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Analyse comparée de l'évolution de la fonction achat

( Télécharger le fichier original )
par Salem Ben Brahim
Université Paris I - DEA 1985
  

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INTRODUCTION : LA METHODE D'ANALYSE

Pour decrire et analyser la fonction achat nous utiliserons l'approche systemique LI la fonction achat sera consideree

comme un sous-systeme du systeme entreprise. En effet, la plus part des auteurs contemporains considerent l'organisation entreprise comme un systeme complexe qui peut etre decompose a son tour en sous-systemes, sous-sous-sytemes ?etc, tout depend de l'affinite de l'analyse.

D'une maniere generale, un systeme "est un ensemble d'elements ou de variables lies/ayant un certain degre de finalite". L'entreprise, en tant que systeme, est analysee comme

un "ensemble de moyens dont le devenir depend de ses activites, de ses fonctions de gestion et de ses transactions avec l'environnement"04 . Elle est ainsi consideree comme" un tout, compose de multiples parties interconnectees, qui poursuit des objectifs globaux"(30
·

L'analyse systemique presente pour nous un avantage certain dans la mesure oil elle se prete bien a l'analyse de l'evolution des objets et a l'explication de leur croissance. Elle permet ainsi d'effectuer a la fois la description des
phenomenes ainsi que l'explication de leur evolution. Elle facilite l'identification des aspects ou variables a introduire dans la description et indique comment detailler chacun de ces aspects/ce qui est de nature de permettre aussi d'effectuer des comparaisons d'entreprises. En effet, en etudiant les aspects et sous-aspects identifies, it est possible de faire des comparaisons dans le temps et dans l'espace.

($I) M. CAPET, Diagnort,i,c, ongan4.4ation et ptani4ication de

2'enttepti4e, Azzociation de4 ancienz "aevez de ,e'lAE de Paniz, 1979.

(30) J. MELESE, La ge4tion pat leis zyzt-emez, Editionz Hommeo et Technique4, 1970.

Selon Mr Le professeur Capet (31), tout systeme se decompose en deux sous-systemes :

- le sous-systeme opere ou regule qui comporte des entrées ou entrants, une boite noire (block box) et des exrtants ou sorties : ii est aussi appele sous-systeme d'exploitation ou de transformation;

- le sous-systeme regulateunwoperant qui comprend les informations sur les variables essentielles, les objectifs,

le comparateur entre les objectifs et les realisations (informations sur les variables essentielles) et les variables d'action.

 
 
 
 
 

I BUT I

 
 
 
 
 
 

D'ACTION INFORMATIONS !

Camparateur :(sur les

1

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L

Representation systemique de M. CAPET.

(4M. CAPET, S6minai/Le 'ith6o/Lie de .Ca d6cision et de t'oAganaationdanz te cadre du D.E.A. de geztion (1984), Univeuit6 de Patubs I.

Il convient de noter que les schemas de representation systemique sont nombreux et varies. Malgre cette variete, celle de Mr. le Professeur M. CAPET nous parait la plus simple et la plus representative. C'est cette representation qui sera retenue dans notre memoire.

Il en est de meme de la terminologie. (3,,)

I. LES COMPOSANTES DU SYSTEME ACHAT

Mr. CAPET (1984) distingue entre les concepts suivantS :

environnement (En ), variables d'action (V.A.), Entrants (E), sortants (S), variables essentielles (V.E.), buts (B) et comparateur (C.). Precisons le contenu de chacun de ces concepts.

1. L'environnement (En.) : La notion d'environnement

est une "fausse notion simple". L'environnement est relatif a l'objet etudie et n'a d'interet que par rapport ccux objectifs qu'il peut servir. L'etude de l'environnement ne/consiste pas a decrire l'ensemble des elements qui le compose, mais a "determiner parmi eux, ceux qui peuvent avoir une influence sur l'objet etudie". On distingue en general entre l'environnementuambiane

ou environnement"intra-entreprisesset l'environnement'externd'ou

l'environnement*extra-entreprise. L'environnement d'un systeme est l'ensemble des elements qui sont situes en dehors de ce systeme.

L'environnement du systeme achat est constitue par

l'ensemble des autres sous-systemes de l'entreprise et par le marche des fournisseurs avec lesquels i1 traite.

