La pratique de la gestion de la tresorerie au BUMIGEB

1.2. Le budget des produits.

Il renferme principalement les produits prévisionnels constitués de la contrepartie de l'Etat et des prestations de services. Les prévisions sont faites préalablement au sein de chaque direction technique avant leur centralisation. La budgétisation est faite à la fois sur la base des attentes de l'exercice concerné et selon les réalisations des exercices précédents.

2. Le budget des investissements.

D'abord déterminé en quantité physique puis chiffré par la suite en fonction du coût des différents matériels, il constitue un état des prévisions des investissements destinés à renforcer les capacités techniques d'intervention des services par l'acquisition des immobilisations, le réaménagement des locaux.

3. Le budget des encaissements.

Il regroupe toutes les opérations budgétisées de l'entreprise qui génèrent des recettes. Son établissement tient compte du budget des produits. (Confère annexe n°3).

4. Le budget des décaissements.

Il regroupe l'ensemble des opérations de l'entreprise aboutissant à des sorties de liquidité qui, en fonction de leur nature, proviennent du budget des approvisionnements, des investissements, de production, des diverses charges et de la TVA.

Ainsi, le budget des décaissements qui est une résultante de ces budgets intermédiaires est élaboré au BUMIGEB à partir du budget des investissements et des charges. Nous constatons l'absence de budgets tels que celui des approvisionnements, de la production, des autres charges ainsi que de la TVA qui se révèle obligatoire même si ses sommes sont moindres, car l'ensemble de ses budgets permettent de mieux percevoir les décaissements afin de se rapprocher le plus possible de la réalité. (Voir annexe n°4).

Budget de trésorerie.

Budget d'Exploitation.

Budget des

Produits.

Budgets des

Charges.

Budgets des

Investissements.

Budget des

Encaissements.

Budget des

Décaissements.

Architecture budgétaire du BUMIGEB.

III. LA PRATIQUE DE LA GESTION DE LA TRESORERIE AU BUMIGEB.

La gestion de la trésorerie au BUMIGEB s'effectue par la tenue de la caisse recette qui veille aux encaissements. Les sommes encaissées se reversent dans les comptes bancaires de l'entreprise en vu d'une alimentation. Devant alors subvenir à ses dépenses de fonctionnement, l'entreprise dispose à cet effet d'une caisse dépense qui fonctionne avec un solde `'zéro''. Cette caisse s'approvisionne à hauteur du cumule des charges décaissables à faire valoir. Cependant, au vu des activités de l'entreprise, une caisse de menues dépenses est mise en place à hauteur de deux cent cinquante mille (250 000) francs CFA réservée aux frais d'urgences. Le BUMIGEB procède à des placements en cas de disponibilité des liquidités.

Le principe de gestion de la trésorerie au BUMIGEB se résume à déposer toute somme encaissée en banque suivit de l'alimentation de la caisse dépense et menues dépenses puis d'éventuelles placements de fonds.

1. La problématique.

La trésorerie est un domaine très sensible qu'il faut gérer et suivre permanemment afin d'être solvable et de disposer des liquidités suffisantes pour les besoins de fonctionnement aux moments appropriés.

Ainsi, le trésorier ou le responsable financier et comptable du BUMIGEB est confronté aux difficultés suivantes :

· Au niveau du recouvrement des créances, les dates de rentrée de fonds ne sont

pas certaines et il en est de même pour le montant de la subvention d'exploitation

dont l'encaissement se fait en plusieurs tranches avec une totalité généralement

inférieur au montant fixée annuellement dans le contrat plan.

· Au niveau de la comptabilité les enregistrements des écritures doivent se faire au

jour le jour dans l'objectif de la réalisation d'un bon rapprochement.

· Pour l'établissement des chèques, il devra prendre connaissance de la position de

ses comptes bancaires qui sont au nombre de trois et aussi de son compte Trésor ;

ce qui se fait le plus souvent avec plusieurs jours de retard car ses soldes sont ses

seuls chiffres pertinents. Cependant il entretien des relations intranets avec une de

ces banques. Ce qui lui permet de connaître à tout moment la situation de son

compte bancaire.

