Conception et réalisation d'une base de données pour la gestion des clients.

2èmeInformations structurées

L'information structurée c'est une forme d'information permettant la représentation des informations naturelles de manière plus rigoureuse car ces dernières sont souvent difficilement appréhendable et manipulables.Elle est généralement obtenue à la suite d'une extraction manuelle ou automatique dans une information naturelle.

Le Système d'information

a. Définition

A l'ère de nouvelles technologies de l'information et communication(NTIC), consciemment ou inconsciemment, chacun de nous, est en contact quasi-permanant avec un ou plusieurs systèmes d'information. Les appréciations et les points de vue peuvent varier, mais l'impact des systèmes d'information sur la société et la vie quotidienne de chacun de nous est incontestablement perceptible.

L'enjeu de toute entreprise qu'elle soit de négoce, industrielle ou de services consiste donc à mettre en place un système destiné à collecter, mémoriser, traiter et distribuer l'information (avec un temps de réponse suffisamment bref).

Ainsi le système d'information(SI) se défini comme étant un ensemble organisé de ressources : personnel, matériel, logiciel, données,procédures ; permettant d'acquérir, traiter, stocker, communiquer desinformations (données, textes, images, sons...) dans une organisation donnée.

Ø Ressources personnel : Il s'agit des différentes personnes qui accueillissent, émettent ou transmettent de l'information nécessaire au système organisationnel(SO) qui représente une organisation comme un ensemble globale d'entité et de l'association.

Ø Ressources matériel : Principalement nous trouvons ici :

- Des machines plus ou moins sophistiquées notamment des ordinateurs, des machines comptable, des machines à écrire, des machines à calculer ...

- Des supports de l'information tels que : support magnétiques et électroniques, papier, cartonnier, microfiches...

- Autres ressources : Armoires de rangement classeurs, bureaux, pneumatiques, interphones, téléphone fixe, télex...

Ø Ressources logiciel et procédure :

- Des algorithmes ou des programmes sous forme de fiches d'instructions ou de logiciels d'ordinateurs.

- Des simulations diverses

- Etc.

Ø Ressource de données :Diffusion orale ou écrite des informations.

Communiquer des informations (diffuser)

Personne

Acquérir des informations (collecter)

Traiter des informations (transformer)

Stocker des informations (conserver)

Système d'information

Pour...

Matériel

Logiciel et procédure

Données

Figure 2 : Définition du Système d'information

b. Rôle du système d'information

Le système d'information contribue à la réduction de l'incertitude dans le pilotage des organisations et à la maîtrise de la complexité des situations de gestion. Dans un environnement concurrentiel, il constitue un vecteur d'innovation souvent décisif. Le système d'information est un élément essentiel du pilotage de l'organisation et de ses activités pour aider à la prise de décision. Aux différents niveaux de décision correspondent des besoins d'informations différents en termes de forme, de contenu, de disponibilité. (^6(*))

De tout ceci, nous pouvons attribuer quatre rôles principaux au système d'information dans une organisation :

- Le SI permet laproduction d'une information réclamée par l'environnentsocio-économique : les factures, les bulletins de salaires...

- Le Si permet l'analyse des informations internes et externes ;

- Il aide au traitement des informations ;

- Il permet la diffusion des résultats des informations traitées ;

- Il permet de stocker des informations et de tenir compte des valeurs ajoutées.

- Il rand facile la collaboration entre les agents de même niveaux.

Ces rôles peuvent être représentés comme suit :

Figure 3 : Rôles du système d'information

c. Qualité d'un Système D'information

Un système d'information doit posséder les qualités ci-après :

Ø La fiabilité : le système d'information doit fournir les informations fiables, sans erreurs, autrement un bon système d'information doit contenir moins d'erreurs possibles.

Ø La rapidité : un bon système doit mettre à temps, dans un délai court les informations ou les résultats à la disposition des utilisateurs.

Ø La pertinence : un bon système doit être capable d'assurer une sécurité pour les informations en son sein.

Ø La sécurité : un bon système d'information ne peut être accédé que par les utilisateurs prédéfinis.^7(*)

2e) Système de décision

a) Définition

C'est système est défini comme étant l'ensemble de processus permettant la conversion d'une information en action.

Il existe deux étapes importantes dans la prise de décision :

- l'étape d'identification : C'est la partie condition ;

Grâce aux informations récoltées, le décideur trouve connaissance sur le problème.

- L'étape de résolution du problème :C'est la partie action ;

Elle débouche sur le choix d'une solution.

C'est dans une table de décision qui est un langage algorithmique de prise de décision que doivent apparaitre ces deux étapes.

b) Classification desdécisions

Comme les informations, les décisions sont classifiées aussi en deux grandes catégories notamment la classification par niveaux et la classification par méthodes.

Ø La classification par niveau :

La composition classique du système de l'information reflète la hiérarchie de l'entreprise grâce à unmodèle pyramidal que voici :

Figure 4: Pyramide

- Décisionopérationnelles :Elle Concerne toutes les activités et les opérations, effectuées dans l'entreprise. Dans plusieurs entreprises on trouve surtout les décisions opérationnelles, c'est genre de décisions sont prises par le personnel qui exécute les ordres provenant de décisions tactiques ou de pilotage (agents de même niveaux).

- Décision tactiques : C'est les cadres moyens qui prennent les décisions tactiques,Ils décident des actions à conduire sur le personnel exécutant en fonction des objectifs et des politiques de l'entreprise.

- Décision stratégiques :Elles sont prises par les hauts cadres de l'entreprise (la direction, les membres du comité de gestion) ou des membres décisionnels.

Ø La classification par méthodes :

C'est une décision prise selon la nature de processus mis en oeuvres pour déclencher l'action, elle peut être soit programmable ou soit non programmable.

- Décision programmable :Elle est dite programmable lorsqu'elle est prise suivant un algorithme ou une règle de gestion bien formalisée et non ambigüe de sorte que la décision soit prise automatiquement c'est-à-dire sans l'intervention du décideur ni de son intelligence.

NB : Toute décision programmable reste toujours probable du faite qu'elle peut ou ne pas se réalisée dans les deux cas,premièrement dans le cas où elle coûte cher, on la rejette ou on l'abandonne et deuxièmement dans le cas où il n'y a personne pour le programmée.

- Décision non programmable :contrairement à la précédente, la décision non programmable fait vraiment appel à l'intelligence du décideur car le processus d'identification et/ou de résolution n'est pas algorithmique.

* ⁶TSHISUNGU Théodore, Technique de base de données, G3 Informatique, UKA, Kananga, 2014-2015.

* ⁷TSHIELA ALICE, Méthode et Analyse Informatique, G2 Informatique, UKA, Kananga, 2012-2013.