3. Mission
La GCITT s'est fixée pour mission d'être le
partenaire de confiance dans la construction de logements en vue de satisfaire
ses clients.
4. Structure organisationnelle de GCITT BENIN SA
L'organisation structurelle de la GCITT peut être
divisée en deux grandes parties. Il s'agit d'une part de
l'administration qui est composée de l'Assemblée
Générale des Actionnaires instance suprême de l'Entreprise
et du Conseil d'Administration chargé principalement de la
définition de la politique générale et d'autre part de
l'unité de gestion constituée de la Direction
Générale chargée de la coordination et de la gestion de
l'entreprise et des différents services avec qui nous avons
été en interaction tout au long de notre stage. Notre Objectif
ici donc après la présentation de l'organigramme de GCITT
Bénin SA sera la description de ces différents services par
lesquels nous sommes passés.
a- Organigramme
Mise en place d'un tableau de bord de suivi évaluation
d'un projet de construction de 600 logements sociaux à OUEDO : Cas de la
GCITT Bénin SA
ASSEMBLEE
GENERALE
SECRETARIAT DU DIRECTEUR
SECRETARIAT DU CONSEIL
CONSEIL
D'ADMINISTRATION
DIRECTION GENERALE
COMITE AUDIT ET DE
Contrôle Interne
DIRECTION ADM & Fin
DIRECTION COMMERCIALE
DIRECTION TECHNIQUE
S.INFOR
MAT.
S. COMPT
et FIN
S.APPRO
& LOG
S. MARK &
Com.
S.CONT.
QUALITE
Service
clientèle
S. PROD.
S. ADM.
CHANTIER
S. DES ETUD
TECHNIQUES.
Rapport de stage BTS
Réalisé par Père Silvère Renaud
DEKPON & Firmin Crédo Déodat FONTON
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Mise en place d'un tableau de bord de suivi
évaluation d'un projet de construction de 600 logements
sociaux
à OUEDO : Cas de la GCITT Bénin SA
b- Description des services visités Le service
commercial
Ce service est chargé de tisser un lien entre
l'entreprise et le consommateur. C'est la base de la création de
richesse de l'entreprise. En relation directe avec le client, son rôle
est de faire développer l'activité immobilière de la GCITT
par l'augmentation de ses parts sur le marché. Pour ce faire, il se sert
de :
- la prospection qui consiste à ramener
de nouveaux clients à l'entreprise ;
- la communication pour transmettre les
informations sur les maisons aux clients ;
- la disponibilité pour être
à l'écoute du client et de ses remarques.
Ce service est en outre chargé de :
- enregistrer les informations de la fiche dans le système
de gestion Client ;
- Négocier et arrêter la facture du client en
collaboration avec le Directeur
Général ;
- De recueillir et Combler les attentes des clients
conformément aux visions de la
GCITT ;
- assurer la tenue, le classement et le suivi des dossiers des
clients
- réaliser les enquêtes de satisfaction clients
Les outils utilisés sont les prospectus, les fiches de
renseignements sur les maisons, les photos prises sur le chantier, le plan
parcellaire de la cité etc...
Le service financier et comptable
La vie de toute entreprise est caractérisée par
les mouvements d'entrées et sorties de fonds. Toutes les
opérations effectuées par elle avec le monde extérieur
engendrent les dettes ou créances d'une part et d'autre part les profits
ou bénéfice. Le service financier et comptable est chargé
de :
? Veiller à la fourniture des ressources
financières
gérer la trésorerie conformément à la
vision de la GCITT ;
veiller à l'application stricte des procédures
d'encaissements et de décaissements ;
veiller au respect des équilibres financiers
définis au niveau du budget assurer le recouvrement de toutes les
créances et le paiement
participer à l'élaboration du budget
Rapport de stage BTS
Réalisé par Père Silvère
Renaud DEKPON & Firmin Crédo Déodat FONTON
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Mise en place d'un tableau de bord de suivi
évaluation d'un projet de construction de 600 logements
sociaux
à OUEDO : Cas de la GCITT Bénin SA
Assurer les activités comptables
Veiller à la disponibilité permanente et la
qualité de l'information
comptable et financière
assurer et superviser les décaissements et
encaissements
assurer les imputations des pièces comptables
Veiller au classement et à l'archivage efficace des
documents comptables et
financiers.
Veiller à la bonne gestion de stock
Veiller à l'application stricte des procédures et
principes comptables
superviser les déclarations et paiements d'impôt
superviser et s'assurer de toutes les opérations
bancaires.
? Assurer la gestion et le suivi du stock
enregistrer les entrées et sorties de matériels/
matériaux dans le système de gestion des stocks,
mettre à jour toutes les données relatives à
la gestion du stock (Fournisseurs, Articles, prix, quantité),
assurer la qualité de l'information stock de la GCITT et
immobilisation, veiller à l'application stricte des procédures de
la gestion de stock.
? Veiller aux déclarations d'impôts (TVA,
VPS, AIB, IPTS) dans les délais requis
? Assurer toutes opérations bancaires
assurer les versements et retraits de la GCITT auprès des
banques
assurer le suivi des dossiers et auprès des banques
(lettre de change, billet à ordre etc.)
? Assurer le classement efficace de tous les documents
comptables et financiers
Service approvisionnement et
logistique
Situé en amont de l'activité de l'entreprise, il
doit fournir aux autres services les matières premières, les
matériaux, les fournitures et matières consommables afin que
ceux-ci puissent travailler dans de bonnes conditions. Le rôle de ce
service est donc de contribuer au bénéfice de la GCITT en la
protégeant contre les incertitudes du marché et en permettant
l'évolution normale des travaux par l'approvisionnement à temps.