L'environnement ambient du systeme achat est constitue

(310 No-toms que ptu4ieuA4 cheAcheuA4 ont eux au44i adoptg .Ca AepAg-

zentation de M. CAPET. Nou4 citon4 M. BEN TURKIA, "t'anatyze

4y4tgmique au 4eAvice de4 ge4tionnaiAe4", Revue Tuni4ienne

d'Jconomie et de ge4tion, vot 1, n°1, JanvieA-Juin t984,pp.172. 184.

par l'ensemble des sous-systemes avec qui it est en relation. Nous citons en particulier la direction generale, la direction de production, les techniciens, la direction financiere, la direction commerciale et la direction du personnel. La fonction achat entretient des relations de travail avec l'ensemble des fonctions de l'entreprise. La qualite des relations, des communications et des echanges avec les autres fonctions determine largement la qualite des activites d'achat. Le role de chaque fonction dans le processus de decision-execution- controle,ainsi que le mode d'exercice et de coordination des activites et des

responsabilites communes influencent le fonctionnement du service achat. L'existence de conflits et de tensions entre la fonction achat et les autres fonctions ne peut que nuire a l'efficacite

du systeme achat.

L'environnement externe est determine par les marches des fournisseurs. La structure du march-6 des matieres et produits achetes et son evolution determine dans une large mesure le pouvoir de negociation de l'entreprise ainsi que celui de ses partenaires. La politique d'achat n'est pas la meme selon que

le march- soit "vendeur" ou qu'il soit "acheteur". Les facteurs disponibilite de la matiere, evolution du niveau des prix et changement technologique determinent dans une large mesure les variables d'activite du systeme achat c'est a dire la qualite et l'etat de ses entrées et de ses sorties ainsi que l'etat de la transformation retenue. La nature des relations avec les fournisseurs etles modalites de concertation et de cooperation avec eux sont aussi a prendre en compte par le pilote du systeme achat.etc

Mais L'environnement n'est pas statique, it evolue tant dans l'entreprise qu'a son exterieur. En effet, des changements peuvent avoir lieu dans l'entreprise et influer par consequentsur les conditions de fonctionnement du systeme achat : changement organisationnel, nouvelle division du travail au sein de l'entreprise, creation nouveaux postes, introduction de nouvelles activites, nouvelles procedures inter-fonctionnelles... L'envi-
ronnement externe, quant a lui, peut connaitre des modifications

plus ou moins brOtales et plus ou moins vives. Ces changements peuvent etre dues aux mecanismes internes des marches comme ils peuvent etre organises par l'entreprise qui cherche a modifier une situation ou a contrecarrer le pouvoir de force des fournisseurs : entente entre fournisseurs, integration, rachat d'un fournisseur... Le systeme achat doit s'adapter aux modifications

et changements qui se produisent dans son environnement pour faire face aux menaces qu'il peut renfermer et exploiter les opportuni-Le's qui s'y trouvent. Bref, le systeme achat dolt reduire la variete issue de son environnement du fait de son instabilite, c'est a dire du fait qu'il change de maniere importante et frequente et plus rapidement que ne peut reagir l'entreprise.

dolt alors s'organiser et organiser les changements necessaires pour reduire toutes les incertitudes que gene-re son environnement.

2. Les variavles d'entree

Les variables issues de l'environnement de l'entreprise agissent sur le systeme, et lui imposent des actions determinees. Pour le systeme ce sont des contraintes auquelles it est soumis. On les appelle : les variables d'entree. Elles peuvent provenir soit de l'exterieur de l'entreprise (marche fournisseurs, contraintes legales, conditions de financement imposees par les banques,...), soit de l'entrerpsie (exigences techniques, exigences en matiere de de-ai, situation financiere de l'entreprise, politique de produit, politique relationnelle...). L'ensemble de ces variables d'entree, ou contraintes, determinent la transformation realisee par le systeme, les objectifs a realiser ainsi que les moyens a mettre en oeuvre. En effet, l'operateur du systeme peut agir sur certaines de ces variables d'entree et va pouvoir les modifier dans le sens desire. Ces variables, sont appelees variables d'action. L'operateur agit sur le systeme

par le biai de ces variables en fonction de son propre-objectif. Pour eviter de favoriser un fournisseur au detriment des autres, on peut choisir de repartir les achats d'une famille de produits en lots. Ainsi, l'operateur agit sur la structure des marches

