2.1.2.4 Base de données de l'Arpe
Le centre de documentation de l'ARPE est géré
sous le logiciel de bibliographie End Notes. La base référence
plus 7653 notices dont certaines sont issues de PubMed [47] et sont
indexées avec le thesaurus MeSH. La base contient 7216 mots-clés
principalement en anglais. Les notices sont en anglais et en français.
Les résumés et pièces jointes des notices ont
été enregistrés à part sur des
cédéroms car la mémoire de l'ordinateur ne pouvait plus en
assurer le stockage. Nadia Khemache, secrétaire de l'Arpe qui travaille
une journée par semaine répond à toutes les demandes
documentaires. Il faut alors rechercher les documents demandés dans les
cédéroms.
2.1.2.5 Données de la FMS
La FMS possède une base de données
bibliographique en ligne mais les documents ne sont pas
spécialisés en médecine de montagne. Un travail de
recherche a été effectué par Ingrid Troyer,
documentaliste. J'ai inséré dans la base Docmmont les
éléments bibliographiques récoltés.
Différentes sources de documents ont été
répertoriées en Italie.
- L'université de Turin 41 diffuse sur le
web, une base de données de la section physiologie du département
de neuroscience, la Banca dati Laboratori Mosso [59], (du laboratoire
scientifique d'Angelo Mosso 42) [60]. Certains documents retracent
l'histoire de la médecine en rapport avec la médecine de montagne
(années 1903 à 1907).
- Le Club Alpino Italiano 43 [5] qui recense des
documents concernant les expéditions, la physiologie, la traumatologie
et les secours en montagne.
- Le Dr Carlo Vettorato 44 est entré en
relation avec Mr Angelini de l'université de Padoua afin de créer
un partenariat pour la diffusion des notices bibliographiques dans la base
Università degli Studi di Torino - Via Verdi, 8 - 10124
Torino
42 Angelo Mosso, professeur en pharmacie et en
physiologie (1846-1910)
43 Sede centrale del CAI, Via Petrella, 19 - 20124
Milano
44 Carlo Vettorato est responsable de l'U.B.Soccorso
Sanitario 118 della Valle d'Aosta
17
Docmmont (30/06/2008). L'université de Padoua
spécialisée en médecine de montagne ne diffuse pas sa base
de données bibliographique en ligne.
A ce jour, il n'y a pas de partenariat entre les
universités françaises et les régions d'Italie, ce qui
explique que les documents détenus par ces pays sont peu connus.
L'Unité Sanitaire Locale (USL) de la vallée d'Aoste a
acheté le thésaurus MeSH pour la FMS. Cependant la mission
d'Ingrid Troyer a s'est terminée en juin 2008, fin du financement.
Actuellement elle se consacre à d'autres projets.
2.2. Choix de logiciels
Lors de mon arrivée au DMTM, le choix du logiciel
Alexandrie était fait, un premier paiement avait déjà
été effectué. Cependant, j'ai tenu aussi à
connaître aussi le fonctionnement de End Notes. Cela m'a permis de
comprendre davantage le fonctionnement de ces logiciels et d'en tirer le
meilleur parti lors de la conception de la base commune Docmmont.
2.2.1. Alexandrie
Le logiciel Alexandrie est commercialisé par la
société GB Concept depuis 1987 [24]. La licence utilisée
par le DMTM a été acquise à l'Agence de Lyon
(Rhône). La version 6.3 comprend les modules de base et le serveur afin
d'envoyer la base de données sur le web. Alexandrie est un logiciel
documentaire utilisé en bibliothèque et dans les centres de
documentation. Son langage se nomme Quatrième Dimension (4D), issu du
langage de Macintosh. Il lit le XML mais ne l'insère pas dans ses
programmes.
Il est paramétrable et répond aux attentes des
documentalistes. Il est donc possible de créer les champs de son choix,
les liens entre les tables se gèrent automatiquement ou de valider les
champs proposés.
