3.4.1 Analyses et recommandations Réseau
? Sur les comptes dormants :
Conformément aux instructions de la BCEAO, les
institutions financières ont une obligation de surveillance sur les
comptes dormants. Or, le Pamécas à travers ces Caisses, ne
disposent pas encore d'un outil lui permettant d'avoir une meilleure
visibilité sur ces types comptes.
Dés lors, la DSI devra installer une requête dans
toutes les Caisses pour pouvoir disposer de cette information à tout
moment ; Ou encore mettre à la disposition des caisses les listes
périodiques de ces comptes pour une surveillance accrue par les
Directeurs de Caisses et les Gestionnaires de points de services.
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LA CARTOGRAPHIE DES RISQUES, OUTIL D'AMELIORATION DES
PERFORMANCES DES SFD : CAS DE PAMECAS
Sur les rapprochements bancaires :
Le rapprochement bancaire entre Caisses et Union, perçu
comme étant un outil de contrôle permettant d'avoir un oeil sur
toutes les opérations de trésorerie (flux de transaction) n'est
pas bien exploité au sein du réseau Pamécas.
Plusieurs suspens récurrents et en montant important sont
visibles dans la presque totalité des états
réalisés par les Caisses. Parallèlement, le suivi de ses
suspens fait défaut, car dans certaines Caisses le nombre augmente et de
manière considérable.
Dans d'autres cas, l'état de rapprochement est
inexistant. Par conséquent, la Direction de Pamécas devra mettre
en place une unité qui aura en charge la centralisation au niveau de
l'Union de l'ensemble des états de rapprochement et en vu de leur mise
à jour pour enfin procéder à l'analyse et à la
régularisation au maximum de ces suspens.
Sur les comptes d'attentes :
A l'image du rapprochement, l'analyse et l'apurement de ces
comptes d'attentes ne s'effectuent pas tous les mois dans plusieurs Caisses.
D'une part, cela est relatif au fait que toutes les transactions
qui sont logés dans ces comptes sont initiées par les agents des
Caisses, et qu'en retour le traitement de ces comptes ne s'effectue pas avec
toute la rigueur requise.
D'autre part, l'on a constaté l'existence d'une
pléthore de comptes d'attente tenus dans les Caisses (une dizaine : du
compte 321 à 353). A titre d'exemple :
3 comptes sont crées pour le service money express
(cash to cash, cash to compte et envoi).
Il est toutefois important de noter que la plupart de ces
transactions peuvent être comptabilisées dans le compte
102 (Caisses Centrale).
Nous recommandons fortement à la Direction
d'étudier la possibilité de fondre certains comptes (321, 322003,
353000, 352002, 322000) dans le 102 dans l'optique de pouvoir
en faire un suivi pointu au niveau de l'Union.
Parallèlement, les comptes qui retracent les transactions
money express pourront être regroupés en un seul compte, en
enregistrant les paiements au débit et crédit : les envois)
En procédant ainsi, le Direction de Pamécas aura
contribué à la réduction des risques portés par les
suspens de rapprochement et solutionné le problème des comptes
d'attente.
Sur le détournement d'objet du crédit
:
Le suivi UCO est la procédure applicable à cet
effet, intègre deux aspects : l'aspect
accompagnement du membre dans le suivi du déroulement de
son projet qui vise à renforcer la confiance de ce dernier à
l'endroit de l'institution ; Et l'aspect détection de la
réalisation du risque de détournement d'objet et non sa
prévention comme le pensent certains acteurs du crédit.