et empeche la formation de monopoles. Pour obtenir des prix acceptables, le pilote du systeme achat choisit en general la

mise en concurrence par une procedure de consultation avec publicite (appel d'offres), a la consultation limitee a un seul fournisseur. Pour minimiser les fluctuations des prix a l'achat, les acheteurs choisissent la formule des prix fixes et fermes a la formule de revision des prix avec option. Pour reduire les fluctuations de la demande et donc des quantites a acheter, les acheteurs peuvent imposer une procedure basee sur la prevision des besoins et la programmation des achats et des livraisons. Ces procedures constituent une contrainte a la quelle ils sont

soumis et qu'ils ne peuvent ignorer. Dans le cas de prix degressifs ou de conditions de marche favorables, les acheteurs ne peuvent faire beneficier l'entreprise de ces avantagesquen achetant des quantites plus importantes que prevu. Les objectifs

du systeme achat, s'ils ne sont pas discutables et s'ils sont fixes par le sous-systeme superieur, constituent une contrainte a la quelle est assigne le sous-systeme achat. Les moyens mis la disposition des acheteurs, budget, personnel, procedures et

regles, constituent souvent une contrainte importante sur laquelle les acheteurs ne peuvent agir. Mais, quelles sont les variables sur lesquellespeut agir le pilote du systeme achat .

3. Les variables d'action

Ce sont les variables, dont dispose le sous-systeme de regulation et qui lui permettent d'agir sur le sous-systeme regule. Elles ont pour objet de maintenir les objectifs du sous-systeme opere dans les limites tolerables et d'empecher toute perturbation susceptible de gener leur realisation. Autrement dit, les variables d'action visent a reguler le systeme et a le maintenir dans la zone du tolerable.

J.C. TARONDEAUM), distingue sept modes de regulation ou d'action sur les sous-systemes operes :

- regulation par conception qui permet de prendre en compte toute l'incertitude sur les entrées du systeme,

- regulation par selection des entrées,

- regulation par prevision-adaptation en filtrant les entrées c'est a dire en eliminant les entrées anormales grace a une surveillance permanente des entrées et a une planification des actions a mettre en oeuvre,

- regulation par adaptation : elle consite a adapter le systeme suite a la detection d'entrees anormales (renforcement des contrOles, acceleration des procedures, relance des fournisseurs, recherche d'un fournisseur de remplacement, depannage, etc)

- regulation par selection des sorties grace au systeme de contrOle et d'inspection a la sortie.

- regulation par Correction : par initiation des actions correctrices capables de faire disparaitre les anomalies constatees; exemples : changement des criteres de choix des fournisseurs, changement des procedures de controle et d'inspection, pression sur les fournisseurs pour respecter les engagements contractuels, poursuites judiciaires pour reparation prejudice, application des clauses contractuelles (penalites de retard, retenue de garantie,...), etc,

- regulation par contrelle correctif : Ce mode consiste a agir sur les objectifs et les moyens de coercition. Les objectifs peuvent etre soit sur-estimes et donc difficiles a realiser, soit sous-estimes et donc toujours depasses. Its doivent dons ices cas etre revises et redefinis. Il en est de meme pour les moyens.

Les variables d'action agissent donc sur tous les elements du systeme regule en determinant les valeurs desirees des entrées, de la transformation et des sorties. L'action du systeme regulateur est determinee grace aux informations qui lui parviennent du systeme regule et qui le renseignent sur les differentes valeurs prises par "les variables essentielles".

Les variables essentielles sont les variables cies du sous-systeme regule. Elles concernent sa finalite et sa mission.

Les variables d'action peuvent etre traduites dans les politiques a suivre et les lignes directrices qui guident le fonctionnement du systeme. Elles portent sur les criteres de selection et devaluation des fournisseurs, sur les criteres de choix des produits et le mode de determination des specifications, sur la politique de fractionnement des marches, sur les relations avec les fournisseurs, sur la politique contractuelle, sur les modalites de negociation et de concertation avec les fournisseurs, sur les procedures interfonctionnelles, sur les autorisations a obtenir, sur les etudes et recherches a effectuer, etc. On peut distinguer entre actions programmees, fixees a l'avance,

et actions non programmees, fixees au fur et a mesure que s'affirc me leur necessite. Ces actions, visent bien entendu, a permettre la realisation des objectifs poursuivis par le systeme en determinant les activites prioritaires du systeme operationnel.

