1.2 Le processus de gestion des stocks
La gestion des stocks constitue, de nos jours, une fonction
importante au sein de toute entreprise, qu'elle soit privée ou publique.
A ce sujet, une saine gestion des stocks peut et doit être
réalisée dans toutes les entreprises, quelle qu'en soit la
taille, moyennant des méthodes aisées à mettre en oeuvre,
d'un coût dérisoire, et génératrices de profits
parfois insoupçonnés (ZERMATI, 1997:3). La fonction stock occupe
une position prépondérante dans l'entreprise (cf Annexe 1,
page114).
Afin d'avoir une vision claire et détaillée du
processus de gestion des stocks, nous l'avons découpé en six
sous-processus :
- la réception des livraisons ;
-la gestion des stocks ;
-le traitement comptable des stocks ;
- les sorties d'articles du magasin ;
-les inventaires des stocks ;
-la valorisation et la dépréciation des stocks.
1.2.1 La réception des livraisons
Elle intervient après la commande de la fourniture et
constitue un sous-processus délicat de la gestion des stocks. La
réception a généralement lieu chez l'acheteur et implique
les représentants de l'entreprise ayant passé la commande et ceux
de l'entreprise chargée de livrer les fournitures commandées.
Pour les entreprises de grande dimension, la réception
de la livraison est assurée par un service réception
hiérarchiquement dépendant des Achats.
Il a pour tâches :
- de recevoir les arrivages des transporteurs ou des
fournisseurs eux-mêmes ;
Saïdou Dominique YODA, 21ème Promotion
DESS Audit et Contrôle de Gestion, CESAG Page 12
Conception d'une cartographie des risques opérationnels
liés à la gestion des stocks : cas du magasin central de l'ASECNA
Dakar (Sénégal)
- de signer les décharges présentées par
ceux-ci ;
- d'identifier et d'enregistrer toutes les marchandises qui
entrent ;
- d'en informer les Achats, le magasin (s'il n'en
dépend pas), les services utilisateurs et le contrôle ;
- et de mettre le plus rapidement possible ces marchandises
à disposition (BRUEL, 1999:121).
La réception de la livraison nécessite
l'accomplissement des tâches de contrôles quantitatifs et
qualitatifs.
1.2.1.1 Contrôle quantitatif
Ce contrôle est effectué en vue de
dénombrer les quantités de produits livrés. Il est
matérialisé par un document écrit appelé bon de
réception. Selon BRUEL (1999 :121), « ce document précise
:
- l'identité du fournisseur ;
- le n° de commande ;
- la quantité reçue ;
- la quantité rejetée éventuellement
(abimée dans le transport) ».
Dès que le comptage est terminé, le
réceptionnaire transmet le bon de réception au service Achat qui
le rapproche de la commande en reportant la quantité livrée sur
cette dernière. Une autre copie du bon de réception est transmise
au magasinier pour servir de pièces justificatives des entrées de
produits en magasin et au service en charge de la comptabilité pour
enregistrement.
Le bon de réception est un élément
constitutif des pièces justificatives de la dépense et constitue
la base du décaissement car l'entreprise ne paie que ce qui a
été commandé et effectivement livré. Toute erreur
de comptage peut donc conduire l'entreprise dans une situation de perte de
patrimoine. Cette perte est égale à la valeur du produit
affecté par l'erreur.
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Après le comptage physique des produits à
livrer, l'entreprise devra également veiller à s'assurer de la
qualité desdits produits.
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