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Rapport de stage

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par Celestin MUTEBA LWANDANDA
unilu - Graduat 2016
  

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CHAPITRE DEUXIEME : DEROULEMENT DU STAGE

Espérant avoir donné ce qui est utile sur la vision générale de notre lieu d'étude, le second chapitre quant à lui veut relater fidèlement ce qui fait l'objet de notre stage pendant un moi allant du premier au trente décembre 2011. Il est subdivisé en quatre sections à savoir :

- La présentation du calendrier de stage

- Les activités réalisées

- Les difficultés rencontrées

- Les suggestions

II.1. PRESENTATION DU CALENDRIER DE STAGE

SERVICES VISITES

PERIODE

01

Prise des connaissances dans tous les services

Le 1er décembre

02

Service d'attaché à la Presse

Le 02 décembre

03

Service de capture

Le 05 décembre

04

Service des contentieux et de sécurité

Du 06 au 07 décembre

05

Service du secrétariat et de l'Etat Civil

Du 08 au 09 décembre

06

Service de la réception

Du 12 au 13 décembre

07

Service de protocole et Courriers

Le 14 décembre

08

Bureau du Ministre Conseiller

Du 15 au 16 décembre

09

Service de la chancellerie

Le 19 décembre

10

Service de l'attaché économique, commerciale et l'encadrement des recettes

Du 21 au 22 décembre

11

Service de l'intendance

Le 23 décembre

12

Bureau du Chef des Missions

Le 26 décembre

13

Rédaction du Rapport de stage

Du 27 au 30 décembre

Cela étant, la deuxième section de ce chapitre nous donne la description effective des différentes tâches effectuées au cours de notre stage dans tous les services où nous avons été affectés.

II.2. ACTIVITES REALISEES

Ces activités seront présentées respectivement selon notre calendrier de stage.

A. PRISE DES CONNAISANCES

Après un entretien d'accueil avec notre encadreur ; Monsieur NZIMOTO KAMESI Junior, nous avons sans perdre le temps passé à une étape de prise des connaissances. Cette étape si importante a consisté à passer porte à porte dans tous les services nous présenter aux responsables des services et leur adresser nos civilités. Cette activité a pris la première journée. Avant la fin des activités nous avons été soumis à deux travaux pratiques par notre encadreur et Monsieur MUANDA MANANGA M'PANZU qui consistaient respectivement à parler de notre entendement à l'ambassade de la RDC au BURUNDI et les raisons qui nous ont motivées à choisir le département des Relations Internationales.

B. SERVICE D'ATTACHE A LA PRESSE

Comme dans le fonctionnement de toute Mission Diplomatique, ce service au sein de l'Ambassade de la RDC au BURUNDI, s'occupe de la recherche de toutes les informations de leur analyse et de la transmission de ces dernières au près des autorités hiérarchiques de l'Ambassade. Il est dirigé par Monsieur NGURU MUNDALA Alpha Cette transmission se fait de deux manières :

- par une information note de presse ou

- par une note technique.

1. Note de presse : elle est aussi appelée note d'information. Elle consiste à relater l'information aux autorités hiérarchiques telle qu'elle a été recueillie pour que ces autorités en proposent des pistes de solution et la transmet au gouvernement central si la situation est délicate.

2. Note technique : quant à elle, consiste à transmettre l'information aux autorités hiérarchiques et proposer des pistes de solution. L'Ambassadeur peut ou ne pas prendre en considération ces pistes de solutions proposées par le service. Nous y avons été soumis à un TP qui consistait à la formulation d'une Note de presse ou d'une Note technique selon le choix. En nous lisant vous les trouverez en annexe du présent rapport.

C. SERVICE DE CAPTURE

Ce service est dirigé par Monsieur UMBA ILUNGA Francis. Il dépend directement de la chancellerie. Dans ce service s'opèrent les activités de saisie des données inscrites sur les formulaires de demande des passeports biométriques. Après saisie, il envoie le fichier à la chancellerie du Minaffet à KINSHASA pour la confection du passeport. Ce service est purement technique par le fait qu'il se sert des outils, opérateurs informatiques pour la capture biométrique des données. A ce sujet, ce service étant beaucoup plus technique, il rencontre deux difficultés majeures à savoir :

- Problème du courant électrique en cas de délestage

- Problème technique lorsque les machines sont en panne.