4. La transformation :

Les variables d'entree Fubissent dans le systeme, l'action des facteurs internes et passent par une serie de situations successives. L'ensemble des etapes permettent aux variables d'entree de se transformer (se muer) en variables de sortie, est appele une transformation. La transformation correspond a l'activite du systeme. Elle peut etre decomposee en une serie de sous-systemes realisant chacun des taches bien definies et plus ou moins simples.

Le systeme de transformation achat est l'ensemble qui realise les operations allant de l'identification des besoins en biens et services externes, de leur prise en charge et de leur traitement, du processus de commande, de la gestion des commandes,a la gestion des receptions ou des livraisons-

fournisseurs et des relations avec les fournisseurs (evaluation des services, reglements, relacnes,...). Plusieurs decompositions sont possibles :

- par phase du processus de transformation : on distingue dans ce cas plusieurs etapes et en particulier les phases suivantes:

. identification et traitement des besoins

. transformation de ces besoins en commandes

. gestion des commandes

. Evaluation des servides rendus par les fournisseurs.

- par type de besoins et de produits

- par fournisseurs ou marches de fournisseurs

- etc.

Le systeme achat peut maitriser totalement toutes les operations d'achat et les effectuer integralement selon les regles et procedures fixees par les variables d'action, comme it peut partager cette responsabilite avec d'autres

systemes environnants . I1 peut n'etre qu'un simple execu-
tant n'ayant aucune marge de manoeuvre,... tout depend de la conception qui est faite du role et de la mission du systeme achat, de la place qui lui est conferee au sein de l'entreprise, de l'importance accord-6e a la transformation, des types de besoins a satisfaire et des produits a acquerir, etc. La transformation est effectuee par le sous-systeme regule ou

sous-systeme operationnel dans le cadre fixe par le sous-systeme operateur ou sous-systeme de management et de direction. Lie-tat de la transformation est choisi en fonction des valeurs souhaitees pour les sorties.

La mission du systeme achats consiste donc a transformer les besoins de l'entreprise, c'est a dire de ses differentes fonctions internes, en satisfactions (qualite, cat, disponibilite,...). I1 procede a une transormation par etapes selon un processus successif qui est declenche des que des besoins sont identifies. Le point de depart est le besoin, le point d'arrivee c'est le niveau de satisfaction de ce besoin. Chacune des phases, ou operations, du processus de transformation joue un rale specifique dans la transformation comme le montre le schema suivant.

4

Analyse des D.A.

4

Consultation des fournisseurs

4

Choix du (des fournisseurs) Commande4

4

Suivi et relance

1

Rapports de reception

Solde des commandes

Contralefacture

Appreciation de la qualite des services

Selon les buts vises, le pilote tendra a privilegier certaines operations particulieres. Si l'objectif est de mettre en concurrence le maximimum de fournisseurs on privilegiera les phases de prospection (champ plus elargie, recherche plus longue) et de consultation (delais plus longs).

5. Les variables de Sortie

Les variables de sortie correspondent a l'output et au produit de la transformation effectuee par le systeme sur ses entrées. Elles peuvent etre constituees de flux materiels (flux de matieres) ou de flux immateriels (qualite du produit). Elles constituent la raison d'être du systeme qui doit oeuvrer a les generer dans l'etat souhaite. Certaines d'entre elles, celles qui sont liees a la realisation des objectifs du systeme ont une importance particulieres : pour l'operateur : ce sont les variables d'objectif qui sont aussi appelees variables essentielles ou criteres .

Les sortants d'un systeme, peuvent etre destines soit

aux systemes ambiantsdans le cadre d'un systeme plus large, comme ils peuvent etre destines a l'envirsonnement externe. Une unisersi-Le forme des (etudiants) diplomes qui peuvent etre utilises par le systeme educatif (l'enseignement et la recherche) ou par les autres systemes (systeme administratif , systeme industriel,...). LesqualiteSdes sorties d'un systeme sont appreciees par rapport a l'objectif vise et aux moyens mis en oeuvre.

