Esquisse d'automatisation de la facturation d'un hôtel

i

EPIGRAPHPE

L'informatique des entreprises [...] est à l'image d'un site archéologique. [...] Tout au fond, on tombe sur de vrais fossiles, calcifiés : la carte perforée n'est plus physiquement là, mais on peut trouver son « empreinte » sur des disques durs dernier cri, jusqu'à des traces d'organisation en quatre-vingt « colonnes ».

Pierre Vandevingste, La Recherche, décembre 1996

ii

DEDICACE

Ce travail est une dédicace exclusive de ma mère Noëlla Masika Mwenge.

iii

REMERCIEMENTS

Le niveau que nous venons d'atteindre est, dans une grande part, fruit du dévouement de bonnes gens.

Nous pensons, en primeur, à la reconnaissance que nous devons à l'Université de Lukanga pour son encadrement de qualité au cours de ces trois années de formation. Le chef de travaux Osée Muhindo Masivi mérite un coup de chapeau.

Nous ne pouvons pas ne pas remercier nos parents, Jacques Kambale Vahwere et Noëlla Masika Mwenge, de leur dévotion à nous scolariser jusqu'à ce stade. Maman Noëlla Masika Mwenge ; nous ne te remercierons jamais assez.

Notre reconnaissance s'adresse à nos petites soeurs Sylvie Kahindo Mitimbo et Rachel Kavira Mitimbo, à la tante Mamy kyakimwa Lingombe et a l'oncle Kakule Sinzimira Mambo.

Nos camarades Moise Kahindo Ngitsi, Orpah Masika Kibwana, Leston Kambale Lwanzo, Premyce kasoki Kivatsi, Faustin kambere Lwanzo, Benjamin Alfajiri Mundama, Oscar Katembo Kakome, Dévote Kavira Mbakulirahi, Djimmy Bahati Jean Pierre, Josué Mumbere Kaviti, Riziki Kibelege, Danny Mumbere Mukulu, Yves Wakilongo Mbale, Fiston Aruna Kakule, Nicolas Mbake Kayisavera, ...ne peuvent être laissés sous silence.

Tous ceux qui se battent pour la vertu, qui pensent à nous d'un moment à l'autre ; nous leur sommes gré bien que cette plume ne puisse savoir bien l'exprimer.

SIGLES ET ABREVIATIONS

AN : Alpha Numérique

BD : Base de Données

CAJR : Centre d'Accueil Joli Rêve

D : Date

MERISE :Méthode d'Etude et de Réalisation en Informatique pour Système d'Entreprise

MCD : Modèle Conceptuel de Données

MLD : Modèle logique de Données

MOPT : Modèle Opérationnel de Traitement

MOT : Modèle Organisationnel de Traitement

PF : Procédure Fonctionnelle

QBE : Query By Exemple

VOL /Jr : Volume par Jour

vi

TABLES DE MATIERES

EPIGRAPHPE I

DEDICACE II

REMERCIEMENTS III

SIGLES ET ABREVIATIONS IV

TABLES DE MATIERES VI

0. INTRODUCTION I

O.1. PROBLÉMATIQUE 1

0.2. HYPOTHÈSES DU TRAVAIL 3

0.3. OBJECTIF DU TRAVAIL 3

0.4 .CHOIX ET INTÉRÊT DU TRAVAIL 3

0.5. MÉTHODES ET TECHNIQUES UTILISÉES 4

0.6. DÉLIMITATION DU SUJET 4

0.7. PLAN DU TRAVAIL 4

CHAPITRE PREMIER : 6

CONSIDÉRATION CONCEPTUELLE ET I

PRÉSENTATION DU MILIEU 6

I. CONSIDÉRATION THÉORIQUE 6

I. 1. Esquisse 6

I.2.Automatisation 6

I.2.1. Définition 6

I.2.2. Utilisation 7

I.2.3. Exemple Erreur ! Signet non défini.

I.3.HÔTEL 8

I. 3. 1. Définition 8

I.3.2. Principaux services dans un hôtel 8

I.3.2.1.Logement 8

I.3.2.2.Restautant 8

I.3.2.3.Réception 9

I.3.2.4. Salle de réunion 9

I.3.2.5. Service de blanchisserie 9

I.4. BASE DE DONNÉES 9

I.4. 1.Définition 9

I.4.2. Utilité 9

I.4.3. Système de Gestion de base de données 10

I.4.4. Quelques Systèmes de Gestion de Base de Données Erreur ! Signet non défini.

I.4.5. Les objets d'une base de données 10

II .GENERALITES SUR LE CENTRE D'ACCUEIL JOLI REVE 12

II.1.PETITE HISTOIRE 12

II.2. SITUATION GÉOGRAPHIQUE 12

II.3.OBJECTIFS DE L'ENTREPRISE 12

II.3. L'ORGANISATION DU CAJR 14

II.3.1. Organigramme 14

II.3.2.Attribution des tâches 14

1. Le PDG 14

2.Le gestionnaire de contrôle 14

3. Le gérant 14

4. Le chef de chambre 15

5. Le chef du restaurant 15

6. Le chef de la salle de conférence 15

7. Le chef du service de Blanchissage 15

CHAPITRE DEUXIÈME : 16

ETUDES PREALABLES 16

II.1.LANCEMENT 16

II .1.1. Cadrage du projet 16

a. Objectifs du projet 17

b. Ambitions informatiques du CAJR de Butembo 17

II.1.2.2. Faisabilité du projet 18

a. Opportunités 18

a. Contraintes 18

II. 2. RECUEIL DES INFORMATIONS ET DIAGNOSTIC DU SYSTÈME 19

II. .2. 1. Recueil des informations 19

A. Acteurs principaux 19

A. 1. Acteurs internes 19

A. 2. Acteurs externes 19

B. Les flux d'information 19

C. Schéma de circulation et de traitement des informations 22

D. Quelques vocabulaires techniques 25

E. Grille d'analyse des données 25

F. Fiche de description des opérations 30

G. Fiche de description du poste de travail 33

II. 1. 2. 2. Diagnostic et critique de l'existant 34

II. 1. 2. 3. Proposition de solution 35

CHAPITRE TROISIEME : 37

CONCEPTION DE LA SOLUTION 37

III. 1. CONCEPTION DE LA BASE DE DONNEE 37

III. 1. 1. Modèle Conceptuel de données (MCD) 37

a.Les règles de gestion 37

b.Dictionnaire des données 38

c. Graphe de dépendance fonctionnelle (GDF) 39

c.Modèle Conceptuel de Données 39

III. 1. 2. Modèle Logique de Données 40

III. 1. 3. Modèle Physique de données 40

III. 1. 4. Traitement des Données 40

a. Règles de gestion 41

b.Diagramme des flux 41

c. Graphe des flux 42

III. 1. 4. 2. Construction du modèle conceptuel de traitement (MCT) 42

FICHE DE DESCRIPTION DES OPERATIONS 44

III. 1. 4. 3. Le Modèle Organisationnel de Traitement (MOT) 45

a. Détermination des procédures fonctionnelles 45

b. Construction du Modèle Organisationnel de Traitement (MOT) 47

FICHE DE DESCRIPTION DU POSTE DE TRAVAIL 49

III. 1. 4. 4. Le Modèle Opérationnel de Traitement (MOPT) 49

CHAPITRE QUATRIEME : 50

REALISATION DE LA BASE DE DONNEES 50

IV. 1. LES TABLES ET LES RELATIONS 50

III. 1. 2. LES ECRANS DE MENUS 51

1. Le Menu principal 51

2. Le Menu des entrées 51

3. Le Menu des sorties 52

IV. 1. 3. LES REQUETES 52

IV. 1. 4. LES ETATS 53

BIBLIOGRAPHIE 58

0. INTRODUCTION O.1. Problématique

Depuis longtemps, les hommes ont cherché à fabriquer des outils et des machines pour améliorer leurs conditions de vie et être plus efficaces dans leur travail. Dans son aspect le plus positif, ce désir avait à l'origine trois buts majeurs : 1 )leur permettre de réaliser des choses qu'ils ne pouvaient pas faire en utilisant seulement leurs mains, 2)leur épargner de la peine et de la fatigue et 3)les aider à gagner du temps. Il faut également noter que pendant des siècles, pour ne pas dire des millénaires, la technologie ne fut employée que pour aider l'homme dans des travaux manuels et des activités physiques. De nos jours, elle en est arrivée à l'assister sur le plan intellectuel.

