MISE A JOUR
Le respect des lois, règlements en vigueur et les
directives de la direction de l'entreprise. Si les procédures comportent
des points faibles, les auditeurs et juristes les relèvent et proposent
des solutions dans leurs recommandations. Ces dernières sont
discutées avec les opérationnels. Si les recommandations sont
approuvées par la direction de l'entreprise, elles aboutissent à
une mise à jour du manuel. Les procédures ne sont pas statiques,
elles sont dynamiques et doivent toujours s'adapter à l'organisation
mise en place et aux besoins évolutifs de l'entreprise. C'est pourquoi,
il est prévu une procédure spéciale de mise à jour
:
V' Qui prépare la mise à jour ?
Le chef de département chargé de l'application de
la procédure,
La cellule juridique, accompagnée de la cellule audit
interne sur l'initiative du chef d'un département ou sur proposition du
PDT ou aussi un agent extérieur au département
concerné.
V' Quand fait-on la mise à jour ?
Dès lors qu'une procédure est identifiée
comme étant :
Incomplète, désuète ou Inadaptée.
V' Comment fait-on la mise à jour ?
En préparant une note explicative claire et une note de
procédure conforme au style du manuel. Nous ne saurions donc parler du
manuel des procédures, sans
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évoquer le contrôle interne qui est mis en oeuvre
par son biais et soutenue par l'organigramme, les fiches techniques de poste et
la séparation des fonctions.
* Le contrôle interne
« Le contrôle interne est un processus mis en oeuvre
par le conseil d'administration, les chefs de départements et le
personnel de l'entreprise, destiné à fournir une assurance
raisonnable quant à la réalisation des objectifs suivants : la
réalisation et l'optimisation des opérations ; et la
conformité aux lois et aux règlements en vigueur. »
x Objectifs
Ses objectifs peuvent être relevés sous deux angles
: L'objectif général :
Construire et conserver une image favorable au sein du secteur et
auprès des parties prenantes, présenter des états
financiers fiables aux partenaires, et agir en conformité avec les lois
et règlements.
Objectifs spécifiques : Assurer ou favoriser (et non
garantir) suivant les cas :
La protection et la sauvegarde du patrimoine, La qualité
de l'information, dont la fiabilité des informations
financières,
La conformité aux lois et règlementations en
vigueur ainsi que l'application des instructions de la direction, des
politiques de gestion, des plans et procédures. La réalisation et
l'optimisation des opérations, et l'amélioration des
performances.
* LES PRINCIPES
Le contrôle interne repose sur sept principes qui sont :
(1) L'ORGANISATION
Pour que le contrôle interne soit satisfaisant, il est
nécessaire de mettre en place une organisation répondant à
des caractéristiques propres à l'entité et aux exigences
et orientations stratégiques de son environnement. Cette organisation
doit être préalable, adaptée et adaptable,
vérifiable, formalisée (organigramme clair, fiches techniques de
postes) et doit comporter une séparation de fonctions.
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(2) L'INTEGRATION
Le contrôle interne est inhérent à la
structure de l'entreprise. Pour être particulièrement efficaces,
les procédures de contrôle interne doivent être
intégrées (et non rajoutées) à l'infrastructure et
faire partie de la culture de l'entreprise. Le contrôle interne ne
constitue pas un surcroit. Ce principe est lié à celui de
l'autocontrôle qui est mis en oeuvre par les recoupements, des
contrôles réciproques ou des moyens techniques appropés.
(3) L'UNIVERSALITE
Il concerne le champ d'action du contrôle interne. Le
contrôle interne concerne toutes les personnes dans l'entreprise, en tout
temps et en tout lieu (pas d'exclusion, pas de privilège, pas de domaine
réservé).
(4) L'INDEPENDANCE
Ce principe implique que les objectifs de contrôle interne
sont à atteindre indépendamment des méthodes,
procédés et moyens de l'entreprise.
(5) L'INFORMATION
La qualité de l'information fait partie des objectifs de
contrôle interne. Ce principe commande que la direction dispose d'un
système d'information adéquat lui permettant de piloter
convenablement l'entreprise.
(6) LA PREVISION
Ce principe préconise la planification et approche
volontariste du changement plutôt que déterministe.
(7) LA QUALITE DU PERSONNEL
La culture de l'organisation doit être basée sur la
compétence et la bonne moralité.
Source : Economie et Mangement des organisations : Paul
Cézanne
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