5.2 La description de la procédure de gestion
des stocks
La gestion des stocks du magasin central de l'ASECNA à
Dakar se décompose en cinq opérations essentielles :
· l'arrivage des matériels ;
· la gestion du matériel ;
· le traitement comptable du matériel
· les sorties de matériel;
· les inventaires physiques;
· la réforme du matériel.
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5.2.1 L'arrivage des matériels
Deux catégories d'articles sont concernées par les
arrivages:
? le matériel de fonctionnement et le matériel
bureautique : ce type de matériel dont le
gisement est identifié par le logiciel COSWIN constitue
l'essentiel des arrivages.
? Le matériel d'équipement, les réparables
et reversements : il s'agit de matériel confié
pour garde par certaines structures qui n'ont pas de magasin
au niveau de leur service: c'est le cas du matériel d'équipement.
Quant aux matériels dits réparables, ils sont gardés au
magasin dans l'attente d'être réparés.
L'arrivage du matériel se décompose en trois (3)
tâches essentielles :
? la réception des colis ;
? l'ouverture des colis ;
? la comptabilisation du matériel.
a- la réception des colis
: le livreur représentant le fournisseur se présente
à l'entrée du magasin de stockage muni des colis et du bordereau
de livraison (BL). En présence du livreur, le réceptionnaire
représentant le chef du BGS procède à la
vérification du nombre de colis qu'il compare à celui figurant
sur le BL. Ensuite, le réceptionnaire vérifie, à l'aide
d'un appareil de pesage, le poids réel de chaque colis qu'il rapproche
de celui indiqué sur le BL.
Retenons que les points de contrôle qu'exerce le
réceptionnaire sont :
- la vérification du nombre de colis ; - la
vérification du poids des colis ;
- la vérification du bon état des colis.
Si ces contrôles ne sont pas concluants, le
réceptionnaire signe le BL en y indiquant toutes les réserves.
Dans le cas contraire, le réceptionnaire signe le BL et déplace
les colis dans la zone arrivage. Dans les deux cas, le réceptionnaire
renseigne le registre des arrivages des quantités de colis qu'il a
acceptées.
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b- l'ouverture des colis
Une fois les colis déplacés en zone arrivage, un
autre réceptionnaire procède à l'ouverture de chaque colis
en présence du livreur. Ici, les points de contrôle qu'effectue ce
réceptionnaire sont :
- la vérification de la quantité des articles
contenus dans chaque colis ; - la vérification de la qualité des
articles.
Une fois le colis ouvert, ce deuxième
réceptionnaire procède au comptage manuel des quantités
des articles en présence du livreur; il compare ensuite la
quantité de matériel comptée à celle
indiquée sur le BL.
La vérification de la qualité des articles se
résume à des contrôles qu'effectue le réceptionnaire
qui s'assure que le matériel n'est pas dégradé à
l'occasion du transport ; il vérifie également la validité
de la date de péremption des articles. Pour la réception de
matériel spécifique, le réceptionnaire peut mettre
à contribution le laboratoire de l'ASECNA pour des contrôles de
qualité plus poussés ; ainsi le magasinier transporte, à
bord d'un véhicule, le matériel dans ledit laboratoire pour les
tests de qualité.
Si le contrôle n'est pas concluant, le
réceptionnaire signe le BL en y indiquant toutes les réserves. Il
remet une copie du BL au livreur, et invite ce dernier à délivrer
un avoir représentant la valeur du matériel manquant ou
défectueux. Si par contre, le contrôle est concluant, le
réceptionnaire signe le BL et procède à la création
des documents suivants justifiant la réception des articles :
- un Avis d'Arrivée : il est établi pour constater
la réception du matériel d'équipement,
les réparables qui sont confiées temporairement au
magasinier ;
- une fiche de stock : elle consacre la réception du
matériel normalement destiné au
magasin c'est-à-dire le matériel de
fonctionnement technique et le matériel bureautique.
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c- la comptabilisation
Le sous-processus arrivage prend fin par la saisie du
matériel réceptionné dans un logiciel de gestion
appelé COSWIN ; le réceptionnaire, après s'être
assuré de la bonne qualité du matériel
réceptionné, affecte à chaque matériel un code de
gisement appelé nomenclature. La comptabilisation se traduit
essentiellement par la saisie de la désignation, des quantités et
des prix d'achat des articles ; la saisie du prix d'achat se justifie par le
fait que les autres frais liés à l'acquisition du matériel
sont payés distinctement par l'agence comptable.
En définitive, le réceptionnaire transmet
l'original du BL au chef BGS pour vérification de l'identité et
de la signature du réceptionnaire. Après cela, il remet le
matériel au magasinier pour gisement dans le magasin.
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