- D. SERVICE DES CONTENTIEUX ET DE LA SECURITE

Ce service est dirigé par un diplomate de grade de deuxième conseillé de l'Ambassade à la personne de Monsieur NYEMBO KAHINDA Evariste. Il s'occupe de la gestion des contentieux de divers genres à savoir :

- Contentieux entre les membres de la MD dans le but de sauvegarder l'unité et l'harmonie dans les services.

- Contentieux entre les ressortissants congolais dans leurs rapports civils.

- Contentieux entre les ressortissants congolais et les autochtones burundais.

- Contentieux entre les ressortissants congolais et l'Etat burundais.

A cet effet, pour intervenir à tel ou tel autre cas, le service doit préalablement s'assurer si le requérant est réellement sujet congolais. Dans ce cas, le service fait rapport au CMD ou au C.A ai qui à son tour saisit le gouvernement burundais par le biais du Minaffet. Rappelons que les réfugiés ne bénéficient pas de la protection diplomatique de l'Ambassade, ils sont sous la responsabilité du HCR.

Pendant notre séjour dans ce service, nous avons assisté à quelques contentieux notamment :

- Celui de la demoiselle KAVUGHO MAGANO, une congolaise qui aurait été rendu grosse par un sujet chinois sur le territoire congolais mais par la suite il se réfugié au Burundi où il vit actuellement. En attendant l'arrivée à terme de sa grossesse, cette dernière a été torturé par des sujets burundais dont elle maitrise les visages.

A ce sujet nous lui avons recommandé de poursuivre d'abord avec les démarches médicales avant de porter plainte à tous ces malfrants.

- Un sujet congolais dont sa parcelle serait saisi par un sujet Burundais.

En ce qui concerne la sécurité ; ce service s'intéresse a la protection de la M.D, des domiciles des agents diplomatique et celle de tous les ressortissants congolais.

Rappelons que la sécurité peut être :

- Sécurité personnel

- Sécurité apprise

- Sécurité pour une autre personne

- Sécurité environnementale

- Sécurité international.

A ce sujet, ce service exhorte tous les congolais vivant au Burundi à bien observer les lois du pays pour s'assurer de leur sécurité personnel.

E. SERVICE DE SECRETARIAT ADMINISTRATIF, DE L'ETAT CIVIL ET DE COURRIER

Ce service est dirigé par Monsieur KABUMA Mukena Jean NICO.

Il fait le cumulé de 3 fonctions à savoir :

- Celui du secrétariat

- Celui de l'état civil

- Celui de courrier.

- 1. Service de secrétariat

Ce service est le centre de toutes les correspondances qui entrent et sortent de l'ambassade. Il reçoit et expédie les correspondances des divers genres :

- Les correspondances individuelles

- Les correspondances administratives

- Les correspondances diplomatiques.

La correspondance diplomatique est le moyen parfait et officiel pour toutes collaborations diplomatiques entre les états, les O.I. et les M.D avec l'ambassade.

Au niveau de ce service les lettres sont orientées aux destinataires et enregistrer si elles sont adressées a la mission diplomatique ; en voici donc les modèles :

Tableau n° 1 : LETTRES RECUES

DATE

REFERENCE DE LA LETTRE

EXPEDITEUR

OBJET

 
 
 
 
 

Tableau n° 2 : REGISTRE DE LETTRES EXPEDIEES

DATE

OBJET

DESTINATAIRE

 
 
 
 

Tableau n° 3 : REGISTRE DE MESSAGES EXPEDIEES

DATE

REFERENCE EXACTE

DESTINATION

OBJET

 
 
 
 
 

2. Service de l'état civil

Le chef de la mission est la personne habilitée dans les limites admises de sa juridiction d'exercer les fonctions d'officier de l'état civil.

Pour des raisons de convenance, il choisit un diplomate à la charge de ce service.

Ce service est attaché à la chancellerie.