Désormais, la technologie est omniprésente et constitue le coeur des sociétés modernes à telle enseigne qu'elle est devenue quasiment indispensable. Ses applications sont multiples et elle intègre des procédés aussi bien mécaniques qu'électriques, électroniques qu'informatiques.

Ce dernier aspect, informatique bien entendu, perçue dès ses débuts comme un outil précieux pour faciliter les processus de gestion et améliorer ainsi la productivité est progressivement objet d'appropriation par une flopé d'entreprises dans la gestion de leurs données. En effet, elle a permis de réduire le temps d'exécution des taches c'est-à-dire de les effectuer avec le plus de précision et d'exactitude et ainsi réduire le taux d'erreurs dues, à une échelle considérable des cas, au traitement manuel ou mécanique des données. À cet effet, la conception des logiciels appropriés dans chaque domaine a permis de répondre aux besoins spécifiques en matière de gestion des données (MANIFESTO, 2001, p.15).

Dans cette optique, l'intégration des technologies du traitement de l'information (ordinateur en titre d'exemple) est véritablement devenue la clé du succès dans la conception des systèmes d'information intelligents. Les fonctions de stockage des données et d'accès aux diverses bases et banques de données sont rendues faciles grâce à un système automatisé assuré par un système de gestion des bases de données (G.DAVIS & M.H.OLSON, 1990).

Le problème qui limite tout autant que retarde l'évolution de la gestion moderne de l'information est l'état déplorable de l'infrastructure de l'information dans les pays d'Afrique. Notre pays, la R.D.C, n'en continue moins à souffrir de ce constat. En effet, toute une grêle d'organisations et entreprises comme les hôtels, bien que certaines aient déjà intégré l'ordinateur dans leur gestion de données, ne sont pas encore parvenues à la conception des systèmes automatisés. La vastesse des données constituant pourtant la matière première de leur activité, réclame un intérêt et une rigueur spéciale dans la gestion (K.Kizito, 2007, p.2).

Le cas convainquant est celui du Centre d'Accueil Joli rêve dont le taux de visite s'accroît d'un mois au subséquent. Cela s'explique par la montée en puissance des visiteurs (étrangers ou non) dans la ville de Butembo en plein essor : la moyenne est de dix visites la semaine .Mais ce la n'est qu'une moyenne car certaines semaines ont enregistré plus de vingt. Aussi faut-il ajouter que le centre organise des services auxquels prennent part d'autres visiteurs qui n'ont pas l'obligation d'y loger (restaurant, salle de conférence, cantine, blanchissage, ...). Ainsi,les opérations tenues encore à la main ou mécaniquement dans ce centre d'accueil causent-ils problème surtout qu'il faut éviter les pertes des données et les erreurs qui entachent l'élaboration de la facture lorsqu'il faut fournir à temps une réponse rapide à une requête relative à la facture des biens et services consommés par le client depuis son entrée jusqu'à sa sortie.

En rapport avec ce constat, notre préoccupation s'articule autour de questions ci- après :

1. Le système de gestion actuel (manuel) permet-il une prise de décision au moment opportun pour répondre aux attentes des clients du Centre d'Accueil Joli Rêve ou alors faut-il lui adjoindre un autre, ou mieux, le remplacer par un plus efficace ?

2. Le traitement manuel des données relatives à la facturation a-t-il un impact sur la lenteur, les erreurs qui vont jusqu'à la perte des données dont se plaignent les responsables du centre ?

3. En prenant en compte l'élévation du taux de fréquentation du centre, que pouvons- nous lui proposer comme forme de formalisation du système de traitement automatique de l'information dans le souci d'une gestion qui puisse produire les effets attendus pour aboutir à de bons résultats au sein de cette entreprise ?

Des réponses anticipatives valent la peine d'être suggérées face à la persistance des

questions ci-haut énumérées.

0.2. Hypothèses du travail

Pour résoudre le problème, voici les propositions à partir desquelles nous allons cogiter :

1. Le système de gestion en application dans les services du Centre d'Accueil Joli Rêve aurait des lacunes pour offrir un service de qualité.

2. Le fait que les données soient traitées manuellement serait la cause la plus considérable des erreurs de traitement, de la nonchalance dans le traitement, voire même de la perte intempestive des informations que connaît le Centre d'Accueil Joli Rêve.

3. Pour ce faire, l'outil informatique pourrait être une solution de taille à ces discordances. La base de données répondrait facilement à la requête relative aux services que le centre est appelé à offrir à ses clients. Ainsi, la prise de décision serait-elle effective à l'occasion.

0. 3. Objectif du travail

La conception et la mise en place d'une base de données qui aide à prendre des décisions au temps propice selon les informations du client et en arriver à établir la facture qui prenne en compte toutes ses informations est l'objectif de ce travail. La base de données permettra de retrouver toute information, d'effectuer tout calcul relatif à la production de la facture.

0. 4 .Choix et intérêt du travail

Cher lecteur, je sais qu'il est possible que vous vous soyez posé la question de savoir pourquoi un sujet de recherche de ce genre.

Au fait, ce travail s'inspire des peines qu'éprouvent les responsables du Centre d'Accueil Joli Rêve de Butembo à tenir manuellement les informations de leur travail. Aussi veut-il apporter solution, moindre soit-elle, à ce fiasco et concrétiser donc les matières nous transmises au cours de notre formation du premier cycle. En y parvenant, un petit rien se sera ajouté à la science.

0. 5. Méthodes et techniques utilisées

Certaines méthodes, sûrement, seront utilisées le long de ce travail comme pour examiner nos hypothèses :

4 Méthode d'étude et de Réalisation en Informatique pour Systèmes d'Entreprise (MERISE) ;

4 La déduction : permettra d'appliquer les règles sur les cas particuliers rencontrés .Elle se complétera par la technique documentaire pour préciser les concepts ;

4 L'observation : qui aura pour effet d'entrer en contact direct avec la réalité que nous aurons à traiter mais aussi l'interview.

0.6. Délimitation du sujet

Ce travail, sur le plan spatio-temporel, se focalisera sur l'automatisation de la facturation d'un hôtel avec la particularité de ceux du centre d'Accueil Joli Rêve uniquement pour l'élaboration de la facture. C'est un travail fait au cours de l'année académique 2007-2008.

0.7. Plan du travail

Pris dans son ensemble, ce travail se compose de quatre chapitres. Comme constaté, nous l'avons amorcé par une introduction et une conclusion générale s'en suivra.

1. Le premier chapitre redit sommairement les notions théoriques dont on a absolument besoin pour bien nous faire entendre le long de ce travail et présente notre milieu d'étude;

2. Le deuxième a rapport au recueil, à la présentation des résultats et à l'analyse de ces derniers.

3. Le troisième donne maintenant le plan ou conçoit la solution.

4. Le dernier met en place la base de données dont il aura été question.

CHAPITRE PREMIER :
CONSIDÉRATION CONCEPTUELLE ET
PRÉSENTATION DU MILIEU

I. Considération théorique

Pour nous faire entendre, il importe de préciser les concepts essentiels et faire connaître notre champ d'investigation. Ainsi, avons-nous trouvé bon de dédier ces quelques pages au tout premier chapitre, lequel chapitre se veut comme visée l'appréhension des termes de ce travail et la connaissance du milieu.

I. 1. Esquisse

L'esquisse est la vue générale d'un sujet.

En Littérature, c'est la première version d'un ouvrage littéraire. L'ébauche d'un roman, d'une scène de comédie.

La collection Microsoft Encarta 2006, quant à elle, comprend l'esquisse comme un objet non achevé, non terminé, en cours de réalisation mais qui donne un premier aperçu de son état final.

En Art, l'esquisse se définit comme une ébauche qui est donc une forme préparatoire d'un ouvrage d'art, dont seules les parties principales sont traitées plus ou moins sommairement, mais de façon à donner l'idée de l'ouvrage terminé

Par extension, c'est tout ce qui est à l'état inachevé. (Sans auteur, « Hôtel », [en ligne] disponible sur http://fr.wiktionary.org/wiki/ consulté le 4 avril 2008).

