Section II.3.3 : Organisation Comptable
Toute entreprise qui se respecte possède une
organisation comptable. Son objectif est de fournir l'information en vue de la
planification et de l'évaluation de son exploitation. C'est à
partir de l'information de cette organisation que l'entreprise peut prendre des
décisions, détermine les erreurs et les fraudes pouvant affecter
son rendement.
Section II.4.1 : La Comptabilité, un outil
indispensable de gestion
L'entreprise n'est qu'une forme particulière
d'organisation qui se distingue par des objectifs. Elle cherche à
enregistrer des profits alors que l'organisme sans but lucratif a plutôt
une vocation de services. Mais toutes les deux ne veulent que
bénéficier d'une gestion efficace. Cette efficacité est
primordialement basée sur le rapport du comptable. Ce rapport est
indispensable pour le gestionnaire dans les prises de décisions. La
première consiste en la combinaison des ressources humaines et
techniques en vue de prendre des décisions. L'autre consiste à
inscrire, analyser et interpréter les données financières
pour faciliter cette prise de décision. Comme le montre la figure
ci-dessous, ces deux disciplines sont interreliées :
1-Politique
2-Organisation
3-Mise en oeuvre
4-Supervision
5-Appréciation
1-Budget
2-Système et Procédures
3-Enregistrement
4-Audit
5-Analyse et Interprétation
La gestion La comptabilité
333333333
La tâche la plus importante du gestionnaire est de
prendre des décisions. De toute évidence, cette décision
provient d'un rapport financier. En outre, on peut diviser le processus
décisionnel du gestionnaire et du comptable en cinq (5) grandes
étapes interreliées les unes des autres. La figure 1 illustre ce
cheminement de façon systématique afin d'arriver au succès
de l'entreprise :
1- Politique-Budget
Lorsque le gestionnaire veut adopter une politique pour faire
fonctionner l'entreprise, le comptable lui, il établit le budget
correspondant.
2- Organisation-Système et procédures
Une fois la politique établit, le gestionnaire passe
à l'étape d'organisation. C'est-à-dire doser les
ressources humaines dans le cadre d'une structuration des tâches et de
l'autorité. Le comptable, lui-même, il essaie de mettre en oeuvre
son système et ses procédures.
3- Mise en oeuvre-Enregistrement
Lorsque le gestionnaire entame son travail, le comptable
enregistre les données, les transactions
4- Supervision-Audit
Quand le gestionnaire évalue les résultats de
façon à déterminer si l'entreprise tend à atteindre
ses objectifs, le comptable procède à auditer,
c'est-à-dire contrôler si l'enregistrement des transactions
respecte les principes préétablis.
5- Appréciation Analyse et Interprétation
Lorsque le gestionnaire apprécie le résultat de
son travail, celui du comptable n'est pas encore terminé. Il doit
préparer, analyser, interpréter et publier les Etats Financiers
de l'entreprise.
Apport de la Comptabilité à la gestion
Stratégique
· En tout premier lieu, la comptabilité aide,
en leur fournissant des données passées, celui qui doit prendre
des décisions éclairées. Celui-ci est
intéressé par l'avenir et ne peut pas changer le passé,
mais les données factuelles lui seront fréquemment d'un grand
secours. Une bonne estimation n'est possible qu'en se référant
aux coûts passés ;
· En second lieu, la comptabilité fournit
également un schéma d'analyse qui permet de quantifier les
alternatives. Le travail de quantification exige une connaissance du
comportement des coûts, la mesure des bénéfices
réalisables ;
· En troisième lieu, elle permet aussi
à la gestion d'analyse la qualité des décisions
antérieures. Les Etats Financiers sont les résultats sommaires
de l'effet de toutes les décisions passées, mais il est
possible d'obtenir des résultats sectoriels en prenant des dispositions
quant à la comptabilisation distincte des produits et des charges d'une
entité sectorielle. L'analyse des écarts de coûts permettra
d'intervenir au fur et à mesure du déroulement d'une
activité donné.
· En quatrième lieu, elle est vue comme un
outil de planification. Un budget ne sera valable que si les hypothèses
budgétaires sont réalistes, mais c'est la comptabilité qui
fournit la méthode d'analyse. Par exemple, s'il s'agit de planifier les
fonds nécessaires pour la prochaine période budgétaire,
c'est la comptabilité qui permettra d'exprimer, sous forme de futures
entrées de fonds, les revenus planifiés des ventes en tenant
compte des délais de perception des comptes clients. On pourra aussi
estimer les sorties de fonds prévues pour réaliser ces ventes en
se fondant sur le cout des ventes observés dans le passé, la
politique de stockage, le délai de paiement des comptes.
· En cinquième lieu, la comptabilité
permet le contrôle des actifs en prenant note des ressources
impliquées dans l'entreprise. Cette fonction de préservation de
l'actif est importante, en particulier pour des actifs liquides tels que :
l'encaisse ou des actifs négociables ou à recevoir des clients.
Il est aussi important de garder une trace des engagements de l'entreprise afin
de ne pas payer des montants qui ne sont pas réellement dus.
Finalement, peut-on dire qu'il y a des décisions
administratives qui se prennent sans faire intervenir la comptabilité
à un stade ou à un autre. Il importe de faire remarquer que, sans
le secours de la comptabilité, les décisions se prendraient avec
beaucoup plus d'incertitude.
Consciente de l'importance de la comptabilité, la
Behrmann Motors n'a pas hésité à investir le
nécessaire pour avoir un système comptable informatisé
capable de lui fournir au moment opportun, l'information pertinente lui
permettant de prendre des décisions éclairées. A ce stade,
essayons de comprendre le mode de fonctionnement de ce système.
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