Management d'un projet ERP : Harmonisation des systèmes d'informations dans le cas d'une fusion

PARTIE 3 : LA PLATE-FORME FINANCE DE GABON TELECOM ET LIBERTIS VERSUS SYSTEME D'INFORMATION ERP

Les raisons suivantes ont été déterminantes pour décider de l'opportunité de ce projet ERP : absence ou grande difficulté à avoir une vision d'ensemble pour pouvoir décider des grandes actions à entreprendre, existence de ponts de blocage de l'information entre les services, hétérogénéité excessive des applications utilisées, grande difficulté pour les employés à s'adapter aux nouvelles applications quand ils changent de structure.

Le projet de la mise en place de la plate-forme définitive de Gabon Telecom sera mené selon les phases suivantes :

Phase 1 Etude de préfaisabilité	· Périmètre du domaine d'étude · Constitution de groupe projet · Définition des étapes du projet · Vérification de la faisabilité · Organisation du projet : Définition des objets, évaluation des contraintes, mobilisation des moyens, fixation des échéances, validation du plan.
Phase 2 Analyse de l'existant	· Cartographie des SI existants de Gabon Telecom et Libertis · Inventaire des principales applications informatiques · Incidence de l'environnement sur le risque inhérent · Benchmarking des logiciels des deux plates-formes
Phase 3 Conception du nouveau Process	· Etablissement de la check liste · Formalisation des critères fonctionnels, techniques et commerciaux · Pondération des critères · Analyse du nouveau Process
Phase 4 Acquisition de progiciel	· Choix de la nouvelle plate-forme · Choix de l'éditeur du progiciel · Choix de l'intégrateur
Phase 5 Paramétrage du progiciel	· Prototypage · Adaptation des logiciels · Elaboration des jeux d'essais · Tests des solutions fournis par l'éditeur · Migration des données
Phase 6 Mise en place, exploitation et évaluation	· Mise en exploitation · Test et évaluation par les utilisateurs · Accompagnent au changement

Figure 8 : les 6 phases de la démarche du projet ERP

Chapitre 1 : Etudes préliminaires35(*)

Section 1 : Périmètre de l'étude

Pour le cas pratique de ce mémoire, le choix s'est porté sur le domaine de la plate-forme finance des deux entités. Il concernera la gestion de la mutualisation du système d'information des plates-formes financières de Gabon Telecom et Libertis.

Section 2 : Equipe projet

Les profils indispensables à l'équipe projet ayant la charge d'harmoniser le SI des deux sociétés sont :

· Le Sponsor : c'est le membre élevé de la hiérarchie et le « parrain » du projet auprès de la direction générale. Il est aussi le recours ultime si des orientations ou des problèmes majeurs devaient avoir lieu ;

· Le comité de pilotage : il évalue et contrôle le niveau d'avancement du projet, approuve les choix des prestataires extérieurs et des résultats finaux, s'assure de la fourniture des ressources nécessaires pour garantir l'avancée des travaux, selon le calendrier établi et tranche sur les décisions pouvant affecter les délais et les dépenses définies. Il constitue une interface directe entre les utilisateurs et l'éditeur. Il recueille les avis et surveille les travaux de l'équipe de paramétrage. Il est composé du directeur du système d'information, de membres de la direction générale, des directeurs des services fonctionnels concernés (finance, comptabilité ou achats), ainsi que des consultants de l'éditeur ;

· Le chef de projet : il assure la coordination entre la maîtrise d'oeuvre (MOE) et la maîtrise d'ouvrage (MOA). Il a un rôle de pilote du projet. Il est assisté d'un support administratif et d'un support technique ;

· Les key-users (ou utilisateurs clés): ils sont porteurs des besoins de la maîtrise d'ouvrage : ils sont les futurs utilisateurs des systèmes, mais, plus que cela, ils sont ceux qui doivent définir comment le système doit fonctionner dans tout son détail. A chaque principal processus de gestion de l'entreprise, que ce soit la comptabilité, les finances, l'entreprise doit joindre à l'équipe projet au moins un key-user.

· L'équipe informatique : elle est constituée des consultants, des informaticiens des deux entités ; elle a la responsabilité du paramétrage de l'ERP ;

· L'équipe de la Communication et Formation : cette équipe a pour mission de mener la politique d'accompagnement du changement par la communication et les plans de formation.

Figure 9: Structure de l'équipe projet

Figure 10 : Différents acteurs du projet

* ³⁵ BUTTRICK Robert, « Gestion de Projet en Action », Edition Village Mondial, 2004, page 15 ;

BRUCE ANDY et KEN LANGDON, « Développer un projet », Mango Pratique, 2001, pages 5 ;

LEQUEUX Jean-Louis, « Manager avec les ERP », Edition Organisation, 2002, pages 45.