Dans l'exercice de ses fonctions d'O.E.C, le chef de la M.D par le biais de son préposer de livre :

- Les actes de mariages

- Les actes de décès

- Les actes de notoriété

- Les extraits d'acte de naissance

- Les attestations de bonnes conduites vie et moeurs

- Les attestations de retour définitif au pays

- Les actes de succession et bien d'autre.

Dans ses compétences l'O.E.C par le biais de son préposer peut :

- Procéder a la célébration de mariage

- Transcrire le jugement et arrêt homologuant l'adoption ainsi que les actes d'adoption

- Tenir le registre de l'état civil dont les principaux sont :

v Registre de mariage

v Registre de non empêchement au mariage

v Et registre de notoriété

Tableau n° 4: REGISTRE DES ACTES DE MARIAGE

DATE

Nom&Prénom

des comparants

Nationalité

Sexe

Etat civil

Profession

Lieu et date de naissance

Adresse

signature

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Tableau n° 5 : REGISTRE DES ACTES DE NOTORIETE

DATE

Nom&qualité de l'officier

Nom de la succession

Lieu & date de naissance du défunt

Nom du/ de la conjointe

Noms des enfants

Nom du représentant de la famille

Noms des témoins

 
 
 
 
 
 
 
 
 

Tableau n° 6: REGISTRE DE CERTIFICAT DE NON EMPECHEMENT

AU MARIAGE

DATE

Nom&Prénom

des comparants

Nationalité

N° I .D

Profession

Adresse

Noms des témoins

Carte I.D N°

Lieu de mariage

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Au cours de notre stage dans ce service, nous avons assistées à la célébration de deux mariages dont tous les conjoints sont des ressortissants congolais résident au Burundi.

N.B : Dans ses compétences, l'O.E.C de l'ambassade n'a pas la prérogative de prononcer un jugement sur le divorce, dans ce cas, il renvoi le couple au prés du tribunal pour trancher la situation.

3. Service courrier

Ce service est la courroie de transmission entre l'ambassade et d'autres M.D, les O.I, les S.M.N ainsi que les M.I.R.E.C.I de l'état Burundais.

Il s'occupe de la distribution de différent courrier au destinataire.

Au cours de notre stage au sein de ce service nous n'avons bénéficié que des explications profonde sur l'exécution des taches y afférentes.

Il convient de noter que la personne habilitée a exercer cette fonction a la qualité d'un agent courrier diplomatique dont les mesures de protection sont définis a l'article 27 paragraphe 5 de la convention de vienne sur des relations diplomatiques( 1961).

F. SERVICE DE LA RECEPTION

Ce service reçoit les demandes d'audiences, des visas, des titres de voyage { passeport et laissez-passer), de législateur de certains documents et des cartes consulaires. Pour des raisons de commodité, il nous est important de classer ces taches en deux : les demandes d'audiences et les demandes de services, par deux entrées différentes.

1. Les demandes d'audiences

Pour une demander une audience dans le sens de vouloir voir un diplomate ou un agent de l'ambassade, le demandeur doit compléter un formulaire ad hoc qui sera donnée a la personne sollicitée ,qui répond positivement ou négativement. Dans le cas d'une réponse positive, avant d'être conduit à l'office de la personne sollicitée, le demandeur devra laisser sa carte d'identité à la réception. Cette carte est laissée pour raison de sécurité : elle permet d'identifier la personne en cas d'un quelconque dégât.

L'agent de la réception tient un registre des audiences dont le modèle :

Tableau n° 7: REGISTRE DE DEMANDE D'AUDIENCE

DATE

Nom&Post nom

Profession

Adresse

Motif

Heure d'entrée

Heure de sortie

Personne sollicitée

 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Les demandes de services

Pour solliciter un service auprès de l'ambassade de la RDC au Burundi, le demandeur doit introduire une demande à ce sens. Les services sollicitées, dont le traitement se fait par la réception sont :

- La demande de carte consulaire

- Le laissez- passer individuel

- Le visa

- La légalisation de certains documents officiels tels que : les titres scolaires délivres en RDC, les contrats etc.

