Introduction générale
Le monde des organisations publiques et
privées à l'heure actuelle est en perpétuelle turbulence
où l'évaluation des risques constitue un défi majeur du
management. Auparavant, le dirigeant s'est limité à
l'intégration de l'homme pour le bon fonctionnement de l'entreprise mais
de nos jours, vu la modification de l'environnement socio-économique,
les entreprises ont connu une fragilisation au point où elles ne sont
plus à même de faire face aux réalités
économiques.
En effet, dans un contexte socioprofessionnel, on remarque la
naissance de préoccupations vis-à-vis des conditions de travail,
il est donc préférable d'aider à la concrétisation
d'une prise de conscience en faveur de l'amélioration de la
sécurité.
Cette amélioration est de plus en plus
recherchée au travers d'une décentralisation de la prise de
décisions pour en assurer la pertinence et la mise en oeuvre rapide.
Dans ces conditions, le dirigeant et ses collaborateurs sont amenés
à s'interroger sur la maîtrise et la fiabilité du
fonctionnement de l'organisation.
A cet effet, l'audit interne qui est une fonction à la
disposition de l'organisation dans une entreprise ayant pour but d'examiner et
d'apprécier le bon fonctionnement, la cohérence et
l'efficacité du contrôle interne. Ainsi, elle palliera à
l'incertitude du manager.
L'audit est un élément de base pour la gestion
de la sécurité et suit une démarche bien
spécifique.
Cette fonction d'audit interne donne à cet égard
l'assurance raisonnable que les opérations menées, les
décisions prises sont sous contrôle et qu'elles contribuent donc
aux objectifs de l'entreprise en prenant appui sur les procédures, les
lois, et les règles de la profession. Même si cette
dernière fait défaut, elle peut apporter des recommandations pour
y remédier. Pour ce faire, l'audit interne évalue le niveau du
contrôle interne, c'est-à-dire la capacité des
organisations à atteindre efficacement les objectifs qui leur sont
assignés et à maîtriser les risques inhérents
à leur activité. C'est donc une fonction éminemment utile
aux dirigeants, quel que soit leur niveau de responsabilité, ce qui
explique son développement au cours des deux dernières
décennies, avec une extension de son champ d'action sur
l'efficacité et la performance au-delà de la simple
conformité.
Par ailleurs, il faut savoir que pour réaliser une
mission d'audit il faut bien connaître les finalités de l'audit ,
savoir ses différentes phases, maîtriser les différents
outils et parvenir à s'organiser correctement pour sa
réussite.
L'audit interne est devenu au fil des années un outil
de management de la direction générale au service de
l'organisation.
Rattaché à la Direction Générale,
il entretient une relation étroite avec le Comité d'Audit ou ses
comités spécialisés en leur apportant un second regard sur
l'efficacité des systèmes de gestion des risques et de
contrôle interne.
L'audit des achats peut être permanent, c'est en
général le contrôle continu ou l'audit interne, ou
inopiné selon une périodicité aléatoire et peut
faire appel à des consultants externes à l'entreprise.
On peut dire alors que l'audit interne des achats est une
action volontaire décidée par l'entreprise, qui a pour objet
d'apprécier la qualité de l'organisation, de sa fonction achats
et le niveau de performance de ses acheteurs.
Première partie
Présentation de l'Enterprise et de l'audit
interne
Chapitre I : Présentation de
l'entreprise
Section 1 : Présentation
générale de la Sté «UNPA»
L'Usine Nouvelle des Pâtes Alimentaires
« UNPA » est une industrie tunisienne dans le domaine des
pâtes alimentaires et couscous. Elle est créée en 1943,
implantée à Sousse et est certifiée ISO
9001.
L'UNPA, dont le capital social actuel est de 10 345 000
dinars, et qui emploie720 personnes dont 40% de cadres diplômés,
elle est la plus ancienne des unités de production des pâtes
alimentaires en Tunisie.
Le plus grand souci de l'entreprise est de mettre à
niveau, ses capacités technologiques, et d'améliorer la
performance des équipements des unités de production.
I - L'historique
En 1943 : Le fondateur
Mr. MELLOULI Habib s'est associé avec un italien afin de créer
un petit atelier de fabrication de pâte qui ne dépasse pas 20
tonnes par an.
En 1961 : L'UNPA s'est
équipée en séchoirs automatiques, ce qui a permis de
faciliter l'exécution du séchage des pâtes, qui avant cette
époque était encore traditionnel.
Au cours de la même année, l'entreprise acquit
des nouvelles machines importée de l'Italie ce qui lui a permis en 1963
d'atteindre une capacité de production de 15 tonnes par jour.
En 1972 : La
société a changé son siège d'implantation à
Sousse et s'est reconnue sous la dénomination
UNPA (Usine Nouvelle des Pâtes Alimentaires) sous
la marque L'EPI D'OR.
En 1978 : La
société a choisi la forme juridique d'une S.A.R.L1(*) avec un capital de 355.000
dinars et un volume de production touchant 45 tonnes par jour.
En 1985 : La direction
de l'usine est reprise par le fils de Habib Mellouli, qui est
Monsieur Jalelddine Mellouli.
En 1997:Mise en place d'une
unité de production de semoule et de farine.
En 1999:Mise en place d'une
unité de production de couscous.
En
2003 :-Mise en place d'une
unité de production de pâtes spéciales.
-L'usine a commencé d'effectuer son
premier export.
Ces unités sont dotées d'un équipement
moderne, performant d'un système de maintenance efficace.
II - L'identité de l'UNPA
Raison sociale : Usine nouvelle
des pâtes alimentaires « UNPA » Habib Mellouli &
Cie
Dénomination Commerciale :
L'EPI D'OR
Forme Juridique : S.A.R.L
Siège Social : Route de
Msaken - 4002 Sousse
Capitale Social : 10.345.000
TND
Effectif : 720
employés
Activités :
Développement, production et commercialisation de :
semoule, farine, couscous, pâte alimentaire et autres produits
dérivés.
Matricule fiscale : 004586
H/P/M/000
Téléphone :
73 233055
Fax : 73233746
E-mail :mellouli.epidor@planet.tn
Site web: www.lepidor.com.tn
III - Politique de l'UNPA
La politique de l'UNPA s`inscrit dans un progrès global
qui se traduit, essentiellement par la satisfaction permanente de sa
clientèle et par la maitrise de tous les processus ayant une incidence
sur la qualité du produit.
Cette démarche repose aussi sur la mise en place d'un
programme de prévention lié à la sécurité
alimentaire, sur la mise en place du système d`accréditation du
laboratoire UNPA d`analyse et sur la valorisation des compétences.
Pour les apports et les points forts, l'UNPA jouie de 27 ans
d'ancienneté, de savoir-faire et de qualité. Elle se trouve la
première productrice de pâtes alimentaires en Tunisie avec un
important réseau commercial.
IV - Organigramme de l'UNPA
L'organigramme de l'UNPA, voir (Annexe 1) est
présenté comme suit :
Direction
générale :
Monsieur MELLOULI Jaleleddine est le gérant du groupe
L'EPI D'OR. Il supervise les différentes directions et services, fixe
les objectifs globaux de la société et préconise la
démarche à suivre dans le futur.
La direction générale est basée sur une
approche participative ce qui favorise le dynamisme du groupe.
Autres directions :
Sont rattachées directement à la direction
générale :
* Direction administrative et financière ;
* Direction d'audit interne et de contrôle de
gestion ;
* Direction informatique et système
d`information ;
* Direction juridique et contentieux ;
* Direction logistique ;
* Direction marketing ;
* Direction qualité ;
* Direction technique pâtes ;
* Direction technique minoterie ;
* Direction commerciale
Services divers :
Ils sont rattachés hiérarchiquement aux diverses
directions de l'UNPA (service comptable, service financier,... et certains sont
reliés directement à la direction générale
(secrétariat, bureau d'ordre,...)
Mon choix de stage est porté sur une direction qui est
rattachée directement à la direction générale
à savoir : la direction d'audit interne et de contrôle de
gestion.
Cette direction regroupe :
- Un auditeur interne
- Un Contrôleur de gestion et un assistant
- Un contrôleur d'exploitation
- Un responsable risque client
Durant mes trois mois du stage, j'ai porté tout mon
intérêt sur l'audit interne et plus précisément
l'audit du service achats.
L'auditeur interne a pour mission de s'assurer du bon
fonctionnement du système de contrôle interne par la planification
et la réalisation des missions d'audit interne (assurance et conseil) au
sein du groupe L'Epi D'Or.
Le service des achats (audité) comporte un responsable
achat, assistante responsable achat et responsable transit.
Le responsable achat a pour mission :
§ Gérer les demandes d'approvisionnement et
établir les demandes de devis pour la sélection des
fournisseurs
§ Etablir les bons de commandes et suivi des commandes
en cours
§ Contrôler les pièces justificatives des
commandes reçues
§ Gérer les dossiers d'importation et
exportation.