· Pour les dépenses d'achats, le caissier reçoit plusieurs bons d'espèce à

concurrence d'un montant suffisamment élevé en vue d'émettre un chèque unique

pour le règlement de l'ensemble des achats à faire valoir. Dans la pratique, cette

situation se traduit par la non satisfaction systématique des bons d'espèce

nouvellement émis qui se voudraient honorés car en caisse dépense, une ressource

n'est jamais affectée en priorité à un emploi particulier et il en est de même pour le

règlement des factures.

· Pour le règlement des dettes fournisseurs, les paiements ne sont pas sous-tendus

par un plan de règlement. Certains des fournisseurs en proposant de meilleures

offres exigent le comptant, ce qui pousse l'entreprise à mettre en jeux par moment

un coût de renonciation pour insuffisance de ressources disponibles. Cependant

avec un taux d'encaissement annuel acceptable de l'ordre de 80%, nous constatons

que le problème de trésorerie du BUMIGEB serait fonction de la nature et de la

périodicité des activités ainsi que du recouvrement des créances.

2. La gestion des liquidités.

Les disponibilités qui correspondent aux règlements des clients, à la vente de ses biens et services, à la réception de la subvention d'exploitation octroyée par l'Etat, aux revenus financiers et aux diverses recettes, permettent de faire face à ses multiples dépenses et de procéder à des placements auprès de ses banques. Mais notons que les liquidités de l'entreprise sont déposées dans ses comptes bancaires avant toute tentative de décaissement.

Ainsi, l'idéal pour le BUMIGEB est que ses besoins soient couverts.

2.1. L'exécution des dépenses.

Elles concernent les règlements des factures fournisseurs, des achats de biens et services, des dépenses courantes et occasionnelles de l'entreprise.

· Le règlement des factures fournisseurs :

Le délai de règlement des factures fournisseurs étant fixé à `'X'' jours fin de mois à

compter de la date du dépôt des factures par ces derniers est aléatoire pour le

BUMIGEB. Il n'y a pas de suivi en ce qui concerne le règlement à l'échéance. Ce qui

traduit l'absence d'un plan de règlement des dettes fournisseurs.

Ainsi, pour le règlement d'une facture fournisseur, le service financier et

comptable (S.F.C) établit un chèque à l'ordre du fournisseur auquel sera joint une

copie de la facture et deux bordereaux d'envoi de chèque qui permettront d'attester la

conformité et la remise du chèque au bénéficiaire. Dès que les pièces de règlement

sont liquidées par les supérieurs hiérarchiques, les agents du service

approvisionnement informent le fournisseur qui est tenu de se présenter à la

comptabilité pour encaissement muni de pièce justificative ; le cas échéant, l'agent de

liaison se chargera de la transmission du chèque au fournisseur.

Mais quant au règlement des factures pour les divers achats qui sont minimes, le

fournisseur devra se présenter à l'échéance chez le caissier du BUMIGEB muni de

pièce justificative pour le règlement.

· Les achats de biens et services :

Ce sont des dépenses qui se réalisent quotidiennement ou périodiquement pour le fonctionnement de la structure et cela sous présentation de deux documents distincts à savoir la demande d'approvisionnement ou de réparation qui est établie par le demandeur et matérialisant le besoin.

· Le règlement des dépenses courantes et occasionnelles :

· Le règlement des impôts et taxes :

Pour le règlement des impôts et taxes qui constituent une contribution à reverser

à l'Etat, le responsable financier établit un chèque à l'ordre du receveur général des

impôts qui sera visé par les supérieurs hiérarchiques et remis à l'agent de liaison

pour transmission en vue d'effectuer le règlement à l'issu duquel il remettra les

pièces justificatives à la comptabilité pour comptabilisation.