Ces services sont conditionnés par la constitution d'un dossier complet par le demandeur, qui diffère selon le cas.

A. Pour les cartes consulaires

Il convient de signaler tout d'abord à ce niveau qu'une carte consulaire n'est en aucun cas une carte d'identité mais un document par lequel l'ambassade reconnait son porteur comme un ressortissant congolais résidant au Burundi.

Cette carte est délivrée sous les conditions suivantes :

- Etre congolais résident au Burundi

- Présenter sa fiche de recensement

- Remplir le formulaire le formulaire de demande de la carte consulaire

- Déposer 2 photos passeports

B. Pour les visas

Le visa est en plus d'un passeport la formule exigée pour entrer dans un pays étranger. L'ambassade de la RDC au Burundi octroi aussi les visas aux étrangers désireux de venir au Congo.

Il existe généralement tris type de visa selon le passeport utilisé par la personne qui le désire.

- Le visa diplomatique

Il est donné au porteur d'un passeport diplomatique et qui sont en générale les diplomates d'autres états et organisations internationales qui désirent entrer au Congo.

Pour ces diplomates, dans l'application de la convention de vienne de 1961 sur les relations diplomatique, le visa est gratuit. Néanmoins pour bénéficier de ce visa le requérant doit remplir les conditions ci-après :

v Déposer 2 photos passeports

v Avoir la carte de vaccination

v Etre muni d'une lettre verbale de son pays

v Remplir le formulaire de demande de visa

- Le visa spécial

Ce visa octroyée aux demandeurs qui sont porteurs des passeports de service et ceux qui ont les passeports de l'O.N.U que l'on appelle couramment laissez passer de l'O.N.U. Tout désireux de ce visa doit remplir les conditions suivantes :

v Présenter un ordre de mission ou une invitation

v Déposer 2 photos passeports

v Avoir une carte de vaccination

v Avoir un visa de séjour au Burundi ou une attestation de résidence.

- Le visa ordinaire

Ce visa est accordé à tout demandeur autre que les catégories citées ci-haut. Il est donné aux porteurs des passeports ordinaires. Les conditions requises pour l'obtention de ce visa sont :

- Déposer 2 photos passeports

- Avoir une carte de vaccination

- Présenter une invitation ou un ordre de mission

- Avoir un visa de séjours au Burundi ou une attestation de résidence.

- Notons qu'en plus de l'octroi du visa à ceux qui désirent entrer au Congo, l'ambassade peut intervenir auprès d'autres M.D pour que celles - ci accordent des visas aux ressortissants congolais moyennant une note verbale. Signalons également que le visa est octroyé différemment. Les ressortissants des pays membre de la CEPGEL (communauté de pays de grands lacs), qui, dont l'entrée est gratuite ne paient pas le visa qu'âpres 3jours. Ceux de « East Africain Communiât » (communauté de l'Afrique de l'est), paient le visa au niveau de l'ambassade du Burundi ou soit à la frontière, alors que tous les autres ne payent qu'à l'ambassade s'ils désirent entrer au Congo en passant par Burundi.

C. Pour la légalisation des documents

La légalisation est l'opération qui consiste à prouver qu'un document est authentique et valide. L'ambassade ainsi a prouvé, a qui de droit, que le document délivrée par institution congolaise est authentique et valide.

Durant la période de notre stage dans ce service les documents amènes pour la légalisation n'étaient que les titres scolaires : journal officiel de la publication des examens d'état, diplôme d'état, attestations de réussites de graduat et de licence.

L'ambassade procédait a la législation de ces documents sous quelques conditions dont :

- Présenter l'original et les six copies du document a légalisé

- Déposer des copies de tous les relèves de notes

- Présentation du travail de fin de cycle ou du mémoire

Signalons que la réception de l'ambassade de la RDC au Burundi ne reçoit les requérants que dans les avant-midi et traite a guichet fermée âpres une pause d'une heure. L'agent de la réception procède alors a enregistrer les dossiers reçus dans le registre, les transmettre au Ministre conseiller pour la vérification de l'authenticité puis a la chancellerie pour une seconde vérification et accord. C'est après ce cycle de vérification qu'intervient le traitement, c'est -adire la suite réservée aux dossiers dument présentés avec les éléments requis.