Les variables de sortie du sous-systeme opere qui sont destinegsau sous-systeme operateur renseignent sur la realisation des objectifs fixes. Elles peuvent renseigner sur les entrées en provenance de l'environnement du systeme, des modalites de fonctionnement de la transformation, de son etat et des valeurs prises par les sorties. Elles serventdlndicateur d'appreciation du fonctionnement du sous-systeme operationnel et permettent de le regler en fixant de nouvelles valeurs pour les variables d'action. Elles permettent au pilote d'avoir une vue claire et exhaustive de l'etat du systeme. Elles sontcaptees,soit par le pilote, soit par l'operateur qui les transmettra au pilote sous forte d'informations ascendantes. Elles peuvent etre decomposees en variables die-tat, d'activite, d'utilisation des moyens, d'efficacite, etc. Les variables

objectif sont aussi appelees variables essentielles ou cri teres

Les sorties du sous-systeme achat sont nombreuses et varides. Nous en citons les plus importantes tels que le coat de fonctionnement, le coat d'achat, la qualite des produits, la valeur des stocks, le taux de rupture des stocks, l'efficacite et le rendement des acheteurs, la qualite des

relations avec les fournisseurs,... L'information sur ces sorties est commiquee au pilote du systeme et aux systemes superieurs

pour les apprecier d'une part et d'autre part pour assurer la regulation du systeme.

6. Les Buts et le Comparateur

Les buts traduisent les preferences du pilote. Its servent a orienter le systeme et ses parties dans leurs activites et indiquent la direction desiree. Les buts tiennent compte des contraintes, internes et externes, imposees au systeme. Its sont en general precises sous forme d'objectifs

ou de criteres pour faciliter leur realisation a terme ainsi que leur mesure. Les buts finalisent l'activite du systeme et de

ses parties. Un des buts du systeme marketing, par exemple, est "satisfaire tous les clients" ou "augmenter le volume des ventes".

Le systeme achat, etant un systeme finalise poursuit des buts que les acheteurs prennent en compte dans le pilotage des activites d'achat. Ces buts sont nombreux : Assurer la continuite des approvisionnements, limiter la derive des prix, reduire les immobilisations en stock, ameliorer les relations

avec les fournisseurs,... Ces buts peuvent etre precises par des objectifs précis et detailles ainsi que par les moyens susceptibles d'aider a leur realisation. Le but "limiter la hausse des prix" (derive des prix) peut etre precise en se

fixant le taux acceptable, 4% par exemple, Mais cet objectif peut etre atteint de differentes manieres : mise en concurrence,

demande de justification des hausses des prix, analyse des coOts, recherchedeproduits de substitution, politique contractuelle (pluri-annuelle), formules de revision des prix etc.

Les buts et les objectifs peuvent etre discutables ou nom. Les acteurs du systeme peuvent etre associes dans
leur etablissement comme ils peuvent en etre ecartes. Leur motivation et leur determination a realiser les objectifs du systeme depend du degre de leur association et de leur parti-

cipation dans leur formulation. Notons que les objectifs d'un
systeme peuvent etre classes de differentes manieres. On distingue en general entre objectifs a court terme, objectifs a moyens terme et objectifs a long terme.

Les buts de la fonction achat, ou plutot du systeme achat, s'integrent en tant que sous-objectifs de l'entreprise. Dans sa revue de la litterature P. Laureau, (1983) enumere 22 objectifs differents pour la fonction achat qu'il classe en trois types d'objectifs : approvisionnement, competitivite et profit. Il formule le but de la fonction achat comme suit : "procurer, a court terme, comme a long terme les approvisionnements, un avantage competitif et un avantage de profit".

Le but d'approvisionnement peut etre precise par un taux de rupture maximum. Celui de l'avantage competitif peut etre mesure par le taux de satisfaction des fournisseurs (objectif de x%) et par l'image diffusee par (taux de notorite) les acheteurs.

Les objectifs vises par un systeme seront evalues quand a leur degre de realisation en effectuant la comparaison "previsions-realisations". C'est le comparateur qui effectue ces comparaisons et evalue l'efficacite du sous-systeme regule. Le role du comparateur, qui fait partie du sous systeme de

pilotage, est de determiner les ecarts par rapport aux objectifs

et standards, et les valeurs des variables d'action permettant d'eliminer les ecarts, objectifs- realisations. En effet un systeme ne peut exister longtemps sans controle et sans pilotage Le sous-systeme de regulation, repere les valeurs des variables d'objectif, compare les valeurs obtenues aux performances attendues et agit sur le sous-systOme regule pour eliminer les deviations.