§ Suivi des achats en blé et admission
temporaire
La mission de l'assistante responsable achat est :
§ Gérer les demandes d'approvisionnement et
établir les demandes de devis pour la sélection des
fournisseurs ;
§ Etablir les bons de commandes en cas d'absence du
responsable achat ;
§ Assurer le suivi des commandes en cours par
fournisseur ;
§ Contrôler les pièces justificatives des
commandes reçues.
Alors que la fonction du responsable transit est de
gérer les dossiers d'import -export de l'UNPA.
Ce service assure :
- La maîtrise des approvisionnements, le suivi des
fournisseurs des matières premières, emballage et pièce de
rechange ;
- La passation des commandes et la négociation des
spécifications techniques.
Organigramme DAICG
Direction Générale
Direction Audit Interne et Contrôle de
Gestion
Auditeur
Interne
Contrôleur
De Gestion
Responsable
Risque Client
Contrôleur
D'exploitation
Organigramme Service Achat
Direction Générale
Responsable Achats
Responsable
Transit
Assistante
Responsable Achat
Section 2 : Historique de groupe l'EPI D'OR
v 1973 : création de la
première société du groupe qui est
l'UNPA
v 2000 : création de la
société Epi d'Or transport
v 2004 : l'apparition de la
société EDEX « Epi d'Or
Export »
v 2005 : la création de la
société EDIS« Epi d'Or
Distribution »
v 2007 : la création de la
cinquième société du groupe :
EDISCO« EDIS Commercial »
Le groupe Epi d'Or :
La diversification de l'activité de l'entreprise a
entrainé la création de 5 sociétés qui composent
actuellement le groupe « Epi d'Or ». Elles jouissent
d'une parfaite synergie leur permettant de maitriser le processus de
sélection, de transformation et de commercialisation du blé et
ses dérivées nobles. Les 5 sociétés sont :
a. L'UNPA :
ü Raison sociale : Usine
Nouvelle de Pâtes Alimentaires « UNPA » sous le
nom commercial Epi d'Or.
ü Date de
création : 1973
ü Date de mise en marche :
15/06/1975
ü Capital social : 10
345 000 Dinars
ü Forme juridique :
SARL
ü Effectif : 700
b. La Sté Epi d'Or Transport :
ü Date de création :
3/2/2000
ü Capital social :
2 710 000 Dinars
ü Forme juridique :
SARL
ü Effectif : 70
Ä C'est une société de transport de
marchandises qui comporte 37 véhicules d'une capacité de
chargement totale de 630 tonnes. Cette société assure
l'acheminement des matières premières et des produits finis
provenant de toutes les sociétés du groupe.
c. La Sté EDEX :
ü Raison sociale : Epi
d'Or Export
ü Date de création :
29/11/2004
ü Capital social : 150 000
Dinars
ü Forme juridique :
SARL
ü Effectif : 3
Ä C'est une société
spécialisée dans l'exportation des pâtes et du couscous.
Cette société achète les pâtes de l'UNPA puis
l'exporte vers les pays étrangers (Lybie, France, Tchad, Benin,
Soudain).
d. La Sté EDIS :
ü Raison sociale : Epi
d'Or Distribution
ü Date de création :
2005
ü Capital social : 500 000
Dinars
ü Forme juridique :
SA2(*)
ü Effectif : 23
Ä C'est une société de distribution directe
dite de « porte à porte ». Elle dispose d'une
flotte de 10 véhicules répartis sur 2 secteurs Nord (Tunis) et le
centre (sahel) par des représentations commerciales.
e. La Sté EDIS CO :
ü Raison sociale : EDIS
Commercial
ü Date de création :
fin 2006
ü Capital social : 200 000
Dinars
ü Forme juridique :
SARL
ü Effectif : 7
Ä Toutes les opérations de commerce de gros,
demi-gros et détail, d'importation et d'exportation de tous produits et
marchandises.
Chapitre II : Présentation de l'audit
interne
Section 1 : L'historique de l'audit
interne
Même si le mot est nouveau, le concept est très
ancien. La première forme de l'audit est celle de l'audit comptable et
financier ou bien le commissariat aux comptes.
Le développement des pratiques de contrôle des
comptes a accompagné l'évolution générale des
structures économiques et des grandes organisations administratives et
commerciales.
C'est à partir du XIXème
siècle que ces pratiques se sont développées de
manière systématique en parallèle avec l'émergence
de l'entreprise moderne. C'est à cette époque que remonte
l'apparition progressive de l'audit sous la forme qu'il connaît
actuellement.
L'audit comptable et financier a connu une évolution au
niveau méthodologique. Au début, l'auditeur faisait un pointage
de toutes les écritures passées au niveau du journal. Toutefois,
le problème d'exhaustivité se posait d'où le passage
à l'approche par les systèmes. Celle-ci consistait à
évaluer les systèmes de contrôle interne avec l'idée
que tout dysfonctionnement à ce niveau engendrerait un mauvais
enregistrement comptable et par conséquent une mauvaise qualité
des comptes.
Section 2 : Le cadre conceptuel de l'audit
interne
I - Définition
Selon la dernière définition de l'IIA (Institut
of Internal Audit) :«L'audit interne est une
activité indépendante et obligatoire qui donne
à une organisation une assurance sur le degré de maitrise de ses
opérations, lui apporte ses conseils pour les améliorer et
contribue à créer de la valeur ajoutée.
Il aide cette organisation à atteindre ses objectifs en
évaluant par une approche systématique et méthodique, ses
processus de management des risques de contrôle et de gouvernement
d'entreprise et en faisant des propositions pour renforcer leur
efficacité » (juin 1999).
A partir de 1999, l'audit interne est défini comme une
activité et non pas une fonction, et ce car l'audit interne a
commencé à être externalisé et effectué par
des cabinets externes spécialistes dans l'audit interne voir même
les commissaires aux comptes. Il s'agit là de l'apport de la nouvelle
définition.
Selon GERMOND et BERANAULT, « l'audit interne est un
examen technique, rigoureux et constructif auquel procède un
professionnel compétant et indépendant en vue d'exprimer une
opinion motivée sur la qualité et la fiabilité de
l'information financière présentée par une entreprise au
regard de l'obligation qui lui est faite.
Aussi donner en toute circonstance, dans le respect des
règles de droit et principes comptables en vigueur, une image
fidèle de son patrimoine, de sa situation financière et de ses
résultats.»
II - Objectifs de l'audit interne
L'audit interne a pour but d'assister les dirigeants dans
leurs fonctions quotidiennes en mettant à leur disposition des
informations pertinentes en temps réel.
Ainsi, l'audit interne a pour objectif de :
· Apprécier le contrôle interne,
· Assurer la qualité des informations internes,
· Inciter le personnel pour faire de son mieux,
· Améliorer et vérifier la bonne
application des procédures,
· S'assurer de l'application des instructions de la
Direction,
· S'assurer de l'utilisation rationnelle des
ressources.
Le rôle de l'audit interne est de :
§ mettre en évidence les éventuelles
faiblesses du contrôle interne et déterminer les moyens
pour y remédier ;
§ évaluer, améliorer et promouvoir le
contrôle interne ;
§ non pas augmenter les contrôles, mais
améliorer le contrôle ;
§ ajouter de la valeur en réalisant des
missions d'assurance et de conseil.
Le rôle de l'audit interne n'est pas :
§ d'être le spécialiste du domaine
audité ;
§ de critiquer les hommes ;
§ d'uniquement dénoncer les fraudes et leurs
coupables.
III - Les normes de l'audit interne
Les activités de l'audit interne sont conduites dans
différents environnements juridiques et culturels, dans des
organisations dont l'objet, la taille, la complexité et la structure
sont divers, ainsi que par des professionnels de l'audit, internes ou externes
à l'organisation. Bien que ces différences puissent influencer la
pratique de l'audit interne dans chaque environnement, le respect des Normes
internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne est
essentiel pour que les auditeurs internes puissent s'acquitter de leurs
responsabilités.
Ces normes se composent :
*Des normes de Qualification (série
1000), qui énoncent les caractéristiques que doivent
présenter les organisations et les personnes accomplissant des
activités d'audit interne.
*Des normes de Fonctionnement (série
2000), décrivant la nature des activités d'audit interne
et définissant des critères de qualité permettant
d'évaluer les services fournis.
*Des normes de mise en oeuvre, établis
pour les activités d'assurance et les activités de conseil,
indiquées respectivement par la lettre « A » ou « C
» après le numéro de la Norme.
IV - Le code de la déontologie
Un code de déontologie est une déclaration de
l'ensemble des valeurs et des principes qui doivent guider les
contrôleurs dans leur travail de tous les jours.
Il inclut deux composantes essentielles à
savoir :
* Les principes fondamentaux pour la
profession et pour la pratique de l'audit interne
* Les règles de conduite
décrivant les normes de comportement attendues des auditeurs
internes.
Les principes du code de la déontologie sont :
· L'intégrité :
L'intégrité des auditeurs internes est à la base
de la confiance et de la crédibilité accordées
à leur jugement.