I.2.Automatisation I.2.1. Définition

L'automatisation est l'exécution et le contrôle de tâches techniques par des machines fonctionnant sans intervention humaine, ou à l'aide d'une intervention réduite. L'automatisation s'est généralisée à l'ensemble des activités de production, tant dans l'industrie, que dans les activités de services. Quelque soit son domaine d'application et les

techniques auxquelles elle fait appel, l'automatisation s'est constamment développée dans l'unique but de réduire la pénibilité du travail humain et d'améliorer la productivité du travail. (Microsoft ® Encarta ® 2006. (c) 1993-2005 Microsoft Corporation. Tous droits réservés).

I.2.2. Utilisation

Au niveau de l'utilisation des logiciels, il faut noter qu'il y a toujours une double tâche: l'utilisation même du logiciel (menus, boutons de commande, clavier,...) et la création de quelque chose (texte, dessin, résolution d'un problème,...); cette deuxième tâche ne peut être que difficilement automatisée, elle requiert plutôt toute notre attention car c'est la tâche principale. Pour améliorer les performances à ce niveau, il faut donc augmenter au maximum les processus automatiques d'utilisation du logiciel; pour cela il faut que la répétition de l'utilisation d'un même logiciel permette d'automatiser ses principales commandes (il est donc important que les commandes et les réactions aux commandes soient toujours les mêmes et se trouvent toujours aux mêmes places). En outre, l'automatisation sera plus rapide si la gamme des différents logiciels disponibles sur le marché est standardisée (force de Apple qui a donné des directives aux programmeurs pour standardiser certaines opérations: par exemple le sous-menu Quitter se trouve toujours en dernière position du premier menu).

Avec comme but la réduction de l'intervention humaine dans une tache, l'automatisation nous présente ces avantages :

>La rapidité dans le traitement des données ;

>la facilité de traitement des données sans erreurs pour la prise de décision

>la qualité, la fiabilité et la disponibilité des informations traitées(suite à l'outil utilisé, l'ordinateur)

>la capacité des organisations à changer et améliorer leur mode de gestion en investissant dans la technologie nouvelle.

C'est dans ce sens même que l'automatisation conduit souvent à la création des logiciels telle la base de données. (PIERRE PERRUCHET, "Les automatismes cognitifs", Bruxelles, Mardaga [en ligne], disponible sur http://tecfa.unige.ch/~sciolli/staf11/automatisation.html le 4 avril 2008).

I.3 .Hôtel I. 3. 1. Définition

Un hôtel est un établissement offrant un service d'hébergement payant, généralement pour de courtes périodes. Les hôtels offrent souvent plusieurs autres services à leur clientèle, tels que la restauration, une piscine ou la garde d'enfants. Certains offrent des services de conférence et des salles de réunion et incitent les groupes à y tenir des congrès et des réunions.

Étymologiquement, le terme hôtel désigne tout bâtiment destiné à recevoir des hôtes. Si ceux-ci sont de passage, on parle d'hôtel touristique. Mais le terme d'hôtel peut également s'appliquer aux mairies des grandes villes (hôtel de ville ), aux hôpitaux, aux hôtels particuliers ...

Les hôtels se distinguent des motels par le fait que dans ces derniers, l'accès à la chambre se fait par l'extérieur, alors que dans les hôtels, l'accès à la chambre se fait généralement par l'intérieur, ce qui peut accroître la sécurité des clients et donner une image plus haut de gamme à l'établissement. Cependant, en France, plusieurs chaînes de Motels utilisent le terme Hôtel.

En Australie, un hôtel peut aussi servir des boissons alcoolisées et des repas, habituellement dans un cadre décontracté, mais n'offre pas nécessairement de l'hébergement. On utilise généralement les termes « pub » ou « bar » dans d'autres pays pour désigner ce type d'établissement, mais ces termes sont considérés comme étant des synonymes dans l'usage courant en Australie.

En Inde, le mot « hôtel » peut aussi faire référence à un restaurant puisque les meilleurs restaurants y ont toujours été situés près d'un bon hôtel.

I.3.2. Principaux services dans un hôtel

I.3.2.1 .Logement

C'est le service qui se préoccupe d'héberger les clients. I.3.2.2.Restautant

C'est ce service qui prépare de la nourriture à tous les clients au sein de l'hôtel. I.3.2.3 .Réception

Ce service se charge d'accueillir les clients et de ce qui s'y rattache (courrier, bagages,...)

I.3.2.4. Salle de réunion

Les colloques, conférences et réunions d'abord des clients puis aussi des fonctionnaires de l'hôtel se tiennent dans cette salle.

I.3.2.5. Service de blanchisserie

Le lavage et le repassage des habits se font à ce niveau. ( http://fr.wikipedia.org/wiki/H%C3%B4tel#Services, consulté le 4 avril 2008 à 14h: 01).

I.4. Base de données

I.4.1 .Définition

Une base de données (son abréviation est BD, en anglais DB, data base) est une entité dans laquelle il est possible de stocker des données de façon structurée et avec le moins de redondance possible. Ces données doivent pouvoir être utilisées par des programmes, par des utilisateurs différents. Ainsi, la notion de base de données est généralement couplée à celle de réseau, afin de pouvoir mettre en commun ces informations, d'où le nom de base. On parle généralement de système d'information pour désigner toute la structure regroupant les moyens mis en place pour pouvoir partager des données.

I.4.2.Utilité

Une base de données permet de mettre des données à la disposition d'utilisateurs pour une consultation, une saisie ou bien une mise à jour, tout en s'assurant des droits accordés à ces derniers. Cela est d'autant plus utile que les données informatiques sont de plus en plus nombreuses.

Une base de données peut être locale, c'est-à-dire utilisable sur une machine par un utilisateur, ou bien répartie, c'est-à-dire que les informations sont stockées sur des machines distantes et accessibles par réseau.

L'avantage majeur de l'utilisation de bases de données est la possibilité de pouvoir être accédées par plusieurs utilisateurs simultanément.

I.4.3. Système de Gestion de base de données

Afin de pouvoir contrôler les données ainsi que les utilisateurs, le besoin d'un système de gestion s'est vite fait ressentir. La gestion de la base de données se fait grâce à un système appelé SGBD (système de gestion de bases de données) ou en anglais DBMS (Data base management system). Le SGBD est un ensemble de services (applications logicielles) permettant de gérer les bases de données, c'est-à-dire : permettre l'accès aux données de façon simple, autoriser un accès aux informations à de multiples utilisateurs, manipuler les données présentes dans la base de données (insertion, suppression, modification).

Le SGBD peut se décomposer en trois sous-systèmes : le système de gestion de fichiers : il permet le stockage des informations sur un support physique, le SGBD interne : il gère l'ordonnancement des informations, le SGBD externe : il représente l'interface avec l'utilisateur.

I.4.4. Quelques Systèmes de Gestion de Base de Données

Les principaux systèmes de gestion de bases de données sont les suivants : Borland Paradox, Filemaker, IBM DB2, Ingres, Interbase, Microsoft SQL server, Microsoft Access, Microsoft FoxPro, Oracle ,Sybase, MySQL, PostgreSQL, mSQL, SQL Server 11, ...(Sans auteur, Base de données-Introduction [en ligne], disponible sur http://www.commentcamarche.net/bdd/bddintro.php3, le 14 Août 2008).

I.4.5. Les objets d'une base de données

1.

La table est l'objet fondamental de la base de données. C'est elle qui permet de stocker toutes les informations .Une table contient généralement les informations sur un type d'objet précis.

2. La requête est un élément essentiel de la base de données. Elle permet d'interroger la base de données pour en extraire les informations nécessaires. Elle permet donc de sélectionner les informations mais aussi de les trier, les organiser pour répondre à une demande spécifique.

3. Le formulaire permet d'offrir une alternative à la saisie ou à l'affichage des données d'une table tout en y entrant directement les informations. Il offre, en effet, un bien meilleur effet visuel qui rend bien plus claire la visualisation ou la saisie des données.

De plus, il est personnalisable, il est effectivement possible d'y ajouter des objets, tels les boutons d'option, les cases à cocher, les zones de listes déroulantes, des images, des onglets, ...

4. L `état permet d'engeancer et de regrouper les informations des tables et requêtes afin de les imprimer par la suite.

5. Une macro est une action ou ensemble d'actions, logiquement liées, utilisées pour automatiser des taches.

6. Un module est une collection de déclarations et procédures Visual Basic associées pour former une unité.

La méthode d'étude et de réalisation informatique pour les systèmes d'Entreprise, désignant la méthode d'analyse, de conception et de développement des systèmes d'information, est celle dont nous allons devoir nous servir dans ce travail. MERISE va nous permettre la modélisation du système de traitement automatisé de l'information au sein du Centre d'Accueil Joli Rêve.

