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Audit de la fonction achat

( Télécharger le fichier original )
par Mariem ROUATBI
Université de Tunis - Diplôme de comptabilité 2003
  

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Section 3 : Le tableau d'identification des risques

A ce stade d'analyse, on est normalement capable de lister les points faibles du contrôle interne, d'en apprécier la gravité et de dresser un tableau d'évaluation des risques.

Dans le tableau d'identification des risques on a essayé de récapituler les points de contrôle de chaque volet et qualifier le risque s'y rattachant. En effet, afin de mieux identifier les risques liés à la gestion d'une unité, on a procédé à un découpage de la fonction ou du processus pour cerner les zones des risques.

Thème

Point de contrôle

Risques

Niveau de risque

Procédure de contrôle

Expression du besoin

Bons de commande et demandes d'achat

-Achats non autorisés

-Achats excessifs

Elevé

Existe

Consultation

Devis et tableau comparatif des offres

-Acheter à des prix élevés

-Entente avec les fournisseurs

Elevé

Existe

Règlement fournisseurs

Cachet « payé » sur facture

Double règlement

Moyen

Existe

Section 4 : La grille d'analyse des tâches

- Définition :

Selon RENARD Jacques (2006 : 347), elle est la photographie à l'instant T de la répartition du travail, elle permet également de faire le premier pas dans l'analyse des charges de travail de chacun.

Pour chaque grande fonction ou chaque processus élémentaire, on peut concevoir une grille qui va comporter le découpage unitaire de toutes les opérations relatives à la fonction ou au processus concerné.

Donc, c'est un outil de diagnostic qui nous permet de remarquer sans erreur possible les manquements au principe de séparation des tâches, d'analyser la charge de travail par agent, d'identifier sa structuration et la manière dont elle est remplie et pour détecter les fonctions incompatibles.

Les fonctions incompatibles sont :

· Les fonctions opérationnelles (exemple : achats, ventes,.....) ;

· Les fonctions de conservation (exemple : détention des biens et valeurs c.à.d. magasin, caisse,......) ;

· Les fonctions d'enregistrement (exemple : comptabilité) ;

· Les fonctions de contrôle (exemple : audit interne, contrôle de gestion,.....).

Ci-après on a réalisé une analyse des tâches assurées par certaines personnes qui sont en relation directe ou indirecte avec le service achats et ce à travers le recoupement entre une liste d'opérations effectuées et les intervenants :

 

PERSONNEL CONCERNE

FONCTIONS

Responsable achats

Responsable magasin

Autre demandeur

Service comptable

Chef comptable

Audit interne

Service financier

Service informatique

Contrôleur qualité

DAF

DAICG

DG

1. Demandeur d'achats

 

X

X

 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Demande des devis

X

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Tableau comparatif des offres

X

 
 
 
 
 
 
 
 

X

X

X

4. Etablissement des commandes

X

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5. Autorisation des commandes

 
 
 
 
 
 
 
 
 

X

X

X

6. Réception

 

X

X

 
 
 
 
 
 
 
 
 

7. Contrôle quantitatif et qualitatif

 

X

X

 
 
 
 
 

X

 
 
 

8. Comparaison commande - bon de livraison

 

X

X

 
 
 
 
 
 
 
 
 

9. Comparaison commande - facture

X

 
 

X

 
 
 
 
 
 
 
 

10. Comparaison bon de réception - facture

X

 
 

X

 
 
 
 
 
 
 
 

11. Imputation comptable

 
 
 

X

 
 
 
 
 
 
 
 

12. Vérification de l'imputation comptable

 
 
 

X

X

X

 
 
 
 
 
 

13. Bon à payer

 
 
 
 
 
 

X

 
 

X

 

X

14. Tenue du journal des achats

 
 
 

X

 
 
 
 
 
 
 
 

15. Tenue des comptes fournisseurs

 
 
 

X

 
 
 
 
 
 
 
 

16. Rapprochement des relevés fournisseurs avec les comptes

 
 
 

X

 

X

 
 
 
 
 
 

17. Rapprochement de la balance fournisseurs avec le compte collectif

 
 
 

X

 

X

 
 
 
 
 
 

18. Centralisation des achats

 
 
 

X

 
 
 
 
 
 
 
 

19. Signature des chèques

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

X

20. Envoi des chèques

 
 
 
 
 
 

X

 
 
 
 
 

21. Tenue du journal des effets à payer

 
 
 
 
 
 

X

 
 
 
 
 

22. Tenue du journal de trésorerie

 
 
 

X

X

 
 
 
 

X

 
 

23. Accès à la comptabilité générale

 
 
 

X

X

X

 

X

 
 
 
 

24. Suivi des avoirs

 
 
 

X

X

 
 
 
 
 
 
 

25. Contrôle des accès

 
 
 
 
 
 
 

X

 
 
 
 

26. Correction des erreurs

 
 
 
 
 
 
 

X

 
 
 
 
 

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