II- CONDITIONS D'ELABORATION DU MANUEL DES PROCEDURES
V' avoir un organigramme détaillé,
V' avoir une bonne description des attributions de
chaque poste,
V' avoir une bonne définition des
responsabilités,
V' définir les objectifs du manuel et son champ
d'application.
1- Phase d'élaboration du Manuel de
procédures
Elle commence par la description par les opérationnels
eux-mêmes, de la manière dont ils traitent leurs transactions. Les
juristes et auditeurs internes définissent le cadre et l'architecture
selon lesquels les opérationnels formalisent les opérations
qu'ils traitent. Le cadre se présente sous la forme d'ateliers
sectoriels (par département) regroupant tous les agents d'un même
service où sont discutés les « avant-projets de
procédures »
Les juristes et auditeurs ne décrivent pas les
procédures, leur rôle se limite à mettre en évidence
les zones de risque qui doivent être couverts par des points de
contrôle que les opérations définissent eux-mêmes.
Le rôle des auditeurs et juristes est un rôle de
conseillers vis-à vis des opérationnels.
2- Phase de Recensement des Supports
Parallèlement la définition des procédures,
un important travail de recensement, d'identification et de codification des
supports doit être entrepris par les opérationnels avec l'aide des
juristes et auditeurs. Cette phase importante a pour objet d'éliminer
les redondances et double-emploi de supports de manière à
rationaliser leur utilisation.
III- SYNTHESE DE VALIDATION DES AVANTS-PROJETS DISCUTES EN
ATELIERS
Chaque département envoie, après discussion en
atelier, son avant-projet aux départements juridique et audit interne
s'assure à ce niveau du respect de l'architecture déjà
définie (cycle, procédures, sous-procédures,
opérations), mais aussi de l'exhaustivité des supports
énoncés dans la narration faite par les opérationnels. Une
réunion de synthèse regroupant l'ensemble des services
opérationnels convoqués à l'initiative du PDT pour
l'examen des avant-projets. L'avantage est une mise à niveau des
opérationnels qui, de ce fait, vont prendre connaissance de l'ensemble
des procédures de l'entreprise. Ils acquièrent également
une polyvalence, ce qui peut leur être utile au cas où ils
seraient affectés à autre service opérationnel.
1- Rédaction et la mise en forme du
manuel
La rédaction du document de synthèse qui sera le
projet de manuel des procédures est souvent confiée à un
comité de rédaction composé des opérationnels, de
juristes fiscalistes et auditeurs internes. La mise en forme est du
Kouo Hervé Elève Ingénieur en
3e Année Audit et Contrôle de Gestion Page
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Thème : Rédaction d'un Manuel des
Procédures Administratives, Comptables et Financières
ressort exclusif des départements juridiques et audit
interne, mais compte tenu de la dimension esthétique qu'elle renferme,
cette tache peut être sous-traitée à d'autres cabinets
d'étude externes qui disposent souvent de logiciels performants. Ce qui
peut constituer un gain de temps pour l'audit. Une fois rédigé et
mis en forme, le manuel est approuvé par la Direction
Générale.
2- La vulgarisation et la mise en oeuvre du manuel de
procédures Cette phase est la plus importante dans
l'utilisation du manuel des procédures.
En effet, il ne suffit pas d'élaborer un manuel des
procédures, fut-il le plus adapté, il faut le diffuser à
grande échelle pour assurer sa mise en oeuvre correcte dans tous les
services de l'entreprise. Une fois le manuel des procédures en sa
possession, le responsable doit en accuser réception officiellement et
procéder à une diffusion très large au sein du service.
Pour ce faire, il doit lui-même animer des séminaires internes de
formation des exécutant sur la mise en oeuvre effective des
procédures qu'ils sont chargés d'appliquer. Dans la phase de
diffusion et de mise en oeuvre des procédures, l'audit interne peut
être sollicité pour l'animation des séminaires internes de
formation (rôle d'assistance et de consultance interne.
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