SECTION II : SEJOUR AU
SERVICE DE LA CAISSE
Au service de la caisse nous avions été
accueillis par la caissière. Dans ce service on a eu à passer 4
heures de notre formation, il a été question de savoir les
opérations qui se passent à la caisse.
Ici dans le service caisse il y a deux
opérations :
Les entrées (encaissement) et les sorties
(décaissement)
Les pièces justificatives utilisées pendant les
entrées de fonds sont le bon de recette caisse ou encore d'entrée
caisse et la pièce justificative utilisée lors de sortie est le
bon de sortie caisse.
A la fin de la journée la caissière doit tenir
un document que nous appelons livre de caisse :
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Numéro
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Date
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Libellé
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Entrées montant
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Sorties mont
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Soldes
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SECTION III : SEJOUR
AU SERVICE D'APPROVISIONNEMENT
Ce service est chargé de faire les achats au sein de
l'entreprise.
Il est coordonné aussi respectivement de la division
administrative qui assure son contrôle. Pour ce faire, les
différents services se trouvant au sein de l'entreprise envoient leur
état des besoins au sein de service appro et ce dernier établit
une démande d'achat auprès de la direction. C'est la direction
qui a le dernier mot sur la date d'achat accompagnée de la facture
pro-formant en dehors de ce qui précède, ce service supervise
encore l'intendance générale de l'INPP et le magasin de
celui-ci.
SECTION IV : SEJOUR AU
SERVICE DU BUDGET CONTROLE
C'est au service du budget contrôle que nous avons
passé la plus grande partie de notre stage. Notre accueil y était
plus hésitant du fait que dans ce service on ne recevait pas les
stagiaires, mais nous avons eu la chance d'y accédé.
Le service de budget contrôle ; est très
important au sein d'une entreprise, il est considéré comme
étant l'outil de gestion par excellence, en d'autre terme, il est comme
la boussole dans un avion.
Le chargé du budget est considéré comme
étant le conseillé spécial de la direction ou de
l'organisation de l'entreprise. Le service de budget contrôle, engage
toute les dépenses effectuées au sein de l'organisation en terme
de vérification c'est-à-dire aucune dépense au sortie de
fonds ne peut être engagée sans passer par ce dernier, il est au
centre de tout ; quelque soient les modalités même pour la
paie des agents.
· Les personnes habiletés à
l'élaboration des prévisions budgétaires à
l'INPP/Katanga sont :
1. Le directeur provincial
2. L'adjoint administratif financier
3. Le comptable
4. Le responsable des budgets contrôle
5. Le responsable d'approvisionnement
· Les éléments à prendre en
considération lors de l'élaboration de provision
budgétaire :
1. Les imprévus
2. L'inflation
· Processus d'élaboration des prévisions
budgétaires à l'INPP. Dans la plupart de cas nous utilisons deux
méthodes :
1. La première méthode est la méthode de
budget par reconduction, c'est une méthode utilisée par les
paresseux ; cette méthode nous permet de prendre comme
référence le budget de l'année n est ajouté un
certains coefficient en terme de pourcentage de 15% aux dépense et aux
recettes en cherchant l'équilibre budgétaire.
2. La méthode du budget base zéro : pour
préparer les prévisions budgétaires nous
commençons par réfléchir ensemble aux activités que
nous voulons réaliser durant l'année prochaine, nous
décidons ensemble les objectifs et les stratégies de
l'organisation (c'est budget commence par la base c'est-à-dire au niveau
de chaque service tout en remplissant les fiches budgétaires). Nous
calculons par la suite les dépenses et les recettes de l'année
prochaine, nous portons de chiffre de compte de l'année
précédente. Pour chaque compte nous évaluons
l'augmentation ou la diminution qu'il faut prévoir.
Nous calculons en suite le total des dépenses et des
recettes, nous regardons si les recettes dépassent ou sont égales
aux dépenses. Si c'est le cas, le budget peut être adopté
ou voté. Si les prévisions des dépenses dépassent
les prévisions des recettes nous devons revenir aux activités
c'est-à-dire nous réfléchissons de nouveau sur les
priorités et nous décidons sur les activités que nous
voulons supprimer pour obtenir l'équilibre : dépenses
égales recettes.
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