· L'objectivité : Les
auditeurs internes montrent le plus haut degré d'objectivité
professionnelle en collectant, évaluant et communiquant les informations
relatives à l'activité ou au processus examiné.
· La confidentialité :
Les auditeurs internes respectent la valeur et la propriété des
informations qu'ils reçoivent ; ils ne divulguent ces informations
qu'avec les autorisations requises, à moins qu'une obligation
légale ou professionnelle ne les oblige à le faire.
· La compétence : Les
auditeurs internes utilisent et appliquent les connaissances, les savoir-faire
et expériences requis pour la réalisation de leurs travaux.
Section 3 : Le système de contrôle
interne
I - Définition
Le contrôle interne constitue un ensemble de
méthodes, de procédures, de moyens et de mesures
s'intéressant au bon fonctionnement des différents circuits de
l'entreprise et favorisant la sécurité et la continuité de
celle-ci.
Selon l'Ordre des Experts Comptable et des Comptables
Agréés (OECCA), « Le contrôle interne est l'ensemble
de sécurités contribuant à la maîtrise de
l'entreprise. Il a pour but, d'un côté, d'assurer la protection,
la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l'information, de l'autre,
l'application des instructions de la direction et de favoriser
l'amélioration des performances. Il se manifeste par l'organisation, les
méthodes et procédures de chacune des activités de
l'entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci».
Le contrôle interne est défini, globalement,
comme étant un processus mis en oeuvre par la direction, la
hiérarchie, le personnel d'une entreprise, aussi destiné à
fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des
objectifs.
II - Les objectifs du contrôle
interne
Les objectifs de contrôle interne sont d'une importance
majeure dans la mesure où ils favorisent à l'entreprise un
environnement exempt de tout risque, danger ou préjudice susceptibles de
gêner ou d'embarrasser la continuité et le bon fonctionnement de
celle-ci.
Quel que soit, le système de CI3(*)a pour objectifs de (NCG4(*), 2ème partie, § 6,
alinéa 2) :
* Promouvoir l'efficience et
l'efficacité,
* Protéger les actifs,
* Garantir la fiabilité de
l'information financière,
* Assurer la conformité aux
dispositions légales et réglementaires.
III - Les principes de contrôle interne
Pour évaluer un bon système de contrôle
interne en comptabilité, il convient de s'appuyer sur des principes
tels que :
- Principe d'organisation et séparation de
fonctions: On ne contrôle que ce qui est organisé.
Pour que le contrôle interne soit satisfaisant, il est nécessaire
que l'entreprise possède certaines caractéristiques ;
l'organisation doit être: adaptée, adaptable, vérifiable et
formalisée.
Notons par la suite qu'elle doit comporter une séparation
convenable des fonctions. La règle de séparation des fonctions a
pour objectif d'éviter que dans l'exercice d'une activité de
l'entreprise, un même agent cumule :
* les fonctions de décisions (ou
opérationnelles),*les fonctions de
conservations,* les fonctions
d'enregistrement,*les fonctions de contrôle.
Il est clair qu'un
tel cumul favorise les erreurs, les négligences, les fraudes et leur
dissimulation.
- Principe d'indépendance: Les
objectifs du contrôle interne doivent être atteints
indépendamment des méthodes, procédés et moyens de
l'entreprise.
- Principe d'information et Qualité du
personnel: Les informations doivent être objectives,
pertinentes, utiles, vérifiables et communicables.
Tout système de
contrôle interne est, sans personnel de qualité, voué
à l'échec. La qualité du personnel comprend la
compétence et l'honnêteté ; cependant la
fragilité du facteur humain rend toujours nécessaires des bonnes
procédures du contrôle interne.
- Principe de permanence: La
mise en place de l'organisation de l'entreprise et de son système de
régulation (contrôle interne) suppose une certaine
pérennité de ses systèmes. Il est évident que cette
pérennité repose nécessairement sur celle de
l'exploitation.
(Armand Dayan, manuel de Gestion Vol. 1,
éd marketing, S.A, 2004)
- Principe d'universalité: Ce
principe signifie que le contrôle interne s'applique à toutes les
personnes dans l'entreprise en tout temps et en tout lieu. Autrement dit
personne n'est exclu du contrôle par quelle considérations que ce
soient : il n'y a ni privilège ni domaines réservés,
ni établissement mis en dehors du contrôle interne.
- Principe d'harmonie: Le système de contrôle
interne doit être en harmonie avec les caractéristiques de
l'entreprise, son environnement, ses moyens,..........
- Principe d'intégration et
d'autocontrôle: Ce principe stipule que les
procédures mises en place doivent permettre le fonctionnement d'un
système d'autocontrôle mis en oeuvre par des recoupements, des
contrôles réciproques ou des moyens techniques
appropriés.
IV - Les limites de contrôle interne
Malgré le rôle joué par le contrôle
interne dans la prévention et la détection des
irrégularités et anomalies, celui-ci peut se trouver incapable
d'atteindre les niveaux de perfection requis à cause des limitations qui
sont inhérentes.
- L'erreur de jugement: Le risque
d'erreur humaine lors de la prise de décisions ayant un impact sur les
processus de l'entreprise, peut limiter l'efficacité des
contrôles.
- Les dysfonctionnements: Les membres
du personnel peuvent mal interpréter les instructions et leur jugement
peut être défaillant, ceci va conduire à un
dysfonctionnement du système de Contrôle Interne. Ils peuvent
commettre des erreurs par manque d'attention ou par routine de fonction.
- La collusion: Deux ou plusieurs
individus agissant collectivement pour accomplir et dissimuler une action
peuvent fausser les informations financières ou de gestion d'une
manière qui ne puisse être détectée par le
contrôle interne.
Deuxième partie
(Cas Pratique)
Audit de la fonction achat
Au sein de l'unpa
Introduction de la partie
Le cycle achats fournisseurs présente une importance
indéniable au sein de toute entreprise commerciale, industrielle, quelle
que soit sa dimension. Cet attrait tient à la position
stratégique de la fonction achat dans l'entreprise.
En outre, le cycle achats fournisseurs, a une importance
particulière, car il est en relation directe avec les autres cycles. Il
a une influence majeure sur les coûts d'achat (de revient) et donc agit
sur la rationalisation des achats aux prix les plus avantageux sur le
marché. Il intervient également au niveau de la gestion des
stocks et donc a une incidence directe sur le cycle des approvisionnements
De ce fait, le cycle achats fournisseurs revêt un
caractère vital pour l'entreprise et sans lequel une estimation exacte
des besoins ne peut être faite. L'entreprise ne peut maîtriser son
activité en amont et en aval qu'avec une meilleure prospection de son
marché, une bonne sélection de ses fournisseurs, avec un planning
scrupuleusement établit permettant de canaliser l'ensemble des
informations dont elle dispose vers l'étude, l'analyse et la
schématisation de ces dernières pour une utilisation fiable et
simplifiée.
Pour permettre à l'entreprise de bien cerner les
risques afférents à ses activités, la mise en oeuvre d'un
audit interne périodique des achats est indispensable.
Cet audit interne, nous permet de garantir les bonnes
méthodes et procédures, les conditions d'une meilleure gestion,
la préservation du patrimoine de la société et la
fiabilité de l'information.
C'est ainsi que dans notre travail, nous essaierons de
présenter une étude d'un cas pratique d'une mission d'audit
interne des achats au sein de l'UNPA et portant sur l'application des concepts
théoriques précédemment décrits.
Chapitre I : Prise de connaissance
générale de la fonction achat
Selon RENARD Jacques 1998, la prise de connaissance est
l'étape la plus importante pour un auditeur. Elle va lui permettre
d'avoir une vision plus claire sur l'ensemble du fonctionnement, de la
succession des faits et des phénomènes propres au cycle.
Cette prise de connaissance va permettre à l'auditeur
de :
*Définir une démarche
spécifique adaptée au cycle ;
*Comprendre l'activité du cycle et
son langage ;
*Identifier les risques pouvant causer une incidence
significative sur les comptes ; *
Déterminer la nature et l'étendue des contrôles et
donc déterminer l'organisation de la mission.
La prise de connaissance se fait à travers des
entretiens, des analyses, des documents et par des visites.
Section 1 : Procédures d'achat au sein de
l'UNPA
I - Achat locaux
1- Commandes aux fournisseurs :
-Emission du besoin :
Il s'exprime par l'émission d'un besoin provenant d'un
service demandeur matérialisé par une demande d'achat
lancée sur le système et validée par la direction.
Dans le cas le plus général, plusieurs
procédures peuvent coexister selon la nature du bien concerné.
En effet, dans certains cas, le besoin peut concerner des
composants ou matières entrant dans la composition des produits finis,
dont les besoins sont très irrégulièrement répartis
dans le temps, ou qui sont spécifiques à un nombre très
limité de produits finis.
Dans d'autres cas, le besoin concerne des fournitures,
composants ou produits, très consommés, à usage polyvalent
ou à caractère standard, dont la consommation est
régulièrement répartie, et qui de ce fait seront
gérés ou non sur stock.
