WOW !! MUCH LOVE ! SO WORLD PEACE !
Fond bitcoin pour l'amélioration du site: 1memzGeKS7CB3ECNkzSn2qHwxU6NZoJ8o
  Dogecoin (tips/pourboires): DCLoo9Dd4qECqpMLurdgGnaoqbftj16Nvp


Home | Publier un mémoire | Une page au hasard

 > 

Rédaction d'un manuel de procédures administratives, comptables et financières.

( Télécharger le fichier original )
par Hervé KOUO
ITA INGENIERIE SA -  LICENCE PROFESSIONELLE 2015
  

précédent sommaire suivant

Bitcoin is a swarm of cyber hornets serving the goddess of wisdom, feeding on the fire of truth, exponentially growing ever smarter, faster, and stronger behind a wall of encrypted energy

2- DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DU SYSTEME COMPTABLE

Le système de comptabilité d'une entreprise est l'un des centres de responsabilités de son système général de gestion intégrée. Ce système général repose sur les principes suivants :

Toute information d'ordre comptable n'est saisie qu'en une seule fois à partir d'une seule et même pièce justificative ;

Les imputations sont faites selon un système multicritères (budgétaire, engagements, comptes généraux et auxiliaires, financier, analytique) ;

Toutes les éditions sont possibles dès le traitement consécutif à la validation des saisies.

* Réception des pièces justificatives

Lors de la réception du courrier externe par le SA, les pièces justificatives de nature comptable reçoivent les références de réception (date, n°d'ordre) puis sont

Kouo Hervé Elève Ingénieur en 3e Année Audit et Contrôle de Gestion Page 68

Thème : Rédaction d'un Manuel des Procédures Administratives, Comptables et Financières

enregistrées dans un registre particulier puis transmis au DAF après visa du DE. Les pièces internes sont transmises directement par le service émetteur au DAF pour traitement.

s Imputation des pièces justificatives

Aux pièces justificatives sont jointes des fiches d'imputation permettant d'apposer les mentions des codifications antérieurement préparées. Les pièces sont traitées par le DAF par dossier comptable ouvert. Elles sont imputées, saisies, traitées et classées. Chaque pièce comptable est imputée selon le dossier, le journal, les comptes généraux et auxiliaires éventuellement et les postes analytiques/ budgétaires.

s Saisie des pièces justificatives

Les pièces imputées sont saisie au jour le jour par le DAF (ou ses collaborateurs) dans le module correspondant du progiciel. L'opération de saisie est matérialisée dans la fiche d'écriture afin d'éliminer les risques de double saisie.

s Traitement des écritures

Le progiciel traite instantanément les écritures saisies selon les processus propres à chaque module. Les opérations sont traitées dans la monnaie locale (FCFA) et dans les devises utilisées.

s Edition des états

A l'issue des traitements, tous les états sont imprimables (balance, grand livre, journaux, états analytiques et budgétaires, états financiers formalisés). Les comptes sont analysés et les soldes sont justifiés par le DAF.

s Supports comptables

Les pièces justificatives constituent la preuve des opérations financières et donc des enregistrements comptables qui en découlent. Elles servent à établir la vérité des comptes lors des audits mais aussi dans les contentieux, les litiges et les procès à caractère commercial. Les enregistrements comptables indiquent dans les livres comptables la nature et les références des pièces justificatives. La durée de conservation recommandée pour les pièces justificatives ordinaires est de dix

Kouo Hervé Elève Ingénieur en 3e Année Audit et Contrôle de Gestion Page 69

Thème : Rédaction d'un Manuel des Procédures Administratives, Comptables et Financières

(10) ans. Les pièces justificatives accompagnent les livres comptables. On dénombre trois catégories de pièces justificatives :

(1) Les émanent des tiers,

(2) Les pièces internes,

(3) Les imprimés comptables.

s Pièces justificatives émanent des tiers

Les pièces justificatives émanant des tiers comprennent, par exemple :

V' Les factures des fournisseurs, des assureurs,

V' Les factures de consommation d'eau, d'électricité, de télécommunications, V' Les avis et bordereaux de banque.

Les pièces externes doivent rappeler, dans la plupart des situations, les références des transactions auxquelles elles se rapportent pour être prises en considération (contrat, commande, abonnement, etc.

Les pièces externes sont toujours des originaux et il en va de même des justificatifs qui peuvent les accompagner. Les photocopies (non légalisées) de pièces justificatives sont prohibées et peuvent tout au plus servir à constituer des copies de dossiers comptables.

V' Pièces justificatives internes

Les pièces justificatives internes sont revêtues des visas prévus pour avoir force probante ; elles comprennent, par exemple :

V' Les bulletins de paie,

V' Les reçus, chèques et ordre de virement,

V' Les relevés de frais, états de paiement, états de rapprochement.

V' Imprimés comptables

Une liste des imprimés ayant une utilisation comptable doit être dressée en mentionnant les références de normalisation pour éviter les confusions de documents. Un exemple d'une liste de ce type est donné ci-après.