II .GENERALITES SUR LE CENTRE D'ACCUEIL JOLI REVE

Cette partie aide à la compréhension du fonctionnement du CAJR (Situation géographique et Structure organisationnelle).

II.1.Petite histoire

Le Centre d'Accueil Joli Rêve (CAJR) est une entreprise privée de la ville de Butembo .Il fonctionne depuis l'année 2005.

Il faut d'abord signaler qu'un magasin des friperies fonctionnait déjà à l'adresse actuelle dudit centre. Cependant, le PDG des établissements Nzoli avait une idée originale qu'il voulait bien réaliser. Cette idée ou ce projet consistait à construire un centre d'accueil car il avait déjà vu en cela une opportunité avec l'essor de la ville de Butembo. C'est ainsi que ce projet va débuter quelques années avant le début de ses activités. Mais comme le magasin des friperies avait aussi sa raison d'être, on sera obligé de le changer d'adresse .Toutes les activités à caractère commercial seront concentrées sur l'avenu Président de la république au numéro 39 comme pour laisser libre la parcelle qui allait abriter les bâtiments du futur centre d'accueil. Ce faisant, les travaux vont s'achever et l'inauguration interviendra alors le 5 Septembre 2005.

II.2. Situation géographique

Le CAJR se situe en ville de Butembo, Commune Mususa, Avenue Président de la République No 24.

II.3.Objectifs de l'entreprise

Dans l'optique d'inscrire ses activités dans la ligne de conduite propre aux hôtels, le CAJR ne se borne pas seulement à l'accueil et au logement des visiteurs mais voudrait leur apporter ,tant soit peu, du confort tout au long de leur séjour.

Ainsi, le CAJR veut-il :

Réserver aux visiteurs un lieu d'accueil sécurisé

Leur fournir des produits répondant à leurs besoins primordiaux (par la cantine, la pharmacie,...)

Mettre à leur disposition un site touristique leur permettant les loisirs,...

II.3. L'organisation du CAJR

II.3.1 .Organigramme

PDG

Gestionnaire
de contrôle

Gérant

Chef de Chambre

		Chef du Restau		Chef du Blanchissage		Chef de la Salle

II.3.2.Attribution des tâches

1. Le PDG

Donne des ordres à suivre au gestionnaire de contrôle en vue de la bonne marches de ses affaires.

2. Le gestionnaire de contrôle

Fait appliquer les méthodes lui transmises par son patron parmi ses subalternes. Selon les réalités de ce département, il voit dans quelle perspective maximiser les profits en concomitance avec le gérant.

3. Le gérant

Surveille toutes les activités du centre et s'assure de sa bonne santé. Il fait rapport au gestionnaire de contrôle de la maison.

Il se charge des matières administratives. De ce fait,

>Il suit d'un jour à l'autre les activités de tout le secteur de gestion,
>Il rédige chaque mois un rapport détaillé sur la vie de l'entreprise,

>Il tient à jour tous les documents relevant des taxes et autres obligations de l'entreprise,

>Il vérifie l'exécution des tâches ou programmes de fonctionnement dans les départements du centre,

>Il informe la direction générale des établissements Nzoli des problèmes rencontrés, >Il supervise directement les services d'identification des clients et de leur logement, >Il détient les documents relatifs aux clients et en assure le suivi en ce qui concerne :

· leur logement

· leur évolution(séjour)

· leur facturation

4. Le chef de chambre

S'assure du nombre de logés dans tout le centre

>Exécute l'ordre du gérant pour loger ou montrer au client où il va rester au sein du centre,

>Montre les petits documents aux clients ; lesquels documents fixent ces derniers sur leur situation financière,

>S'assure de la propreté des chambres par le truchement du chargé de propreté,

>Est le pont entre clients et autres services du centre (restaurant,salle de conférence,...).

5. Le chef du restaurant

Tient les aliments prêtes à tout moment à la disposition des clients .Il dépend directement du gérant.

6. Le chef de la salle de conférence

Fait respecter les heures d'occupation de la salle et suit de près toutes les activités qui s'y déroulent.

7. Le chef du service de Blanchissage

Se charge de la propreté des vêtements des clients qui veulent en supporter le coût. Son service s'occupe aussi du nettoyage d'autres habits, draps, serviettes,...

CHAPITRE DEUXIÈME :
ETUDES PREALABLES

Il est question d'analyser et de critiquer scrupuleusement le système d'information qui existe pour proposer une solution convenable.

Par ces étapes : lancement, recueil et diagnostic du projet ; nous pensons pouvoir y parvenir.

II.1 .Lancement

A ce niveau, il s'agit de définir le projet (cadrage du projet), d'étudier son opportunité, sa faisabilité et de l'évaluer.

II .1.1. Cadrage du projet

C'est la facturation des services rendus par le CAJR qui constitue la matière de notre projet. Ce sont les informations relatives au client ; identification ou enregistrement, séjour et sortie qui retiennent notre attention. L'établissement de la facture à la sortie ou à la fin de séjour du client constitue le point focal de ce projet.

La gérance est la structure du système d'information existant qui est la plus concernée par le suivi des informations du client.

Comme finalité, ce projet formalisera un nouveau système d'information de manière à gérer, comme il se doit, l'information du centre. Et puis, les tâches pouvant l' être seront automatisées comme :

> les informations en rapport avec l'identification des clients, leur classification, > les informations relatives au séjour du client : enregistrement des documents retraçant les services consommés par le client

> les informations concernant la fin du séjour : rapport par client, rapport global au bout d'une certaine période,...

Parce qu'elle n'est pas tenue sur place, nous n'allons donc pas automatiser la comptabilité du Centre d'Accueil Joli Rêve. Rappelons ici que le CAJR donne rapport aux Etablissements Nzoli et que, de ce fait, n'a pas encore mis sur pied son propre service de comptabilité.

Aussi faudra-t-il que l'opportunité tout comme la faisabilité de notre projet se vérifient pour nous assurer de sa pertinence.

II.1.2. Etude d'opportunité et de faisabilité du projet II.1.2.1. Opportunité du projet

A ce stade, le projet ne peut être opportun que s'il rejoint les ambitions informatiques de l'entreprise ou, à défaut, s'il résoud un problème technique ou organisationnel. Il va, ainsi, falloir qu'il y ait mariage entre objectif du projet et celui du CAJR.

a. Objectifs du projet

Ce projet se veut comme objectif d'automatiser les services d'un hôtel et spécifiquement de réunir, dans une base de données, toutes les opérations pour faciliter leur exploitation, pour faire disparaître retards et erreurs au cours de la gestion. Somme toute ; de garantir l'automatisation quotidienne de la gestion afin de prendre des décisions au temps propice.

b. Ambitions informatiques du CAJR de Butembo

Il y a un ordinateur à la disposition du bureau de gestion (gérance). Malheureusement ce dernier n'est pas utilisé car n'ayant même pas été installé ; il reste en carton au dépôt. Pourtant, installer un ordinateur ne pose pas assez de discordances si ce n'est de se procurer un programme de base et un box office tout en s'assurant qu'on a le courant électrique.

EN utilisant ce pratique et facile logiciel de gestion (Access), nous pensons que le CAJR peut faire mieux qu'avant.

II.1.2.2. Faisabilité du projet

Nous voulons voir dans quelle mesure le projet peut se réaliser en dépit du poids de ses contraintes. Il ne va être réalisable qu'à la condition de trouver ses contraintes maîtrisables.

a. Opportunités

Pour la concrétisation de ce projet, les atouts humains, matériels, logiciels et temporels sont disponibles.

Atouts humains

Le personnel du CAJR se constitue de bien des gens qui disposent de plus qu'un diplôme d'Etat. Au rythme où s'avance le monde, on s'aperçoit qu'il peut bien être facile de leur expliquer les fonctionnements d'une base de données.

Aussi faut-il rappeler qu'il y a maintenant toute une grêle de gens qui savent manipuler l'outil informatique. Leur donner de l'emploi, pour avoir formalisé le système du centre, n'est que diminuer le taux de chômage dans le pays.

