2.2.3 Contrôle et
évaluation d'un projet
2.2.3.1Contrôle d'un
projet
Après avoir planifié et mis en oeuvre votre
projet, vous devez continuellement contrôler vos activités et les
budgétiser normalement à chaque trimestre. Le contrôle (en
anglais « monitoring ») est la collecte systématique des
informations et leur analyse au fur et à mesure que le projet avance.
Son but est d'améliorer l'efficience et l'efficacité d'un projet
ou d'une organisation. Il est basé sur un ensemble de buts et
d'activités planifiées durant les phases de préparation du
travail. Il permet de poursuivre le travail dans la bonne voie et renseigne les
gestionnaires du projet lorsque les choses se déroulent mal et qu'il est
nécessaire d'entreprendre des changements.
Afin de garder vos activités sous contrôle et
d'atteindre vos objectifs, des indicateurs réalistes et mesurables
fixés durant la planification du projet vous permettront de gérer
la progression du projet. Les indicateurs sont des signes mesurables ou
tangibles de ce qui a été réalisé. Ils peuvent
être subdivisés en indicateurs quantitatifs (Par exemple : le
nombre d'ateliers réalisés) et qualitatifs (Par exemple :
l'approfondissement des connaissances des participants sur les Droits de
l'Homme). Vous devriez choisir des indicateurs pour les
activités-clés ainsi que pour les besoins spécifiques des
bénéficiaires, afin d'atteindre l'objectif général
du projet.
Après avoir sélectionné les indicateurs,
il vous faut collecter les informations afin de les mesurer. Ensuite, vous
allez organiser et analyser ces informations afin d'identifier des tendances
à partir desquelles nous pourrons tirer des conclusions et apporter les
changements et les améliorations nécessaires.
2.2.3.2 Evaluation d'un
projet
L'évaluation est la comparaison des impacts du projet
en l'état par rapport à la planification du projet qui avait
été convenue. Elle se penche sur ce que vous avez
décidé d'effectuer, sur ce que vous avez accompli et sur la
manière dont vous l'avez accompli. Ceci nous permet de savoir si
nos objectifs ont été atteints et si notre gestion du temps et de
nos ressources a été bonne ou pas. Pour des projets qui
nécessitent plusieurs années, il est conseillé d'effectuer
des évaluations intermédiaires annuelles ou semestrielles afin
de prendre des nouvelles ou d'autres mesures pour optimiser la
réalisation du projet. Une évaluation finale sert à
évaluer la valeur de l'ensemble du projet et de déterminer si le
projet peut être amélioré et/ou reconduit.
L'évaluation comprend différentes questions qui
devraient déjà être établies durant la planification
du projet :
- Atteinte des buts et effets : Quels sont les buts qui ont
été atteints ? Lesquels ne l'ont pas été ? Pour
quelles raisons (facteurs internes et externes) ? Quels ont été
les effets sur les jeunes sur place? Qu'est-ce qui a été utile ?
Combien de jeunes ont pu en profiter ?
- Besoin : Le projet correspond-il aux besoins des jeunes sur
place ?
- Participation : Comment les jeunes sur place ont-ils
été intégrés au projet ?
- Egalité : Comment pourrait-on atteindre une
égalité des genres ?
- Leçons à tirer : Quels sont les succès
et les échecs principaux?
- Méthodologie : La méthodologie
utilisée, a-t-elle été efficace ?
- Durabilité : Comment va se poursuivre le projet ?
Est-il ancré localement ? L'organisation partenaire locale va-t-elle le
poursuivre ?
Une des questions que l'on pourrait se poser à ce
niveau serait « Quels sont les étapes importantes
nécessaires à franchir, la marche à suivre dans
l'évaluation des projets ? »
Cela dépendra d'un projet à un autre,Il n'existe
pas vraiment une liste d'étapesuniverselle. Mais soulignons au moins
certain points communs se trouvant dans l'évaluation de tous les
projets.
La démarche proposée ci-dessous
privilégie l'évaluation continue. Nous citerons dix étapes
qui pourront vous aider à bien mener vos projets.
§ décrire le contexte initial sous forme d'un
état des lieux préalable ou même a
posteriori. Faites-en émerger le(s) problème(s) posé(s)
qui ont donné naissance au projet.
§ Proposez des hypothèses de solutions : ce seront
les axes stratégiques du projet.
§ Bâtissez le cadre de référence
complet pour votre action.
§ Décidez de la finalité de votre
évaluation : à quoi voulez-vous qu'elle vous serve ? Mesurer les
réalisations et les impacts, mobiliser les acteurs, mettre en
évidence les impacts, aider à la décision pour reconduire
une action et dans quelles conditions, etc.
§ Posez la liste des principales questions
évaluatives en la simplifiant au maximum.
§ Choisissez les « angles de vue »
prioritaires. Une action ne s'évalue pas dans sa totalité. Vous
aurez un regard particulier sur un ou deux aspects de l'action.
§ Prenez, uniquement sur ces champs prioritaires à
évaluer, des critères et indicateurs significatifs et
repérables, quantitatifs et qualitatifs, permettant de suivre
l'évolution de votre action au regard de vos priorités. Ne
dépassez pas une douzaine d'indicateurs, la moitié peut
suffire.
§ Dotez-vous des moyens de collecter en continu
l'information pour renseigner les indicateurs choisis en vue d'une meilleure
évaluation.
§ Définissez un calendrier de l'évaluation
qui prenne en compte toutes les échéances de votre structure
(conseils d'administration, assemblées générales), de
l'action (comité de pilotage), des financeurs (bilan
intermédiaire et final) et de l'environnement.
§ Dotez-vous de moyens pour communiquer en continu : dans
ce calendrier.
Nous pouvons aussi citer différents types
d'évaluations de votre projet, qui peuvent être appliqué
en fonction des ressources dont dispose votre organisation :
Ø L'autoévaluation : C'est une évaluation
interne de l'organisation concernant la manière dont les affaires sont
menées
Ø L'évaluation externe : C'est une
évaluation effectuée par une personne ou une équipe
externe qui a été soigneusement sélectionnée.
Ø L'évaluation interactive : Elle implique une
interaction très active entre un évaluateur ou une équipe
d'évaluation externe et l'organisation ou le projet qui est
évalué(e). Parfois une personne de l'intérieur peut
être incluse au sein de l'équipe d'évaluation, cela reste
une possibilité dans la vie pratique, professionnelle.
| 