Il comprend plusieurs modules dont la GEIDE et un serveur web
utilisable sous Windows ou Mac. Il est également possible de connecter
à un serveur avec des postes ayant des systèmes d'exploitation
différents. Il est utilisable en version monoposte ou en réseau
(mode client/serveur)
Les prestations fournies par l'éditeur du logiciel sont
: La formation et l'installation sur site avec intégration des
données de la base. Toutes ces prestations sont payantes et
ajoutées au prix du logiciel. Il peut également proposer une
maintenance du logiciel et de la base de données ainsi que
l'hébergement des données sur leur serveur. L'accès
à la hot-line est offert
18
pendant les trois premiers mois ensuite il faut souscrire un
abonnement qui comprend aussi les mises à jour et un accès
à l'espace réservé sur l'extranet de GB Concept.
Par courrier du 26/05/2008, la société GB
Concept informe que «l'auteur du logiciel assure lui-même le
développement de son produit » qui comprend « les tests
d'intégration des versions, la fabrication des éléments
d'installation ou encore la rédaction de la documentation ». GB
Concept se diversifiera vers le conseil et la formation via la formation
à distance et la télé-assistance. En effet le
développeur Gilles Bateux 45 a présenté le 25
juin 2008, une nouvelle version d'Alexandrie baptisée Kentica [40] du
nom de sa nouvelle société. Le centre de ressources [40] permet
de consulter en ligne le nouveau « Manuel de référence
» qui fourmille d'exemples pratiques.
2.2.1.1 Version de base
Cette version permet l'administration et le paramétrage
de la base ainsi qu'un thésaurus vierge (contient 32000
caractères). Il permet de joindre et de lire des documents liés
aux notices (GEIDE) mais il n'y a pas de recherche possible à
l'intérieur des pièces jointes. Si plusieurs images sont
contenues dans une même notice, elles peuvent être
visualisées sous forme de planche contact. Il est également
possible de mettre en place une DSI 46. L'échange de
données peut se faire aussi en Dublin Core.
2.2.1.2 Modules
supplémentaires
ü Import MARC ; il est possible d'acquérir ce
module pour échanger des données en format à condition que
le même format MARC soit utilisé.
ü Prêt : Le documentaliste peut envoyer des
relances, faire des statistiques et créer des code-barres
ü Abonnement ; Il est utilisé pour le bulletinage
(la gestion des abonnements), les relances envers les fournisseurs et le
budget
ü Commande ; Il permet d'élaborer les bons de
commande, le suivi des livraisons. Il est possible d'entrer plusieurs taux de
remises et de TVA qui seront automatiquement calculées par l'ordinateur.
Les articles commandés sont déduits de suite du budget ainsi le
documentaliste connaît son budget restant
ü Texte intégral : Il permet de rechercher un
terme dans un document en pièce jointe d'une notice
45 Alexandrie brûle t-il ? Archimag n°215,
juin 2008, p. 9
46 Diffusion Sélective de l'Information
ü
19
Serveur Web ; Le serveur web permet la publication de la base
sur Internet. Il comporte aussi d'autres modules :
o Dossiers publics ; permet de créer des dossiers
thématiques intéressant les utilisateurs puis de les afficher sur
la première page de la base. Une requête élaborée
par le documentaliste permet une mise à jour constante
o Gestion de profils ; Personnalisation de la page
d'accès pour chaque utilisateur en conservant l'historique des
recherches
o GEIDE ; Accès aux documents primaires
o Emprunt ; L'utilisateur gère ses emprunts à
distance
o Enregistrement sur le web ; Il est possible d'alimenter la
base à partir du navigateur
o Bulletinage ; Pour effectuer le suivi des abonnements et
des listes de circulation
o Accès illimité ; nombre de requêtes
simultanées illimitées
o PDF ; Pour numériser et composer des documents dans
ce format
ü Synchronisation des bases ; pour automatiser les
échanges entre les bases documentaires Alexandrie et créer des
catalogues collectifs ou se répartir le catalogage
ü CD diffusion ; pour consulter une base Alexandrie sur
Cédérom en conservant l'interface mise en place
ü Confidentialité renforcée ; des
requêtes paillettent la création de filtres d'accès afin de
gérer la confidentialité des données. Chaque groupe
d'utilisateur peut ou ne pas avoir accès à certaines
catégories de documents. Ces accès sont davantage définis
que dans la version de base.