Atouts matériels et logiciels

Tel que bien signalé, le CAJR dispose d'un ordinateur et a du courant électrique chaque soir de six heures à vingt deux heures. Peut être ne lui reste-t-il qu'à garantir ce courant à la certitude de vingt quatre heures sur vingt quatre. Chose pas compliquée avec la SENOKI (Société d'électrification du nord Kivu).

Atouts temporels

Nous avons plus ou mois six mois pour réaliser ce projet. Nous pensons qu'ils sont suffisants et permettent de respecter les normes de planification des projets.

a. Contraintes

Notre projet a besoin du courant électrique, des ordinateurs et de bien d'autres choses. Le centre se situe dans une partie du pays où l'accès au courant électrique pose problème.

Mais, les gestionnaires du centre peuvent surmonter cette contrainte en s'abonnant aux autres associations d'électrification ou en augmentant dans leur budget les dépenses y relatives.

Après l'analyse de la réalisation du projet, diagnostiquons alors le système d'information qui existe au sein du CAJR pour en comprendre le fonctionnement et formuler des propositions, si nécessité il y aura, qui puissent améliorer ledit système.

II. 2. Recueil des informations et diagnostic du système

II. .2. 1. Recueil des informations

Tout au long de cette section, nous analysons l'actuel fonctionnement du système d'information du CAJR pour ce qui est de la façon dont sont gérés les différents services dans un hôtel. Nous améliorer nos connaissances sur l'existant, nous relèverons les différents acteurs, les circuits d'informations (flux), les documents et les règles observées par les acteurs de la gestion.

A. Acteurs principaux

A. 1. Acteurs internes

Au niveau de la gérance qui constitue notre service cible, les acteurs sont : - le gérant et

- la réception

A. 2. Acteurs externes

Ils sont en dehors du système d'information c'est-à-dire qu'ils collaborent avec ce dernier. Nous citons :

Le PDG (Président Directeur Général)

Le gestionnaire de contrôle

Le chef des chambres

Le chef du restaurant

Le chef de la salle de conférence

Le client

B. Les flux d'information

Il est question des informations que nos différents acteurs échangent entre eux. Ce sont surtout les documents imprimés qui véhiculent ces informations.

Voici, en effet, la circulation desdits flux :

Chef du restaurant

7c

6 7b 6

7a

6

Gérant

Réceptionniste

5

4

3

2

12

11

1

8

10 9

Chef de la salle

7d

6

Chef des chambres

Chef de Blanchissage

Client

Gestionnaire de
contrôle

(1)

: Instructions

(2) : Fiche de renseignements

(3) : Fiche de renseignements

(4) : Avis d'accord ou de refus

(5) : Bulletin d'inscription

(6) : Méthodes de gestion

(7a)

: Rapport de blanchissage

(7b) : Rapport du restaurant

(7c) : Rapport des chambres

(7d) : Fiche d'occupation de la salle

(8): Facture pro-format

(9): Facture pro-format

(10): Facture acquittée

(11): Facture acquittée (12) : Rapport mensuel, semestriel, annuel

C. Schéma de circulation et de traitement des informations

Chronologi e

Client

Gestionnair e De contrôle

Réception

Gérance

Cham bre

Re sta ura nt

Salle De conférenc e

Cantin e

Blanchissag e

3

1

2

OP No 1

Remplissag e du Formulaire de Demande de Logement

OP N 2

Réception et Enregistremen t Du client

OP No 3

Orientation des clients dans les enceintes

4a

4b

4c 4d

4e

OP No 4

Centralisation des Rapports de consommatio

5

OP No 5

Vérification et calcul Des montants des rapports

6

Etablissement rapport financier et des services rendus

OP No 6

7

Commentaire :

1. Demande de logement reçue

2. Demande de logement remise

3. Bulletin d'inscription

4a. Fiche de consommation du service de logement

4b. Fiche de consommation au restau

4c. Fiche de consommation du service de la salle

4d. Fiche de consommation à la cantine

4e. Fiche de consommation au blanchissage

5. Rapports des services cumulés

6. Facture pro-format

7. Reçu-caisse ou Bordereau de versement

D. Quelques vocabulaires techniques

1. Le Bulletin d'inscription est un document sur lequel on enregistre les
informations du client au Centre d'Accueil Joli Rêve. Il est le premier document à établir dès lors que le client se présente à la réception du centre. Il permet de se renseigner sur le client (Noms, nationalité, date d'arrivée, de sortie,...).

2. La Note de semaine est la facture proprement dite. Elle reprend les différents
services consommés par le client pour ainsi faciliter la sommation des montants dus.

3. La facture pro format est celle qui n'est pas encore payée et qu'on donne au
débiteur comme pour lui signifier la taille de sa dette.

4. La Note de semaine est le nom utilisé pour la facture.

5. Le Reçu-caisse est la preuve de paiement à la caisse du centre.

E. Grille d'analyse des données

C'est elle qui nous aide à retracer les données que nous avons recueillies du système dans le cadre de l'automatisation des services du CAJR. Elle prépare la modélisation des données (dictionnaire des données, schéma conceptuel) pour que la solution soit élaborée.

Rubriques

	Demande de logement	Bulle tin d'inscription	Note de tarification	Feuille des serv ices choisis	Feuille De Consommation logemen t	Feuille de consommation Au restau	Feuille de consommation au service de la salle	Feuille de consomm ation au service blanchissage	Note de semaine
Date d'émission	*		*						*
Nom	*			*	*	*	*	*
Post nom	*			*	*	*	*	*
Numéro de telephone	*			*	*	*	*	*	*
Adresse mail	*								*
Numéro de la carte d'identité	*
Catégorie de la chamber	*			*	*
Nombre de jours de logement	*				*
Lieu et date de naissance		*
Etat civil		*
Résidence en RDC		*
Domicile permanent		*
Nationalité		*
Profession		*
Nature des pièces d'identité		*
Lieu d'émission des pièces d'identité		*
Date et numéro des pièces d'identité		*
Accompagnés de (enfants de moins de 14 ans)		*
Lieu d'où vient le voyageur (Adresse)		*							*

Date d'arrivée

		*				*
Lieu où il se rend		*
Date de depart		*				*
Résidence à l'étranger		*
Numéro du bulletin d'inscription		*
Surnom		*
Numéro de téléphone du CAJR		*
Adresse mail du CAJR		*
Tarification de la chamber				*
Tarification du restaurant				*
Tarification de la salle de conférence				*
Tarification du service blanchissage				*
Observation				*	*
Date de consummation						*	*	*	*
Nombre d'habits									*
Prix unitaire						*	*	*	*
Prix total						*	*	*	*
Nombre d'heures prises								*
Sorte d'aliments							*
Numéro de la chamber						*
Service de restaurant					*
Service de la salle de conférence					*
Service de blanchissage					*					*
Service de logement					*
Numéro de la note de semaine										*
Date d'émission du bulletin d'inscription										*
Mois										*
Repas pris										*
Sous total 1										*
Divers										*
Sous total 2										*
Total (=1+2)										*
Report										*
Total cumuli										*
Net à payer										*
Délai de paiement										*
Date de perception du montant Date d'acquittement du montant dû										*
Montant en toutes letters										*

F. Fiche de description des opérations

Pour préparer la modélisation dans la partie d'élaboration de la solution et pour décrire les traitements, ces fiches nous aident.

Adresse : Gérance Opération No 2

Libellé : Réception et enregistrement du client Type de traitement : manuel

Périodicité : dimanche-samedi

Poste de travail : Réception

Entrée : Informations sur le client sortie : Bulletin d'Inscription

DESCRIPTION DU TRAITEMENT

- réception et accueil du client

- renseignent du client

- enregistrer le client dans le bulletin d'inscription

Adresse : Gérance Opération No 4

Libellé : Centralisation des rapports de consommation des services Type de traitement : manuel

Périodicité : dimanche-samedi

Poste de travail : Gérance

Entrée : - Différents rapports des services (Rapport des chambres, du Restau, de la Cantine, de blanchissage, de la Salle)

Sortie : Rapports cumulés des services

DESCRIPTION DU TRAITEMENT

Produire les rapports cumulés de tous les services consommés par le client

Adresse : Gérance Opération : No 5

Libellé : Vérification et calcul des montants des rapports Type de traitement : Manuel

Périodicité : dimanche-samedi

Poste de travail : Gérance

Entrée : Données de divers rapports Sortie : Facture pro-format

DESCRIPTION DU TRAITEMENT Produire des factures pro-formats

Adresse : Gérance Opération No 6

Libellé : Etablissement rapport financier et des services rendus Type de traitement : manuel

Périodicité : dimanche-samedi

Poste de travail : Gérance

Entrée : Souches des factures, Rapports ...