Enfin, le besoin peut concerner un article, ou un service
à usage exceptionnel, ou non répétitif, n'entrant pas dans
les produits finis, et géré ou non sur stock.
-Sélection des
fournisseurs :
Une fois la demande d'achat est validée par la
direction, le service achat procède au lancement d'une demande de prix
auprès des fournisseurs agrées.
C'est une tâche fondamentale de l'acheteur et une
étape importante du traitement des commandes. Elle commence par leur
recensement et leur évaluation ce qui conduit à faire un choix.
Cette étape prévoit en
générale :
* Un appel d'offre qui permet à
l'entreprise de rechercher tous les fournisseurs potentiels dans le but d'avoir
tous les avantages liés à la qualité et aux meilleurs
prix.
* L'évaluation des fournisseurs qui
permet d'effectuer la sélection du fournisseur possible pour un certain
achat.
La sélection des fournisseurs se fait selon les
étapes suivantes :
Ø classification des fournisseurs potentiels,
Ø envoie d'appel d'offre au moins aux deux fournisseurs
parmi la liste des fournisseurs agrées,
Ø la négociation,
Ø la sélection finale qui conduit à la
passation de la commande.
-Passation de la commande :
La passation de la commande s'effectue lorsque le fournisseur
réunit toutes les conditions qui peuvent lui permettre de vendre un
produit donné.
Le bon de commande (Annexe 2) doit exprimer clairement
les intentions d'achat des deux parties et être valable devant la loi.
Pour cette raison, elle comporte en général les renseignements
suivants :
* Nom et adresse de l'entreprise qui
commande ;
* Nom et adresse du fournisseur ;
* Numéro de la commande et sa
date ;
* Désignation des articles et
quantités à commander ;
*Prix unitaire hors taxe et montant total de la
commande ;
* Date de livraison souhaitée ;
* Conditions de paiement ;
- Suivi des commandes
encours :
Une fois que la commande a été adressée
au fournisseur, le service achat doit veiller au suivi des commandes encours et
s'assurer que le fournisseur a respecté la date de livraison
souhaitée, et la quantité commandée.
2- Réception des
commandes :
Les achats réceptionnés par le demandeur sont
soumis à des contrôles quantitatifs et qualitatifs afin de
s'assurer de leurs conformités.
-Contrôle
quantitatif :
Ce contrôle est sous la responsabilité du
demandeur (magasinier). C'est une simple comparaison entre la quantité
réelle reçue et celle sur le bon de livraison du fournisseur.
- Contrôle qualitatif :
Ce contrôle est sous la responsabilité du
contrôleur qualité, le responsable demandeur ou le magasinier. Il
sera effectué par rapport à certaines spécifications
techniques ou définies au cahier des charges, et donnera lieu
à :
*l'acceptation de la réception en cas
de conformité et décharge du contrôle qualité sur le
BL5(*).
*le refus de réception en
présence de non-conformité en mentionnant la cause.
-Saisir la réception
des articles :
Le magasinier valide la réception des articles
commandés et saisie la quantité réellement reçue
sur le système.
-Réception de la
facture :
La facture est réceptionnée par le bureau
d'ordre qui appose le cachet et attribue un numéro identique à
l'originale et aux exemplaires.
Les factures d'achat sont ensuite enregistrées dans le
cahier de réception du courrier.
3- Comptabilisation des
factures :
Le service comptable reçoit la liasse des documents
d'achats (BC6(*), BL et
Facture) et effectuer par la suite un certain nombre d'opérations et de
contrôles avant l'enregistrement des factures :
Ø Rapprochement des factures avec BL, BC et BR
7(*)(Annexe 3)
correspondants afin de s'assurer que les factures sont relatives à des
livraisons effectives et acceptées ;
Ø Contrôle arithmétique des factures
(additions, multiplications, calculs des taxes, prix unitaires...) ;
Ø Contrôler les mentions obligatoires de la
facture prévue par l'article 7 du code de la TVA (Nom, adresse,
coordonnés, matricule fiscale, numéro de RC8(*),..........) ;
Lors de l'enregistrement des factures, la
référence comptable est portée sur la facture originale,
afin d'éviter les doubles comptabilisations.
Toute facture non conforme avec BC et BL, ou toute facture
comportant des erreurs doit être impérativement retournée
aux services intéressés.
En cas d'annulation de facture ou d'existence d'autres
exemplaires de la même facture, la mention
« ANNULATION » ou « COPIE » doit
être appréciable sur les factures, afin d'éviter des
doubles comptabilisations ou doubles règlements.
4- Règlement des
factures :
Seules les factures préalablement approuvées et
réellement échues doivent faire l'objet de règlement.
Ces factures échues sont transmises à la
Direction Générale et au Directeur Financier pour approbation
avec les instruments de paiements (chèque, ordre de virement,
pièce de caisse) préalablement établis par le service
comptable.
Une fois les paiements dûment autorisés, le
service comptable doit mettre sur les factures originales la mention
« PAYE » pour éviter un double usage et porte la
référence des paiements.
Le service comptable doit rapidement comptabiliser les
règlements effectués et mettre à jour les comptes
fournisseurs concernés.
Tout règlement de factures des fournisseurs avant
échéance doit faire l'objet d'une autorisation préalable
du Directeur Général.
En cas d'avances versées aux fournisseurs, le service
comptable doit s'assurer que ces avances ont fait l'objet d'une
déduction du montant du règlement définitif des
factures.
5- Evaluation des
fournisseurs :
Chaque fin d'année, le directeur du service
concerné collecte des données qui concernent les fournisseurs.
Ces derniers doivent être évalués pour les juger par
rapport à un ensemble de critères, ce qui oriente vers une
analyse multicritère.
Une telle analyse permet d'aboutir à un classement des
fournisseurs que l'entreprise acheteuse peut utiliser, soit en
sélectionnant le meilleur pour un achat stratégique important,
soit en dégageant le sous-ensemble des bons
fournisseurs dans le cas d'une politique de
répartition de l'approvisionnement entre plusieurs sources.
Dans le cas où le fournisseur est retenu, le directeur
du service concerné transmet une copie des fiches d'évaluation au
service d'achat pour faire une mise en oeuvre des décisions et mise
à jour de la base fournisseur sur le logiciel des achats
conformément à la fiche d'évaluation.
II - Achat à l'étranger
La procédure d'achat à l'étranger est
décrite comme suit :
* Recevoir une facture pro forma:
Après l'établissement d'une demande d'achat, le
responsable achat reçoit une facture pro forma et transmet une copie au
directeur administratif et financier.
* Domicilier les titres d'importation à la
banque :
* Recevoir les documents d'importation du
fournisseur et les transmettre à l'agent transit :
* Payer les droits de douane et les frais
portuaires ;
* Enlever la marchandise.
Section 2 : Lecture des rapports antérieurs
des audits interne et externe
Afin d'avoir une connaissance plus approfondie du service
achats à auditer, il convient de faire une lecture des points
relevés dans les rapports d'audit interne et externe des années
dernières. Ce qui aidera l'auditeur à cerner les zones de risque
et à faire une bonne répartition du budget temps prévu
pour la réalisation de la mission.
Section 3 : L'interview de prise de
connaissance
L'interview est une technique de recueil d'informations qui
permet d'expliquer et de commenter le déroulement des opérations
afférentes à un processus.
L'interview permet de faire une description narrative des
procédures par une reconstitution de l'ensemble des tâches et des
opérations qui les composent ainsi que l'enchevêtrement et
l'enchaînement des procédures et des tâches et
opérations qui les constituent.
Elle est effectuée auprès des responsables des
services à auditer. Pour être mené à bien,
l'interview doit être organisée à l'aide d'un guide
opératoire et avec des bonnes capacités d'écoute active,
en se concentrant sur ce que dit l'audité et le laisser s'exprimer. Ce
guide renferme une liste des questions ouvertes qui réunissent les
principales interrogations permettant de décrire les procédures
de façon ordonnée.
Lors de cette interview, l'auditeur collecte le maximum
d'informations qui sont difficile à avoir par des questionnaires. Ces
informations seront d'une grande valeur pour l'auditeur lors de
l'élaboration du questionnaire de contrôle interne et
l'identification des risques éventuels.
Bien que la mémoire a ses limites, lors de l'interview,
l'auditeur interne doit prendre note et ce en rédigeant les grandes
lignes, les mots clés et les écarts constatés.
Section 4 : Les questions de prise de
connaissance
Les questions de prise de connaissance sont
généralement des questions ouvertes qui partent du plus
général au plus spécifique et du plus facile au plus
délicat, ou hypothétiques. Exemples de questions posées :
Ø Comment acheter aux prix inférieurs ?
Ø Comment suivre les commandes en cours ?
Ø Que se passe-t-il si la livraison est non
conforme ?
