Elaboration d'un manuel de procédures administratives et comptables d'un projet: cas du projet d'appui à l'enseignement de base du Bas Sassandra au sein du BEP

SECTION II : DESCRIPTION DES TACHES ET RESPONSABILITES

Il va s'agir de différentes tâches^10(*) idoines effectuées pour le compte du projet PAEB.

I-LA GESTION BUDGETAIRE

Le budget du projet est la traduction chiffrée de son programme d'activité établi annuellement suivant l'année civile. Pour ce faire, le projet s'efforcera d'établir un lien entre ce budget et les activités programmées afin de permettre une meilleure exploitation des différentes données.

L'élaboration du budget au niveau du projet suit les étapes suivantes :

I.1-Préparation et ventilation du canevas budgétaire

Le processus d'élaboration du budget est déclenché par l'invitation, de toutes les structures sous composantes, à transmettre à l'Administrateur Gestionnaire leurs avant-projets à travers une note d'information. Cette note doit guider les services dans l'élaboration d'un canevas budgétaire. La note circulaire doit parvenir à tous les services au plus tard le 15 septembre de l'année en cours. Au besoin, l'Administrateur Gestionnaire peut appuyer les sous composantes dans l'élaboration de leurs avant-projets de budget.

I.2- Centralisation des avant-projets et élaboration du budget général

A la réception de la note budgétaire, les sous composantes disposent de trente (30) jours maximum pour transmettre à l'Administrateur Gestionnaire c'est-à-dire au plus tard le 15 octobre de l'année en cours.

A la réception des avant-projets, l'Administrateur Gestionnaire se charge de la centralisation en vue de l'élaboration du projet de budget qui sera soumis à la KFW.

I.3-Communication du budget

A la réception de l'avis de non objection de la KFW, l'Administrateur Gestionnaire communique à chaque sous composante son budget au plus tard dans les deux semaines qui suivent la réception de l'avis de non objection

I.4-Diagramme de circulation

Tableau 2 : le diagramme du circuit budgétaire

Intervenants

Tâches	Sous composantes	Administrateur Gestionnaire (A G)	Bailleurs
Propositions des avants -projets de budget et transmission à l'AG
Élaboration du projet de budget et transmission aux bailleurs pour validation
Validation et renvoi du budget à l'AG
Notification et communication des budgets au sous composantes

Source : à partir de nos enquêtes ; année 2006

II-SELECTION DES BUREAUX D'ETUDES TECHNIQUES

Il s'agira de voir les objectifs, les principaux acteurs et la description de la procédure.

II.1-Objectif de la procédure

L'élaboration des dossiers d'appel d'offres de génie civil (construction et réhabilitation) se fait conjointement avec le Bureau d'Étude Technique et de Développement (BNETD). C'est au BNETD que revient la responsabilité de la gestion des contrats et de suivi des marchés de construction, de réhabilitation et d'aménagement.

Cette procédure a pour objet de décrire les opérations à effectuer lors de la sélection des différentes entreprises de travaux publics.

* ¹⁰ Eustache Yazi AKPANE, Manuel allégé de procédures NEX de gestion des projets et programmes, janvier 2007, PP.2-3.