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Rédaction d'un manuel de procédures administratives, comptables et financières.

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par Hervé KOUO
ITA INGENIERIE SA -  LICENCE PROFESSIONELLE 2015
  

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II- TRAITEMENT INFORMATIQUE DE L'INFORMATIONS

COMPTABLES ET FINANCIERE

1- Enregistrements comptables

L'article 22 apporte des précisions sur le traitement informatique des opérations comptables et financières. Lorsqu'elle repose sur un traitement informatique, l'organisation comptable doit recourir à des procédures qui permettent de satisfaire aux exigences de la régularité et sécurité requise en la matière de telle sorte que :

Le données relatives à toute opération donnant lieu à enregistrement comptable comprennent, lors de leur entrée dans le système de traitement comptable, l'indication de l'origine, du contenu et de l'imputation de la dite opération et puissent être restituées sur papier ou sous forme directement intelligible ;

L'irréversibilité des traitements effectués interdise toute suppression, addition ou modification ultérieure à l'enregistrement; toute donnée entrée doit faire l'objet

Kouo Hervé Elève Ingénieur en 3e Année Audit et Contrôle de Gestion Page 22

Thème : Rédaction d'un Manuel des Procédures Administratives, Comptables et Financières

d'une validation, afin de garantir le caractère définitif de l'enregistrement comptable correspondant ; cette procédure de validation doit être mise en oeuvre au terme de chaque période qui n'excéder pas trois mois ;

. La chronologie des opérations écarte toute possibilité d'insertion intercalaire ou d'addition ultérieure ; pour figer cette chronologie le système de traitement comptable doit prévoir une procédure périodique (dite « clôture informatique ») au moins trimestrielle et mise en oeuvre au plus tard à la fin du trimestre qui suit la fin de chaque période considérée ;

. Les enregistrements comptables d'une période clôturée soient classés dans l'ordre chronologique de la date de valeur comptable de l'opération auxquelles ils se rapportent; toutefois lorsque la date de valeur correspond à une période déjà clôturée, l'opération concernée est enregistrée au premier jour de la période non encore clôturée ; dans ce cas, la date de valeur comptable de l'opération est mentionnée distinctement ;

. La durabilité des données enregistrées offre des conditions de garanties et de conservation conformes à la réglementation en vigueur. Sera notamment réputée durable toute transcription indélébile des données qui entraine une modification irréversible du support ;

. L'organisation comptable garantisse toutes les possibilités d'un contrôle éventuel en permettant la reconstitution ou la restitution du chemin de révision et donnant droit d'accès à la documentation relative aux analyses, à la programmation et aux procédures de traitement, en vue notamment de procéder aux testes nécessaires à l'exécution d'un tel contrôle ;

. Les états périodiques fournis par le système de traitement soient numérotés et datés. Chaque enregistrement doit s'appuyer sur une pièce justificative établie sur papier ou un support assurant la fiabilité, la conservation et la restitution en claire de son contenu pendant les délais requis. Chaque donnée entrée dans le système de traitement par transmission d'un autre système de traitement, doit être appuyée d'une pièce justificative probante codifiée dans cet ordre :

En somme, ce premier chapitre de la conceptualisation du manuel des procédures nous a permis de donner notre compréhension et appréhension des notions de la comptabilité et les finances ; et de prendre connaissance des normes légales qui régissent l'organisation opérationnelle comptable et financière au sein d'une entreprise, au regard du droit OHADA.

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"Il y a des temps ou l'on doit dispenser son mépris qu'avec économie à cause du grand nombre de nécessiteux"   Chateaubriand