· Le règlement des salaires :

Les rémunérations des agents occasionnels et permanents sont déterminées par

les agents du Service des Ressources Humaines (SRH) et sont fonction du salaire

de base, des avantages en nature et en espèce, des indemnités, des heures

supplémentaires et des retenus sur salaire. Les agents chargés du traitement des

salaires établissent les états relatifs aux différents reversements et les différents

documents qu'ils envoient à la comptabilité. Ainsi, l'ordre de virement des différents

salaires est établi et déposé auprès des différentes banques pour le paiement de ses

agents.

· Le règlement des frais de missions :

Les dépenses en guise de frais de missions sont des sommes octroyées par la

société aux agents effectuant des déplacements dans le cadre des activités de

l'entreprise.

· Le règlement des frais d'urgences :

Les frais d'urgence servent à pallier aux urgences sanitaires et autres besoins. De

par l'intérêt qu'ils révèlent, un montant fixe de deux cent cinquante mille francs

(250 000 f) CFA disponible en caisse menues dépenses à tout moment est alloué

pour la prise en charge de ces frais. En cas d'utilisation de celui-ci, un

réapprovisionnement doit être fait pour le maintenir à son seuil.

2.2. Les reversements et les remises à l'encaissement.

Le trésorier du BUMIGEB, en fonction de l'importance de ses recettes et selon le principe de gestion des liquidités de l'entreprise, procède à des dépôts dans des comptes bancaires le plus souvent hebdomadairement. Nous constatons deux types de dépôt :

Ø Les reversements d'espèces qui concernent les versements des sommes encaissées en espèces quotidiennement dans l'un des comptes bancaires de l'entreprise en contre partie d'un reçu de dépôt (annexe n°5). Le reçu de dépôt alors établit par la banque atteste le reversement des fonds.

Ø Les remises à l'encaissement concernent les remises des différents chèques encaissés par la caisse recette à la banque de l'entreprise pour encaissement. Cette opération se justifie par le bordereau de chèque (annexe n°6) qui est établi par la banque.

Un état hebdomadaire des recettes (annexe n°7) est établi, récapitulant l'ensemble des encaissements de la semaine avant le dépôt.

Toute fois, les liquidités dont dispose le BUMIGEB en banques sont parfois sujet à des placements à court terme (d'une durée de trois `'03'' mois) qui lui permettent de bénéficier de revenus financiers.

Cependant, le schéma ci-dessous nous présente l'attitude tenue par les comptables du BUMIGEB dès réception des disponibilités et la finalité qui en est attendue.

Encaissements des recettes.

Reversements d'espèces et remises à l'encaissement.

Exécution des dépenses de fonctionnement, Règlement des fournisseurs.

Placement des liquidités.

Prestations de services et ventes de produits.

Cycle de gestion des liquidités issues des prestations du BUMIGEB.

IV. LES OUTILS D'AIDE A LA GESTION DE LA TRESORERIE.

Dans le soucis d'une gestion de trésorerie efficiente, le BUMIGEB utilise les outils de gestion pertinents suivants qui permettent de suivre la trésorerie ainsi que ses éléments constitutifs afin qu'ils soient apurés.

· Le bon de décaissement provisoire (annexe n°8) :

C'est un document qui sert à effectuer des dépenses urgentes à l'intention des

personnes se trouvant dans le besoin et nécessitant une régularisation à terme. Il permet

de connaître les affectations auxquelles ont servi les différents frais des opérations dont

le total récapitulé correspond à son montant.

Le bon de décaissement provisoire alors repris au niveau du journal de caisse à

hauteur de la somme déboursée prend le caractère de bon de décaissement

définitif.

· Le carnet des entrées de caisse :

Ce document servant de justificatif est constitué de plusieurs bons d'entrée de caisse

(annexe n°9) dont l'unité représentée en quatre exemplaires avec une souche restant au

niveau de la comptabilité, permet de constater les règlements quotidiens des différents

clients de l'entreprise.

· L'état hebdomadaire des recettes :

C'est un document qui permet au comptable d'avoir une idée sur l'ensemble des

encaissements qu'il a perçus au cours de la semaine avant de procéder aux dépôts des

fonds dans ses différentes banques.

Ce document est soumis à la signature du contrôleur interne pour contrôle de

l'efficacité des encaissements.