Le traitement consiste à poser le visa sur les passeports des requérants, remplir les cartes consulaires, remplir les laissez passer individuels, poser le sceau qui prouve la légalité ... après les traitements de dossier est acheminée au bureau du chancelier pour la signature et en fin remis au requérant après payement des frais requis a la réception.

Ce circuit de dossier se présente de la manière suivant

Figure n°4 : Circuit de dossier de demande de service

CHANCELLERIE

CHEF DE MISSION

3

RECEPTION

2 4 5 6

1

7

1. Demande de service introduite par le requérant.

2. Transmission du dossier chez le Ministre- conseiller après enregistrement.

3. Transmission du dossier chez le chancelier pour une seconde vérification.

4. Remise du dossier à la réception pour traitement

5. Retransmission du dossier chez le chancelier pour signature

6. Remise du dossier à la réception

7. Remise du document au requérant.

Voici le modèle du registre d'enregistrement de dossier à la réception.

Tableau n° 8: REGISTRE DE DOSSIER A LA RECEPTION

DATE

Nom&Post nom

Document

N° du documint

 
 
 
 
 

En plus de ses taches de la réception, ce service s'occupe également de la caisse. Pour des raisons confidence de la caisse, rien ne nous a été révèle pour ce qui concerne la caisse.

Néanmoins, notons que ce service perçoit les frais sur les services (visa, laissez passer, carte consulaire, légalisation, certificat de non empêchement au mariage,...) livre les reçus aux requérants, dresse le bordereau de versement et la situation de la caisse à la fin de chaque journée de travail.

Dans le cadre de notre stage, nous avons réceptionnée le dossier de certains requérants et nous avons participées activement à leur traitement après leur enregistrement par nous même dans le registre.

Ces dossiers concernaient les demandes de laissez passer individuels et des consulaires.

G. SERVICE DU PROTOCOL

Ce service au sein de la M.D en RDC au Burundi est chapeautée par Monsieur NKUSU Nestor, il s'occupe de :

- L'accueil des visiteurs de haute marque

- L'organisation des fêtes et différentes cérémonies

- Sélection des visiteurs a la mission

Au cours de notre stage, nous n'y avons pas fait grand chose, nous avons reçu l'explication.

H. SERVICE DE LA CHANCELLERIE

Ce service est l'unité centrale de la légalisation, d'analyse et de la vérification authentique des documents avant leur livraison.

Au niveau de l'Ambassade de la RDC au Burundi, ce service est chapeauté par un diplomate au rend de premier secrétaire de la M.D en la personne de Monsieur NZIMOTO KAMESI Junior avec comme titre chef de département de la chancellerie.

Soulignons que ce service doit être toujours en contact avec la PAFE. Ici nous n'avions pas effectué une activité concrète, mais il a été question de nous faire une large explication sur le fonctionnement de ce service.

I. SERVICE DE L'ATTACHE ECONOMIQUE ET COMMERCIAL

Ce service au sein d'une M.D sont fonction des particularités du pays d'accueil et les intérêts du pays d'envoie. En ce qui concerne le Burundi, compte tenu non seulement de son état de proximité entre son peuple et celui de la RDC, mais aussi des potentialités que regorge la RDC, de service est nécessaire pour faciliter les échanges économiques et commerciaux entre ces deux pays.

S'il faut encore croire à la théorie libérale des relations internationales qui stipulent que les échanges commerciaux entre les états est un facteur favorisant la paix entre la RDC et le Burundi.

Sous cet angle, ce service facilite les relations économiques et commerciales entre les operateurs économiques de la RDC et ceux du Burundi. Il présente les potentialités et les facilites du Congo auprès des operateurs e économique burundais.

Il s'agit de ce que les spécialiste des relations internationales appelé vendre le Congo (les produits et potentialité du Congo) aux burundais ou faire la promotion de la production congolaise.

Ce service facilite aux operateurs économiques congolais l'entrée au Burundi par la voie de la diplomatie et aux operateurs économiques burundais d'entrer au Congo.