Sortie : - Rapport d'occupation des chambres et salle
- Rapport de production du restaurant

- Rapport de production de la cantine

- Rapport de production du blanchissage

DESCRIPTION DU TRAITEMENT

- Elaboration des rapports relatifs à tous les services - Situation de différentes notes de semaine

G. Fiche de description du poste de travail

Elle nous aide à prendre en considération l'environnement organisationnel. Elle résume dans notre poste de travail :

- les opérations effectuées, avec leur durée d'exécution et volume des données traitées - les moyens dont on a fait usage

- les observations sur les fonctionnements du système d'information

1. Gérant

FICHE DE POSTE DE TRAVAIL Poste de travail : Gérance
DESCRIPTION Périodicité : dimanche-samedi Période d'activité : à chaque instant
No opération	Libellé	Type	Vol/jour	Durée unitaire	Durée/jour
4	Centralisation des r rapports de consommation des services	Manuel	69	14'	966'
5	Vérification et calcul des montants des rapports	Manuel	71	11	781

2. Reception

FICHE DE POSTE DE TRAVAIL Poste de travail : Réception
DESCRIPTION Périodicité : dimanche-samedi Période d'activité : à chaque instant
No opération	Libellé	Type	Vol/jour	Durée unitaire	Durée/jour
2	Réception et enregistrement du client	Manuel	69	11	759'

II. 1. 2. 2. Diagnostic et critique de l'existant Points forts

- Le service de réception est organisé de façon à mettre à l'aise les clients par son salon bien propre. Il y a respect de poste de travail c'est-à-dire que chacun fait ce qui revient à son rôle.

- La gérance du CAJR dispose d'un ordinateur bien qu'il ne soit pas encore opérationnel.

- La gérance est composée de compétents hommes qui sont passés par l'université. Ces derniers, par conséquent, peuvent s'adapter sans trop de complications aux nouvelles technologies de l'information et de la communication (NTIC).

Points faibles

Nous trouvons incomplet le système de gestion du CAJR en raison de :

- Il y a confusion dans le travail au bureau du gérant à cause du fait que c'est la même cellule qui englobe et la réception et la gérance. On ne doit pas aussi perdre de vue la croissance du centre. Or, plus le nombre de client augmente plus il y a beaucoup de matière à traiter.

- C'est la facture qui joue aussi le rôle de réçu. C'est elle qui constitue le réçu après paiement.

- Le fait qu'on tienne manuellement tous les documents cause un sérieux problème. Il n'est pas ainsi étonnant de constater de la lenteur dans le traitement des données ; la perte des informations surtout que les documents transitent par les mains, les retards de transmission des documents,... Ce qui fait que les clients puissent se plaindre des retards dans le traitement de leurs informations.

Nos deux premières hypothèses se confirment de par ce diagnostic. Le schéma de circulation et de traitement des informations que nous avons analysé a montré que la gestion des services du CAJR se focalise au niveau du bureau de la gérance. Il ressort de cela que la

structure du système d'information de gestion ait des insuffisances avec le volume croissant des informations à traiter.

Et comme tout se traite à la main, la fréquence d'erreurs augmente avec l'augmentation des données, la lenteur dans le traitement des données, voire même la perte des documents qui ne sont que des papiers pouvant s'envoler, se mouiller,...

Pour garantir, en effet, l'efficacité dans la gestion des services du centre ; il nous importe de considérer quelques solutions :

II. 1. 2. 3. Proposition de solution

Les gestionnaires d'entreprises veulent maintenant gérer le traitement de l'information, au sein de leurs firmes, avec rapidité (temps de réponse moindre) ; cette dernière étant l'une des caractéristiques de l'informatique. Ils veulent réduire le temps d'attente aux guichets et le temps qui s'écoule entre le moment de la saisie de l'information et la prise de décision. Quand le temps d'attente aux guichets est moindre, on gagne nécessairement une partie non mois importante de la clientèle.

A cause du fait que l'informatique se place bien pour assurer de telles réalisations et comme pour palier aux dysfonctionnements (erreurs, imperfections) énumérés plus haut ; nous en apportons, en primeur, une solution informatique.

Il va donc être intéressant que :

1. le centre subdivise les deux bureaux de façon à assurer cohérence entre réception et gérance et pour ne pas qu'on ignore à qui revient telle ou telle autre affaire

2. Qu'il établisse et soit à même d'utiliser deux documents relatifs au paiement de manière à émettre la facture (que le client peut aller présenter à son patron pour paiement après une certaine échéance) et le reçu (une fois la facture acquittée) . Il va falloir aussi qu'il y ait un caissier pour alléger le gérant.

3. qu'il dote, ne serait-ce que, sa gérance d'un ordinateur :

* Muni de périphériques nécessaires aux besoins du travail dudit bureau (imprimante,...)

* d'un hardware répondant aux besoins du travail

* d'un software pouvant bien gérer les services (Box office ?...)

Il est aussi aisé que le centre ait un gestionnaire de la base de données à qui l'on pourra expliquer les rouages de ladite base de données.

Pour minimiser les coûts, ce gestionnaire peut même être le gérant lui-même parce que le travail le plus important se tient au niveau de son poste de travail.

De manière pratique ; dans ses attributions régulières à la gestion des services du centre, il devra se charger de :

1. Produire des notes de tarification, des feuilles des services choisis, des feuilles de consommation des services,...

2. Mettre à jour les informations des clients pour conserver les statistiques y afférentes.

3. Traiter les informations en vue de la production de la facture.

Autrement dit, donner ou produire, une fois demandées ; les informations en rapport avec le client.

Nous proposons, pour ce qui est de l'aspect technique, que les services se dotent d'ordinateurs qui seront mis en réseau pour faciliter l'échange d'informations n'importe quand plutôt que faire des va et viens avec des documents à la main.

Dans l'objectif de la conception et de la réalisation de notre base de données de gestion des services du CAJR, nous allons pouvoir analyser les documents utilisés dans son système d'information, chose à réaliser dans le chapitre qui fait suite à celui-ci.

CHAPITRE TROISIEME :

CONCEPTION DE LA SOLUTION

III. 1. CONCEPTION DE LA BASE DE DONNEE

III. 1. 1. Modèle Conceptuel de données (MCD)

Le modèle conceptuel de données, par sa démarche méthodique et rationnelle, va nous permettre de cerner les grandes étapes de réflexion qui se posent habituellement à l'apprentissage de la méthode MERISE ; et va donc aussi nous faciliter une approche aisée des problèmes de base à résoudre dans l'étude des systèmes d'information.

a.Les règles de gestion

Les règles de gestion décrivent, dans l'ensemble, le fonctionnement de l'organisation en rapport avec les données transformées.

Ces règles vont constituer les limites que nous serons astreint de respecter dans notre modèle conceptuel des données.

1. Un client est identifié par le numéro de sa carte d'identité, de manière générale, et un numéro d'ordre pour l'identifier au sein du centre et a un nom, un postnom, un prénom, un sexe, une date de naissance, un lieu de provenance, un nationalité et reçoit une facture et une chambre pour un séjour donné

2. Un service est identifié par un code et a une description.

3. Une facture est identifiée par un numéro et a un numéro d'ordre, un code de service, une date de la transaction et un coût du service.

4. Dans un séjour le client a une facture pour les services qu'il a consommés.

5. Un paiement s'identifie par un numéro de reçu et contient un numéro d'ordre, une date de perception, un montant payé et un libellé.

6.

Un séjour est identifié par le numéro d'ordre (ou numéro de séjour).

7. Un client peut identifier un ou plusieurs séjours.

8. Dans un ou plusieurs séjours le client peut être facturé par un ou plusieurs services consommés.

9. Un séjour peut être sanctionné par un ou plusieurs paiements.

10. Tous les clients ambulants sont regroupés sous le code CA

b. Dictionnaire des données

Le dictionnaire des données est une liste précise de chacune des données manipulées représentées par une mnémonique (un identificateur) et une définition précise de la donnée reconnue par tous au sein de l'organisation.

