Memoire Online - Audit de la fonction achat

Les factures comportent le cachet « payé » qui renferme des détails de règlement tels que le mode de règlement (chèque, traite, ...), montant payé et la date d'échéance.

7- Vérifier la présence des conventions conclues avec les fournisseurs habituels

A travers ce test, on va ressortir les fournisseurs avec qui la société a effectué avec eux des opérations courantes durant l'année et même les années antérieures et vérifier s'il existe des conventions conclues avec ces fournisseurs.

Conclusion du test :

L'examen de des opérations effectuées avec les fournisseurs en terme de valeur et de périodicité, nous a permis de relever la présence de certains fournisseurs dont la société est habitué à s'entretenir avec eux d'une façon systématique en cas de déclenchement de besoin et ce sans qu'il y ait une convention signée entre les deux parties, ce qui ne permet pas de bénéficier des prix plus avantageux.

L'objectif de ce test est de s'assurer que toutes les retenues à la source devant être effectuées par la société ont été effectivement opérées et déclarées, aux taux et modalités appropriées.

N° facture	Montant TTC	Retenue opéré	Retenue à opérer	Ecarts	Observations
11/100001	3 476,789	52,152	52,152	0,000	RAS
11/100002	2 457,097	36,856	36,856	0,000	RAS
11/100236	7 389,398	110,841	110,841	0,000	RAS
11/100324	17 384,393	260,766	260,766	0,000	RAS
11/110298	22 093,398	331,401	331,401	0,000	RAS
11/120009	11 303,793	169,557	169,557	0,000	RAS
11/120118	11 118,009	166,770	166,770	0,000	RAS
11/120346	38 383,930	575,759	575,759	0,000	RAS
11/100150	13 162,915	658,146	658,146	0,000	RAS
11/110122	9 383,377	1 407,507	1 407,507	0,000	RAS
11/120410	6 235,998	93,540	93,540	0,000	RAS

L'examen physique des pièces comptables ayant donné lieu, ou devant donner lieu à une retenue à la source, n'a pas relevé d'écarts relatifs à des retenues non opérées effectuées en plus.

Section 6 : Analyse et révélation des problèmes (FRAP)

La FRAP^12(*) est le papier de travail synthétique par lequel l'auditeur présente et documente chaque révélation (Annexe 6).

Une révélation étant une observation effectuée sur une nécessité ou une possibilité d'amélioration et méritant d'être rapportée, il s'agit dans la plupart du temps d'un dysfonctionnement.

Chaque dysfonctionnement ou anomalie, donne lieu à l'établissement d'une feuille de révélation des problèmes apparents (FRAP) et donc à une analyse causale qui va permettre :

Ø D'identifier le ou les dispositifs de contrôle interne qui présentent des faiblesses sur un point particulier ;

Ø De relever les causes, les conséquences et les risques qui en découlent pour chaque point relevé

Ø L'addition de tous ces constats met en valeur la qualité du contrôle interne de l'unité ou du système ou de processus audité.

Suite aux tests qu'on a effectués précédemment, on a essayé de relever dans les FRAP, les faiblesses constatées, les conséquences et les recommandations proposées :

Problème :

Les tableaux comparatifs des offres ne sont pas établis systématiquement pour chaque consultation.

Constats :

Certains dossiers de consultations ne comportent pas un tableau comparatif des offres et ne sont présents que les devis reçus des fournisseurs.

Cause :

Gain de temps.

Conséquences :

Cette situation et contraire aux procédures et ne nous permet pas de s'assurer qu'il y a eu le choix de l'offre la plus avantageuse pour la société.

Recommandations :

Les offres reçues des fournisseurs, et ayant les mêmes caractéristiques techniques des articles, doivent être récapitulées systématiquement sur un tableau comparatif des offres.

Non-respect des mentions légales de fond et de forme prévues par l'article 18 du code de la TVA.

Constats :

Certaines factures d'achats essentiellement celles en espèces, ne renferment pas les mentions légales de fond et de forme prévues par l'article 18 du code de la TVA.

Cause :

Divers fournisseurs ne possèdent que des factures non légales (carnet de factures vendu chez les librairies), tels que : ravitaillement de carburant, ticket autoroute, ticket parking, garagiste, tôlier, électricien, taxiphone, épicier, etc.

Conséquences :

Perte de déductibilité de ces charges.

Recommandations :

Exiger systématiquement aux fournisseurs des factures légales.

Absence de conventions écrites avec certains fournisseurs habituels

Constats :

La société n'a pas établi des conventions écrites avec certains fournisseurs habituels, qui décrivent les remises exceptionnelles, les conditions d'achat, les pénalités suite au retard de livraison, le planning des livraisons, etc. Les relations sont verbales.

Cause :

Les conventions sont jugées sans utilité.

Conséquences :

Cette situation ne permet pas de bénéficier des avantages qui peuvent en découler et peut engendrer des litiges avec les fournisseurs qui n'honorent pas à leurs engagements.

Recommandations :

Conclure des conventions écrites avec les fournisseurs habituels refermant les éléments essentiels tels que : prix convenus, remises, conditions de paiement, pénalités, etc.