Il s'agit chercher au niveau de Burundi les investisseurs pour le Congo. Il intervient également comme intermédiaire entre les operateurs économiques burundais qui veulent investir au Congo et le gouvernement congolais, et les informe sur le code congolais des investissements, le code minier etc. En plus le service économique est chargée du suivi des dossiers avec des organisme régionaux dans les quels le Congo et le Burundi sont membres, ainsi que des accords avec des o rganismes régionaux dans lesquels le Congo et le Burundi sont membres, ainsi que des accords économiques et commerciaux conclus entre la RDC et le Burundi.

En principe pour réaliser l'objectif de la promotion des entreprises congolaises et le renforcement des relations économiques entre les operateurs économiques entre les operateurs économiques de la RDC et ceux du Burundi , l'ambassade devrait chaque fois organiser les exposés, les foires et les expositions aux quelles la RDC et le Burundi interviendraient.

Comme cela, les burundais sont informées des potentialités congolaises et vice-versa.

Du fait que cela ne se fait pas, l'ambassade de la RDC au Burundi envoie les dépliants de ses entreprises à d'autres missions accréditées auprès de la République du Burundi.

Notons qu'en matières des échanges transfrontaliers, tous les produits burundais qui sont aussi en RDC sont prohibes. Citons à titre illustratif les pagnes, le sucre et beaucoup d'autres effets de première nécessite.

Durant notre stage dans ce service nous n'avons eu aucun dossier a traitée compte tenu de la rareté des dossiers dans ce service.

J. BUREAU DU MINISTRE CONSEILLER

Ce service également au sein de la M.D de la RDC au Burundi est chapeautée par Monsieur KATANGA WA BANZA Christophe au rend du ministre conseiller.

Selon la convention de Vienne de 1961, alinéa 1 stipule : si le poste de chef de mission est vacant, ou si le chef de mission est empêchée d'exercice ses fonctions, un chargée d'affaire ad intérim agit a titre provisoire comme chef de mission.

Le nom du charger d'affaire ad intérim sera notifiée soit de le faire, par le ministère des affaires étrangère de l'état accréditant, au ministère des affaires étrangères de l'état accréditaire ou tel autre Ministère dont il aura été convenu.

C'est -à-dire le ministre conseiller devient chargé d'affaires a l'absence du chef de la mission et ipso facto lui remplace a ses attributions.

Il vient en deuxième position au sein d'une mission diplomatique. Soulignons ici ensuite que le chargé d'affaire n'est pas un grade, mais une fonction.

Taches du ministre conseiller :

- Connaitre tout ce qui se passe dans l'ambassade,

- Donner des conseils

- Corrigé des travaux de différents services

- Envoyée en mission

- Il s'occupe de la matière politique.

Pendant notre stage, nous a consistait à rédiger une note verbale adresser au ministère de l'intérieur de la république du Burundi.

DIFFICULTES RENCONTREES

Pendant notre séjour à Bujumbura, nous nous sommes confrontés à beaucoup de difficultés tout au long du déroulement de notre stage.

· A titre individuelle

- Le non adaptation au climat de la ville

- Désintégration social (langue parlée, taux d'échange et autres)

- L'incompatibilité des réseaux de communication par rapport au réseau de chez nous

- Maladies

· Au niveau de l'ambassade

- Non accès dans certains services de la mission diplomatique

SUGGESTIONS

Nous ne pouvons pas clôture ce rapport de stage sans pour autant donner nos avis et nos considérations par rapport au fonctionnement de l'ambassade de la RDC près de la République du Burundi, mais aussi par rapport au déroulement de notre stage.

D'une manière générale, le stage est bien passé grâce au bon encadrement des agents de la mission diplomatique congolaise près de la République du Burundi.

L'information actuellement occupe une grande importance, mais nous déplorons l'état du bureau de l'attaché de presse qui ne pas mieux équipé pour permettre de mieux collectionner les informations, de bien les traiter et de les filtrer en vue de sélectionner celles qui sont sensibles et les envoyés aux autorités compétentes.

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"Qui vit sans folie n'est pas si sage qu'il croit."   La Rochefoucault