(Voir Annexes Tableau N°54)

V' Registre ou éditions comptables

Kouo Hervé Elève Ingénieur en 3e Année Audit et Contrôle de Gestion Page 70

Thème : Rédaction d'un Manuel des Procédures Administratives, Comptables et Financières

L'entreprise tient les livres comptables suivants :

V' Le livre- journal,

V' Le grand-livre,

V' La balance générale des comptes,

V' Le livre d'inventaire,

V' Le livre de paie.

Le livre- journal, le livre d'inventaire et le de paie sont cotés, paraphés par l'autorité judiciaire compétente (tribunal de commerce et inspection du travail).

Ils sont tenus sans blancs (si manuels) ni altération aucune d'aucune sorte. Les corrections dans les livres comptables sont effectuées par contre-passation ou en négatif des éléments erronés. Les livres comptables sont conservés pendant au moins dix (10) ans. Pour faciliter l'établissement du livre-journal, les journaux auxiliaires suivants sont ouverts :

V' Journaux de banques

V' Journaux de caisses

V' Journaux achats

V' Journaux paie

V' Journaux des opérations diverses

Il en est de même du grand-livre des comptes généraux de tiers dont la tenue peut être facilitée par la tenue des comptes auxiliaires des :

V' Fournisseurs ordinaires

V' Fournisseurs d'investissements V' Personnel

Bien qu'il ne soit pas légalement obligatoire, le registre des immobilisations qui concerne les biens durables (ou immobilisations corporelles) est tenu pour permettre d'identifier et de localiser ces biens. Lors de la saisie comptable des factures d'achat de biens durables, les comptes d'immobilisations sont mouvementés. Cette opération se traduit par la création d'une fiche d'immobilisation reprenant les renseignements suivants :

V' Numéro du compte,

V' Numéro d'identification de l'immobilisation,

Kouo Hervé Elève Ingénieur en 3e Année Audit et Contrôle de Gestion Page 71

Thème : Rédaction d'un Manuel des Procédures Administratives, Comptables et Financières

V' Valeur,

V' Date d'acquisition,

V' Fournisseur,

V' Localisation,

V' Financement,

V' Poste budgétaire,

V' Taux d'amortissement.

L'assistant comptable prépare une étiquette portant le code d'identification de l'immobilisation pour l'apposer sur le bien concerné. Au 31 décembre de chaque année, un inventaire des immobilisations est recoupé avec le fichier d'immobilisations.

V' Personnel comptable

Dans l'organigramme présenté ci-dessus, le personnel affecté aux taches comptables de l'entreprise se compose :

V' Le DAF V' L'AC

Les taches générales de ce personnel sont détaillées dans le module susvisé. V' Codification comptable

Le personnel comptable utilise les tables de codifications comptables pour analyser, imputer, saisir, et traiter les opérations de l'entreprise. Les principales tables comprennent :

V' La liste des journaux comptables,

V' La liste des comptes généraux,

V' La liste des codifications auxiliaires,

V' Le plan comptable analytique,

V' La correspondance poste budgétaire/ comptes généraux.

Pour chacune des tables susvisées, il est créé une codification comportant un code de caractères alphanumériques et un libellé associé. Ces listes sont mises à jour au fur et mesure des besoins de codifications.

Kouo Hervé Elève Ingénieur en 3e Année Audit et Contrôle de Gestion Page 72

Thème : Rédaction d'un Manuel des Procédures Administratives, Comptables et Financières

Pour chaque activité confiée à l'entreprise, le DAF crée une codification analytique. Les journaux comptables, les comptes généraux et auxiliaires, et les correspondances budgétaires sont mises à jour si la nouvelle activité le justifie.

V' Registre comptable

Les codifications des registres comptables comportent des caractères alphanumériques. Il est créé un code par journal comptable.

V' Comptes généraux

Les codifications des comptes généraux son conformes aux dispositions du référenciel comptable applicable.

V' Codification auxiliaire

A certains comptes de tiers sont associés des codes auxiliaires permettant d'individualiser les opérations traitées avec eux. Les comptes généraux qui font l'objet d'un suivi auxiliaire sont repérés par la mention d'une référence représentant la catégorie de tiers.

V' F, Fournisseurs,

V' P, Pur personnel,
V' T, Autres Tiers,

Chaque code auxiliaire peut reprendre la référence correspondant à la catégorie de tiers suivie de caractères numériques ou alphanumériques.

Exemple : F001 pour le premier fournisseur, P011 pour le 11ème employé. V' Codifications analytiques

Chaque activité à exécuter est décrite. Les activités sont codifiées au moyen de caractères alphanumériques.

V' Codifications budgétaires

Une correspondance est établie entre les lignes budgétaires et les comptes par nature. La liste de ces correspondances doit être régulièrement tenue à jour.

Kouo Hervé Elève Ingénieur en 3e Année Audit et Contrôle de Gestion Page 73

Thème : Rédaction d'un Manuel des Procédures Administratives, Comptables et Financières

précédent sommaire suivant






Bitcoin is a swarm of cyber hornets serving the goddess of wisdom, feeding on the fire of truth, exponentially growing ever smarter, faster, and stronger behind a wall of encrypted energy








"En amour, en art, en politique, il faut nous arranger pour que notre légèreté pèse lourd dans la balance."   Sacha Guitry