Voici comment nous le tenons :

Mnémonique	Définition		Mode d'obtention		Type		Règles de gestion		Remarque
NumCartId	Numéro de la carte d'identité du client		Mémorisé		AN		-		Unique
Nom	Nom du client		Mémorisé		AN		-
Postnom	Postnom du client		Mémorisé		AN		-
Prenom	Prénom du client		Mémorisé		AN		-
Sexe	Sexe du client		Mémorisé		AN		-
TelClient	Numéro de téléphone du client		Mémorisé		Numérique		-
Nationalite	Nationalité du client		Mémorisé		AN		-
LieuProv	Lieu d'où vient le client		Mémorisé		AN		-
DateNais	Date de naissance du client		Mémorisé		D		-
NumOrdre	Numéro d'ordre		Mémorisé		AN		-		Unique
DateEntree	Date où le client entre au centre		Mémorisé		D		-
CodeServ	Code du servie		Mémorisé		AN		--		Unique
DescrptServ	Description du service		Mémorisé		AN		-
NumFact	Numéro de la facture		Mémorisé		M		-		Unique
DateTrans	Date de la transaction		Mémorisé		D		-		Unique
CoutServ	Coût du service		Mémorisé		Monétaire		-
NumRecu		Numéro du reçu		Mémorisé		AN		-
DatePercpt		Date de la perception		Mémorisé		D		-
MontantPaye		Montant payé par le client		Mémorisé		Monétaire		-
Libelle		Libellé du montant payé		Mémorisé		AN		-

c.Graphe de dépendance fonctionnelle (GDF)

NumCartId

CodeServ

DescrptServ

NumRecu DatePercpt MontantPaye Libelle

DateEntree TelClient LieuProv

NumOrdre

Nom Postnom Prenom Sexe DateNais Nationalite

NumFact

CoutServ DateTrans

c.Modèle Conceptuel de Données

(1,1)

Sancti onner

Identifier

(1n) NumOrdre DateEntree TelClient LieuProv

(1,1)

Affectation

(1,1)

Client

NumCartId Nom

Postnom Prenom

Sexe DateNais Nationalite

Service

Code Serv DescrptSer

Etre

Paiement

Facturer Facture

NumFact CoutServ DateTrans

NumRecu DatePercpt MontantPaye Libelle

(1,n) (1,n)

(1,1) (1,n)

III. 1. 2. Modèle Logique de Données

Les règles de passage du MCD au MLD nous amènent à ceci :

1. Client (NumCartId, Nom, Postnom, Prenom, Sexe, DateNais, Nationalite)

2. Affectation (NumOrdre, DateEntree, TelClient, LieuProv, NumCartId#)

3. Facturation (NumFact, CoutServ, DateTrans, NumOrdre#, CodeServ#)

4. Paiement (NumRecu, DatePercpt, MontantPaye, Libelle, NumOrdre# )

5. Service (CodeServ, DescrptServ).

III. 1. 3. Modèle Physique de données

III. 1. 4. Traitement des Données

Le modèle conceptuel des traitements représente schématiquement la succession d'opérations dont chacune détermine, par un mécanisme, la mise en marche d'un ou plusieurs événements liés par la condition de synchronisation.

a. Règles de gestion

1. A l'admission de sa demande de logement, le client est enregistré à la réception. Une fois logé, le client peut déjà commencer à jouir de tous les services organisés par le Centre d'Accueil Joli Rêve sans qu'il n'ait même payé quelque chose.

2. Le client externe a aussi droit de prendre de tous les services à la condition de payer au comptant pendant que l'interne (ou le logé) peut ou ne pas payer à l'immédiat mais doit le faire avant sa sortie de centre.

3. Tout ce que prend le client logé dans tel ou tel autre service est signalé à ses numéro et nom de manière à faire la sommation au bout de son séjour.

4. A la fin du séjour du client et après avoir traité tous les rapports des services, le gérant fait la sommation en vue de la sortie de la facture pro-format.

5. Le paiement ou l'acquittement de la facture est conditionné par un réçu-caisse ou un bordereau de versement que le client (l'ancien logé) présente au gérant pour qu'enfin soit signée la Note de semaine.

b.Diagramme des flux

4

Client

1

5 3

2

Réception

Gérance

Les services

1. Demande de logement reçue

2. Demande de logement remise

3. Bulletin d'inscription

4. Rapports de consommation

5. Facture

c. Graphe des flux

Bulletin
d'inscription

Fichier de traitement des
rapports

Fichier
d'enregistre
ment des
clients

Liste de clients
enregistrés ou
logés

Calcul du net à
payer

Fichier d'élaboration
de la Note de
semaine

Facture

Dans les opérations de nos transactions du MCT, nous avons : Première opération : Enregistrement du client ayant été admis Deuxième opération : Traitement de différents rapports venus de tous les services

Troisième opération : Elaboration des factures

III. 1. 4. 2. Construction du modèle conceptuel de traitement (MCT)

Le MCT est constitué par des opérations déclenchées par un ou plusieurs événements liés par une condition de synchronisation et produit un ou plusieurs résultats qui peuvent être éventuellement commandés par des règles d'émission.

Formulaire de demande

OP No 1

BD

BD

Bulletin
d'inscription

Enregistrement des clients

Vérification et traitement
Des rapports

OP No 2

Liste des
clients logés

Différents rapports
des services

Rapports
traités

OP No 3

BD

Facture pro-
format

Elaboration de la
facture

FICHE DE DESCRIPTION DES OPERATIONS

Adresse : CAJR
OP No 1 Libellé : Enregistrement des clients Type de traitement : interactif Poste de travail : Réception
Entrées/Sorties Entrées : Demande de logement Sorties : Bulletin d'inscription
DESCRIPTION DU TRAITEMENT 1. Enregistrement
Adresse : CAJR
OP No 2 Libellé : Vérification et traitement des rapports des clients Type de traitement : automatique Période : Dimanche-Samedi Poste de travail : Gérance
Entrées/Sorties Entrée : 1. Bulletin d'inscription 2. Rapports de différents services Sortie : 1. Registre des logés 2. Rapports traités
DESCRIPTION DU TRAITEMENT 2. Contrôle des rapports 3. Fichier de traitement des rapports

FICHE DE DESCRIPTION DES OPERATIONS Adresse : CAJR		OP No 3 Libellé : Elaboration de la facture Type de traitement : automatique Période : Dimanche-Samedi Poste de travail : Gérance
DESCRIPTION DU TRAIREMENT 4. Calcul de différents montants relatifs à chaque client 5. Etablissement de la facture

III. 1. 4. 3. Le Modèle Organisationnel de Traitement (MOT)

Le MOT, appelé encore chaîne fonctionnelle ou de fois modèle logique de traitement, permet de prendre en considération les paramètres organisationnels :

- Par qui ? (moyens humains)

- Où ? (fait référence au poste de travail)

- Quand ? (période ou temps d la procédure fonctionnelle)

- Comment (fait référence à la nature ou au type de traitement)

On entend par Procédure fonctionnelle, une représentation des opérations du MCT sous forme détaillée, puisque l'organisation interne de l'entreprise est ici prise en compte. Cette représentation équivaut, en quelque sorte, à un zoom avant sur le MCT (Osée Muhindo Masivi, 2007, p.43).

a. Détermination des procédures fonctionnelles

1. Enregistrement du client

PF	Poste de travail	Action	Type de données	Période	No Op
1	Réception	Accueil des clients	Manuel	A l'arrivée du client	1
2	Réception	Présentation des formulaires de demande de logement	Manuel	A l'arrivée du client	1

2. Vérification et traitement des rapports

PF	Poste de travail	Action	Type de données	Période	No OP
3	Gérance	Contrôle des bulletins d'inscription	Semi automatique	Après enregistrement du client	2
4	Gérance	Affectation des clients dans les chambres	Automatique	Après contrôle des bulletins d'inscription	2
5	Gérance	Centralisation des rapports des services	Automatique	Après réception des rapports des services	2
6	Gérance	Elaboration de la facture pro-format	Automatique	Après centralisation des rapports	3
7	Gérance	Encaissement de la liquidité	Automatique	Dans les limites de l'échéance	3

b. Construction du Modèle Organisationnel de Traitement (MOT)

