Chapitre 2
Théorie des Workflow et
des Systèmes de Gestion
de Workflow
I. Workflow ou Gestion des processus
1. Introduction au Workflow
Un Workflow est la modélisation et la gestion
assistée par ordinateur de l'accomplissement des taches composant un
processus administratif ou industriel, en interaction avec divers acteurs
(humains, logiciels, ou matériels) invoqués. Outil informatique
d'origine industrielle, le Workflow est l'adaptation de la Gestion
électronique de Document adjoint de la faculté à
gérer l'échange de messages. Le Workflow propose des solutions
d'optimisation et de rationalisation des flux d'informations ; que ces
informations soient associées à des documents, des
procédures ou des messages complémentant le système de
gestion électronique de documents et d'informations
A l'heure actuelle beaucoup de système de gestion de
Workflow (SGWF) sont utilisés ou en développement. Cela signifie
que le terme gestion de Workflow n'est pas simplement une nouvelle expression
à la mode. Ce phénomène de gestion de processus aura
certainement un fort impact sur la génération suivante de
systèmes informatiques.
2. Origines et motivations
- Origines :
Il est intéressant de considérer
l'évolution des systèmes informatiques au cours des quatre
dernières décennies pour prendre conscience de la pertinence
d'une gestion électronique de processus (Workflow) et apprécier
l'impact de la gestion de Workflow dans un avenir proche.
La Figure 2.1 ci-dessous présente le
phénomène de gestion de Workflow dans une perspective historique.
Cette figure décrit l'architecture d'un système informatique
classique en termes de composants. Dans les années
soixante, un système informatique était composé
d'un certain nombre d'applications autonomes. Pour chacune de ces applications,
une interface utilisateur et un système de base de données
spécifique étaient développés, chaque application
possédait donc ses propres routines pour interagir avec l'utilisateur,
stocker et récupérer les données. Dans les
années soixante-dix, le développement des SGBD a permis
d'extraire les données des applications. En utilisant les SGBD, les
applications ont ainsi été
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libérées du fardeau de la gestion de
données. Dans les années quatre-vingts,
l'apparition de systèmes de gestion d'interface utilisateur
« User Interface Management Systems » (UIMS) a permis aux
développeurs d'application d'extraire l'interaction avec les
utilisateurs des applications. Enfin, les années
quatre-vingt-dix sont marquées par l'apparition de logiciels de
Workflow, permettant aux développeurs d'application d'extraire les
procédures de travail des applications. La Figure 2.1 fait
apparaître le système de gestion de Workflow comme une composante
générique pour représenter et manipuler les processus
d'entreprise.
Ainsi, à l'heure actuelle, beaucoup d'organisations
commencent à considérer l'utilité d'outils avancés
pour soutenir la conception et l'exécution de leurs processus
d'entreprise.
Figure 2.1 - Les systèmes de gestion de Workflow
dans une perspective historique - Motivations
L'intérêt accru pour la gestion des processus
d'entreprise s'explique par plusieurs faits. Tout d'abord, l'apparition de
philosophies de gestion comme la reconstruction de processus d'entreprise et
l'amélioration continue des processus a stimulé les organisations
à prendre conscience des processus d'entreprise. Le deuxième
élément motivant l'intérêt pour la gestion des
processus provient du nouveau postulat : les organisations actuelles doivent
être en mesure de proposer une large gamme de produits et de services
indexées sur l'actualité des demandes. Ceci induit une
augmentation du nombre de processus, de produits et de services à
l'intérieur des organisations, et en contrepartie une diminution de la
durée de vie des produits et des services. Tout cela entraîne en
conséquence une demande de flexibilité et de
réactivité accrue à l'entreprise qui ne peut être
prise en compte qu'au travers d'une gestion rigoureuse des processus.
En conséquence, les processus d'entreprise actuels sont
soumis à des changements fréquents. De plus, la complexité
de ces processus a considérablement augmenté.
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Tous ces changements de l'environnement des organisations, ont
fait des processus d'entreprise une préoccupation importante dans le
développement de systèmes informatiques. Des solutions de gestion
de processus existent dans ce domaine mais sont souvent ad hoc1. Il
est donc important de définir un modèle conceptuel et d'unifier
les techniques de modélisation actuelles. En conclusion il existe
aujourd'hui un réel besoin pour une nouvelle composante dans les
entreprises ; cette composante se nomme « Système de
gestion de Workflow ».
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