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Mise en place d'un tableau de bord de suivi. à‰valuation d'un projet de construction de 600 logements sociaux. Cas de la GCITT Bénin SA.

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par Père Silvère Renaud DEKPON
Institut Cerco - Brevet de Technicien Supérieur (BTS) 2016
  

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B. Problématique

La gestion de la construction des bâtiments est un travail qui nécessite d'avoir une vue sur une gamme variée de facteurs d'ordre techniques, commerciales, financières, comptables etc. La gamme de logiciel EBP relatif à la gestion commerciale permet dans une certaine mesure à la GCITT de gérer les différents aléas liés à son travail. Il s'agit par exemple d'une conservation et d'une classification des informations clientèles, d'un suivi des approvisionnements qui doivent se faire en direction du chantier, de la maîtrise des achats, des ventes, du niveau des stocks, la multi échéance, le multi dossier etc...

Cependant aussi complète qu'elle soit, EBP ne permet pas à la GCITT de gérer toutes les tâches effectuées.

En effet pour assurer le suivi du niveau d'évolution des bâtiments de construction il a été mis en place un service contrôle qualité donc le rôle est de déterminer le niveau d'évolution de chaque bâtiment à partir de certains indicateurs techniques prédéfinis. Ce service doit ensuite s'assurer que le niveau d'évolution du bâtiment ne dépasse pas le niveau de payement du client. Ainsi la construction de la maison du client évolue au rythme de son payement. Le problème qui se pose à cet effet, c'est que ce suivi se fait depuis des années avec un fichier Excel.

De même il est procédé chaque semaine au payement des corps de métiers qui interviennent sur les bâtiments. Cette opération nécessitant de journaliser et de comptabiliser tous les payements effectués afin de connaitre à tout moment ce qu'un prestataire a déjà reçu sur un bâtiment est également traité à partir d'Excel et oblige le service financier et comptable à archiver une panoplie de bon de commandes et de bons de réception.

D'après un sondage recueilli en février dernier environ 57% des personnes sondés déconseillent l'utilisation d'Excel en entreprise et ce pour les raisons que voici :

- Le logiciel est utilisé de tant de façons que son maintien est très difficile (manque de structure) ;

- Le risque d'erreurs est très élevé. Une erreur dans une équation peut être fatale ;

- Un outil sans automatisation, ni auto-vérification. L'utilisation excessive des fonctions de copier/coller, d'un tableur à un autre, accentue le risque d'erreurs ;

- Une perte de temps à programmer, formater, réorganiser les formules et les fonctions, tester la programmation

Rapport de stage BTS

Réalisé par Père Silvère Renaud DEKPON & Firmin Crédo Déodat FONTON

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Mise en place d'un tableau de bord de suivi évaluation d'un projet de construction de 600 logements
sociaux à OUEDO : Cas de la GCITT Bénin SA

- Les tableurs ne sont pas adaptés aux exigences spécifiques d'une entreprise, aux changements de procédures et à la complexité des transactions à programmer ;

- Les tableurs deviennent rapidement non-crédibles, compliqués à opérer et à maintenir (difficulté de pérennité) ;

- Des erreurs humaines lors de retranscriptions manuelles (0,8% à 1,8%) - Un grand risque d'erreurs dus aux saisies manuelles, aux changements

de formatage, un risque élevé d'effacer accidentellement une cellule ; - La collaboration est difficile (différents usagers) ;

- L'absence de suivi des changements ;

- Erreurs d'hypothèse et de calcul ;

- Des procédures et des systèmes doivent être mis en place pour prévenir des erreurs lors de l'utilisation d'Excel ;

- Difficulté à générer de nouveaux rapports de façon dynamique.

A tous ces risques il convient d'ajouter ceux liés à l'utilisation combinée de plusieurs systèmes d'informations. Les informations la plupart du temps ne sont pas inter-opérationnelles. On se retrouve alors à entrer des données dans un système pour en sortir des résultats qui constitueront les variables d'entrée pour d'autres systèmes d'informations.

Face à cet état de chose nous nous sommes proposés de mettre en place une application de gestion qui s'occupera du traitement et de la journalisation des acomptes payés aux corps de métiers et du suivi de l'évolution des chantiers.

Cette application utilisera les bons de réceptions élaborés sur un bâtiment pour déterminer le montant total dépensé sur ce bâtiment permettant de ce fait d'en connaître le niveau d'évolution grâce à un rapport de ce montant par le coût prévisionnel du bâtiment (obtenu à partir du DQE).

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"Ceux qui vivent sont ceux qui luttent"   Victor Hugo