Période	Chaîne fonctionnelle			Poste de travail	Type de traitement
				Réception Réception Gérance	manuel interactif Interactif
Dimanche-samedi	Présentation du client
	PF No 1
	Accueil du client
	TJ
	Clients accueillis
	PF No 2
	des		Enregistrement clients
			TJ
	Bulletin d'inscription
	PF No 3
	Affectation		clients des
			TJ
	Certificat logement		de

PF No 4

Centralisation des rapports des services

TJ

Rapports
centralises

PF No 5

Elaboration de la
facture pro-format

TJ

Facture
pro-format

PF No 6

Encaissement de la liquidité

TJ

Manuel

Automatique

Interactif et

automatique

Gérance

Gérance

Gérance

FICHE DE DESCRIPTION DU POSTE DE TRAVAIL

FICHE DE POSTE DE TRAVAIL
Poste de travail : Gérance DESCRIPTION Lieu : Centre d'Accueil Joli Rêve Période : Dimanche-Samedi Période d'activité : 24h sur 24
No PF	Libellé	Type	Vol/Jr	Durée unitaire	Durée/Jr
1	Accueil des clients	Manuel	71	8'	568'
2	Enregistrement des clients dans les Bulletins d'inscription	Manuel	5	6'	30'
3	Affectation des clients	Semi automatique	10	4'	40'
4	Centralisation des rapports des services	automatique	5	4'	20'
5	Elaboration de la facture pro-format	Automatique	3	11'	33'
6	Encaissement de la liquidité	Automatique	3	6'	18'
Moyens : Humains : 2 Gradués en Sciences Economiques Matériels : Ordinateur Logiciels : Microsoft Office 2003

III. 1. 4. 4. Le Modèle Opérationnel de Traitement (MOPT)

Le MOPT permet d'organiser le MOT en une architecture des menus aboutissant à un découpage, en transactions, du logiciel.

Menu principal

Saisie des données

Quitter le programme

Sortie des données

Bulletin d'inscription

Liste des clients logés

Facturation

Facture

Affectation

Recettes réalisées

Relevé des comptes par client

Paiement

CHAPITRE QUATRIEME :
REALISATION DE LA BASE DE DONNEES

Dans cette dernière partie de notre travail, nous mettrons en oeuvre la base de données. C'est à l'aide du logiciel Access du box office 2003 de la maison Microsoft. Nous l'avons interrogée à l'aide du langage QBE (Query By Exemple) et SQL (Structured Query Langage).

IV. 1. Les tables et les relations

III. 1. 2. LES ECRANS DE MENUS

1. Le Menu principal

Donne à l'utilisateur de faire le choix entre trois options : saisir les données, sortir les données (différents états à imprimer) et quitter l'application.

2. Le Menu des entrées Permet à l'utilisateur de saisir les données dans les formulaires.

3. Le Menu des sorties

Ici l'utilisateur choisit les documents à imprimer. Il pourra donc imprimer soit...

IV. 1. 3. LES REQUETES

L'utilisateur a la possibilité d'interroger la base de données selon les besoins à partir des requêtes. Les différentes formules sont entrées à partir des requêtes.

IV. 1. 4. LES ETATS

Ces états sont la finalité de notre projet. Ils se composent de différents documents à produire automatiquement et qu'il importe d'imprimer.

Donnons-en un exemple à la page qui suit :

I

V. 1. 5. GUIDE SOMMAIRE D'UTILISATION

C'est sous forme d'interface utilisateur graphique qu'apparaîtra l'application que nous avons pu mettre en oeuvre. Cette interface offre des boîtes de dialogue, des boutons de commande, voire même des menus. Pour son exécution, il est utile d'avoir l'application Access(sous ses différentes versions).

Retrouvez sur un disque amovible son icône sous un format exécutable pour accéder à l'application. Vous pouvez aussi le personnaliser sur le bureau de votre ordinateur ou alors faites usage de ce chemin d'accès :

- Démarrer/programmes/MS ACCES S

- Ouvrir le fichier du nom de FACTURATION HOTEL CAJR

Une boîte vous souhaitant la bienvenue viendra à l'écran au démarrage après lancement de l'application. Cette boîte s'affichera pendant trois secondes, le temps pour vous d'être accueilli, puis s'ouvrira le menu principal.

Ce dernier vous donnera le choix entre :

1. La saisie ou l'entrée des données

2. Les rapports ou états à imprimer

3. La fermeture de l'application

4. La fermeture du programme

S'il prend envie à quelqu'un de se renseigner sur l'utilisation du logiciel ou si la lecture de ce travail lui inspire le désir de nous apporter certaines remarques, il n'aura qu'à entrer en contact avec le concepteur par

Téléphone : 2439 97 71 79 10

Courriel : [e-mail]

CONCLUSION GENERALE

Nous avons comme titre du travail « Esquisse d'automatisation de la facturation d'un hôtel, cas du Centre d'Accueil joli rêve». Notre préoccupation tournait autour de la lenteur et des erreurs fréquentes dans l'élaboration de la facture au sein du CAJR.

Nous avons pensé que le système de gestion en application au CAJR aurait des lacunes à offrir un service de qualité suite à la fréquentation qui est entrain de s'accroître. En outre nous avons supposé que le fait que les données soient traitées manuellement serait la cause considérable des erreurs de traitement, de la nonchalance dans le traitement, voire de la perte intempestive des informations et que, par conséquent, l'outil informatique pourrait être une solution de grande ampleur face à ces discordances.

La vérification de nos hypothèses s'est réalisée par le truchement de la méthode MERISE (Méthode d'Etude et de Réalisation en Informatique pour Système d'Entreprise) avec comme outils : le schéma de circulation des flux, le schéma de circulation et de traitement, le modèle entité-association et l'observation directe, l'interview, la collecte et l'analyse des données disponibles.

Nos hypothèses de base ont été confirmées par nos recherches et nous avons s proposé une réorganisation du service de gérance en adoptant un système de numéro d'ordre, outre celui de la carte d'identité, pour identifier le client dans l'objectif de garantir un bon système de traitement du client.

Ensuite, nous avons souhaité que la réceptionniste se charge de l'identification des clients, que le gérant traite les informations lui amenées par les différents services et qu'il y ait un caissier chez qui l'on devra payer.

Nous avons ainsi conçu une base de données qui a facilité la production automatique des rapports ou états (Liste des clients logés, relevé des comptes des clients, recettes réalisées par les différents clients, la facture par client,...) qui ne se faisaient que, jadis, mécaniquement. Chose qui a confirmé nos hypothèses.

Puisque la perfection n'est pas de cette terre des hommes et à cause du fait que nous avons trop d'insuffisance en matière d'hôtellerie, nous n'avons pas la prétention d'avoir

réalisé un excellent système d'information. Nous avons plutôt essayé de faire connaître ce domaine à ceux qui viendront après nous pour une plus meilleure automatisation encore qu'il faille le faire pour l'ensemble des services.

BIBLIOGRAPHIE

I. OUVRAGES

1. H. ABBASBHAY & S. SPRINGINSFELD, Access 2000, Paris, Rue des petits- Hôtels, 1999

2. 2. B.DAVIS GOURDON & MARGUERITE H. OLSON, Système d'information pour le management, Ed. Economica, hericart, Paris, 1990 .

3. ARMAN DAYAN, Manuel de Gestion volume II, 2^ème éd.,

II. COURS

1. O. MUHINDO MASIVI, Méthodes d'analyse des systèmes d'information, G2 UNILUK, 2007-2008, inédit.

2. N. PALUKU VAGHENI, Méthodes de recherche en Sciences Sociales, G2 UNILUK, 2006-2007, inédit.

3. A. GULZAR, Système de Gestions des Bases de données, G2 UNILUK, 2006-2007, inédit.

III. TRAVAUX DE FIN DE CYCLE

1. K. KIZITO, Suivi automatisé du cursus académique des étudiants, Cas de l'Institut Supérieur Sainte-Croix de Mulo, TFC/UNILUK, 2006-2007.

2. P. BYAMUNGU SAIDI, problématique de la Gestion décentralisée de l'information au sein de l'Uniluk, Cas du service académique, TFC/UNILUK, 2005-2006.

IV. REFERENCES WEBOGRAPHIQUES

1. PIERRE PERRUCHET, "Les automatismes cognitifs", Bruxelles, Mardaga [en ligne], disponible sur http://tecfa.unige.ch/~sciolli/staf11/automatisation.html

3. http://fr.wiktionary.org/wiki/

4. http://www.commentcamarche.net

V. AUTRE REFERENCE

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