Ces questions doivent couvrir les trois volets
suivants :
- Connaissance du contexte
socio-économique : taille et activité du domaine
audité, situation budgétaire et commercial, effectifs et
environnement de travail,.......
-Connaissance du contexte
organisationnel : organisation générale et
structure, organigrammes et relations de pouvoir, environnement
informatique,......
- Connaissance du
fonctionnement : méthodes et procédures,
informations réglementaires, système d'information,......
Section 5 : Les visites sur les lieux et les
observations directes
Il est souvent indispensable pour la qualité de la
démarche de description des procédures et de la
compréhension de l'entreprise, de procéder à des visites
de prise de connaissance sur les lieux de travail (usines, dépôts,
bureaux, ateliers, etc......) à différents moments de la prise de
connaissance.
La visite sur les lieux doit viser à permettre une
prise de contact physique qui améliore la perception des
réalités concrètes. Ainsi, le visiteur doit-il prendre
soin de constater avec un niveau de précision.
La visite doit permettre ainsi d'observer directement les
réalités de l'entreprise et de ses hommes et ne saurait se
réduire à une promenade dans les lieux d'activité de
l'entreprise.
Chapitre II : La réalisation de la
mission
La mission d'audit interne des achats est prévue dans
le planning annuel d'audit interne (Annexe 4) approuvé par la direction
générale.
Ce plan d'audit est établit annuellement par l'audit
interne et présenté à la DAICG9(*).Pour identifier et prioriser les
missions d'audit, l'auditeur interne s'appuie sur une analyse des risques de la
société et les périodes de suractivité des
services. Ce plan d'audit est présenté et approuvé en fin
d'année N pour une réalisation des missions en N+1. Le plan est
revu et ajusté au moins une fois dans l'année. Il peut être
modifié plusieurs fois, si la nécessité s'en fait
ressentir, à la demande de l'organe de rattachement de l'auditeur
interne, ou de la direction générale.
Cette mission est ordonnée sur la base d'un ordre de
mission (Annexe 5) adressé par la DAICG à la direction
générale et au service à auditer.
Section 1 : Le programme d'audit de la fonction
achat (2011)
Le programme d'audit sert à tracer les grandes lignes,
les orientations et les objectifs qui aident l'auditeur interne dans sa mission
et contient les éléments suivants :
· La répartition des tâches et
délais de réalisation (selon un découpage des
fonctions) ;
· L'identification des travaux préliminaires
à accomplir (inventaire, rassemblement des documents, édition des
fichiers, etc.) ;
· L'identification des questions clés à
ne pas omette dans le questionnaire de contrôle interne ;
· L'identification des outils d'appréciation
du contrôle interne.
Parmi les objectifs du contrôle du service achat, on
cite :
Ø S'assurer que les achats de la Sté sont
systématiquement précédés par
l'établissement d'une demande d'achat dûment approuvée par
le responsable du service ;
Ø S'assurer que les achats effectués par la
Sté font systématiquement l'objet d'une consultation d'au moins
de deux fournisseurs ;
Ø S'assurer qu'il existe des conventions signées
avec les fournisseurs ;
Ø S'assurer que tous les marchés conclus avec
les fournisseurs font l'objet de contrat ;
Ø S'assurer que la Sté tient des dossiers
d'importation renfermant toutes les charges y relatifs (fret, assurance,
transport, frais de transport, etc.)
Section 2 : Le questionnaire de contrôle
interne
- Définition :
Le Questionnaire de Contrôle Interne est un outil
indispensable pour concrétiser la phase de réalisation de la
mission d'audit. C'est une grille d'analyse dont la finalité est de
permettre à l'auditeur d'apprécier le niveau et d'apporter un
diagnostic sur le dispositif de contrôle interne, de l'entité ou
de la fonction auditée.
Ce questionnaire permet à l'auditeur d'apporter
à chaque point, son jugement critique et une observation qui soit la
plus complète possible.
Le Questionnaire de Contrôle Interne va donc être
le guide de l'auditeur pour que ce dernier puisse réaliser son programme
de travail. C'est un véritable outil méthodologique qui l'aidera
à cerner les zones de risque et à la préparation des tests
d'évaluation, permettant d'identifier :
· les contrôles internes mis en place pour se
protéger contre les risques et erreurs potentiels ;
· les objectifs d'audit pour vérifier qu'ils sont
bien respectés.
Les questionnaires qui permettent l'évaluation du
contrôle interne sont de type ouvert ou fermé. Les questionnaires
fermés sont ceux qui demandent une réponse par oui ou par non,
pouvant éventuellement, être assorties de commentaires.
Ils sont conçus de telle sorte qu'une réponse
négative révèle une faiblesse potentielle du
contrôle interne.
Bien entendu, cette faiblesse peut se trouver comblée
par un contrôle compensatoire existant dans la procédure. Au cours
de mes travaux d'audit, j'ai élaboré ce questionnaire de
contrôle interne :
|
Questions
|
Oui
|
Non
|
Remarques
|
|
1- Structure du service des achats
|
|
|
|
|
1. Les objectifs de la fonction approvisionnement sont-ils bien
compris ?
|
X
|
|
|
|
2. Le service achat est-il indépendant:
|
|
|
|
|
- de la comptabilité générale ?
|
X
|
|
|
|
- de la comptabilité fournisseurs ?
|
X
|
|
|
|
- de la trésorerie ?
|
X
|
|
|
|
- du service réception ?
|
X
|
|
|
|
- du contentieux ?
|
X
|
|
|
|
3. Les procédures facilitent-elles un pilotage axé
sur l'utilité des approvisionnements:
|
|
|
|
|
- par les services approvisionnement ?
|
X
|
|
|
|
- par la direction générale ?
|
X
|
|
|
|
2- Personnel des achats
|
|
|
|
|
4. Les procédures de sélection et de maintien des
ressources humaines assurent-elles l'utilisation d'un personnel
compétant, performant et ayant un bon comportement ?
|
X
|
|
|
|
5. Les règles d'éthique et
d'intégrité sont-elles clairement communiquées au
personnel et aux fournisseurs ?
|
X
|
|
|
|
6. La qualité de la communication des approvisionnements
est-elle satisfaisante :
|
|
|
|
|
- au sein du service ?
|
X
|
|
|
|
- avec les autres services de l'entreprise ?
|
X
|
|
|
|
- avec les fournisseurs et les autres tiers ?
|
X
|
|
|
|
7. Le personnel du service achat fait-il l'objet d'une
enquête périodique de bonne moralité ?
|
|
X
|
|
|
3- Expression des besoins d'achat
|
|
|
|
|
8. Etablit-on un budget des achats ?
|
X
|
|
|
|
9. Le budget des achats est-il régulièrement
comparé aux réalisations ?
|
X
|
|
|
|
Questions
|
Oui
|
Non
|
Remarques
|
|
10. Les achats de biens ou de services sont-ils commandés
seulement sur la base de demandes d'achat établies par des personnes
habilitées (tels que chefs de service) ?
|
X
|
|
|
|
4- Choix des fournisseurs et appel à la
concurrence
|
|
|
|
|
11. Existe-t-il un fichier fournisseurs auquel il est fait
référence pour le choix du fournisseur ?
|
X
|
|
|
|
12. Cette liste est-elle régulièrement revue pour
déterminer si les prix payés ne sont pas au-dessus des prix du
marché ?
|
X
|
|
|
|
13. Les achats non courants font-ils l'objet d'appels à
la concurrence (au moins au-dessus d'un certain plafond) ?
|
X
|
|
|
|
14. Une personne indépendante du service des achats
examine-t-elle parfois les critères de choix des fournisseurs et la
validité des conditions acceptées ?
|
X
|
|
|
|
5- Commendes aux fournisseurs
|
|
|
|
|
15. Les bons de commandes sont-ils :
|
|
|
|
|
- pré numérotés ?
|
X
|
|
|
|
- établis en quantités et en valeur ?
|
X
|
|
|
|
- signés par un responsable, au vu de la demande d'achat
?
|
X
|
|
Visa électronique
|
|
16. Le système permet-il de connaître à tout
moment les commandes non encore livrées, celles qui le sont
partiellement, celles qui sont réalisées, et celles qui sont
annulées ?
|
X
|
|
|
|
17. Les commandes en cours sont-elles
régulièrement évaluées pour déterminer les
engagements pris par l'entreprise ?
|
X
|
|
|
|
18. Y a-t-il une procédure de relance des fournisseurs en
retard de livraison ?
|
X
|
|
|
|
6- Réception des commendes
|
|
|
|
|
19. Le service réception reçoit-il un exemplaire
des bons de commandes passées, mentionnant les quantités et
qualités ?
|
X
|
|
|
|
20. Les marchandises reçues sont-elles rapprochées
des BC en ce qui concerne :
|
|
|
|
|
- les quantités ?
|
X
|
|
|
|
- la qualité ?
|
X
|
|
|
|
21. Le contrôle qualité est-il efficace et
matérialisé par écrit pour une compétence
désignée ?