Le comparateur effectue en fait trois types d'operations :

- it detecte la valeur des variables d'objectif,

- it compare les valeurs realisees aux valeurs prevues,

- it determine les actions a mettre en oeuvre, c'est a dire les valeurs des V.A. permettent de piloter le systeme.

determination des valeurs des V.A.

Comparaison
et
controle

V.A.

repel-age des valeurs des variables d'objectif

Entrées Sorties

Le comparateur est ainsi consider-6 comme une sorte de "boussole" qui permet au pilote de juger et d'apprecier les performances du systeme qu'il regule. Ce sont les informations sur les sorties, et en particulier sur les variables essentielles, qui permettent au pilote d'evaluer le fonctionnement du systeme qu'il controle. Le type d'informations qu'il recueille depend du type de controle qu'il exerce. La logique du systeme de controle varie en effet selon les caracteristiques du systeme controle et selon qu'il soit consider-6 comme un centre de coat ou comme un centre de profit. On distingue entre trois logiquespour les systemes de controle : le controle budgetaire, le controle type tableau de bord et le controle base sur l'economie des coats.

Le systeme de controle a logique budgetaire accera les efforts du pilote sur les criteres economiques (prix, coat). Ce systeme ne favorise pas la participation des pilotes7ici les acheteurs, a l'elaboration et a la mise en oeuvre des decisions strategiques. Il est un facteur de rigidite par rapport a toute nouvelle action strategique dans la mesure oa les responsables du systeme achat sont lies aux budgets et soumis a des contraintes a court terme.

Le systeme di-evaluation du type tableau de bord regroupe divers types de parametres synthetisant plusieurs objectifs. Il est base sur plusieurs objectifs. Ce systeme permet l'eclosion d'une vue previsionnelle et favorise le developpement de politiques relationnelles a moyen et a long terme. La prise

en compte simultanee de plusieurs parametres et la poursuite de plusieurs objectifs a la fois suppose que les objectifs soient coherents entre eux (non conflictuels) et avec ceux poursuivis par les autres fonctions. Ce qui suppose a son tour une concertation et une collaboration entre fonctions. La fonction achat

est amenee a participer a des comites interfonctionnels pour definir et elaborer les objectifs et les strategies a mettre

en oeuvre. La fonction achat joue ainsi un role strategique qui slintegre a la strategie globale de l'entreprise. La realisation d'objectifs multiples suppose, d'autre part, de les hierarchiser et donc d'etablir des priporites qui serviront de base a l'evaluation du systeme achat.

Le systeme de contrale instaure lorsque la fonction achat est consideree comme un centre de profit, au meme titre que les fonctions commerciales, financieres, etc, est axe sur les economies de coats. En effet, des economies de coat peuvent etre degagessA tous les niveaux du processus d'achat : rationalisation des demandes d'achat (specifications claires, standardisation, regroupement des demandes,...), equilibre entre les variables prix, delai, qualite, quantite (analyse de la valeur des produits, analyse de la structure des coOts,...), rationalisation des operations relatives a la gestion des stocks et des transports etc. Ces economies de coOts ne peuvent etre realiseessans la motivation des pilotes du systeme achat, sans leur participation a la definition de la strategie de l'entreprise et sans l'aide d'une equipe d'analystes fonctionnels. Les responsables de la fonction achat suscitent et provoquent les

choix ayant une portee sur l'amelioration des profits qui peuvent etre realises sur les achats et initient les actions permettant d'ameliorer la competivite de l'entreprise.

Ainsi le systeme de contrale qui est a la base du fonctionnement du comparateur, n'est pas neutre, au contraire it traduit la place et la portee du systeme achat dans l'entre-

prise. Mais ce systeme de contrOle evolue avec le systeme achat et reciproquement le systeme achat evolue avec le systeme de controle.

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"I don't believe we shall ever have a good money again before we take the thing out of the hand of governments. We can't take it violently, out of the hands of governments, all we can do is by some sly roundabout way introduce something that they can't stop ..."   Friedrich Hayek (1899-1992) en 1984