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Evaluation du contrôle interne du cycle Trésorerie par l'auditeur externe. Cas du Fonds Routier au Bénin

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par Prudence BOCOVO
Institut supérieur de management Adona௠Bénin - Master en audit et contrôle de gestion 2010
  

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Paragraphe 2 : Recommandations

A. Recommandations d'ordre général

1) Le manuel de procédures

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 93

Le manuel de procédures existant au Fonds Routier n'est pas toujours respecté dans l'application des procédures qu'il dispose. Il conviendra que la hiérarchie procède à des séances de vulgarisation auprès du personnel afin que toutes les dispositions prévues dans le manuel de procédures soient mieux cernées et appliquées.

Il nous a également été permis de constater qu'au sein du Fonds Routier, il existe un certain nombre de pratiques qui sont effectuées de manière informelle car ne figurant pas formellement dans le manuel de procédures en vigueur au sein de la structure. Il faudrait donc veiller à ce que le manuel de procédures soit mis à jour en tenant compte de l'actualisation de ces normes et procédés.

Notons que l'actualisation du manuel de procédures se fera soit grâce aux services du cabinet qui a réalisé celle qui est en vigueur; soit par les cadres de l'entreprise. Dans l'un ou l'autre cas, cette actualisation aura un coût pour l'entreprise. Il y va de la motivation du personnel dans l'optique d'avoir un travail bien fait.

2) Organisation et structure interne

Il est à noter qu'il n'est pas expressément établi au sein du Fonds Routier un Service de Trésorerie, les activités de trésorerie se répartissent au niveau du Département Comptable. Pour une meilleur clarté dans l'exécution des tâches comptables et Financières il est souhaitable qu'il soit instauré au sein de la structure un Service Trésorerie qui serait exclusivement habileté à exécuter les tâches ayant trait à la trésorerie.

Le cumul des tâches révélé ci-dessus après analyse de l'organisation du
« Service Trésorerie » ; nous amène à suggérer un certain nombre de

mesures pour pallier un temps soit peu les risques auxquels elle expose la structure. Il faudrait :

- qu'une fiche de stock de chéquiers non utilisée soit tenue et qu'il soit procédé à des contrôles de l'existant des chéquiers non utilisés.

- il faudrait transférer la tenue des comptes clients et fournisseurs à l'Assistant du comptable. Le comptable n'aura donc qu'à enregistrer les opérations de trésorerie.

B. Recommandations relatives aux faiblesses de conception et d'application des procédures

- En dépit du système de délégation de tâches existant au Fonds Routier, il existe certaines lourdeurs qui ont pour conséquence l'accumulation des pièces à saisir et par conséquent des retards dans l'enregistrement des opérations de trésorerie. Il faudrait que ce principe de délégation soit réellement pratiqué afin que les approbations soient données en temps réel ou à défaut que dans chaque département, il y ait des successeurs valables pouvant assurer certaines des fonctions en cas d'indisponibilité des chefs de département.

- Pour éviter les ruptures de moyens de paiements, il doit être effectué périodiquement (à toutes les fins de cycle mensuel) ou de façon inopinée un inventaire physique des chéquiers.

- Le Fonds Routier devra mettre en place une politique pour optimiser sa trésorerie. Cette attribution pourrait par exemple être confiée au Responsable comptable et financier qui devra s'enquérir de toutes les opportunités sures offertes par le marché financier pour maximiser la trésorerie du Fonds Routier.

- Un suivi rigoureux de la caisse doit être fait afin que le plafond autorisé ne soit jamais dépassé. Une négligence de cet aspect pourrait pousser l'employé qui tient la caisse à y accumuler assez d'espèces puis à s'évader avec une forte somme d'argent. Il faudrait également qu'un suivi soit fait pour éviter des ruptures de caisse. Le point de caisse journalier devra donc être porté au CC pour visa tous les jours au soir ou au plus tard le lendemain matin afin qu'il s'assure que le niveau de caisse n'est pas déjà inférieur au seuil de réapprovisionnement.

- Il devra suffisamment vulgariser auprès du personnel que toutes les dépenses autorisées par la caisse devront être plafonnées à 50.000 FCFA. Le CC et le CR notamment devront veiller à ce qu'aucun décaissement de plus de 50.000 FCFA ne se fasse par la caisse. La dernière actualisation du manuel de procédure fixant le plafond de 50.000 FCFA date de 2007, et aux travers des différents échanges que nous avons eu avec les responsables du service comptable, il ressort que les différents dépassements constatés s'expliqueraient par la caducité des dispositions figurant dans le manuel de procédure. Il urge donc de procéder au plus tôt à l'actualisation de ce dernier.

- Pour renforcer la sécurité des chèques délivrés par le Fonds Routier, nous suggérons qu'il soit apposé sur les chèques des hologrammes, et qu'au même titre que les chéquiers qu'une fiche des stocks d'hologrammes soit tenue, afin d'éviter sa rupture qui serait une porte ouverte à des fraudes.

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