|
X
|
|
Visa du contrôle qualité
|
|
Questions
|
Oui
|
Non
|
Remarques
|
|
22. Les bons de réception sont-ils édités
systématiquement ?
|
X
|
|
|
|
23. Si oui, sont-ils signés et datés par le
réceptionniste ?
|
X
|
|
|
|
7- Réception des factures fournisseurs
|
|
|
|
|
24. Au bureau d'ordre :
|
|
|
|
|
- enregistre-t-on les factures et avoirs reçus sur le
cahier de courrier arrivée ?
|
X
|
|
|
|
- procède-t-on à la numérotation
séquentielle interne des factures et avoirs ?
|
X
|
|
|
|
- les originaux des factures et des avoirs sont-ils
identifiés à l'aide d'un tampon "ORIGINAL" ?
|
X
|
|
|
|
25. Les factures et avoirs des fournisseurs sont-ils directement
transmis du service courrier au service comptable ?
|
X
|
|
|
|
8- Comptabilisation
|
|
|
|
|
26. Le service comptable utilise-t-il les séquences
numériques des documents suivants pour s'assurer qu'il reçoit
toutes les informations nécessaires :
|
|
|
|
|
- bons de commande ?
|
X
|
|
|
|
- bons de réception ?
|
X
|
|
|
|
- bons de retour et bons de réclamation ?
|
X
|
|
|
|
- factures et avoirs reçus ?
|
X
|
|
|
|
27. Les factures et avoirs fournisseurs sont-ils
vérifiés pour :
|
|
|
|
|
- les quantités, qualités, prix et conditions de
paiement avec les BC et les BR ou tout autre justificatif pour les services et
frais annexes ?
|
X
|
|
|
|
- les fiches de réclamation ?
|
X
|
|
|
|
- l'exactitude arithmétique ?
|
X
|
|
|
|
- les remises et bonifications dues ?
|
X
|
|
|
|
- les taxes : TVA, etc. ?
|
X
|
|
|
|
28. Ces vérifications sont-elles indiquées sur les
factures ?
|
X
|
|
|
|
29. Si des factures sont envoyées aux services
utilisateurs pour approbation :
|
|
|
|
|
- sont-elles accompagnées des pièces
justificatives ?
|
X
|
|
|
|
- la comptabilité garde-t-elle trace de ces envois ?
|
X
|
|
|
|
Questions
|
Oui
|
Non
|
Remarques
|
|
30. L'usage de photocopie comme pièce justificative
est-il interdit?
|
X
|
|
|
|
31. Tient-on des comptes individuels fournisseurs ?
|
X
|
|
|
|
32. Lorsque des fournisseurs adressent des relevés de
comptes à la Sté :
|
|
|
|
|
- ces relevés sont-ils comparés avec les soldes
des comptes en comptabilité ?
|
X
|
|
|
|
- les différences sont-elles recherchées et
apurées ?
|
X
|
|
|
|
- ces ajustements sont-ils approuvés par un responsable
?
|
X
|
|
Par le DAF10(*)
|
|
9- Paiement
|
|
|
|
|
33. La facture n'est-elle payée qu'au vue d'un ordre de
paiement signé par le responsable en question et de l'original de la
facture ?
|
X
|
|
|
|
34. L'ordre de paiement est-il délivré par le
service responsable par écrit ?
|
X
|
|
|
|
35. L'ordre de paiement est-il établi après
approbation des différents contrôles ?
|
X
|
|
|
|
36. Les originaux des factures sont-ils annulés
après paiement ?
|
X
|
|
Cachet payé
|
|
10- Remises, escomptes et ristournes
|
|
|
|
|
37. Les approvisionnements sont-ils efficaces en matière
de remises, escomptes et ristournes ?
|
X
|
|
|
|
38. Le pilotage de l'encaissement des remises, escomptes et
ristournes est-il efficace ?
|
X
|
|
|
|
11- Prévention des litiges, retours et
réclamations
|
|
|
|
|
39. Insère-t-on une clause compromissoire pour recourir
à l'arbitrage institutionnel en cas de litige ?
|
|
X
|
|
|
40. Les marchandises ou emballages retournés aux
fournisseurs font-ils l'objet d'un bon de retour pré
numéroté ?
|
X
|
|
|
|
41. Les bons de retours et les bons de réclamations
sont-ils transmis aux personnes chargées d'obtenir les avoirs ?
|
X
|
|
|
|
42. Est-il procédé régulièrement
à une tenue des retours et des réclamations non recoupés
avec des avoirs ?
|
X
|
|
|
Section 3 : Le tableau d'identification des
risques
A ce stade d'analyse, on est normalement capable de lister les
points faibles du contrôle interne, d'en apprécier la
gravité et de dresser un tableau d'évaluation des risques.
Dans le tableau d'identification des risques on a
essayé de récapituler les points de contrôle de chaque
volet et qualifier le risque s'y rattachant. En effet, afin de mieux identifier
les risques liés à la gestion d'une unité, on a
procédé à un découpage de la fonction ou du
processus pour cerner les zones des risques.
|
Thème
|
Point de contrôle
|
Risques
|
Niveau de risque
|
Procédure de contrôle
|
|
Expression du besoin
|
Bons de commande et demandes d'achat
|
-Achats non autorisés
-Achats excessifs
|
Elevé
|
Existe
|
|
Consultation
|
Devis et tableau comparatif des offres
|
-Acheter à des prix élevés
-Entente avec les fournisseurs
|
Elevé
|
Existe
|
|
Règlement fournisseurs
|
Cachet « payé » sur facture
|
Double règlement
|
Moyen
|
Existe
|
Section 4 : La grille d'analyse des tâches
- Définition :
Selon RENARD Jacques (2006 : 347), elle est la photographie
à l'instant T de la répartition du travail, elle permet
également de faire le premier pas dans l'analyse des charges de travail
de chacun.
Pour chaque grande fonction ou chaque processus
élémentaire, on peut concevoir une grille qui va comporter le
découpage unitaire de toutes les opérations relatives à la
fonction ou au processus concerné.
Donc, c'est un outil de diagnostic qui nous permet de
remarquer sans erreur possible les manquements au principe de séparation
des tâches, d'analyser la charge de travail par agent, d'identifier sa
structuration et la manière dont elle est remplie et pour
détecter les fonctions incompatibles.
Les fonctions incompatibles sont :
· Les fonctions opérationnelles (exemple :
achats, ventes,.....) ;
· Les fonctions de conservation (exemple :
détention des biens et valeurs c.à.d. magasin,
caisse,......) ;
· Les fonctions d'enregistrement (exemple :
comptabilité) ;
· Les fonctions de contrôle (exemple : audit
interne, contrôle de gestion,.....).
Ci-après on a réalisé une analyse des
tâches assurées par certaines personnes qui sont en relation
directe ou indirecte avec le service achats et ce à travers le
recoupement entre une liste d'opérations effectuées et les
intervenants :
|
PERSONNEL CONCERNE
|
FONCTIONS
|
Responsable achats
|
Responsable magasin
|
Autre demandeur
|
Service comptable
|
Chef comptable
|
Audit interne
|
Service financier
|
Service informatique
|
Contrôleur qualité
|
DAF
|
DAICG
|
DG
|
1. Demandeur d'achats
|
|
X
|
X
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Demande des devis
|
X
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. Tableau comparatif des offres
|
X
|
|
|
|
|
|
|
|
|
X
|
X
|
X
|
4. Etablissement des commandes
|
X
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5. Autorisation des commandes
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
X
|
X
|
X
|
6. Réception
|
|
X
|
X
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7. Contrôle quantitatif et qualitatif
|
|
X
|
X
|
|
|
|
|
|
X
|
|
|
|
8. Comparaison commande - bon de livraison
|
|
X
|
X
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
9. Comparaison commande - facture
|
X
|
|
|
X
|
|
|
|
|
|
|
|
|
10. Comparaison bon de réception - facture
|
X
|
|
|
X
|
|
|
|
|
|
|
|
|
11. Imputation comptable
|
|
|
|
X
|
|
|
|
|
|
|
|
|
12. Vérification de l'imputation comptable
|
|
|
|
X
|
X
|
X
|
|
|
|
|
|
|
13. Bon à payer
|
|
|
|
|
|
|
X
|
|
|
X
|
|
X
|
14. Tenue du journal des achats
|
|
|
|
X
|
|
|
|
|
|
|
|
|
15. Tenue des comptes fournisseurs
|
|
|
|
X
|
|
|
|
|
|
|
|
|
16. Rapprochement des relevés fournisseurs avec les
comptes
|
|
|
|
X
|
|
X
|
|
|
|
|
|
|
17. Rapprochement de la balance fournisseurs avec le compte
collectif
|
|
|
|
X
|
|
X
|
|
|
|
|
|
|
18. Centralisation des achats
|
|
|
|
X
|
|
|
|
|
|
|
|
|
19. Signature des chèques
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
X
|
20. Envoi des chèques
|
|
|
|
|
|
|
X
|
|
|
|
|
|
21. Tenue du journal des effets à payer
|
|
|
|
|
|
|
X
|
|
|
|
|
|
22. Tenue du journal de trésorerie
|
|
|
|
X
|
X
|
|
|
|
|
X
|
|
|
23. Accès à la comptabilité
générale
|
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|
|
X
|
X
|
X
|
|
X
|
|
|
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|
24. Suivi des avoirs
|
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|
|
X
|
X
|
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25. Contrôle des accès
|
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|
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|
|
X
|
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26. Correction des erreurs
|
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|
|
|
|
|
X
|
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|
Section 5 : Réalisation des tests
Après avoir effectué les vérifications
préliminaires à travers les interviews, le questionnaire de
contrôle interne et le tableau d'indentification des risques, nous allons
procéder à des contrôles et investigations approfondis et
ce en se basant sur un ensemble des tests.