2.2.1.3 Utilisation pratique du
logiciel
ü Choix des champs ; Certains champs figurent
déjà dans la base ainsi que des listes déroulantes
ouvertes. Il est possible de les valider ou d'en créer d'autres de
choisir l'indexation du champ. Si le nombre de champs est illimité mieux
vaut se restreindre si l'on souhaite des masques de recherches simples à
réaliser.
ü
20
Notices ; il est possible de créer des masques
différents pour l'intégration de notices dans la même base.
Cela évite des notices trop longues. En effet les champs d'une notice
ouvrage sont différents d'une notice pour un document audiovisuel par
exemple. Il est également possible de rajouter ou de supprimer des
champs dans une notice déjà utilisée. Toutefois cela n'est
pas recommandé en raison des modifications que cela engendre (ajout ou
perte d'info).
ü Thésaurus ; il est livré vierge. Il est
possible de le créer ou de l'importer. Il comprend toutes les fonctions
d'un thésaurus traditionnel (TG, TS, TA, Notes...). Les termes non
placés hiérarchiquement dans le thésaurus sont mis dans un
liste à plat de « candidats ». Il est évident que les
candidats sont provisoires et doivent intégrer le thésaurus si
l'on souhaite une recherche pertinente et éviter la redondance de
termes. Le thésaurus est consultable sur l'interface web et il est
possible d'effectuer une recherche de documents en cliquant sur l'un des
descripteurs (liste hiérarchique ou alphabétique).
ü Masques de recherche : La recherche est possible sur
tous les champs indexés à la fois ou sur une sélection de
champs grâce aux masques de recherche.
Un grand nombre de champs peut entraîner des masques
complexes à réaliser et une interface peu agréable. En
effet les requêtes apparaissent dans l'interface et je n'ai pas
trouvé le moyen d'apposer «une étiquette» pour masquer
l'équation comme le fait Access.
Il est possible d'utiliser des opérateurs
booléens (& pour ET, / pour OU, \ pour sauf) et de proximité,
de comparaison, de la fonction « commence par » et de
proximité, de la troncature @ (utilisée aussi pour afficher tous
les documents) et des parenthèses.
ü Etats : Il est possible d'imprimer des catalogues,
bibliographies ou recherches pour lesquelles une requête à
été créée.
ü Exports et imports ; les exports sont aux formats
MARC, Dublin Core, rtf et le format interne à Alexandrie. Il est
possible de choisir les champs à importer dans un fichier.
ü
21
Prêts : Je n'ai pas utilisé cette fonction mais
je la décris. Ce module est utilisé pour la gestion des
utilisateurs et des documents ; nombre de documents en prêt, durée
de prêt et autorisations. Les courriers de relance sont
déclanchés automatiquement lorsque la date de prêt est
dépassée. Il est possibilité de créer des
états afin de comptabiliser ceux qui empruntent le plus de documents ou
les documents les plus empruntés mais aussi de connaître le nombre
de prêt par mois ou par année relatif au document ou a
l'emprunteur. Il est aussi possible d'analyser le nombre d'emprunteurs par
catégorie de documents.
Remarque : Alexandrie ne gère pas les
documents en workflow *. Les autorisations sont alors définies pour
chaque personne et pour chaque document. Le document à valider circule
puis revient signé (signature électronique) à celui qui
l'a demandé. Cela m'aurait permis d'envoyer les notices pour ajout de
commentaires aux médecins concernés.
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