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Rapport de stage à  l'office congolais de contrôle Mwene-Ditu

( Télécharger le fichier original )
par Léonard KAYUMBI KAYUMBI
Université de Mwene-Ditu - RDC - Licence en sciences économiques et de gestion 2013
  

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SECTION II : LE SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER

C'est à ce niveau que s'effectuent la gestion du personnel (salaires et autres avantages) et la facturation de tous les services rendus par l'OCC. Il est dirigé par un Chef de service soutenu par un adjoint.

Quatre bureaux dépendent de ce service : bureau administratif, bureau médico-social, bureau finances et bureau suivi budget. À travers les lignes ci-dessous, nous verrons les attributions de chacun des bureaux.

II.1 DU BUREAU MEDICO SOCIAL

Ce bureau a de la part du SAF comme responsabilité :

- octroi de bons de consultations aux agents et aux leurs, car l'OCC était en contrat avec la Clinique Espérance, l'Hôpital CHRIST ROI, lesquels contrats sont aujourd'hui résiliés à cause des difficultés financières ; il se propose d'en renouveler et d'en avoir aussi avec l'Hôpital de référence de Tshiamala le moment venu ;

- visite des malades partout où ils sont internés ;

- suivi des dossiers de transfert des malades vers de grands centres ;

- réception des ordonnances médicales des centres conventionnés  quand il y avait des accords et vérification de celles-ci encore des factures relatives à l'achat des produits pharmaceutiques;

- distribution des produits pharmaceutiques, l'Office avait un contrat avec une pharmacie ;

- organisation des activités sportives en faveur du personnel, dans le passé existait une équipe de football par les agents, nous avait laissé entendre la responsable de ce bureau ;

- la bonne tenue de tous les dossiers y relatifs.

Documents détenus à ce bureau :

- le planning de différents frais de transfert médical ;

- bon de consultation (recommandation des malades aux soins) ;

- différents dossiers liés aux agents.

Du planning de différents frais : le remplissage de ce dernier se fait suivant la note de service de l'OCC Kinshasa relative aux taux des frais de mission.

II.2 DU BUREAU ADMINISTRATIF

Ce bureau doit de la part du SAF, en plus de la gestion de l'économat, s'occuper du mouvement du personnel et par mouvement, on entend :

- la présence de chacun des agents (liste de présence) ;

- l'arrivée et la rentrée (liste de présence) ;

- le suivi du départ en congé après un an de service ;

- cas de maladie : les agents obligés d'aviser par tous les moyens ;

- contrôle des tâches assignées à chacun d'entre eux et de leur accomplissement par ces derniers ;

- contrôle des dotations comme véhicule, moto mises à la disposition des agents, suivis de la présence même de l'engin (ceux là bénéficient de l'indemnité kilométrique) à partir du chef de bureau ;

- de la tenue de la liste de présence journalière : un report est fait sur la synthèse mensuelle des présences mois X 201... récapitulant présence, absence, retard et autres motifs affectant cette présence ;

- du départ en congé des agents couvert par l'attestation de congé annuel selon chaque catégorie + ancienneté (28 jours pour les échelonnés qui n'ont de qualification, 30 jours pour les maitrises et les cadres ; à la sortie en congé, l'agent touche son pécule de congé même si ce sera en retard, les agents connaissent 5 à 6 mois de retard de paiement) ;

- du paiement des salaires des agents : après réception des listings de paie de Kinshasa, visa du CA via le SAF, le BA émet le BED, après émission de celui-ci, le BED est transmis au budget pour imputation et il envois à son tour aux SAF et CA pour signature d'autorisation de sortie de fonds de la caisse ; une fois le paiement intervenu, un rapport est exigé au BA sur l'état de la paie ;

- émission du BED pour tout problème de sortie d'argent après l'aval du SAF ;

- cas de nouvelles naissances ou de décès : veiller à ce que des aides soient accordées sur présentation des attestations de naissance ou dans le cas des décès, sur présentation des certificats de décès (ici, même le cercueil et l'enterrement sont à la charge de l'Office) pour établissement du BED.

Avec l'économat, ce bureau coordonne :

- le suivi des stocks en fournitures de bureau, du carburant etc. S'il y a un besoin, l'économat communique au BA et le BA à son tour fait l'état des besoins à l'intention du SAF pour des dispositions utiles (achat ou la commande) ;

- existent des fiches de stock de tout ce qui y est gardé.

Nous y avons découvert les documents ci-après :

- un registre du mouvement du personnel : congé annuel, de circonstance, à valoir, les missions de service, de sanction disciplinaire, de repos médical ;

- billet de sortie : demandé et sollicité pour accomplir une mission hors service mais pendant les heures de travail, aval du BA nécessaire ;

- autorisation d'absence : par formulaire de demande d'autorisation d'absence, pour des absences justifiées ;

- classement des documents/lettres du genre : demande d'explication, en disposer une copie classée dans le dossier de l'agent concerné ;

- un registre des attestations de repos médical ;

- planning de différents frais ;

- le rapport mensuel sur le personnel (en congé, en mission, en retraite, en intérim ; sur les infrastructures - bâtiment, leur état ; équipement - labo et matériels informatiques, de transport) et sur la réalisation du budget ;

- les fiches d'appréciation Modèle A et B (cotation des agents selon différents critères arrêtés : sauvegarde des intérêts de l'OCC, aptitude au management, connaissance professionnelle, qualité + quantité du travail, esprit d'initiative + de créativité, assiduité + sens de responsabilité, tenue + présentation, sens de discipline + ponctualité, éthique & déontologie professionnelles);

- les inventaires du patrimoine etc. ;

- bordereau d'engagement des dépenses.

Le jour de notre passage au BA, nous avons participé à l'établissement de 4 BED et leur imputation au Budget. Il s'agissait des BED ci-après :

o BED n° 98207 160,50 Transfert de malade + planning

o BED n° 98208 345,00 Transport inter urbain

o BED n° 98209 360,00 Frais de subsistance

o BED n° 98210 45,00 Transport inter urbain.

De l'imputation au budget de ces BED, il fallait affecter la date, le compte suivant le PCGC et dans chaque fiche de dépenses avec sa prévision. Du contrôle budgétaire, il a fallu apurer la dépense dans la fiche y relative et déterminer à quel point la prévision était déjà touchée (le solde de la prévision) par rapport au montant initial de la prévision budgétaire, à l'engagement antérieur et à l'engagement sollicité/demandé.

Pour les frais de transport, sous le compte 6210 au Budget et 621001 d'après la comptabilité - Trésorerie, en voici le contrôle budgétaire effectué, il concernait le BED n° 98209 :

· crédit alloué 6.016,00$

· engagement antérieur - 3.748,06$

· engagement demandé - 360,00$

· solde 1.907,94$

Exemple d'imputation : pour les frais de subsistance, selon le Budget c'était au compte 6575, pour la Comptabilité et la Trésorerie c'était au compte global 653601 d'après le cadre des comptes de l'OCC. Le compte principal reste 65 titré « Charges du Personnel » suivant le PCGC.

Au début de l'année 2012, l'OCC avait tenté d'appliquer le plan OHADA mais qu'il a fini par abandonner au cours de l'exercice.

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"Le don sans la technique n'est qu'une maladie"