Ces tests sont préparés dans le programme
d'audit et au fur et à mesure de l'avancement de la mission et des
résultats des tests effectués, l'auditeur interne peut se servir
d'autres tests qu'il juge essentiels.
Les tests effectués sont clôturés par une
conclusion et analyse des résultats et dont certains peuvent ne
refléter aucune anomalie.
Les anomalies sont retenues lorsque le nombre d'écarts
dépasse le seuil de signification fixé.
Les principaux tests que nous avons effectués dans
cette mission sont détaillés ci-après :
1- S'assurer que les achats sont effectués
suite consultations
On va procéder à la sélection d'un
échantillon des dossiers des achats effectués durant les derniers
mois écoulés, afin de vérifier que les achats sont
effectués à des prix avantageux :
|
|
Devis HT des fournisseurs
|
|
|
|
Date
|
Libellé
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
Moins disant
|
Commentaires
|
|
25/01/12
|
Scie sauteuse BOSCH
|
267.000
|
242.457
|
235.000
|
(3)
|
Rien à signaler
|
|
09/10/11
|
Séparateur 98262/121
|
527.100
|
|
|
|
1 seul devis
|
|
17/11/11
|
Cuivre 12/14
|
451.955
|
460.132
|
|
(1)
|
Rien à signaler
|
|
12/12/11
|
Lève came charge PS
|
967.000
|
945.000
|
|
(2)
|
Rien à signaler
|
|
11/01/12
|
Roulement 32926
|
469.900
|
468.893
|
472.235
|
(2)
|
Rien à signaler
|
|
05/01/12
|
Câble de traction PS
|
499.474
|
509.542
|
518.975
|
(1)
|
Rien à signaler
|
Conclusion du test :
Les tests effectués sur la base de l'échantillon
et relatifs aux prix d'achats retenus n'a pas relevé d'anomalies. Par
contre, certains dossiers de consultations ne comportent pas un tableau
comparatif des offres.
2- S'assurer que les contrôles quantitatifs
et qualitatifs sont effectués
Nous allons faire une sélection des factures d'achat
relatives à des articles qui nécessitent des contrôles
quantitatifs et qualitatifs à la réception. Sur la base de ces
factures prises en échantillon nous sommes dirigés vers les
magasins où la réception est effectuée et on a
rapproché les factures avec les bons de livraison fournisseurs et on a
vérifié si les contrôles nécessaires sont
systématiquement effectués :
|
N° facture d'achat
|
Contrôle quantitatif
|
Contrôle qualitatif
|
Rapprochement facture / BL
|
|
11/100358
|
Oui
|
Oui
|
RAS11(*)
|
|
11/100984
|
Oui
|
Non
|
RAS
|
|
11/110008
|
Oui
|
Oui
|
RAS
|
|
11/110847
|
Oui
|
Oui
|
RAS
|
|
12/010260
|
Oui
|
Non
|
RAS
|
|
12/010608
|
Oui
|
Oui
|
RAS
|
|
12/030176
|
Oui
|
Oui
|
RAS
|
|
12/030564
|
Oui
|
Oui
|
RAS
|
Conclusion du test :
Les tests effectués sur la base de l'échantillon
retenu n'a pas relevé d'anomalies.
3- Audit de classement des dossiers d'achats
locaux
Nous avons consulté un échantillon de factures
d'achats classées et on a vérifié l'existence de toutes
les pièces rattachées (BC, BL et facture) et des visas des
responsables habilités :
|
N° facture
|
Montant
|
BC signé
|
BL signé magasin
|
Facture signée
|
Commentaires
|
|
11/100358
|
2 543.345
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
RAS
|
|
11/100984
|
4 670.249
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
RAS
|
|
11/110008
|
26 448.300
|
DG
|
Oui
|
Oui
|
RAS
|
|
11/110847
|
20 646.313
|
DG
|
Oui
|
Oui
|
RAS
|
|
12/010260
|
3 456.112
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
RAS
|
|
12/010608
|
22 200.130
|
DG
|
Oui
|
Oui
|
RAS
|
|
12/030176
|
20 393.601
|
DG
|
Oui
|
Oui
|
RAS
|
|
12/030564
|
7 899.929
|
DG
|
Oui
|
Oui
|
RAS
|
Conclusion du test :
Les tests effectués sur la base de l'échantillon
retenu n'a pas relevé d'anomalies.
4- Audit de classement des dossiers d'achats
importés
Test 4 : achat import
5- Audit des mentions légales sur factures
d'achats
L'objectif des contrôles à effectuer consiste
à s'assurer que les conditions de déductibilité de fond et
de forme, prévues par l'article 9 du code de la TVA sont
respectées.
Conclusion du test :
Les tests effectués sur la base de l'échantillon
retenu nous a permis de relever qu'il existe des factures d'achat par caisse
qui ne comptent pas les mentions légales prévues par l'article 18
du code, ce qui met en cause la déductibilité des charges
relatives.
6- Vérifier si les factures
réglées comportent le cachet
« payé »
L'objectif de ce test est de s'assurer que le risque de double
règlement des factures est bien maitrisé. Dans ce cas, nous
allons consulter un échantillon de factures réglées et
vérifier la présence de mention
« payé » et vérifier s'il y a des soldes de
fournisseurs débiteurs à partir de la balance auxiliaire des
fournisseurs.
Conclusion du test :
Les factures comportent le cachet
« payé » qui renferme des détails de
règlement tels que le mode de règlement (chèque, traite,
...), montant payé et la date d'échéance.
7- Vérifier la présence des conventions
conclues avec les fournisseurs habituels
A travers ce test, on va ressortir les fournisseurs avec qui
la société a effectué avec eux des opérations
courantes durant l'année et même les années
antérieures et vérifier s'il existe des conventions conclues avec
ces fournisseurs.
Conclusion du test :
L'examen de des opérations effectuées avec les
fournisseurs en terme de valeur et de périodicité, nous a permis
de relever la présence de certains fournisseurs dont la
société est habitué à s'entretenir avec eux d'une
façon systématique en cas de déclenchement de besoin et ce
sans qu'il y ait une convention signée entre les deux parties, ce qui ne
permet pas de bénéficier des prix plus avantageux.
8- Vérifier que toutes les retenues à
la source sont opérées
L'objectif de ce test est de s'assurer que toutes les retenues
à la source devant être effectuées par la
société ont été effectivement opérées
et déclarées, aux taux et modalités appropriées.
Cet examen est exhaustif et ouvrera une période bien
définie :
|
N° facture
|
Montant TTC
|
Retenue opéré
|
Retenue à opérer
|
Ecarts
|
Observations
|
|
11/100001
|
3 476,789
|
52,152
|
52,152
|
0,000
|
RAS
|
|
11/100002
|
2 457,097
|
36,856
|
36,856
|
0,000
|
RAS
|
|
11/100236
|
7 389,398
|
110,841
|
110,841
|
0,000
|
RAS
|
|
11/100324
|
17 384,393
|
260,766
|
260,766
|
0,000
|
RAS
|
|
11/110298
|
22 093,398
|
331,401
|
331,401
|
0,000
|
RAS
|
|
11/120009
|
11 303,793
|
169,557
|
169,557
|
0,000
|
RAS
|
|
11/120118
|
11 118,009
|
166,770
|
166,770
|
0,000
|
RAS
|
|
11/120346
|
38 383,930
|
575,759
|
575,759
|
0,000
|
RAS
|
|
11/100150
|
13 162,915
|
658,146
|
658,146
|
0,000
|
RAS
|
|
11/110122
|
9 383,377
|
1 407,507
|
1 407,507
|
0,000
|
RAS
|
|
11/120410
|
6 235,998
|
93,540
|
93,540
|
0,000
|
RAS
|
Conclusion du test :
L'examen physique des pièces comptables ayant
donné lieu, ou devant donner lieu à une retenue à la
source, n'a pas relevé d'écarts relatifs à des retenues
non opérées effectuées en plus.
Section 6 : Analyse et révélation
des problèmes (FRAP)
- Définition (FRAP) :
La FRAP12(*) est le papier de travail synthétique par
lequel l'auditeur présente et documente chaque révélation
(Annexe 6).