· Le registre des clients :

Le registre des clients est un document dans lequel sont répertoriés l'ensemble de ses

clients ainsi que les mouvements entretenus en ce qui concerne le règlement des

factures. Il permet de détecter non seulement les clients qui ne se sont pas exécutés de

l'entièreté de leurs créances afin de procéder à des relances pour le solde des factures à

honorer, mais aussi les clients insolvables en vue de les contraindre à honorer leurs

règlements.

· Le registre des fournisseurs :

Ce document contient la liste des fournisseurs de l'entreprise et les mouvements

qu'ils effectuent. Il permet de détecter les factures impayées de ses différents

fournisseurs venues à échéance dans le but de procéder à leurs règlements dès

disposition de liquidités. C'est à ce titre que toutes les factures fournisseurs sont

réglées à hauteur de 70% à 80% chaque année selon les statistique de la DAF.

Cependant, au titre des outils appropriés à la gestion de la trésorerie, des outils tels

que le plan de trésorerie, le plan de règlement des dettes fournisseurs ne sont pas

établis au sein de l'entreprise.

V. LE CONTROLE DE LA GESTION DE LA TRESORERIE.

Il permet de suivre la trésorerie dans son fonctionnement et sa gestion.

1. Le contrôle interne.

Selon l'ordre des experts comptables agréés de France : « le contrôle interne est l'ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l'entreprise. Il a pour but d'assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l'information d'une part et d'autre part l'application des instructions de la direction. Il se manifeste par l'organisation des méthodes et procédures de chacune des activités de l'entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci ».

Au regard de cette définition, il est certain que le contrôle interne est très utile en matière de gestion des liquidités du BUMIGEB car la présence des fonds est sujette à des fraudes, à des détournements et à des dépenses inopinées. Il existe des procédures de gestion à cet effet.

Cet organe au sein du BUMIGEB permet d'assurer l'efficacité et l'exhaustivité des encaissements et des reversements en banque.

2. Le contrôle bancaire.

Le contrôle bancaire qui correspond à la vérification et au suivi des opérations bancaires est assuré par le chef comptable et ses agents. Il s'effectue par la tenue du registre de trésorerie qui permet de suivre les mouvements d'entrée et de sortie des chèques. Il permet également de prendre connaissance des soldes des différents comptes bancaires de l'entreprise auprès de ses banques pour les opérations effectuées. Ceci est possible par en relevé bancaire qui lui parvient mensuellement.

Cependant avec les progrès de la technologie informatique, le BUMIGEB est en réseau internet avec la BICIA-B qui est une de ses banques, ce qui permet au responsable financier de prendre quotidiennement connaissance du solde du compte de l'entreprise et des mouvements qu'il subit afin de pouvoir effectuer des dépôts de liquidités ou des décaissements.

Le relevé bancaire est un document établi par la banque et récapitulant l'ensemble des opérations détaillées qu'a subi le compte bancaire du BUMIGEB. Il permet une analyse des différents flux effectués de part et d'autre par un rapprochement bancaire.

L'état de rapprochement établit mensuellement pour chaque compte banque ou trésor, se dresse par le chef comptable. Il procède à une confrontation de l'extrait du journal de banque et du relevé de compte reçu, et par pointage afin de pouvoir procéder aux éventuels ajustements.

3. Le contrôle de la caisse.

Il s'effectue par un suivi des factures, des pièces de décaissement et des entrées de caisse par le chef comptable. Etant donné que la caisse se subdivise en deux (02) parties, il existe un auto-contrôle qui s'opère à chaque niveau :

Ø Au niveau des la caisse recette, le caissier procède à un ajustement entre les entrées de caisse préalablement établies puis les sommes disponibles en caisse avant le reversement des fonds en banque ;

Ø Au niveau de la caisse dépense, le caissier procède à un rapprochement entre les factures ou reçus, la somme initialement disponible en caisse par l'alimentation et reliquat afin de voir s'il n'y a pas eu une perte.

Au vu de ses différents contrôles, la cellule de contrôle interne effectue par moment des contrôles inopinés.