LA CARTOGRAPHIE DES RISQUES, OUTIL D'AMELIORATION DES
PERFORMANCES DES SFD : CAS DE PAMECAS
Par conséquent, le Pamécas pour réduire le
risque de détournement d'objet des crédits octroyés doit
en plus d'initier des actions de confirmation auprès des membres, les
assister à la réalisation du projet objet du crédit. Ceci
devra être organisé pour certains types de crédits en
définissant les conditionnalités ; A titre d'exemple, pour un
crédit dont la garantie est un gage véhicule, convoquer le
vendeur et l'acheteur (membre) à la Caisse pour effectuer le paiement
sur place, et si possible s'occuper de la mutation à la charge du
membre. Ce qui permettra de s'assurer que l'argent du financement a
été dépensé conformément au projet
déclaré par le membre et que la garantie a bien été
constitué.
Sur le traitement des chèques :
Le processus actuel de traitement des chèques dans les
Caisses du réseau Pamécas ne garantie pas la couverture totale du
risque de retour impayé ou de perte d'espèces. Cette situation
est a été favorisée du fait du traitement par le
système (SAF) lorsqu'un retard est accusé dans la
réception de l'avis par la Caisse. En conséquence, le montant du
chèque est automatiquement libéré dans le compte du membre
(10 jours après dépôt du chèque par le membre) sans
que la Caisse ne soit totalement assurée du provisionnement ou non du
compte bancaire de l'Union.
Aussi, pour les cas de retour impayé d'un chèque,
le plus souvent, le compte du membre ne dispose généralement pas
d'une provision suffisante permettant la récupération des frais
d'impayé.
Pour trouver un palliatif à cet état de fait, le
Pamécas doit revoir le mode de traitement des chèques reçu
des membres en procédant ainsi :
réclamer la somme de 5 000 fcfa (dont
1000 de frais pour le service rendu et les 4 000
remboursables en cas de dénouement correcte de
l'opération) au membre pour toute remise de chèque permettant de
couvrir les frais
d'impayés pour du coup dissuader le transfert de risque
par le membre malintentionné ;
instaurer un traitement manuel (dans SAF) de l'écriture
système par les CP après que ces derniers se soient
assurés du virement du montant du chèque par la banque au profit
de l'Union.
Sur le crédit CFE :
Pour plus d'efficacité et de sécurité en ce
qui concerne le crédit CFE, le Pamécas gagnerai d'impliquer les
membres des Comités de Gestion des Caisses dans le circuit.
A cet effet, nous proposons un réaménagement du
circuit actuel comme suit :
Etape 1 : première instruction des dossiers par l'agent de
crédit (dans les points de services) et transmission directe à
l'analyste CFE ;
Etape 2 : les dossiers font l'objet d'une
délibération par un comité restreint (quorum des membres
du comité de gestion de la Caisse) pour donner un avis (ces derniers
nous renseignent surtout sur la moralité des membres demandeurs de
crédits).
LA CARTOGRAPHIE DES RISQUES, OUTIL D'AMELIORATION DES
PERFORMANCES DES SFD : CAS DE PAMECAS
L'instauration de ces deux étapes dans le circuit actuel
à notre avis pourrait beaucoup contribuer à sécuriser ces
crédits CFE ;
Sur les transferts de fonds inter Caisses
Le Pamécas, relativement à la question des
transferts de fonds est en relation avec des convoyeurs de fonds dans le souci
de sécuriser ses transactions. Toutefois dans certaines circonstances
imprévisibles et exceptionnelles, les acteurs des Caisses,
particulièrement entre ceux d'une agence et son point de service des
transferts de fonds sont effectués pour solutionner des problèmes
ponctuels de trésorerie sans qu'aucune procédure ne soit
établit à cet effet.
L'on serait tenter de penser à un agissement en marge des
procédures ; Et pourtant ces derniers sont plutôt mût que
par le souci de satisfaire aux exigences clients. Par conséquent, pour
faire face à ces situations exceptionnelles, le Pamécas devra
mettre en place une procédure d'urgence qui mettra en exergue les
éléments suivants :
- l'autorisation préalable et matérialisé du
Directeur Régional ;
- la personne habilité à faire ce transfert ;
- le montant plafonné autorisé ; -le moyen de
transport utilisé.
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