Une révélation étant une observation
effectuée sur une nécessité ou une possibilité
d'amélioration et méritant d'être rapportée, il
s'agit dans la plupart du temps d'un dysfonctionnement.
Chaque dysfonctionnement ou anomalie, donne lieu à
l'établissement d'une feuille de révélation des
problèmes apparents (FRAP) et donc à une analyse causale qui va
permettre :
Ø D'identifier le ou les dispositifs de contrôle
interne qui présentent des faiblesses sur un point particulier ;
Ø De relever les causes, les conséquences et les
risques qui en découlent pour chaque point relevé
Ø De recommander les notifications à apporter et
pour y porter remède ;
Ø L'addition de tous ces constats met en valeur la
qualité du contrôle interne de l'unité ou du système
ou de processus audité.
Chaque FRAP doit reprendre la structure suivante :
Suite aux tests qu'on a effectués
précédemment, on a essayé de relever dans les FRAP, les
faiblesses constatées, les conséquences et les recommandations
proposées :
Feuille de Révélation et d'Analyse de
Problème « FRAP 1 »
|
Problème :
Les tableaux comparatifs des offres ne sont pas établis
systématiquement pour chaque consultation.
Constats :
Certains dossiers de consultations ne comportent pas un
tableau comparatif des offres et ne sont présents que les devis
reçus des fournisseurs.
Cause :
Gain de temps.
Conséquences :
Cette situation et contraire aux procédures et ne nous
permet pas de s'assurer qu'il y a eu le choix de l'offre la plus avantageuse
pour la société.
Recommandations :
Les offres reçues des fournisseurs, et ayant les
mêmes caractéristiques techniques des articles, doivent être
récapitulées systématiquement sur un tableau comparatif
des offres.
|
Feuille de Révélation et d'Analyse de
Problème « FRAP 2 »
Problème :
|
Non-respect des mentions légales de fond et de forme
prévues par l'article 18 du code de la TVA.
Constats :
Certaines factures d'achats essentiellement celles en
espèces, ne renferment pas les mentions légales de fond et de
forme prévues par l'article 18 du code de la TVA.
Cause :
Divers fournisseurs ne possèdent que des factures non
légales (carnet de factures vendu chez les librairies), tels que :
ravitaillement de carburant, ticket autoroute, ticket parking, garagiste,
tôlier, électricien, taxiphone, épicier, etc.
Conséquences :
Perte de déductibilité de ces charges.
Recommandations :
Exiger systématiquement aux fournisseurs des factures
légales.
|
Feuille de Révélation et d'Analyse de
Problème « FRAP 3 »
Problème :
|
Absence de conventions écrites avec certains
fournisseurs habituels
Constats :
La société n'a pas établi des conventions
écrites avec certains fournisseurs habituels, qui décrivent les
remises exceptionnelles, les conditions d'achat, les pénalités
suite au retard de livraison, le planning des livraisons, etc. Les relations
sont verbales.
Cause :
Les conventions sont jugées sans utilité.
Conséquences :
Cette situation ne permet pas de bénéficier des
avantages qui peuvent en découler et peut engendrer des litiges avec les
fournisseurs qui n'honorent pas à leurs engagements.
Recommandations :
Conclure des conventions écrites avec les fournisseurs
habituels refermant les éléments essentiels tels que : prix
convenus, remises, conditions de paiement, pénalités, etc.
|
Section 7 : Elaboration du projet de rapport
Le projet du rapport est la récapitulation de
l'ensemble des FRAP qu''on a pris le soin de les classer d'une
façon logique et par ordre d'importance. Il présente la
totalité des constats, assortis des causes, conséquences et
recommandations.
En effet pour les FRAP, l'auditeur s'est accordé
à chaque instant sur l'interprétation des faits observés
et les recommandations. Maintenant, il faut prendre du recul pour
décider ce qu'il va écrire et l'organiser. Cette synthèse
est effectuée en ne reprenant que le problème de chaque(FRAP) en
les réordonnant sans modifier l'énoncé puis en
rajoutant des titres de regroupement. Le document auquel on a abouti est
le projet du rapport d'audit.
Chapitre III : La communication des
résultats d'audit interne
Ce chapitre présente l'exposé de l'auditeur dans
une réunion avec le service audité. Il traite les principales
conclusions de l'audit et les recommandations appelées à figurer
dans le rapport. Il est important de discuter, du bien-fondé de ces
recommandations et des actions correctives que l'audité peut engager
immédiatement.
Section 1 : Le rapport définitif
Le rapport définitif comporte les anomalies, les
recommandations, les avis des responsables du service audité et le
délai compromis pour résoudre ces problèmes.
Ce rapport intègre les constats qui fondent les
recommandations de l'audit interne, ainsi la méthodologie
préconisée des points positifs et les bonnes pratiques notables
identifiées lors de l'audit.
Dès que l'auditeur achève ses travaux de
rédaction et de réorganisation, il transmet le rapport à
la Direction d'Audit interne et de Contrôle de Gestion (DAICG) pour revue
et validation.
Par la suite, une fois où le rapport d'audit est
validé, la DAICG le transmet à la Direction
Générale et à la direction du service audité, tout
en fixant une date pour la tenue d'une réunion de discussion du rapport
d'audit.
Section 2 : Discussion du rapport
Cette réunion est présidée par le DAICG
et en présence de l'auditeur interne ainsi que du directeur et
responsables du service audité.
Le DAICG en collaboration de l'auditeur interne,
présentent le rapport d'audit, les faits marquants, les anomalies et les
recommandations proposées et ce point par point.
La DAICG organise les discussions nécessaires pour
consolider les conclusions consignées dans le rapport d'audit et se
mettre d'accord sur les délais accordés au service audité
pour remédier aux insuffisances.
Section 3 : Elaboration du plan d'action
Le plan d'action est la suite à donner au rapport
d'audit. Il est établit, formalisé et mis en oeuvre par
l'entité audité. Il est définit pour chaque
non-conformité ou remarque :
* Caractéristique du problème ;
* Identification et analyse des causes ;
* La solution retenue ;
* Le planning et les conditions de mise en oeuvre ;
* Les responsabilités et les délais de
réalisation.
Ce plan d'action est par la suite sera joint au rapport
d'audit final.
Section 4 : Le suivi des recommandations
Afin d'assurer l'efficacité de l'audit et pour
atteindre l'objectif défini, l'auditeur doit :
* Vérifier que toutes les parties
intéressées ont une copie du rapport d'audit ;
* Veiller à ce que le service audité a remis
une réponse écrite au rapport d'audit ;
* Vérifier la réalisation de l'action
corrective dans les délais fixés ;
* Observer et évaluer l'efficacité de
l'action corrective mise en oeuvre.
L'auditeur est chargé de déterminer et de
déclencher toutes les actions correctives nécessaires pour
traiter une non-conformité. Il convient de mener les actions correctives
et les actions de suivi ultérieures qui peuvent inclure des audits
supplémentaires, dans les délais convenus. Il convient que
l'audité informe le client de l'audit de l'état d'avancement des
activités d'action corrective.
Par la suite l'auditeur procède à la
notification des résultats de suivi des recommandations et de
l'avancement à la DAICG.
Suite aux travaux effectués, on a établi un
tableau de suivi des recommandations suite au rapport d'audit de la
fonction achats 2012 :
Tableau de suivi des recommandations
Conclusion générale
Vu la sévère concurrence des
marchés et vu les techniques modernes de gestion et de contrôle,
l'entreprise de nos jours investie de plus en plus dans le domaine de
l'information, afin de progresser, de réaliser et de minimiser les
dépenses et les risques.
Parmi ces techniques, on trouve l'audit qui est
avéré au fils du temps comme un outil indispensable et occupe une
place importante au sein de l'entreprise.
En effet, à cet égard, l'audit interne qui
élément de gestion, a pour intérêt la croissance, la
rentabilité et par conséquent la bonne performance de
l'entreprise.
Enfin, l'objectif majeur de tout projet est de mettre
l'étudiant dans le milieu professionnel, ce qui permet d'enrichir de
plus en plus les connaissances et essayer d'exploiter le bagage
théorique appris tout au long du cursus universitaire. C'est la raison
pour laquelle la maitrise de cet univers professionnel est une
nécessité.
Pour conclure, l'expérience tirée de mon stage
de fin étude de licence au sein de l'UNPA se résume à une
confrontation des acquis aux difficultés réelles du monde de
travail.
Sans oublier que ce stage est vraiment pour moi, l'occasion de
se trouver en contact direct avec le milieu professionnel et d'en tirer profit
des connaissances acquises.
* 1Société
à Responsabilité Limité
* 2Société
Anonyme
* 3 Contrôle Interne
* 4 Norme Comptable
Générale
* 5 Bon de Livraison
* 6Bon de Commende
* 7 Bon de Réception
* 8 Registre de Commerce
* 9Direction d'Audit Interne et
de Contrôle de Gestion
* 10Direction Administrative et
Financière
* 11Rien à Signaler
* 12Feuille de
Révélation des problèmes apparents
| 
