II-2- Analyse des forces,
faiblesse/opportunités, menaces
Cette analyse prend en compte les résultats du
diagnostic opéré ci-dessus pour relever les forces et les
faiblesses de l'organisation d'une part et d'autre part les opportunités
et les menaces de l'environnement.
II-2-1 Les forces
Dans le courrier du cabinet, il y a du personnel
dévoué qui travaille avec beaucoup d'engagement puisqu'ils ne
quittent pas le bureau avant le départ du ministre et doivent arriver
avant le chef de département.Le bureau du courrier est
équipé en matériel de travail qui est toujours disponible
en stock puisque le comptable-matière du cabinet est toujours prêt
à fournir le matériel demandé.
Après des investigations, il nous a été
relevé la probité de ce personnel qui traite les correspondances
de façon impartiale et impersonnelle car ils ne lisent même pas
les correspondances. Tout ce qui les intéresse est l'objet et la
destination du courrier.Voyez-vous, il ya un épineux cas de demande
d'autorisation de sortie du territoire pour des missions ou stage à
l'étranger qui préoccupent les diplomates. Chacun passe pour
suivre son dossier et chercher à savoir s'il a été
signé pour aller à la primature avec une copie qui lui
permettrait d'accélérer son traitement. Les personnels du
courrier subissent dès lors des influences auxquelles ils ne
cèdent pas, puisqu'ils disent régulièrement à ces
requérants de s'adresser au courrier central pour d'amples informations
sur leurs dossiers puisqu'à leur niveau au cabinet, dès qu'une
lettre est signée par le ministre, ils le traitent avec diligence, le
dépose à l'administration concernée, vu le
caractère urgent et transmettent le fond de dossier au courrier
central.
Les pauses se passent au cabinet qui leur offre un repas
chaque jour.Ils ont certains avantages tels que les heures
supplémentaires, le carburant pour ceux qui ont un matériel
roulant. Pour les autres, la voiture du Chef de Secrétariat Particulier
les dépose chaque soir non loin de leurs domiciles.
Ces personnels ont tous un niveau Universitaire, donc sont
à la hauteur de la tâche.Ils assistent régulièrement
aux séminaires de formation organisés par le service des
formations et des stages du MINREX à l'IRIC, l'ISMP, l'ENAM etc...
Il ya la connexion internet, le téléphone
filaire international ouvert tous les jours.
II-2-2 Les faiblesses
Les personnels du courrier doivent se déplacer avec de
gros registres pour sillonner le ministère qui est déjà
très vaste, pour la transmission des lettres dans les directions, les
services des CT, les MINDELS, les IG, le SG etc...Il n'existe pas un personnel
de liaison, ce sont les mêmes qui traitent le courrier qui vont le
ventiler dans tout le département.
Le courrier signé et traité est acheminé
par l'un des membres qui porte tout le lot de chemises contenant le fond de
dossier et les correspondances signées, ainsi que le gros registre de
décharge au courrier central qui prendra tout son temps pour se rassurer
que le courrier noté dans ce cahier est bien celui qu'ils
reçoivent avant de décharger ; ce qui cause des pertes de
temps énormes.
Il arrive souvent que le courrier du cabinet ne comporte
personne parce qu'ils sont tous à la transmission, alors qu'il ya une
lettre urgente du Palais à traiter et à déposer. Le
réseau intranet est non fonctionnel.
Non existence d'un véhicule disponible uniquement pour
les besoins du courrier. Le même véhicule est utilisé par
le SP qui est toujours dehors pour les affaires réservées du
Ministre. Du coup, la lettre est prête mais n'est pas transmise.Le
réseau téléphonique est souvent défectueux, donc
les fax ne partent pas.Il n'ya pas de fax.
Pour des raisons de décalage horaire, le personnel
reste longtemps au cabinet pour des urgences en provenance de nos Ambassades
à l'étranger. Cela affaiblit considérablement ce personnel
qui effectue parfois plus de 14 heures de travail par jour.
Il n'ya qu'un seul bureau, très étroit, qui
tient lieu de courrier départ et de courrier arrivé. Le
dépôt tardif des correspondances à destination, fait
entorse à la fiabilité du cabinet du ministre.
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