IV.2.2.1- Objectif de la
procédure
La réception de la facture du fournisseur est du
ressort du service courrier qui, après l'avoir enregistré et
jointe une fiche de transmission, l'envoie au chef du cabinet CES. Ce dernier
l'impute au service comptabilité.
IV.2.2.2-Les principaux
intervenants
- le Chef du cabinet CES
- le Comptable du CES
- le DREN de SAN PEDRO et le BEP
IV.2.2.3- Description de la
procédure
Tableau 8 : la procédure
de paiement de la KFW
Ce tableau est représenté à la page
suivante.
Source : à
partir de nos enquêtes ; année 2006
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Intervenants
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Tâches exécutées
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Délai maximum
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Risques éventuels
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Cabinet CES
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-transmission de la facture à la comptabilité du
CES
-émission de chèque pour règlement de la
facture
-adresse une correspondance au DREN et au BEP
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2 jours
2 jours
2 jours
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-absence de preuves relatives à la
véracité des travaux effectués
-retard dans l'exécution du projet
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DREN SAN-PEDRO
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Réception de la correspondance
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2 jours
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Absence de traçabilité des preuves
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Le BEP
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-réception de la correspondance
-régularisation comptable
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2 jours
2 jours
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-absence de traçabilité des preuves (travaux
effectués)
-non prise en compte dans le traitement comptable
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Comptable du CES
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-vérification de la facture (s'assure que le montant de
la facture correspond à celui de la soumission du fournisseur et
à la quote-part à payer)
-enregistrement de la facture
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2 jours
2 jours
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-non prise en compte dans le traitement comptable
-inexactitude dans les chiffres fournis en fin de
période
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V- LA TRESORERIE
Il s'agit de l'inventaire des avoirs en caisse, des
approvisionnements et du rapprochement bancaire.
V.1-Inventaire des avoirs en
caisse : inopiné, mensuel
Cette partie parlera des principaux acteurs et de la
procédure.
V.1.1-Les principaux
intervenants
- le Caissier
- le Comptable du Projet
- l'Administrateur Gestionnaire
- le Directeur
- le DREN de SAN PEDRO
V.1.2-Description de la
procédure
Tableau 9 : la procédure
de l'inventaire en caisse
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Intervenants
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Tâches exécutées
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Délai maximum
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Risques éventuels
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Administrateur Gestionnaire
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-supervise l'inventaire des avoirs
-signature du PV de l'inventaire physique
-réception d'un PV d'inventaire
-visa du document de rapprochement
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1 jour
2 jours
2 jours
2 jours
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-fraude
-présence d'écritures irrégulières
sur le PV
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Caissier
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-procède à l'inventaire physique
-rédaction d'un PV d'inventaire (2 exemplaires)
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1 jour
2 jours
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-écart considérable entre l'existant physique et
l'écriture comptable
-preuve non fournie
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Comptable du projet (PAEB)
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-réception d'un PV d'inventaire
-rapprochement du PV au brouillard de caisse
-transmission du document de rapprochement à
l'Administrateur Gestionnaire
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2 jours
1 jour
2 jours
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-absence de traçabilité quant à la preuve
-écart observé
-non prise en compte dans la comptabilisation
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Source : à partir de nos
enquêtes ; année 2006
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