Pour cela il doit :
- prospecter les marchés de fournisseurs
Rapport de stage BTS
Réalisé par Père Silvère
Renaud DEKPON & Firmin Crédo Déodat FONTON
14
Mise en place d'un tableau de bord de suivi évaluation
d'un projet de construction de 600 logements
sociaux à OUEDO : Cas de
la GCITT Bénin SA
- evaluer les capacités des fournisseurs à
répondre aux impératifs coûts, délais, de
qualité et de quantité ;
- assurer l'achat des articles ;
- assurer l'acheminement ou le transport des matériaux
vers le magasin ou le responsable du stock;
Service technique
Ce service est chargé d'organiser les moyens
nécessaires à l'activité immobilière de la GCITT.
Il recense les besoins en équipement et les travaux à effectuer
pour répondre aux évolutions de l'activité
immobilière. Il planifie les investissements, sélectionne les
prestataires et supervise les travaux. Il a aussi la charge de garantir la
disponibilité des moyens techniques.
- la coordination et le suivi des différents dossiers
techniques à travers :
la répartition des dossiers techniques courants en
fonction du domaine
concerné, des compétences et du plan de charge des
cadres ;
le suivi de la bonne exécution des dossiers techniques,
du respect des plannings
et des échéances.
- la gestion des dossiers techniques spécifiques ;
- l'élaboration du rapport annuel des activités
- la préparation, en concertation avec les cadres, du
projet de programme
d'activités ;
Service contrôle-qualité
Ce service a pour rôle de s'assurer de
l'évolution qualitative des chantiers par la mise en place d'un
système de suivi évaluation des projets et dossiers techniques.
Il est également chargé de vérifier que cette
évolution est en adéquation avec le niveau de paiement des
clients. Le rôle de ce service est de veiller à la qualité
des travaux.
Service Audit et Contrôle interne
Dans une entreprise, le contrôle interne
est mis en place pour évaluer et faire adapter si besoin le
système de maîtrise des risques afin d'être à
même de fournir une assurance raisonnable du bon fonctionnement des
divers processus et domaines. A la GCITT le Service Audit et Contrôle
Interne assure cette fonction par la réalisation des tâches
suivantes :
- Assurer le contrôle de la caisse
(inopiné/journalier/périodique/brouillard de caisse, pièce
et valeurs)
- Assurer le contrôle des opérations bancaires
(brouillard, chéquiers et état de rapprochement/
inopiné/périodique)
Rapport de stage BTS
Réalisé par Père Silvère Renaud
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Mise en place d'un tableau de bord de suivi évaluation
d'un projet de construction de 600 logements
sociaux à OUEDO : Cas de
la GCITT Bénin SA
- assurer le contrôle des pièces comptables (le
respect des procédures)
- assurer le suivi du budget défini par l'entreprise ;
- exécuter des tâches en conformité avec ce
qui a été défini dans le manuel de
procédures ;
- assurer le contrôle de la logistique (inopiné,
périodique);
o stock (Contrôle physique et fichier) ;
o immobilisation (Contrôle physique et fichier);
o véhicules (livrets de bord, fiche entretien) ;
- suivre la régularité, la ponctualité
(physique et fichier) du personnel (inopinément/mensuellement) ;
- assurer le contrôle des rapports des différents
services ;
- assurer le contrôle du système d'information en
particulier le système informatique ;
- assurer le contrôle de satisfaction de la
clientèle à chaque niveau du processus (enquêtes);
Le service informatique
Les besoins très importants et de plus en plus croissants
dans l'usage de
l'informatique ont conduit à la création d'un
Service Informatique, chargé de mettre à la disposition des
utilisateurs, des ressources informatiques et audiovisuelles communes. Il offre
une assistance personnalisée aux usagers et garantit la
sécurité du système d'information de l'entreprise. Ses
missions se présentent comme suit :
· Administrer et exploiter les serveurs,
· Maintenir le parc informatique, planifier les
interventions d'installation, de configuration et de dépannage de
matériels mis à la disposition des services, et gérer les
priorités,
· Établir l'inventaire du parc informatique et
des logiciels en service dans toute l'entreprise,
· Gérer le réseau informatique et faire
évoluer l'infrastructure matérielle dans tous les services,
· Établir les schémas du réseau
informatique et de téléphonie,
· Gérer les serveurs et fournir des services
numériques aux usagers (messagerie électronique, réseau
sans fil, ...),
· Gérer et administrer le site Internet de
l'entreprise,
· Gérer les équipements audiovisuels et
les systèmes de visioconférence,
· Mettre en place les mécanismes concernant la
sécurité informatique,
· Mettre en place une politique de sauvegarde et
d'archivage des données,
· Maintenir et faire évoluer le système
d'information,
Rapport de stage BTS
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Mise en place d'un tableau de bord de suivi
évaluation d'un projet de construction de 600 logements
sociaux
à OUEDO : Cas de la GCITT Bénin SA
? Conseiller et informer les utilisateurs dans tout ce qui
touche à l'informatique au sens large,
? Organiser des rencontres et améliorer la
communication entre le Service informatique et les correspondants
informatiques.
Toutes ces missions doivent concourir à une
évolution des ressources informatiques dans un souci
d'amélioration permanente de la qualité du travail.
Service Administratif et Ressources Humaines
Ce service assure la triple fonction de gestion du
personnel (paie, formation, recrutement, représentation) de
management social et de conseil de la
direction. Les tâches qui y sont effectuées sont :
- la réception et envoie des courriers
- mise à jour des fiches du personnel
- contribution au montage de certains contrats
- traitement des dossiers de demande de stage et d'emploi -
réception et transmission des factures des
prestataires.
- établissement des ordres de missions
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