de l'institut supérieur de commerce de Kinshasa, en sigle l'I.S.C./kin.

2.3. ETAPES D'ANALYSE DES SYSTEMES

L'approche systémique de la gestion des services d'information peut être résumée par les étapes simples ci-après⁴ :

a) Définir le système, y compris son contenu, l'environnement dans lequel il est placé et les contraintes qui en découlent pour la solution des problèmes.

b) Analyser les opérations, et, ce faisant, les décrire en détail en montant les relations entre les parties. L'étude de système, l'analyse des statistiques et des formulaires, l'élaboration d'organigrammes, par exemple, fournissent les moyens formels pour aider dans cette étape.

c) Faire la synthèse des solutions alternatives. Ceci est la partie proprement créative de l'analyse de système et peut être la partie autour de laquelle son image s'est construite.

d) Évaluer les alternatives en fonction de critères définis. C'est à ce point que l'utilisation de la notion de « coût - efficacité » est devenue caractéristique de l'analyse de système dans son ensemble.

e) Répéter les étapes précédentes pour augmenter la précision et modifier les résultats, s'ils ne résolvent pas convenablement le problème.

¹ Pauline ATHERTON, Idem. , p.61.

² Dominique DIONISI, Op. cit. , p.5.

³ Xavier CASTELLANI, Méthodes générales d'analyse des applications informatiques (MCX), tome 0, Ed. MASSON, Paris 1987, p. 2.

⁴ Pauline ATHERTON, Op. Cit. , p.61.

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2.4. TECHNIQUES DE RECUEIL DES INFORMATIONS

Un analyste de système peut utiliser toutes les techniques suivantes pour exécuter les phases (a) et (b), ci-dessus¹ :

1) Interviews individuelles : L'interview est la technique la plus importante à utiliser pour la découverte des faits. L'analyste de système ne peut pas avoir une confiance totale dans les descriptions de poste et les procédures écrites pour indiquer ce que les agents font réellement. Le but important ici est de réunir tous les faits relatifs à la façon dont les choses sont faites - et non la façon dont quelqu'un dit aux employés de les faire, dont un manuel dit qu'elles doivent être faites, mais vraiment comment elles sont accomplies dans la pratique.

2) Examen critique des documents : On peut placer au second rang d'importance la méthode qui consiste à obtenir des informations aux moyens de questionnaires et des formulaires de description des documents. Y sont inclus les formulaires utilisés dans l'accomplissement des tâches, les rapports et les enregistrements qui sont produits et l'utilisation faite de ces enregistrements.

3) Confection d'organigrammes : L'organigramme est considéré par certains comme étant la forme la plus importante et la plus utile de présentation des faits. Il décrit visuellement un système, précisant dans un minimum d'espace les qui, quoi, quand, où et pourquoi des activités sont accomplies.

4) Utilisation des études antérieures et de sources extérieures : L'utilisation des études antérieures et de sources extérieures d'information, qui peuvent être pertinentes peut aider à compléter les données nécessaires, la définition et à l'analyse des opérations.